Единая государственная система делопроизводства

Министерство образования РФ

Северо-Кавказский государственный технический университет

По дисциплине: «Делопроизводство»

На тему: «Единая государственная система делопроизводства»

Работу подготовил:

Работу проверила:

Ставрополь, 2001

ПЛАН

1. Введение.
2. Основные требования к оформлению управленческих документов.
3. Современное деловое письмо.
4. Документирование организационно-распорядительной деятельности.
5. Документирование деятельности коллегиальных органов.
6. Документирование информационно-справочных материалов.
7. Требования к оформлению документов по личному составу.
8. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.
9. Организация работы с документами.
10. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов.
11. Заключение.
12. Список использованной литературы.

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов

«Документ» - это информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Это означает тесную взаимосвязанность понятий «Управление», «Информация», «Делопроизводство», «Документ»

К приданию информации элементарных законных форм стремились на заре цивилизации Шумеры три тысячелетия назад.

Задумываясь о значении правильно составленного документа нелишне

частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!»

С введением компьютерных систем многие предполагали, что интерес к бумажной документации постепенно исчезнет. Это было в 1970-1980 годы. Это мнение оказалось ошибочным.

В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с магнитным носителем.

По этой аналогии можно вспомнить, что компьютер в «корзине» долго держит стертую информацию.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Этот вопрос охватывает «Основные положения по документированию управленческой деятельности», «Унификацию и стандартизацию управленческих документов», «Виды документов и их классификацию», «Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.

При составлении документов необходимо учитывать все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Документы составляются на двух языках: естественном или искусственном.

На естественном языке составляются рукописные и машинописные документы, на искусственном языке - перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.

Единство правил документирования обеспечивается - ЕГСД.

Для обеспечения взаимоувязки документов применяется Унификация.

Каждое ведомство, каждая организация, каждое юридическое лицо может иметь какие-то реквизиты, свойственные только своему ведомству, но составление документа должно соответствовать общему правилу. Рождение любого документа

всегда сопровождается определенной цепочкой: тема документа – черновик документа - согласование с лицом, который подписывает документ, с финансовым подразделением, с юридической службой, со службой документационного обеспечения, при необходимости – с общественными организациями – печатание документа – согласование чистового экземпляра – регистрация – отправка исполнителям или адресатам – сдача на хранение в архив.

Отдельные виды документов требуют согласования и утверждения представителей нескольких ведомств и организации. В этих случаях составляются стандарты документов совместного согласования и утверждения, но обязательно – соответственно ЕГСД.

Для обеспечения работы с документами вводятся ГОСТы, ОСТы, РСТ. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Документы по видам делятся по двум группам: первая – документы по общим и административным вопросам, вторая – по функциям управления.

Документы классифицируются:

- как служебные письма:

- как приказы:

- как протокола и т.д.

Оформления их могут быть:

- по месту составления:

- по содержанию:

- по форме:

- по срокам исполнения:

- по происхождению:

- по виду оформления:

- по средствам фиксации:

Подлинник – это подписанный, и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Документ состоит из 29 реквизитов.

Оформление реквизитов документов:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак.

4. Код организации по ОКПО.

5. Код формы документа по ОКУД.

6. Наименование организации.

7. Справочные данные об организации.

8. Наименование вида документа.

9. Дата документа.

10. Регистрационный номер документа.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа

13. Гриф ограничения доступа к документу.

14. Адресат.

15. Гриф утверждения документа.

16. Резолюция.

17. Заголовок к тексту.

18. Отметка о контроле.

19. Текст документа.

20. Отметка о наличии приложения.

21. Подпись.

22. Гриф согласования документа.

23. Визы согласования документа.

24. Печать.

25. Отметка о заверении копии.

26. Отметка об исполнителе.

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28. Отметка о поступлении документа в организации.

29. Отметка для автоматического поиска документа.

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

СДП составляется с условием унификации, правил оформления, видов писем и международных требований к письмам.

Деловое письмо в условиях унификации – один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения, с внешним миром.

В тексте не должно быть несколько толкований. Унификация письма затрагивает все уровни и аспекты языка:

-его словарный состав,

-морфологию,

-синтаксис,

-графику,

-пунктуацию,

-стиль.

Письма, как правило, пишутся от имени коллективного субъекта.

Письма пишутся на специальных бланках согласно стандарта с комплексом обязательных элементов (реквизитов). Бланки имеют стандарты, реквизиты. Имеются формы сокращения, что не допускает произвольности.

