Изучение работы модуля Управление проектами системы Галактика

Министерство образования и науки Украины

Севастопольский государственный технический

университет

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к выполнению лабораторной работы № 2

ИЗУЧЕНИЕ РАБОТЫ МОДУЛЯ «УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ» СИСТЕМЫ «ГАЛАКТИКА».

ХОЗПЛАН.

по учебной дисциплине

“Информационные системы в менеджменте ”

Севастополь

2003

Методические указания подготовлены с целью получения студентами практических навыков по работе с модулем «управление проектами» системы «Галактика» и по построению хозплана. Методические указания предназначены для студентов экономических специальностей всех форм обучения.

Методические материалы рассмотрены и утверждены на заседании кафедры менеджмента и экономико-математических методов (протокол № от 2002 г.)

Допущено учебно-методическим центром СевНТУ в качестве методических указаний

Рецензент: Ротко В.Ф., к.т.н., доцент кафедры кибернетики и вычислительной техники

1 Модуль "Управление проектами" и его настройка.

1.1. Назначение модуля.

Модуль «Управление проектами» предназначен для составления, модификации и отслеживания хода выполнения хозяйственного плана предприятия и позволяет:

осуществить разработку хозяйственного плана предприятия на выбранный пользователем период, разработать календарно-сетевой график работ;

провести оценку выполнимости составленного хозяйственного плана с точки зрения достаточности ресурсов;

проводить регистрацию хода выполнения хозяйственного плана;

осуществлять контроль хода выполнения хозяйственного плана;

модифицировать план в процессе деятельности предприятия с проведением анализа влияния проводимых изменений на экономическую эффективность плана;

сформировать информационные и аналитические отчеты (текстовые и графические), отражающие как планируемые, так и полученные в результате деятельности предприятия хозяйственные показатели.

1.2. Ввод периодов планирования

Перед тем как приступить к составлению хозяйственного плана, необходимо определить период планирования. При хозяйственном планировании по периодам идет учет необходимых для осуществления хозяйственного плана ресурсов.

Появится окно ввода периодов планирования.

Нажав клавишу F7, введите следующие периоды планирования согласно Заданию 1.

1.3. Настройка классификации направлений деятельности

Для структуризации информации, хранящейся в различных каталогах, в ПК "Галактика" применяются встроенные классификаторы. В модуле "Управление проектами" используются классификации хозяйственного плана и ресурсов, которые вводятся функциями "Классификация направлений деятельности" и "Классификация ресурсов" соответственно.

Появится окно "Классификация хозпланов", которое имеет следующий вид:

С помощью клавиши F7 [Новая] ввести запись согласно Заданию 2.

1.4 Настройка классификации ресурсов

Появится окно "Классификация "Ресурсы"", которое имеет следующий вид:

С помощью клавиши F7 [Новая] ввести запись согласно Заданию 3.

1.5 Настройка каталога "Ответственные"

Появится окно "Каталог ответственных за выполнение пунктов хозплана", которое имеет следующий вид:

Если настроен модуль ПК "Галактики" "Кадры", нажмите кнопку "Внести всех штатных сотрудников" и из списка выберете сотрудников согласно Заданию 4, остальных удалите.

Если модуль "Кадры" не настроен, то внесите данные о сотруднике вручную, т.е. после нажатия клавиши F7 введите необходимую фамилию и должность. Подразделение выбирается по клавише F3.

1.6. Настройка наличия ресурсов

Появится окно "Ресурсы", которое имеет следующий вид, указанный ниже.

С помощью функции Ресурсы осуществляется ведение каталога ресурсов, которые используются при выполнении пунктов хозяйственного плана.

Ресурсы могут быть двух категорий: влияющие на время выполнения мероприятий и не влияющие.

Ресурсы первой категории должны иметь в наименовании единицы измерения символ "/" (например, человеко-часы).

Ресурсы, влияющие на время выполнения мероприятий в программе планирования, не могут изменить время выполнения мероприятия, но их учет по периодам ведется пропорционально времени продолжительности периода учета.

С помощью клавиши F7 [Новая] введите данные согласно Заданию 5.

В поле "Классификация" вводится тип ресурса, который выбирается по кнопке F3 [Выбор].

В поле "Количество" вводится количество ресурса, находящееся в распоряжении предприятия на некоторый период планирования, задаваемый в поле "Период" в днях.

Поле "Ед. измерения" содержит единицу измерения ресурса, которая выбирается из каталога единиц измерения ресурсов, вызываемого по кнопке F3 [Выбор]. Если справочник единиц измерения пуст, программа предложит ввести новые значения единиц измерения. Введите новые единицы измерения : чел/час – человеко/час и шт – штуки.

