Библиотечный фонд, его функции, состав и структура

Библиотечный фонд - упорядоченное собрание документов, предназначенное для хранения и общественного использования в целях удовлетворения научных, культурных и образовательных потребностей физических и юридических лиц.

Библиотечный фонд - понятие собирательное. Они чрезвычайно разнообразны по своему составу. Чаще всего считают, что библиотечные фонды состоят из книг. Действительно, книги являются их основой. Но книги это лишь один из видов изданий - документов, прошедших редакционно-издательскую обработку, полученных печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленных, имеющих установленные выходные сведения и предназначенных для распространения содержащейся в них информации. Для того, чтобы иметь обобщающее понятие для любых информационных материалов, составляющих библиотечные фонды, был принят термин "документ", который определяется как "социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях её хранения, распространения и использования".

"Библиотечный фонд имеет сложную структуру и классифицируется по разным признакам, характерным для документов, которые его образуют.

Фонд библиотеки - систематизированное собрание документов, формируемое в соответствии с задачами библиотеки по удовлетворению информационных потребностей ее пользователей с учетом типа библиотеки на основе профиля комплектования.

Учет библиотечного фонда - совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе, движении фонда и его стоимости.

Перестановка фонда - перемещение документов в пределах действующих фондов одной библиотеки без изменений показателей общей статистики учета фонда библиотеки.

Поступление в фонд - включение в фонд библиотеки и взятие на учет документов, приобретенных в результате поставки обязательного экземпляра, покупки и подписки, обмена, пожертвования, дарения, лицензирования и другим способом.

Проверка фонда - переучет документов в целях подтверждения их наличия, соответствия учетной документации и каталогам библиотеки.

Библиотечные фонды являются важнейшей документальной и информационной основой в жизни общества, поэтому совершенствование качества их формирования - это основной принцип комплектования. Комплектование библиотечного фонда должно обеспечивать и динамично развивающиеся читательские потребности, и максимальное использование поступающих изданий.

Учет документов библиотечного фонда является основой государственной статистики, отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению сохранности фонда.

Учет отражает поступление документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, величину (объем) всего библиотечного фонда и его подразделений, состав документов по тематико-видовому, языковому и иным признакам.

Организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета документов, дифференцированных в соответствии с их назначением, составляет систему учета документов библиотечного фонда.

Учет фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда, а также его сохранность.

Учет раскрывает динамику развития фонда, его состав, структуру, соотношение источников и способов его пополнения, темпы обновления, местонахождение каждого документа. Существо учета заключается в регистрации каждого документа в отдельности и подсчете общего их количества.

Учет фонда отражает поступление в фонд, выбытие из него, величину всего библиотечного фонда, его подразделений и служит основой для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля заналичием и движением документов.

В библиотеке фонд является той активной частью, которая с наибольшей полнотой позволяет решать социальные задачи стоящие перед библиотеками, оказывая воздействие на формирование научного мировоззрения личности. Библиотечный фонд способствует получению общего и профессионального образования любого уровня и его дальнейшему совершенствованию. В этих и других аспектах проявляется педагогическая функция библиотечных фондов. Информационная функция предполагает осуществление возможности извлечения из документов, имеющихся в фонде, сведений о прошлых и современных достижениях в области науки, техники, сельского хозяйства, культуры с оптимальной полнотой и оперативностью для использования их в практической и научной деятельности.

Библиотечный фонд состоит из большого количества документов, различных по видам, содержанию и назначению и в этом смысле имеет свойство неоднородной множественности. Но при этом фонд в целом не зависит от всех особенностей каждой из составляющих его частей, с одной стороны, а с другой, являясь частью библиотеки, автономен по своим характеристикам. Все его элементы взаимосвязаны, взаимообусловлены и взаимодействуют друг с другом., что придаёт ему свойство целостности. В библиотечном фонде сочетаются свойства динамичности и статичности т.е. способности к быстрому развитию, видоизменению, а в месте с тем к состоянию покоя и равновесия.

