Проектирование информационных баз данных: отчет по отгруженным товарам

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФИЛИАЛ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ В Г.ПСКОВЕ

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАТИКА»

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ БАЗ ДАННЫХ:

отчет по отгруженным товарам

г. ПСКОВ 2007

СОДЕРЖАНИЕ

1. Предметная область автоматизации

1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи

1.2 Документы предметной области

2. Постановка задачи

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

2.2 Описание выходной информации

2.3 Описание входной информации

3. Разработка информационного обеспечения задачи

3.1 Информационный анализ предметной области

3.2 Выделение информационных объектов задачи

3.3 Определение связей информационных объектов и построение ИЛМ

3.4 Определение логической структуры базы данных

3.5 Разработка физической структуры базы данных.

4. Алгоритм решения задач (типовая технологическая схема формирования массивов информации)

5. Инструкция пользователю

Задание № 5. АНАЛИЗ ОПЛАТЫ ОТГРУЖЕННОГО ТОВАРА

Выдать отчет в разрезе договоров, заказчиков, ТТН и дат отгрузки, содержащий суммы, подлежащие получению за отгруженную, но еще не оплаченную заказчиком продукцию (отсутствуют соответствующие ПП).

Отчет. Суммы, подлежащие оплате за отгруженный товар

ИТОГО по заказчику ________

ИТОГО по заказчику ________

ВСЕГО _________

1. Предметная область автоматизации

1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи

В предметной области комплекса задач, к которому относится задача оплаты отгруженного товара, рассматриваются процессы планирования и учета выпуска изделий на предприятии, сдача готовых изделий на склады и отгрузка готовой продукции заказчикам в соответствии с договорами, анализ текущего запаса продукции на складах, учет и анализ оплаты за отгруженную продукцию. Задача Анализ оплаты отгруженного товара касается процессов отгрузки готовых изделий и будущей оплаты их заказчиками на основе договоров.

К функциям, которые должны быть реализованы в рассматриваемой задаче, относятся:

• учет отгрузки готовой продукции;

• учет оплаты (на основе договоров) заказчиками отгруженной продукции;

Ограничения предметной области

Из общего описания предметной области известен ряд ограничений, существенных для процессов, которые относятся к рассматриваемой задаче. Вся отгрузка заказчикам осуществляется в соответствии с договорами. Рассматриваются договора только текущего года. Один заказчик может иметь несколько договоров. Количество продукции измеряется целым числом единиц измерения. У товара всегда только одна единица измерения. Период отгрузки равен месяцу. Оплата осуществляется за отгруженную продукцию заказчиком. Документ об отгрузке продукции (накладная на отпуск товаров, товарно-транспортная накладная) всегда привязан к одному договору, может содержать несколько наименований товаров, и его номер уникален для предприятия. Производитель может выписывать сколько угодно ТТН. Номер ТТН уникален для плательщика. Это означает, что один и тот же номер может быть в ТТН разных плательщиков. Следовательно, однозначная идентификация платежных поручений осуществляется двумя реквизитами: номером ТТН и ИНН плательщика. № ИНН получателя (плательщика) является уникальным и неизменным. Код товара является уникальным и неизменным. Адрес и почтовый индекс покупателя могут меняться. Месяц фактической оплаты отгруженной продукции определяется датой из ТТН.

Нормативный запас является постоянной величиной для каждого вида товара. Цена товара постоянна в течение действия договора на поставку товаров. Все цены - в рублях.

Отчетный период - месяц. При этом возможна частичная оплата отгруженных изделий.

1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи

Входная информация задачи «Анализ оплаты отгруженного товара» разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную информацию.

Условно-постоянная информация, необходимая для решения этой задачи, включает справочные данные о номенклатуре изделий, выпускаемых предприятием, их наименовании, единицах измерения и ценах. Эта информация отражена в справочнике готовой продукции.

Входная информация, содержащая данные оперативного учета, включает данные об отгрузке и оплате. Данные об отгрузке готовых изделий заказчикам содержатся в ТТН. Этот документ об отгрузке готовой продукции всегда привязан к одному договору и, соответственно, заказчику. ТТН может содержать несколько наименований изделий, и его номер уникален для предприятия, отгружающего продукцию.

Данные о необходимой оплате заказчиками отгруженных предприятием товаров содержатся в ДОГОВОРЕ, ключ этого документа уникален только для заказчика и всегда соответствует конкретной ТТН. Документ Договор может содержать несколько наименований изделий. Одной ТТН может соответствовать несколько Договоров.

