Применение компьютеров и другой современной орг. техники в делопроизводстве

Министерство образования и науки

Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Домашнее задание

По дисциплине: «Офисное делопроизводство»

Тема: «Применение компьютеров и другой современной орг. техники в делопроизводстве»

Выполнила студентка факультета

Коммерции и маркетинга

Содержание.

1. Введение…………………………………………………….3

2. Принципы автоматизации делопроизводства…………….5

3. Автоматизация работы с документами……………………8

4. Автоматизированные рабочие места……………………...13

5. Классификация офисной техники………………………....15

6. Заключение………………………………………………….17

7. Ситуация….…………………………………………………18

8. Список используемой литературы…………………………23

Введение.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:

Системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются: сокращение информационных потоков до оптимального минимума, обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.

1. Принципы автоматизации делопроизводства.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя – должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:

· программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);

· поддержка распределенной обработки информации;

· возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

· открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

· типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

· коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

· возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

· средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

· возможности контроля за прохождением документов;

· способ оповещения должностных лиц;

· особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необ­ходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

· средства регламентации доступа и криптозащиты;

· средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

· ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

Ввод.

Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.

Хранение.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

· возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

· организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

· высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

· экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

· возможность централизованного развития вычислительных средств.

2. Автоматизация работы с документами.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождением внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузкой подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управления предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполненной работы, и уменьшение для этого затраченного времени.

Рис.1 Схема автоматизации работы с документами.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рис.1.

Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждений.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадет к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело.Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранении, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто покоряющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющих территориально обособленные структурны подразделения или очень большой годовой отчетностью, для автоматизации и регистрации которых создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние и исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка-это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.

К таким реквизитам относится:

· входящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

· номер и дата поступающего в регистрацию документа;

· наименование вида документа;

· адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);

· количество листов и экземпляров;

· срок исполнения документа;

· шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

· содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируются отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

· входящие;

· исходящие (и внутренние);

· письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбить на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирование регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивной банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

· регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан);

· регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

· ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатуры дел;

· контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

· поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

3. Автоматизированные рабочие места.

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления, автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

· персональные компьютеры, объединенные в сети;

· электронные пишущие машинки;

· текстообрабатывающие системы;

· копировальные машины;

· коммуникационные средства, телефонная техника;

· средства для автоматизации ввода архивных документов и
поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

· средства для обмена информацией — электронная почта;

· видеоинформационные системы;

· локальные компьютерные сети;

· интегрированные сети учреждений.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов.

4. Классификация офисной техники.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Офисная организационная техника (оргтехника) – технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг.

Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщен именно бумажной информацией.

В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на «бумажную информатику» техники остается весьма высокой.

Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.

5. Заключение.

Наиважнейшей задачей управления каждой организацией является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

6. Ситуация.

В организацию ООО «Весна» был принят сотрудник на должность главного инженера. Кроме того, произошли некоторые кадровые изменения: был организован дополнительный отдел, в связи с чем необходимо перераспределение служебных помещений, и уничтожение документации с окончившимся сроком хранения, а так же было принято решение об организации филиала. Необходимо составить заявление о приеме на работу и приказ по нему, протокол о заседании совета директоров по вопросу организации филиала, распоряжение о перераспределении служебных помещений, составить акт о выделении дел к уничтожению.

Директору ООО «Весна»

Сидорову А.А.

От Иванова Петра Степановича

Проживающего, г. Ростов-на-Дону,

Ул. Северная д.45, кв. 5

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу, на должность главного инженера с 21.01.2001г.

15.01.2009г. Сидоров А.И.

ООО «Весна»

ПРИКАЗ

15.01.2009г. № 7 л/с

Ростов-на-Дону

По личному составу

1. Принять:

Основание: личное заявление от 15.01.2001г.

С приказом ознакомлен: Иванов П.С

Директор ООО «Весна» Сидоров А.А

Виды согласования

заинтересованных

должностных лиц

В дело 12-23

ООО «Весна»

ПРОТОКОЛ

№ 31

24.02.2009г.

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

2. …

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

ООО «Весна»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

№ 31

15.01.2009г.

О перераспределении

служебных помещений

В связи с производственной необходимостью:

1. Отделу маркетинга переместить сотрудников из комнаты № 17 в комнату № 21.

Ответственный – нач. отдела Смирнов А.И.

Срок исполнения - 15.01.2001г.

2. Отделу рекламы освободить комнату № 21, разместив сотрудников на имеющихся площадях.

Ответственный – нач. отдела Антонов В.И.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.

Директор подпись А.А. Сидоров

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

Название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

Итого ____________________ дел за ___________________ годы

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

(протокол от __________ № __________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От __________ № _________

Список используемой литературы.

1. Учебно-практическое пособие «Делопроизводство: организация и ведение» В.И. Андреева. «КНОРУС», 2008

2. «Делопроизводство: образцы документов с комментариями» Е.А. Лопатникова. «Омега-Л», 2005

3. «Делопроизводство» Басаков М.И. «Маркетинг», 2002

4. «Офисная оргтехника для делопроизводства и управления.» Бройдо В. Л Информационно-издательский дом «Филинъ», 1988