1.7 Настройка доступа по направлениям деятельности

Данная функция вместе с функцией «Каталог планов пользователя» предназначена для установки ограничений на доступ пользователей к пунктам плана. Пункт меню «Доступ по направлениям деятельности» доступен только администратору системы планирования. Существует два варианта доступа к пунктам плана: «Полный» и «Список». Полный доступ позволяет работать со всеми планами, имеющимися в системе, а также позволяет разрабатывать новые планы. Как правило полный доступ используется администратором всей системы при разработке структуры планов предприятия. В обычном режиме работы у всех пользователей рекомендуется устанавливать доступ по списку.

Появится окно "Доступ к хозплану", которое имеет следующий вид:

В нижней панели экранной формы находится список пунктов плана, доступных пользователю с вариантом доступа «Список».

Введите латинскими буквами свое сетевое имя (по указанию администратора или преподавателя) и свои инициалы.

Перейдите в поле "Доступ " и по кнопке F3 [Выбор] сделайте выбор "Полный".

1.8 Ввод планов по направлениям деятельности

Появится окно "Планы проектов, ресурсы", которое имеет следующий вид:

С помощью кнопки F7 [Новая] введите наименование пунктов хозплана согласно Заданию 6. Кнопкой F3 [Выбор] сделайте выбор ответственного из предложенного списка сотрудников. Если списка сотрудников нет, программа даст ответ: "Нет списка ответственных! Перейти к редактированию?" Необходимо дать ответ "Да" и завести данные об ответственном.

Введите даты начала и конца текущего года в графах "начало" и "конец"

В графе "Тип для контроля исполнения" сделайте выбор кнопкой F3 [Выбор] "Выполнено/не выполнено ".

1.9 Настройка доступа по направлениям деятельности

Введите в нижней панели список доступных планов согласно Заданию7.

Поля "Права", "Админ." и последняя графа заполняются путем нажатия на кнопку F3 [Выбор].

Для списка доступных пунктов плана существуют следующие виды доступа, которые выбираются в поле "Права":

Чтение

Чтение с правами администрирования

Модификация

Модификация с правами администрирования.

В поле "Администратор" устанавливается статус пользователя. Если он является администратором выбранного пункта плана, то "Да", в противном случае - "Нет".

Крайнее правое поле содержит символы:

А- администратор системы планирования

П- администратор пункта плана (пользователь).

Это поле обозначает, кто имеет право на удаление пункта плана (А или П соответственно) из режима «Каталог планов пользователя».

Данный раздел предназначен для объявления пункта плана в качестве отдельного плана для текущего пользователя и установки прав доступа пользователей к подпунктам плана.

2 Хозяйственное планирование.

2.1. Ввод структуры хозяйственного плана.

Составление хозяйственного плана подразумевает разработку плана мероприятий предстоящей коммерческой операции, плана выполнения проекта или плана выполнения работ предприятием. План представляется в виде календарно-сетевого графика работ, времена начала и окончания отдельных работ при этом могут быть взаимоувязаны. План вводится пользователем по пунктам. Каждый пункт хозяйственного плана служит для описания направления работ или конкретного мероприятия. Для каждого пункта хозяйственного плана назначается ответственный, который выбирается из каталога ответственных системы. Каталог ответственных открыт для добавления прямо из режима выбора ответственных. Придание пункту статуса отдельного плана осуществляется путем включения его в каталог планов пользователя.

Обозначения планов.

В первой колонке таблицы пунктов напротив пунктов, которые являются планами стоят буква 'П' ('+' - план включен в список доступных , '-' – план не включен в список доступных планов).

Для навигации по иерархии планов можно использовать следующие клавиши (планы помечены буквой П и все перечисленные ниже действия распространяются только на таким образом помеченные пункты):

Ctrl+Enter - сделать пункт (обязательно помеченный П+) текущим планом, т.е. перейти на его уровень по иерархии планов.

Ctrl+BackSpace - перейти на один уровень выше по иерархии планов;

Ctrl+F7 - поместить план (обычно помеченный 'п-') в список доступных планов;

Ctrl+F8 - удалить план (обычно помеченный 'П+') из списка доступных планов;

Ctrl+P - получить отчет (только для модуля «Управления проектами»).

С помощью клавиши F7 введите следующий хозяйственный план согласно Заданию 8.

Классификацию пунктов плана выберете кнопкой F3 [Выбор] согласно его типу. Тип для контроля исполнения везде введите"количественный" кнопкой F3 [Выбор].

Нажмите Ctrl+P и получите отчет.

2.2 Корректировка ресурсов

Поскольку в хозяйственном плане мы запланировали покупку оборудования, материалов и изготовление готовых изделий, то нам необходимо откорректировать наличие ресурсов и ввести по F7 следующие позиции согласно Заданию 9.