2. Постановка задачи

2.1 Организационно-экономическая сущность задачи

Одной из проблем во взаимоотношениях поставщика с заказчиками является ещё не произведённая оплата отгруженной заказчику продукции, что усложняет финансовое положение предприятия-поставщика. Своевременное получение информации о необходимой оплате путем автоматизации решения рассматриваемой задачи позволяет оперативно принять необходимые меры.

Для эффективного контроля оплаты заказчиком отгруженной продукции необходимо вести автоматизированный учет отгрузки, учет оплаты. В данной задаче необходимо иметь возможность по запросу пользователя получать результаты такого анализа для любого задаваемого в запросе изделия.

Автоматизированный учет отгрузки должен осуществляться на основе данных из документа ТТН.

По мере поступления ТТН на обработку эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в базе данных в течение регламентированного периода.

Автоматизированный учет оплаты должен осуществляться на основе данных документа Договор, а также на основе последующего платёжного поручения. Эти данные также должны накапливаться и храниться в базе данных.

На основе хранимых данных (об отгрузках и оплатах за отгруженную продукцию) по запросу пользователя должен производиться автоматизированный анализ оплаты для заданного товара и выдача отчета.

Отчет должен содержать сведения о необходимой суммы оплаты отгруженных изделий одного наименования.

2.2 Описание выходной информации

Выходной информацией задачи для пользователя является документ:

отчет по заданному изделию, содержащий сведения о необходимой сумме к оплате. Отчет должен быть выдан в разрезе договоров, заказчиков, ТТН и дат отгрузки, содержащий суммы, подлежащие получению за отгруженную, но еще не оплаченную заказчиком продукцию.

Эти документы должны выводиться на экран и печать. Формы выходных документов приведены в форме1

Форма 1. Форма выходного документа задачи с результатом анализа суммы к оплате заказчиками

Отчет. Суммы, подлежащие оплате за отгруженный товар

ИТОГО по заказчику ________

ИТОГО по заказчику ________

ВСЕГО _________

2.3 Описание входной информации

Структуры входных документов, содержащих информацию, на основе которой может быть решена рассматриваемая задача и получены выходные документы, приведены в формах. В порядке подготовки документов к машинной обработке для удобства ввода и обработки информации на компьютере в документы введены коды изделия и заказчика (плательщика).

Условно-постоянная информация

Для расшифровки кодов товаров в процессе решения задачи, получения достоверных сведений о наименовании, единице измерения, цене, нормативном запасе каждого из изделий необходима информация из «Справочника товаров» (форма 2). Справочник является первичным носителем этих сведений, и поэтому они должны загружаться в БД с него.

Форма 2. Справочник товаров

Для расшифровки кодов заказчиков (№ ИНН), получении сведений о их наименованиях и адресах используется информация из «Справочника плательщиков» (форма 3)

Форма 3. Справочник плательщиков

Оперативно-учетная информация

Сведения, характеризующие отгрузку, находятся в ТТН (форма 4) Для решения задачи, данные из ТТН (номер документа, дата отгрузки, идентификатор заказчика, идентификаторы отгруженных изделий и их количества, а также общая сумма отгруженного) обязательно должны поступать в базу данных.

Форма 4. Документ с информацией по отгрузке.

Товарно-транспортная накладная № ________

Дата отгрузки "__"_______200__г.

Договор № ___

Плательщик:________________________________________

Наименование ________________________________________

№ ИНН:______________________________________________

Адрес________________________________________________

Отпустил___________ Принял___________

^{(подпись) (подпись)}

Данные, представленные в ТТН табличным образом относятся к спецификации ТТН, которая может выпускаться и в виде отдельного документа, связанного с соответствующей ТТН. Остальные реквизиты ТТН относятся к справочной информации, которая к моменту решения задачи уже должна находиться в БД. Она должна поступать в БД с документов условно-постоянной информации на этапе первоначальной загрузки, так как эти документы являются первичными и соответственно достоверными носителями этой информации. Из «Справочника товаров» берутся наименование изделия, ед. измерения, цена за ед. изм., из «Справочник плательщиков» — № ИНН, наименование плательщика и его адрес.

Сведения, характеризующие необходимую сумму оплаты за отгруженные изделия, находятся в Договоре (форма 5).

С документа Договор для решения задачи в базу данных обязательно должны поступать основные данные, определяющие оплату: номер Договора, идентификатор плательщика, заказавщего изделия, дата заключения договора, идентификаторы оплаченных изделий и оплаченные количества, а также общая сумма оплаты по Договору.

