Эссе на тему: "Применение элементов субд"

Рассмотрим основные элементы СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ на примере MICROSOFT ACCESS
Система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access относится к реляционным системам управления базами данных, которые нашла широкое применение в последнее время. СУБД Access состоит из таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей как самостоятельных объектов, хранящихся в общем файле базы данных. Ниже дается их краткая характеристика.
Таблица создается и используется для хранения данных. Она содержит информацию о субъектах (предметах) определенного типа. В полях (столбцах) таблицы хранятся различные характеристики субъектов. Сведения о конкретном субъекте содержатся в записи. Каждая запись представляет собой отдельную строку таблицы. Для таблицы можно определить первичный ключ, один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.
Запрос используется пользователем для получения нужных данных из одной или нескольких таблиц. Формируются запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. Используя данные из одной или нескольких существующих таблиц, с помощью запросов создаются новые таблицы.
Форма позволяет более комфортно работать с базой данных. Она используется для управления работой приложения, более наглядного отображения данных на экране, защищает базу данных, в некотором смысле, от ошибочных действий неквалифицированных пользователей. При желании форма выводится на печать.
Отчет предназначается для форматирования и печати выбранных данных, вычисления итогов.
Макрос представляет собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие.
Модуль – это набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу.
ТАБЛИЦЫ
Основные элементы СУБД рассмотрим на примере многотабличной базу данных, которая содержит сведения о подписных изданиях и подписчиках.
Создание новой базы данных всегда начинается с формирования таблиц.
Таблицы базы данных можно создать тремя различными способами: путём ввода в окно с традиционной табличной формой; с помощью Мастера; с помощью Конструктора таблиц. Для квалифицированных пользователей предпочтительно создавать таблицы в режиме Конструктор таблиц. БД «Подписка» содержит 3 таблицы ИЗДАНИЯ, ПОДПИСЧИКИ и ПОДПИСКА. Ниже приведена таблица ИЗДАНИЯ в режиме Конструктор.

В верхней его части располагаются столбцы, предназначенные для ввода имени, типа данных и краткого описания поля, а в нижней находится область для определения его свойств. Она становится активной, если задано имя поля и установлен его тип.
Список типов данных в Access содержит девять наименований и завершается Мастером подстановок, который позволяет задать характеристики чужих ключей, используемых при установлении связей с другими таблицами.
Для идентификации записей в таблице используется первичный ключ – это одно или несколько полей, имеющих уникальные значения в каждой записи. В реляционной базе данных каждая таблица должна иметь первичный ключ. Пример таблицы Издания с введёнными данными в режиме Таблица приведён ниже .
Создав остальные таблиц, необходимо указать связи между ними, в результате получим Схему данных

Итак, таблицы и соответственно Схема данных являются основополагающими элементами СУБД, которые обеспечивают хранение данных.
ФОРМЫ
Для удобства ввода данных в таблицы можно для каждой из них создать форму тремя различными способами:
при помощи Автоформы на основе таблицы или запроса,
при помощи Мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов,
вручную в режиме Конструктор..Удобнее всего сначала создать базовую форму в Мастере, которая затем может быть изменена в соответствии с требованиями в режиме Конструктор.
По внешнему виду формы, создаваемые в Мастере, бывают: в один столбец, ленточные, табличные и выровненные.
Любая форма включает следующие разделы.
Заголовок формы – находится в верхней части формы. При печати выводится только на первой странице. Может включать графику, текст. Добавляется одновременно с областью примечаний формы.
Верхний колонтитул – используется для печати формы, поэтому отображается только в режиме предварительного просмотра. При печати выводится вверху каждой страницы. Добавляется одновременно с нижним колонтитулом.
Область данных – основная часть формы, содержащая данные. Здесь располагаются присоединенные элементы управления, а также любые другие.
Количество областей данных при печати соответствует количеству записей в источнике данных.
Нижний колонтитул – используется аналогично верхнему колонтитулу, при печати выводится в нижней части каждой страницы. Добавляется одновременно с верхним колонтитулом.
Примечания – раздел используется для пояснений и примечаний, а также итоговых полей. Печатается только на последней странице. Добавляется одновременно с областью заголовка.
Пример формы ПОДПИСЧИКИ созданной в Мастере и откорректированной в Конструкторе приведён ниже

