Вивчення теми "Ділові папери та загальні вимоги до їх складання"

ПЛАН ЗАНЯТТЯ № 9

ЕПІГРАФ : "Документація повинна бути обличчям вашим і вашої компанії. Обличчям настільки виразним і неповторним, щоб навіть не глянувши на підпис адресат знав би, що це написано Вами."

С.П. Бибик

діловодство семінарське документ

ХІД ЗАНЯТТЯ

1. Організаційний момент

1.1 Привітання студентів. Перекличка.

1.2 Підготовка аудиторії до заняття, перевірка наявності студентів.

2. Ознайомлення студентів з темою та навчальними цілями заняття

Запис теми, викладення мети заняття

3. Мотивація навчання (пригадуємо вивчене на попередньому занятті, з’ясовуємо необхідність вивченої теми)

Необхідність уміння грамотно укладати документацію

4. Актуалізація опорних знань – виконання вправ

Укладання документів за поданими зразками

5. Коментар відповідей та робіт студентів

6. Викладення та вивчення нового матеріалу

ДОКУМЕНТ - основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

ПАМ’ЯТКА

ВИМОГИ ДО ДІЛОВИХ ПАПЕРІВ

1. Ділові папери складаються за єдиною формою.

2. Діловим паперам властива ясність, точність, стислість викладу.

3. Дієслівні форми в цих паперах часто замінюються віддієслівними іменниками (замість прошу дозволити - прошу дозволу).

4. Числівники пишуться цифрами, за винятком грошових документів (рахунок, розписка, доручення).

5. Непохідні прийменники нерідко замінюються похідними прийменниками внаслідок, у зв’язку, згідно (замість за наказом - згідно з наказом, замість через недостачу - у зв’язку з недостачею).

6. Особовий займенник ВИ, як форма ввічливого офіційного звертання до однієї особи, пишеться з великої букви.

7. Порядок слів у простих реченнях прямий.

8. Часто вживаються неповні і безособові речення із значенням наказовості (необхідно сприяти, доручити членам гуртка).

9. Підрядні причини і наслідку замість сполучника тому що приєднуються звичайно сполучниками внаслідок того, що; у зв’язку з тим, що; так як.

Таким чином, лише завдяки стандартним словам і виразам документи стають недвозначними й чіткими.

Студентам пропонується теоретичний матеріал про заяву, автобіографію та починаємо на занятті укладання цих документів.

ЗАЯВА - документ, який містить пропозицію або прохання однієї чи кількох осіб до установи чи керівної особи. Це один з найпоширеніших ділових паперів.

Заява завжди пишеться від руки і в одному примірнику - так передбачено стандартом. Стандарт передбачає для заяви такі реквізити:

1) назва організації, установи чи посади особи, яким подається заява (вказується праворуч, на останній третині рядка);

2) відомості про того, хто подає заяву (розміщуються колонкою нижче першого реквізиту);

3) назва документа "заява" (пишеться посередині з великої літери);

4) текст заяви (з абзацу й з великої літери);

5) дата й підпис (під текстом: підпис - праворуч, дата - ліворуч).

Заяви бувають прості (містять лише прохання чи пропозицію) й складні, мотивовані (подається обґрунтування прохання чи пропозиції, може наводитися перелік документів, що додаються до заяв)

Директорові ЯБТТБ

Дерев’янко М.К.

студента ___ групи _

Іванова С.Ж.

З А Я В А

Прошу дозволити мені достроково скласти іспит з математики у зв’язку з виїздом моєї родини до іншого міста на постійне проживання

05.04.2010 Іванов

Директору ЯБТТБ

Дерев’янко М.К.

студента___групи___

Іванова С.Ж.

З А Я В А

Прошу надати мені відпустку з 08.05. до 10.05.2002 через необхідність поїздки до Запоріжжя на церемонію прийняття військової присяги моїм братом.

05.05.2002 Іванов

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії (подає опис свого життя та діяльності).

Основна вимога до такого документа - досягти вичерпності потрібних відомостей і лакрнізму викладу.

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

— прізвище, ім’я, по батькові;

— дата народження;

— місце народження;

— відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

— відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

— короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Автобіографія

Я, Прокопенко Марина Олександрівна, народилася 29 квітня 1978 року в м. Ясинувата в родині військовослужбовця.

У 1985 році пішла до першого класу загальноосвітньої школи № 2 м. Ясинувата.

У зв¢язку зі вступом батька до військової академії переїхала разом з родиною до Києва, де з 1986 по 1989 рік навчалася в ЗОШ № 456.

З 1989 по 1995 рік навчалася в ЗОШ № 6 м.Ясинувата. 1995 року вступила до Ясинуватського будівельного технікуму транспортного будівництва на спеціальність БЕБС, де навчаюсь і зараз.

Склад сім¢ї:

Батько - Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець; працює в Міністерстві оборони України.

Мати - Прокопенко (Мітіна) Наталія Вікторівна, 1958 року народження, викладач музики в дитячій музичній школі м.Ясинувата.

Сестра - Прокопенко Катерина Олександрівна, 1987 року народження, учениця 2-го класу ЗОШ № 2 м.Ясинувата.

17 листопада 2010 року Підпис

7. Коментар роботи студентів

8. Підсумок заняття:

- дати визначення термінам “документ”, “заява”, “автобіографія”,

- назвати основні вимоги до документа;

- написати документи

9. Домашнє завдання:Дописати документи, знати теоретичний матеріал