Очень важным свойством библиотечного фонда является его управляемость, способность под влиянием внешнего воздействия поддаваться управлению. Свойство ценности библиотечного фонда связано, с одной стороны, с содержанием и видовым составом документов, что даёт возможность с его помощью ответить на конкретный запрос читателя. Упорядоченность библиотечного фонда так же является одной из его свойств. Чтобы легко ориентироваться в фондах и вести поиск нужных документов, необходимо учесть их содержание, целевое и читательское назначение и многие другие признаки, создать условия для связей и размещения между отдельными частями фонда, обеспечить определённый порядок внутри выделенных фондов, сделать возможным их взаимодействие не только внутри, но и вне конкретной библиотеки, с другими библиотеками и органами НТИ.

Анализ международных и национальных нормативно-правовых актов позволяет сделать вывод о том, что в обществе сформировалось мнение, в соответствии с которым фонды библиотек рассматриваются как национальные ценности. Это обосновано тем, что в библиотечных фондах сконцентрированы как документы, отражающие национальные достижения в области науки, техники, культуры и других сферах, так и документы, обеспечивающие эффективное развитие различных видов деятельности, в т. ч. промышленного и сельскохозяйственного производства, медицины, образования и т.д. Для выполнения своей миссии в обществе библиотекам республики необходимо обеспечивать систематическое пополнение национального библиотечного фонда, сохранность накопленных документов и их эффективное использование.

Каждый из содержащихся в библиотечном фонде документов сочетает в себе различные видовые признаки. Так, например, печатное издание по материальной конструкции может быть книжным изданием; по знаковой природе информации - текстовым изданием; по периодичности и структуре - непериодическим многотомным; по целевому назначению и характеру информации - учебным изданием по определённой отрасли знания и т.д.

Правильная классификация, определение ведущего и последующих признаков чрезвычайно помогают далее во многих процессах и, операциях работы с библиотечным фондом.

В отличии от отдельных документов библиотечный фонд должен обладать целым рядом специфических признаков, таких как множественность документов, подобранных в определённом порядке; организация его не только в целом, но и отдельных частей по определённым признакам и способами, удобными для большинства читателей и работников библиотеки.

Итак, о качестве библиотечного фонда судят по заранее рассчитанной степени его соответствия общественно значимому эталону - количеству, пользующихся им абонентов и доле их безотказного обслуживания в нормативные сроки. Качество отражает сумму всех потребительских свойств библиотечных фондов.

Одной из основных закономерностей формирования библиотечных фондов, как мы знаем, является обеспечение их соответствия информационным потребностям общества. Обусловлено это тем, что, во-первых, наиболее полное удовлетворение таких потребностей является целью библиотечного дела; во-вторых, реализация данной цели определяет выбор наилучшей структуры фондов; в-третьих, именно информационные потребности служат критерием оценки оптимального объема и состава фондов. Информационные потребности и библиотечные фонды всегда находятся в определенной пропорции.

Важными задачами библиотеки в работе с фондом являются своевременное его пополнение и обновление, а также освобождение от документов, которые по тем или иным причинам потеряли свою значимость для читателей.

Вместе с тем библиотечный фонд способствует получению общего и профессионального образования любого уровня и его дальнейшему совершенствованию.

Фонды библиотек характеризуются целым рядом признаков. Одним из них является их состав - наличие в фонде документов разнообразных по видам, содержанию, государственной принадлежности, языку, году издания, коллекционной ценности. На состав фонда влияет профиль комплектования, создавая то его своеобразие, которое называется профилем фонда.

Если фонды библиотек содержат различные виды документов по всем или большинству отраслей знания, их называют универсальными. Фонды, основу которых составляют, издания по нескольким отраслям знания, например искусство, архитектура, строительство и некоторые другие отрасли техники, связанные с искусством являются многоотраслевыми. Фонды, состоящие преимущественно из документов по одной отрасли знания носят наименование отраслевых. Кроме того, существуют специализированные фонды, которые организуют, взяв за основу не признак содержания документов, а их вид или читательское назначение, например газетный фонд или фонд грамзаписей и др.

Фонд библиотеки может быть универсальным или отраслевым независимо от его объёма (величины) - числа документов в установленных единицах учёта.

Чем крупнее библиотека, тем сложнее структура её фонда - функциональная организация, предусматривающая взаиморасположение и взаимосвязь распределений фонда.