Поля «Классификация» и «Ед. Изм» выбирать по F3.

Количество ресурса будет проставляться по мере закупки или изготовления.

2.3 Распределение ресурсов по пунктам хозплана.

Для пользователя, имеющего ограниченный доступ к планам (доступ к списку планов), экранная форма дополнительно содержит окно «Список доступных планов», в котором необходимо выбрать план для обработки.

Для каждого пункта плана назначается список необходимых ресурсов.

По составленному хозяйственному плану пользователь может получить в отчете график распределения ресурсов по периодам планирования.

Для распределения ресурсов по пунктам хозплана и по подразделениям выберете нужный пункт хозплана.

Нажмите кнопку Enter [Выбор] и перейдите в окно "Редактирование пункта хозплана".

Нажмите кнопку [Потребности в ресурсах] и заполните необходимость в ресурсах по данному пункту, распределив их по подразделениям согласно Заданию 10.

Быстрый переход по пунктам плана осуществляется с помощью клавиш PageDown и PageUp.

2.4. Регистрация хода выполнения хозплана

Пользователь вводит реальные даты начала и окончания пунктов плана. В поле «с учетом факта» для пунктов, входящих в календарно-сетевой график, автоматически формируются даты начала и окончания пункта с учетом фактического выполнения предыдущих пунктов графика. Для автоматического заполнения этого поля необходимо выполнить пересчет дат календарно-сетевого графика с помощью кнопки [Пересчитать]. Для пунктов имеющих количественный тип контроля исполнения, вводится текущее значение показателя выполненности. При вводе реального значения показателя в специальном поле формируется дата ввода значения, которую можно откорректировать вводом с клавиатуры.

При регистрации хода выполнения плана в табличной форме пользователь может закрыть пункт хозяйственного плана как выполненный с помощью кнопки F3 [Закрыть пункт как выполненый]. При этом система выполнит следующие действия:

реальная дата начала пункта плана примет значение планируемой даты начала;

реальная дата окончания пункта плана примет значение планируемой даты окончания;

значение количественного показателя выполненности примет значение планируемого значения количественного показателя выполненности.

Отметка выполнения (или невыполнения) пункта плана выполняется в окне «Редактирование пункта хозплана», которое вызывается на экран после выбора курсором требуемого пункта плана и нажатия кнопки Enter [Выбор].

Нажмите Enter и занесите следующие данные согласно Заданию 11.

Откорректируйте наличие ресурсов по ходу выполнения хозплана согласно Заданию 12.

Выберете ограничения согласно Заданию 13.

Если в ограничениях стоят другие наименования, нажмите кнопку [Снять все ограничения]

Нажмите экранную кнопку [Сформировать отчет]

Кнопкой [Выбор] выберете по очереди предложенные отчеты (1-4).

2.5. Регистрация мероприятий

Регистрация хода выполнения хозплана может осуществляться также через "Журнал мероприятий".

В нем представлен список мероприятий, проведенных на предприятии. Список упорядочен по датам. При нажатии кнопки Enter [Выбор] или при вводе новой записи (кнопка F7 [Новая]) открывается окно «Ввод/Редактирование информации по мероприятию».

В поле «Дата» введите текущую дату. Переместите курсор в поле «Документ-основание» и нажмите кнопку [Выбор].

Появится окно “Выбор документа основания”, которое имеет следующий вид:

Клавишей ENTER выберете поочередно документы, согласно Заданию 14 и согласуйте их с пунктами хозплана по кнопке [Связь с хозпланом] в окне “Ввод/редактирование информации по мероприятию”.

3 Отчетность

3.1 Составление календарно-сетевого графика.

Даты начала и окончания одних работ могут быть заданы вычисляемыми от дат начала и окончания других пунктов хозяйственного плана. Для этого вычисляемой дате приписывается формула вычисления даты. Кроме функций получения дат начала и окончания других пунктов хозяйственного плана, можно использовать функции работы с датами, которые определены во встроенном калькуляторе ПК «Галактика».

Функции вычисления дат начала и окончания:

- beg('<номер пункта плана'> - возвращает дату начала пункта;

- end('<номер пункта плана'> - возвращает дату окончания пункта;

- add_day('дата1>,<N дней>) - получить дату, которая будет через

<N дней> от даты1.

- add_dayH('дата1>,<N дней>) - получить дату, которая будет через

<N дней> от даты1 с учетом 2 выходных (суббота, воскресенье).

На основании Задания 15 выполните настройку календарно-сетевого графика.

Нажмите кнопки Ctrl+P и получите отчет.

