Средства копирования в деятельности предприятия

ВВЕДЕНИЕ

Средства копирования очень крепко закрепились в обиходе деятельности не только общества, но и любого предприятия. Доступность и простота эксплуатации позволили упростить работу с документацией в организациях. Уже давно ушли в прошлое традиции кропотливого и долгого переписывания. Ксерокопирование стало обычным процессом в деятельности всех предприятий, и работу с документацией без его существования сейчас мало, кто представляет.

Средства копирования с каждым разом усовершенствуются. Придумываются новые элементы в действии этого процесса, которые внедряются и воплощаются в жизнь. За последние 10 лет средства копирования модернизировались настолько, что если сопоставить оборудование старого и нового времени, то можно заметить существенные различия.

Деятельность любого предприятия при работе с документацией в последние годы стало невозможным без средств копирования, ведь постоянные ксерокопии и размножения документов осуществляются несколько раз на дне, поэтому можно смело отметить, что эта офисная техника почётно закрепила за собой место в деятельности любой организации.

Цель реферата заключается в определении роли средств копирования в деятельности предприятия.

СРЕДСТВА КОПИРОВАНИЯ И ОПЕРАТИВНОГО РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Под копированием документов понимается получение (изготовление) небольшого (от 5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала. Средства копирования обеспечивают получение копий непосредственно с оригинала.

В настоящее время копирование документов осуществляют с помощью следующих процессов:

· электрофотографическое копирование;

· термокопирование;

· электронно-искровое копирование;

· фотокопирование;

· микрофильмирование.

Размножение документов – это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для копирования используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него. С технологической точки зрения размножение сложнее копирования, поскольку нуждается в дополнительном процессе – изготовлении печатной формы, тогда как копирование ведется непосредственно с оригинала. Однако в пользу размножения говорят высокая производительность множительной техники и низкая стоимость изготовляемых копий-отпечатков.

В настоящее время изготовление заданного количества копий с одной печатной формы осуществляется с помощью офсетной, трафаретной и гектографической (спиртовой) печати.

Наиболее перспективным способом копирования является электрофотография: 70% мирового парка копировального оборудования составляют электрофотографические аппараты, на них изготавливают свыше 50% всех копий, получаемых в мире.

ЭЛЕКТРОФОТОГРАФИЧЕСКОЕ КОПИРОВАНИЕ

При электрофотографическом копировании копируемое изображение проецируется на селеновый барабан, предварительно заряженный статическим электричеством до высокого потенциала (в последнее время вместо селена начали использовать органические светочувствительные материалы). Сильно освещенные участки барабана теряют свой заряд, а слабо освещенные – сохраняют. Затем барабан посыпается специальным порошком с очень мелкими частицами – тонером. Тонер прилипает к заряженным участкам барабана и осыпается с незаряженных, после чего тонер переносится с барабана на лист бумаги и нагреванием закрепляется на нем. Поскольку первыми сравнительно широко распространенными аппаратами такого типа в нашей стране стали аппараты фирмы «Rank Xerox» (если не считать отечественной «Эры», имевшей худшие характеристики), то в русском языке слова «ксерокс» и «ксерокопия» стали нарицательными для обозначения всех электрофотографических копировальных аппаратов и сделанных на них копий.

В области множительной техники все еще применяют копировальные, ксерокопировальные и офсетные машины, которые уже не отвечают современным требованиям рентабельной и экологически чистой печати. Учитывая сложные технологии копировальных машин, их целесообразно использовать для малых тиражей. Но, поскольку они просты в обращении, их часто применяют не по назначению – для получения большого количества экземпляров оттисков.

Офсетная печать была разработана для больших тиражей. Однако этот метод достаточно дорогостоящий и требует больших затрат, особенно по части многоэтапности подготовки формы. Печатание малых и средних тиражей с его помощью неоправданно.

РИЗОГРАФИЯ

После анализа разнообразных способов применения печати фирмой «RISO KOGAKU» была разработана новая прогрессивная технология.

Ризография сочетает достижения современной цифровой электроники с надежностью традиционной трафаретной печати. Электронные системы гарантируют высокое качество обработки и передачи данных оригинала. Сама печать выгодно отличается простотой обслуживания, экономичностью и высокой производительностью (130 копий в минуту), экологической чистотой (отсутствие высоких температур и выделения озона), низкой энергоемкостью, возможностью печатания на обычной бумаге и картоне, в текстовом и фоторежимах с уменьшением или увеличением изображения оригиналов, возможностью выделения участков текста, печатания их в фоторежиме или удаления, печатания копий с использованием шести различных цветов, на форматах от A6 (почтовая открытка) до A3.

Основными представителями средств составления и изготовления текстовых документов являются пишущие машины и персональные компьютеры.

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ СРЕДСТВ КОПИРОВАНИЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

У любого процесса в деятельности предприятия есть и обратная сторона. Процесс копирования, естественно, как уже говорилось, имеет много преимуществ для сотрудников в работе с документацией, что выражается в доступности, простоте эксплуатации, в быстром получении копий и размножении документов, в экономности времени. Но мало, кто задумывается, что работа с прибором такого действия имеет некоторые моменты, которые могут нести и негативные последствия. Это связано с влиянием электрофотографического действия на организм человека.

Каждый раз, встречаясь со средством копирования, человек подвергает себя воздействию неблагоприятных электромагнитных лучей, которые могут способствовать возникновению недуга человеческого организма. Именно поэтому на предприятиях существует определённый распорядок работы с этими агрегатами копирования: конкретное количество работников со средствами копирования сменяют друг друга через определённое время, включая перерывы работы технического оборудования, которое обычно длится не более получаса через каждые 4 часа работы. Помещение, где производится непосредственно сам процесс копирования, часто проветривается, и нахождение в нём большого количества людей строго запрещается.

Но, несмотря на все эти немного негативные моменты, общество, находящееся на предприятии, да и за его пределами тоже, высоко ценит деятельность средств копирования, отдавая ему важную роль работе с документацией.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, увидев весь технический процесс копирования и размножения документов, можно сказать, что он занимает неотъемлемый процесс деятельности любого предприятия. В сопоставимости между преимуществами и недостатками, конечно же, наблюдается большой противовес именно положительных сторон средств копирования в организации. Несмотря на то, что это влечёт за собой немалые затраты для предприятия, которые включают затраты на бумагу, чернила, электроэнергию и т.д., всё же работа с документацией без этого технического оборудования могла быть огромным грузом и тяжёлым трудом для сотрудников.

Негативное воздействие копировального технического оборудования на организм человека незначительно, к тому же стоит отметить, что с годами выпускаются новые модели средств копирования, в конструкцию которых входят определённые фильтры и другие элементы, снижающие возможность возникновения последствий для здоровья человека.

Следовательно, негативные моменты гаснут на фоне необходимости средств копирования в деятельности предприятия.

Поэтому можно сделать вывод, что роль средств копирования в деятельности предприятия очень весомая, т.к. эта офисная техника является составной частью всего процесса работы с документами.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алферов А.В., Матлин Е.М. Средства составления и размножения документации. -М.: Связь, 1989.

2. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления.– М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2005.

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2005.

4. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М: АО "Московские учебники и Картометография", 1997.

5. Паневчик В.В. Делопроизводство: уч. пособие / 2-е изд., испр. и доп. – Мн.: Выш. Шк., 2003