Форма 5. Документ входной учетной информации по отгрузке.

Договор №

на поставку продукции

Поставщик __________________ Получатель

наименование поставщика

наименование получателя

заключили договор на период:

с «___» _________200_ г. по «___» _________200_ г.

Общая сумма договора составляет ______________________________

(сумма договора в ценах на момент заключения договора)

Адреса и реквизиты сторон:

Поставщик __________________ Получатель

(почтовый индекс) _______________________

(город)

№ ИНН________________

Спецификация

На поставку товара к договору №____ от «___» ________200_ г.

Поставщик ____________ Получатель ____________

Поставщик __________________ Получатель __________________

(подпись) (подпись)

Как и в случае с ТТН, данные Договора представленные в табличной форме, относятся к спецификации Договора, которую можно считать самостоятельным информационным объектом, связанным с соответствующим Договором. Остальные реквизиты Договора могут быть определены в базе данных по кодам из имеющейся там информации, которая должна быть загружена из документов «Справочник товаров» и «Справочник плательщиков» на этапе, предшествующем решению данной задачи. К этим данным относятся: наименование и единица измерения товара, наименование заказчика и его адрес.

3. Разработка информационного обеспечения задачи

Разработка информационного обеспечения включает подготовку документов, содержащих информацию, необходимую для решения задачи, и анализ этой информации. Такой анализ позволит произвести формализацию данных, которая имеет целью их однозначное определение для хранения, поиска и обработки во внутримашинной сфере.

Для организации информационной базы будем использовать реляционную СУБД. Поэтому должна быть разработана логическая структура реляционной базы данных, на основе которой будет осуществляться решение задачи. Используем процессный подход к разработке базы данных, определяя состав только тех данных, которые необходимы для получения выходной информации задачи.

3.1 Информационный анализ ПО и выделение информационных объектов

Произведем анализ исходной информации ПО с целью определения состава и структуры информации для последующей формализации и построения информационно-логической модели данных. Приведенные выше формы входных документов, а также дополнительные сведения из описания предметной области позволяют определить роль реквизитов во взаимосвязанной информации, содержащейся в документе. На основе такого анализа установим функциональные зависимости реквизитов в соответствии с рекомендациями и требованиями нормализации данных.

Рассмотрим информацию, содержащуюся в документе ТТН (см. форму 4). В заголовочной части ТТН содержатся реквизиты (номер документа, дата отгрузки, № ИНН), общие для всего документа. Причем каждый из них имеет единственное значение, так как один документ ТТН всегда привязан к одному плательщику. Среди этих реквизитов особую роль играетномер ТТН. Поскольку номер ТТН уникален, то есть его значение не может повториться, он выполняет роль идентификатора всей информации по отгрузке изделий, содержащейся в документе с данным номером. Остальные реквизиты заголовочной части ТТН однозначно определяются номером ТТН.

Табличная часть ТТН содержит реквизиты, имеющие множество значений в соответствующих столбцах, так как ТТН может содержать несколько наименований отгруженных изделий. Среди этих реквизитов особую роль играет код товара, который является идентификатором каждой строки документа. Таким образом, количественные данные об отгрузке, содержащиеся в каждой строке, идентифицируются (однозначно определяются) общим идентификатором документа —номером ТТН, а такжекодом товара. Описательные реквизиты изделия (в том числе единица измерения) и заказчика определяются однозначно их кодами. На основе проведенного анализа установим функциональные зависимости реквизитов документа ТТН и отобразим их на рис.1.

Рис.1.Функциональные зависимости реквизитов ТТН

Аналогично проанализируем информацию, содержащуюся в Договоре (см. форму 5) и «Справочнике товаров» (см. форму 3).

В соответствии с описанием предметной области установим функциональные зависимости их реквизитов (рис.2.).

Поскольку номер Договора уникален только для заказчика, для идентификации каждого ПТР кроме номера документа используем код заказчика (или номер ТТН). Такой составной идентификатор является общим для всей информации, содержащейся в конкретном Договоре. Поскольку для каждого Договора всегда есть ТТН, по которой оплачивается отгрузка, номер ТТН однозначно определяется идентификатором Договора. Общая сумма оплаты также однозначно определяется этим идентификатором.

Рис.2. Функциональные зависимости реквизитов ПП и справочника товаров

В табличной части данные по оплате определяются общим идентификатором документа и кодом изделия, указанным в строке. В результате такого анализа установлены функциональные зависимости реквизитов из ПП и «Справочника товаров», которые представлены в рис.2.

