Мониторинг производственных процессов

Содержание

Введение …………………………………………………………………... 3
1. Мониторинг ….…………………………………………………………….4
2. Измерение и анализ процесса …………………………..…..………..…. 7
Заключение …………………………………………………………...…. 15
Список используемой литературы ……...…………………………...…. 16

Введение

В процессе управления всем предприятием или отдельным
структурным подразделением возникает множество непредусмотренных
процедурой управления ситуаций и неопределенностей. Принятие решения в
возникающих ситуациях во многом зависит от системы мониторинга
процесса. Именно она дает основание судить о правильности принятого
решения руководством по конкретной проблеме. Мониторинг представляет
собой непрерывный процесс сбора, обработки, оценки и подготовки
решений, направленных на достижение целей и задач организации.
В современном сложном производстве использование информации,
информационных систем и коммуникаций имеют решающее значение для
успеха организации. Информация, а также системы и коммуникации,
которые ее предоставляют, пронизывает все уровни современных
организаций. Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001—2001 требует, чтобы организация
применяла подходящие методы мониторинга и, где это целесообразно,
измерения процессов. Для выполнения этого требования каждому
предприятию необходимо определить свои требования к мониторингу и
измерениям и правилам их выполнения, чтобы продемонстрировать
способность процессов достигать запланированных результатов, иначе
необходимо разрабатывать и внедрять корректирующие и (или)
предупреждающие, а так же улучшающие действия для обеспечения
соответствия продукции. В организации должна существовать четкая
процедура ведения постоянной отчетности о проведении мониторинга и
измерений, которая необходима для того, чтобы оценить уровень развития
системы и ее влияние на экономические показатели предприятия.

1. Мониторинг

Согласно пункту 8.1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Общие положения по
измерению, анализу и улучшению» организация должна планировать
применять процессы мониторинга, измерения, анализа и улучшения,
необходимые для:
- демонстрации соответствия продукции;
- обеспечение соответствия системы менеджмента качества стратегии и
политики организации;
- постоянного улучшения деятельности системы менеджмента
качества.
Самым общим образом мониторинг можно определить как постоянное
наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия
желаемому результату или исходному положению.
Мониторинг – специально организованное, систематическое
наблюдение за состоянием объектов, явлений, процессов с целью их оценки,
контроля или прогноза. Это более точное определение.
Процессы мониторинга зависят от потребностей и условий конкретной
организации. Общие принципы формирования:
- всесторонность — мониторинг должен быть всесторонним,
основываться на простых и сводных измерениях, фокусируясь на
исключениях;
- соответствие — мониторинг должен соответствовать миссии,
видению, целям и стратегии предприятия;
- приемлемость — эффективный метод мониторинга должен быть
приемлем для его объектов, необходимо уважать их личное пространство и
не вторгаться в повседневные обязанности;
- своевременность — данные мониторинга должны быть доступны,
позволяя выявлять отклонения, о которых надо немедленно сообщить для
принятия верных и оперативных решений;
- доказательность — информация, полученная в ходе мониторинга,
должна поддаваться проверке другими средствами, то есть быть точной и, по
возможности, основанной на фактах;
- динамичность — любая форма мониторинга должна допускать
оперативные корректирующие меры;
- гибкость (адаптируемость) — система мониторинга должна легко
адаптироваться, обеспечивая точную, значимую и своевременную
информацию в изменяющихся обстоятельствах.
К факторам успешного функционирования системы мониторинга
процесса можно отнести следующее:
1. Система должна содержать измеряемые показатели и характеристики
процессов, которые требуются сотрудникам и менеджерам процесса для их
работы и оценки результата.
2. Система должна разрабатываться с привлечением участвующих в
процессе сотрудников.
3. Система должна получать сильную поддержку высшего руководства.
К наиболее распространенным методам мониторинга процессов
следует отнести проведение внутренних и внешних аудитов (проверок) и
анализ запланированных и выполненных мероприятий.
Проверка — систематический, независимый и документированный
процесс получения свидетельства аудита и объективного их оценивания с
целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита.
При проведении проверок в рамках подразделения анализируется вся
его деятельность. Рассматривается степень соблюдения подразделением
установленных процедур и анализируются методы управления на предмет их
эффективного функционирования. Проверка обычно начинается с изучения
основной задачи подразделения, регистрации анализа его деятельности и
контрольного перечня самооценки руководителя. Затем проверка
распространяется на всю систему управления, функционирующую в рамках
подразделения. Проверяющие анализируют производительность, обсуждают
с сотрудниками методы управления и используемые процедуры, а также
лично оценивают соответствие деятельности отдела установленным
системам. Проверяющие встречаются с потребителями продукции этого
подразделения с целью определения ее соответствия их требованиям.
На основе такой оценки подготавливается отчет, содержащий как
положительные, так и отрицательные результаты проверки. Отчет
обсуждается с руководителем подразделения для устранения недоразумений.
Затем отчет рассматривается высшим руководителем, который его
анализирует на предмет эффективного использования полученных
результатов и разрабатывает план корректирующих воздействий, который
представляется высшему руководителю и службе обеспечения качества
функционирования систем.
Должен также проводиться мониторинг внедрения программы аудита,
а через определенные интервалы времени - анализ достижения целей и
идентификация возможностей улучшения программы. О результатах анализа
необходимо докладывать высшему руководству. Показатели деятельности
должны быть использованы для мониторинга следующих характеристик:
- возможности аудиторской группы реализовать план аудита;
- соответствие программам аудитов и планам-графикам;
- обратная связь от заказчиков аудита, проверяемых организаций и
аудиторов.