По видам письма бывают:

- письма-просьбы,

- письма-ответы (отказы),

- сопроводительные письма,

- договорные письма,

- письмо-напоминание,

- информационные письма,

- письма-приглашения,

- письма-предложения,

- письма-разрешения,

- письма-подтверждения

Особые требования предъявляются к международным письмам, так как каждое такое письмо – это лицо твоей Родины.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Организационная документация включает в себя Устав, Положение и Инструкции.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию системы государственных органов, одного органа или структурного подразделения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом госуправления.

Распорядительные документы - это документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Администрации предприятий, учреждений, организаций издают приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ

Этот вопрос является одним из важных в работе руководителей и состоит из оргтехмероприятий по подготовке совещаний, структура докладов и отчетов и как конечный результат – требования к составлению и оформлению протоколов.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа:

- выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

- ознакомление круга предполагаемых участников с повесткой;

- подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

- доклад организатора, доклад участников (содоклады), справочно-информационный материал;

- организационное обеспечение: регистрация, размещение, транспорт, питание, культмассовые мероприятия, информация, снабжение участников канцтоварами;

- организация секретариата совещания;

- техническое обеспечение проведения совещания;

- документирование работы совещания;

- анкетирование участников.

Иногда утверждается смета расходов по согласованию нескольких участников.

Структура доклада определяет вступление, определение цели, основную часть, выводы (заключения), рекомендации, резюме – краткое изложение сути документа.

Для составления доклада необходимо знать правила написания служебных документов, знать тему, составить черновик и работать с ним, разговаривать на языке цифр, но, не переутомляя ухо слушателя.

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол имеет свои реквизиты:

- время заседания;

- заголовок;

- адрес;

- повестка дня;

- докладчик;

- содокладчик;

- постановление;

- Председатель, секретарь заседания.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Они бывают двух видов:

- служебного характера;

- личного характера для удостоверения того или иного юридического факта.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю. Инициатор ДЗ – работник.

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка. В последнем случае объяснительная записка пишется по инициативе руководителя.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, события, действия. Акты составляются комиссиями. Акт состоит из:

- введения;

- конструктивной части;

- выводов.

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфа. Текст «Т» должен быть самым лаконичным. Словами в «Т» пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (воскл. знак), ? (вопросит. знак), % (процент), : (деление) и др.

Телеграммы бывают:

- внеочередная;

- правительственная;

- срочная и т.д.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Заявление – просьба о принятии на работу.

Приказ по личному составу – документ о принятии на работу, о перемещении по службе, об увольнении, о представлении отпусков, об объявлении поощрений, о пресечении мер воздействия к нарушителям трудовой дисциплины и т.п.

Личная карточка рабочих и служащих – набор данных о работнике, заполняется при приеме. Последняя запись в ЛКР – приказ об увольнении.

Характеристика – отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника.

Автобиография – документ, составляемый автором самостоятельно.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

В соответствии с Конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в госорганы и должностным лицам:

- предложения – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных госорганов, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

- заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан.

- жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении, субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан.

Срок рассмотрения писем – 15 дней, но срок можно продлить только для сбора дополнительной информации.

Можно обращаться повторно, можно обращаться в вышестоящие органы.

Обращение граждан фиксируется в карточках контроля – КК., при повторном обращении добавляется цифра обращения: РКК-1, РКК-2, РКК-3.

Р – фамилия обращающегося.

Срок хранения предложений, замечаний и жалоб – 5 лет. Срок может быть продлен или быть постоянным по решению экспертной комиссии.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Этот вопрос состоит из регистрации и учета документов, организации контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении номенклатуры дел.

Регистрация и учет документов состоит из:

- порядка обработки поступающих документов;

- порядка обработки отправляемых документов;

- передачи документов внутри организации;

- учета количества документов;

- информационно – поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;

- правил организации и индексирования документов

Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок и находит нужный документ.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело производству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение:

- исполнитель:

- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

- напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:

- типовая

- примерная

- номенклатура дел организации

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Каждый деловой документ требует свой стиль.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям:

- краткость и компактность изложения;

- точность и определенность формулировок;

- однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества;

- отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Не допускается использование неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.

Употребление прописных и строчных букв определяется установившимися традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной власти РФ.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Написание сокращений должно быть унифицировано, не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того. Некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документальное обеспечение управления. М-Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

(У 050 К43)

2. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. М.: Сол. Систем. Финансы и статистика, 1997.

(У50 Т30)