В фондах библиотек есть книги на русском и других языках народов страны. Многие библиотеки имеют издания на иностранных языках, поэтому существует деление фонда по языкам.

Фонды библиотек разделены по содержанию. Книги по философии, языковедению, естествознанию, технике и другим отраслям знания могут стоять вместе, в общем фонде, в порядке следования отделов, или часть из них выделяется как самостоятельная структурная часть фонда.

Фонд делят и по видам издания, когда в них отделены друг от друга книги, журналы, газеты, ноты, рукописи и т.д. И в этом случае они могут быть структурно оформлены как отделы.

В библиотеках, где фонд распределён между структурными подразделениями библиотеки, каждый отдел все равно разграничивают по видам издания, по содержанию, а иногда - по языкам.

Единый региональный (территориальный) библиотечный фонд образуется в пределах разных территорий: в районе, области, крае и т.д. В нём могут взаимодействовать фонды всех или части библиотек региона, к процессу взаимоиспользования привлекают весь фонд целиком или его часть.

Отличительной особенностью создания единого регионального фонда является то, что он состоит из фондов отдельных библиотек с различным составом по содержанию (универсальных. Отраслевых), подчинением, финансированием, организацией и т.д.

Для того чтобы привести библиотечный фонд в состояние, при котором он будет способен выполнять свои функции, и обладать присущим ему свойствами, необходимо проделать не малую работу, которая включает в себя ряд основных процессов.

Моделирование - воспроизведение или установление с помощью моделей свойств и других характеристик библиотечного фонда для их исследования и прогнозирования развития.

Комплектование, которое включает в себя:

Первичный отбор - отбор и планомерное и приобретение библиотекой произведений печати и других документов для создания и пополнения фонда, отвечающих по своему содержанию и видам требования научной и художественной ценности и задачам, которые решает каждая конкретная библиотека в работе с читателями;

Вторичный отбор - использования библиотечного фонда с целью установления соответствия между содержанием документов, имеющихся в фонде и информационными потребностями в зависимости от типа и вида библиотеки, ее задач, читательского профиля, а также их соответствия читательским запросам для корректирования качества комплектования и рекомплектования документов уже имеющихся в библиотеке, но по разным причинам не используемых ее читателями и поэтому подлежащих исключению из фонда.

Организация библиотечных фондов, объединяющая:

Учёт библиотечного фонда - регистрация произведений печати и других документов в целях отражения в государственной статистике, контроля за их сохранностью, прогнозирования развития фонда. Учёт имеет две стороны: приём вновь поступивших изданий и исключение выбывших:

Библиотечную обработку фонда - процесс подготовки произведений печати к выдаче читателям, обеспечивающий возможность их поиска, хранения и использования. Различают два вида обработки: техническую и научную.

Размещение и расстановку библиотечного фонда - порядок расположения произведений печати в библиотеке, обеспечивающий их хранение и поиск;

Хранение библиотечного фонда - содержание фонда в специально оборудованных помещениях в условиях оптимального физическо-химического и биологического режима;

Проверку библиотечного фонда - процесс, обеспечивающий контроль за сохранностью фонда правильностью его учёта, оформление выдачи документов и контроля за своевременностью их возврата, а так же организацией воспитательной работы среди читателей.

Формирование библиотечных фондов требует от библиотекаря точного знания задач, стоящих в данное время перед библиотекой, а также постоянного изучения контингента пользователей, их потребностей, интересов, литературных вкусов, установок, стимулов, мотивов обращения к документам.

Залог успеха состоит в умении определить, предвосхитить будущие информационные запросы, что делает формирование библиотечных фондов не только наукой, но и искусством.

Для правильного формирования библиотечных фондов нужно знать информационные запросы, приравнивать к интересам и потребностям пользователей.

Формирование и использование библиотечного фонда в определяющей мере зависит от того, насколько он изучен библиотекарем, а о результативности этого процесса можно судить по результатам соответствующих критериев, некоторые из которых и предстоит рассмотреть в данной работе.

Формирование библиотечных фондов - непрерывный процесс. Однажды начавшись, оно не прекращается до тех пор, пока существует библиотека. Работа по формированию фонда составляет основное содержание деятельности многих сотрудников библиотеки, по мере возрастания величины ее фонда все более специализирующихся на отдельных технологических процессах и операциях его формирования.