ЗАПРОСЫ
При работе с БД приходится просматривать данные или проводить вычисления, используя информацию из нескольких таблиц. В Access эта процедура реализуется с помощью запросов..Запросы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра, анализа, ввода и изменения информации в БД. Кроме того, они используются в качестве источника данных для форм и отчетов.
Запросы бывают следующих типов:
запросы на выборку,
запросы с параметрами,
запросы с вычислениями,
запросы с групповыми вычислениями (итоговые),
перекрёстные запросы,
запросы действия (удаления, добавления, обновления и создания таблиц).
В результате их выполнения создается набор записей, удовлетворяющих необходимым требованиям. Эти записи можно просматривать, печатать, обновлять, из них можно выбирать информацию. Однако в отличие от реальной таблицы, набор записей для запроса физически не существует в базе данных. Он создается только во время его выполнения.
В СУБД MS Access существует три способа построения запросов: с помощью Мастера запросов, с помощью Конструктора, в режиме SQL
Для создания запросов воспользуемся конструктором запросов, По умолчанию, любой запрос, создаваемый с помощью конструктора, является запросом на выборку. Появится диалоговое окно, в котором надо выбрать таблицы для добавления.

Создание запроса начинается с выбора полей, включаемых в набор записей и задания условий отбора.
Окно конструктора запросов состоит из двух частей. В его верхней части находятся списки полей таблиц или запросов, на основе которых создается новый запрос, в нижней части располагается бланк запроса, в котором выполняется вся работа по его формированию.
Каждый столбец бланка представляет одно поле, используемое в запросе. Первая его строка Поле служит для задания полей. Эти поля могут использоваться для задания условий сортировки, отбора данных из таблицы или для печати данных в наборе записей. Имена полей отображаются в заголовках столбцов при выводе набора записей в запросе. В случае необходимости они меняются.
Во второй строке бланка запроса Имя таблицы под именем каждого поля отображается название таблицы, из которой это поле выбрано.
Для определения порядка сортировки для выбранного или вычисляемого поля используется третья строка бланка Сортировка.
Флажки в строке бланка Вывод на экран отвечают за включение полей в набор записей запроса. По умолчанию он содержит все поля, присутствующие в бланке запроса. Однако некоторые их них используются только для отбора записей, и выводить их вовсе не обязательно. Чтобы исключить такое поле из набора записей, для него снимается флажок в строке Вывод на экран.
Строка Условие отбора и строки Или бланка используются для ввода условия отбора записей.
Ниде приведён запрос в Конструкторе запросов о выборе подписок более чем на 3 месяца и его результат выполнения.


Ниже представлен более сложный запрос с вычислениями суммы стоимости подписки по изданиям и подписчикам


Итак, запросы в СУБД позволяют извлекать информацию из БД по сложным критериям в соответствии пожеланиями пользователей.
ОТЧЕТЫ
Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать .
Основные данные для формирования отчета берутся из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения (заголовки, примечания отчетов, количество страниц и другая сопроводительная информация) вводятся при разработке отчета.
Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов MS Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать макет отчета. После создания основной части отчета разработчик может переключиться в режим Конструктор и внести изменения в стандартный макет.
Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. Он предоставляет широкие возможности для группировки данных, вычисления промежуточных и общих итогов:
В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы.
Формирование отчета с помощью Мастера начинается с выбора полей, используя данные из нескольких таблиц и запросов, После выбора дополнительного поля становится доступной кнопка Группировка, с помощью которой открывается окно диалога Интервалы группировки.
В следующем окне задаются дополнительные условия сортировки строк в области данных отчета. Допускается выбор до четырех полей из базовой таблицы или запроса, по которым будут упорядочиваться данные. По умолчанию применяется порядок сортировки по возрастанию. Чтобы выбрать итоговую функцию, в этом окне нажимается кнопка. Для каждой группы данных предлагаются функции: для суммирования данных (Sum), вычисления среднего (Avg), определения минимального (Min) или максимального (Мах) значения в группе. Здесь же определяется режим вывода данных: Только итоги или Данные и итоги. Если устанавливается флажок Вычислить проценты, то наряду с суммами в отчет включаются элементы управления для вывода долей, которые составляют эти суммы от общих итогов. Созданный отчет может быть откорректирован в режиме конструктора. Ниже приведён отчёт о подписных изданиях.

Ниже приведён отчёт, созданный на основании перекрёстного запроса