3.2 Выделение информационных объектов

Проанализируем установленные функциональные взаимосвязи реквизитов и установим для каждого из зависимых реквизитов, от каких реквизитов он зависит.

Товар: КТ*, НТ, ЕИ, ЦЕНА, НЗ, №СК (НЗ - нормативный запас, №Ск – номер склада)

Плательщик: №ИНН*, НП, АП

ТТН: (№ТТН+ №ИНН)*, ДАТАотгр

Отгрузка: (№ТТН+КТ)*, КОЛотгр, СУМотгр

Договор: (№Договора+ №ИНН)* , ДАТАзак.дог.

Оплата: (№Договора+№ИНН+КТ)*, КОЛопл , СУМопл

3.3 Определение связей и построение ИЛМ

Связи между выявленными информационными объектами определяются реальными отношениями между парами объектов, показанными в табл.3. При их определении учитывались сведения из описания ПО и семантика ИО. В частности, известно, что в одной ТТН — несколько строк по отгрузке изделий; в одном Договоре — несколько строк по оплате изделий; в одном ТТН и Договоре может быть указан только один заказчик, но для одного заказчика может быть много ТТН и Договоров, по одной ТТН может быть несколько Договоров и так далее.

Таблица 3. Связи информационных объектов

Матрица смежности:

ТТН отгрузка Договор оплата товар плательщик

ТТН 1

отгрузка

Договор 1

оплата

товар 1 1

плательщик 1 1

сумма столб 1 2 1 2 0 0

ТТН отгрузка Договор оплата

ТТН 1

Отгрузка

Договор 1

плата

Сумма столб 0 1 0 1

отгрузка оплата

отгрузка

оплата

сумма столб 0 0

0-ой уровень) товар, плательщик

1-ый уровень) ТТН, договор

2-ой уровень) отгрузка, оплата

3.4 Определение логической структуры базы данных

Логическая структура базы данных определяется совокупностью логически взаимосвязанных таблиц, каждая из которых имеет структуру, определяемую реквизитным составом конкретного информационного объекта полученной ИЛМ. Логические связи между таблицами соответствуют структуре связей между объектами, и структура этих связей имеет вид, показанный на рис. 3, где ключевые поля помечены знаком *, а логические связи имеют место между одинаковыми ключами таблиц.

3.5 Разработка физической структуры базы данных Исходные данные контрольного примера

Данные таблицы «Справочник товаров»

Данные таблицы «Справочник плательщика»

Данные таблицы «ТТН»

Данные таблицы «Договора»

Данные таблицы «Отгрузка»

Данные таблицы «Оплата»

Имена и свойства полей таблиц

таблица «Справочник товаров»

Таблица «Справочник плательщиков»

Таблица «ТТН»

Таблица «Договор»

Таблица «Отгрузка»

Таблица «Оплата»

4. Алгоритм решения задачи (см. далее)

5. Инструкция пользователю

Для работы используйте главную кнопочную форму.

В каждой странице главной кнопочной формы содержатся несколько кнопок, каждая кнопка выполняет переход к необходимому документу( к форме или отчёту).

В каждой подчинённой странице есть кнопка для перехода в главную кнопочную форму.

Ввод и редактирование данных можно производить как с помощью представленных таблиц, так и с помощью экранных форм (второй способ более удобен для обычного пользователя)

Вывести информацию на печать можно и из форм, и из отчётов. Для этого выберете в Главном меню выберете «Фаил» -- «Печать» и выбирайте необходимые страницы.

Не позволяйте другим людям пользоваться вашей базой данных, в целях защиты информации. Для защиты вы можете ввести пароль: «Сервис»--«Защита»--«Задать пароль базы данных»

6. Контрольный пример

Контрольный пример по заданию «АНАЛИЗ ОПЛАТЫ ОТГРУЖЕННОГО ТОВАРА

Выдать отчет в разрезе договоров, заказчиков, ТТН и дат отгрузки, содержащий суммы, подлежащие получению за отгруженную, но еще не оплаченную заказчиком продукцию (отсутствуют соответствующие ПП)» разработан и прилагается к работе на дискете.

В ходе решения задачи был создан запрос, по которому определятся сумма, подлежащая уплате заказчиками, а также этот запрос был использован при создании отчёта.

Были созданы формы «Договор» и «ТТН»

Был создан требуемый в задании отчёт.

Была создана кнопочная форма с помощью диспетчера кнопочных форм.