Технологически формирование библиотечных фондов начинается с определения идеального образа фонда, или его модели. Следующий этап - отбор, приобретение (исключение) документа, или комплектование. За ним следуют учет, обработка, размещение, хранение, доставка документа по требованию абонента. Информация о ходе этих процессов постоянно анализируется, и по итогам анализа в них вносятся коррективы.

В последние годы библиотеки были озабочены активным развитием в своей деятельности, в основном двух направлений - автоматизацией традиционных процессов и внедрением новых информационных технологий, чему способствовало интенсивное техническое оснащение (закупка компьютеров, создание сетей и т.д.). Кому-то это удалось лучше, кому-то хуже.

Сейчас перед библиотеками стоят уже задачи не только автоматизации традиционной технологической деятельности и технического оснащения, которые практически решены на сегодняшний день во многих библиотеках, но в первую очередь управленческие, задачи повышения эффективности и качества библиотечных услуг. Это и определило тему сообщения.

О качестве библиотечного фонда судят по заранее рассчитанной степени его соответствия общественно значимому эталону - количеству пользующихся им абонентов и доле их безотказного обслуживания в нормативные сроки.

В качестве критерия оценки документа при принятии решения о включении его в библиотечный фонд выступает соответствие документа профилю фонда.

Полнота выступает как качественная категория библиотечного фонда, указывает на его соотношение с документальным потоком и позволяет обеспечивать при отборе наличие в фонде документов, соответствующих его профилю.

Профиль фонда отражается в его модели, в которой отражены информационные потребности читателей данной библиотеки. Следовательно, соответствие - качественная категория библиотечного фонда, определяющая уровень его соответствия читательским потребностям, отраженным в модели фонда. При этом возможны три характеристики: фонд превышает читательские потребности, фонд недостаточен для удовлетворения потребностей и фонд оптимален. Согласно этим характеристикам установлены следующие уровни соответствия фонда читательским потребностям:

оптимальный - документы представлены с необходимой библиотеке полнотой в соответствии с профилем фонда при оптимальной экземплярности;

избыточный - фонд превышает читательские потребности за счет непрофильной (не запланированной в модели фонда) и дублетной (многоэкземплярной) литературы;

недостаточный - в фонде имеются лакуны, недостаточно количество экземпляров документов повышенного спроса.

Избыточный уровень может быть оправдан лишь для депозитарной части фондов крупных библиотек, где собирается малоспрашиваемая литература, предназначенная для использования читателями многих библиотек.

Формирование библиотечных фондов требует от библиотекаря точного знания задач, стоящих в данное время перед библиотекой, а также постоянного изучения контингента пользователей, их потребностей, интересов, литературных вкусов, установок, стимулов, мотивов обращения к документам. Залог успеха состоит в умении определить, предвосхитить будущие информационные запросы, что делает формирование библиотечных фондов не только наукой, но и искусством.

Для правильного формирования библиотечных фондов нужно знать информационные запросы, приравнивать к интересам и потребностям пользователей. Формирование и использование библиотечного фонда в определяющей мере зависит от того, насколько он изучен библиотекарем, а о результативности этого процесса можно судить по результатам соответствующих критериев, некоторые из которых и предстоит рассмотреть в данной работе.

Технологически формирование библиотечных фондов начинается с определения идеального образа фонда, или его модели. Следующий этап - отбор, приобретение (исключение) документа, или комплектование. За ним следуют учет, обработка, размещение, хранение, доставка документа по требованию абонента. Информация о ходе этих процессов постоянно анализируется, и по итогам анализа в них вносятся коррективы.

Литература

1. Библиотечные фонды в контексте общественного переустройства: сб. науч. тр. - СПб., 1992. - 236 с.

2. Воронько. К.Л. Библиотечные фонды: Учеб. для библ. Техникумов и библ. отд-ний культ. Училищ. - М.: Книжная палата, 1992. - 199 с.

3. Столяров. Ю.Н. Библиотечный фонд: учебник. - М.: Книжная палата, 1991. - 271 с.