Войдите в верхнее окно и в поле «Доступ» клавишей F3 сделайте выбор “Список”.

3.2 Получение отчета "Диаграмма ГАНТТА"

Отчет «Диаграмма Гантта» позволяет наглядно в графическом виде представить разработанный календарно-сетевой график работ. Диаграмма Гантта позволяет увидеть параллельные работы, работы проходящие в заданный период. Используя ограничения можно выдать в отчет любой отрезок времени.

Диаграмма Гантта может быть сформирована и распечатана в двух видах: для последующей склейки и масштабируемая.

Появится окно, которое имеет вид:

Выберете следующие ограничения согласно Заданию 16.

Если в ограничениях стоят другие наименования, нажмите кнопку [Снять все ограничения]

Нажмите кнопку [Обозначения на графике] и ознакомьтесь с обозначениями на графике.

Нажмите экранную кнопку [Сформировать отчет]

Получите отчет "Диаграмма Гантта".

3.3 Формирование отчетов по хозплану

Откроется окно "Формирование отчета "Хозяйственный план"", которое имеет следующий вид:

Выберете следующие ограничения согласно Заданию 17.

Если в ограничениях стоят другие наименования, нажмите кнопку [Снять все ограничения].

Нажмите экранную кнопку [Сформировать отчет].

Кнопкой [Выбор] выберете по очереди предложенные отчеты (1-4).

Выберете следующие ограничения согласно Заданию 18.

Нажмите кнопку [Сформировать отчет]

Получите по очереди предложенные отчеты (1-4).

3.4 Получение отчетов по ходу выполнения хозплана

Появится окно "Формирование отчетов "Журнал мероприятий".

Выберете следующие ограничения согласно Заданию 19.

Нажмите экранную кнопку [Сформировать отчет]

Выберете следующие ограничения согласно Заданию 20.

Нажмите экранную кнопку [Сформировать отчет].

4 Ход выполнения работы

1. Создайте свою базу данных в соответствии с разделом 1 и вариантами заданий данной лабораторной работы.

2. Сохраните созданную базу данных, выполнив следящие действия:

а) в меню «настройка» закройте все активные окна

б)

в) введите путь для сохраняемой базы данных с уникальным именем (№ группы-фамилия)

3. После завершения сохранения, вызвать файл «начало» из меню «настройки» следующим образом:

б) укажите путь к файлу «начало» в окне и нажмите клавишу Ввод

в) в окне выбор архива нажмите клавишу Выбор

4. Для открытия своей базы данных выполнить действия аналогичные пункту 3, указав путь к своей базе данных.

5 Варианты заданий

Задание 1. Введите следующие периоды планирования:

Задание 2. Введите классификацию направлений деятельности

Задание 3. введите классификацию хозяйственного плана и ресурсов:

Задание 4. Из списка выберете сотрудников согласно таблице, а остальных удалите. Если модуль "Кадры" не настроен, то внесите данные о сотруднике вручную:

Задание 5. Введите данные о ресурсах:

Задание 6. Введите наименование пунктов хозяйственного плана:

Задание 7. Введите в нижней панели список доступных планов по направлениям деятельности:

Задание 8. Введите следующий хозяйственный план:

Задание 9. Откорректируйте следующие позиции наличия ресурсов:

Задание 10. Заполните необходимость в ресурсах:

Задание 11. Произведите отметка выполнения (или невыполнения) пункта плана:

Задание 12. Откорректируйте наличие ресурсов:

Задание 13. Выберете следующие ограничения:

Задание 14. Выберете поочередно документы, согласно заданию и согласуйте их с пунктами хозплана:

Задание 15. Выполните настройку календарно-сетевого графика:

Задание 16. Выберете следующие ограничения для получения Отчета «Диаграмма Гантта»

Задание 17. Выберете следующие ограничения в окне "Формирование отчета "Хозяйственный план":

Задание 18. Выберете следующие ограничения для распределения ресурсов:

Задание 19. Выберете следующие ограничения в окне "Формирование отчетов "Журнал мероприятий":

Задание 20. Выберете следующие ограничения в окне "Формирование отчетов "Журнал мероприятий":

Контрольные вопросы:

1. Объяснить порядок настройки модуля "Управление проектами".

2. Объяснить порядок ввода периодов планирования общесистемных каталогов.

3. Объяснить порядок настройки классификации направлений деятельности.

4. Объяснить порядок настройки классификации ресурсов общесистемных каталогов.

5. Объяснить порядок настройки каталога "Ответственные".

6. Объяснить порядок настройки наличия ресурсов.

7. Объяснить порядок настройки ввод планов по направлениям деятельности.

8. Объяснить порядок ввода структуры хозяйственного плана.