2. Измерение и анализ процесса

Идея представления организации в виде совокупности процессов, а
управления ее деятельностью – как управления набором процессов, стала
распространяться в 50-х годах XX века. Передовые компании мира приняли
на вооружение этот подход и на практике доказали важность, эффективность,
экономичность и прогрессивность перехода к производству,
ориентированному на клиента и имеющему процессно-ориентированную
систему управления.
Процессная модель предприятия является основой для проведения
анализа процессов, который часто приводит к выводам о необходимости
изменения процессов, как с технологической, так и с организационной точек
зрения, для повышения эффективности функционирования организации в
целом – увеличения прибыли, снижения издержек, повышения качества
продукции, увеличения производственного потенциала и т.д.
Для достижения наилучшего результата необходимо установить
возможные источники ошибок и после этого распределить точки измерения
результатов операций как можно ближе к источникам ошибок. Затем нужно
построить цепь обратной связи, позволяющую исполнителям исправить
ошибки, допущенные в пределах их области деятельности. Такая система
обеспечивает информацию, которая позволяет руководству принимать
решения о целесообразности вложения средств в модернизацию
оборудования, обучение кадров, изменения процедур, предупреждающих
повторение ошибок.
Количественные измерения предпочтительнее качественных. При
отсутствии измерений, связанных с допущенными ошибками, необходимо
полагаться на мнение потребителей.
Важно расположить точки измерения в непосредственной близости от
выполняемой работы. Идеальным вариантом представляется точка
измерения, являющаяся частью операции. Сокращение времени обратной
связи дает двойной эффект. Во-первых, сотрудник прекращает делать
ошибки и, во-вторых, в уже дефектное изделие прекращается поступление
дополнительных ресурсов.
При проведении измерений важно удостовериться в наличии
необходимой документации на изделие или иной результат труда, проверить
ее на соответствие требованиям потребителей, определить эффективность
обратной связи с потребителем, позволяющей оценивать степень
удовлетворения потребителей и узнавать об изменениях предъявляемых им
требований.
Технические аспекты статистического контроля достаточно хорошо
разработаны, математически обоснованы и обеспечены программами для
компьютеров. Приборы, используемые для измерения показателей процесса
и выходных данных, становятся все более точными и экономичными, в
результате чего в настоящее время получили широкое распространение
автоматизированные средства измерений и анализа данных, встроенные в
технологический процесс.
Измерения должны распространяться на:
1. Периодическую оценку и анализ степени удовлетворенности всех
групп потребителей;
2. Процессы деятельности организации;
3. Результаты процесса.
В системе мониторинга процессов существует следующая иерархия
измерения параметров процесса:
- внутренние характеристики процесса с точки зрения организации;
- внешние характеристики процесса с точки зрения потребителей;
- входные характеристики процесса;
- характеристики качества видов деятельности.
В системе измерений главными являются внутренний аудит и
самооценка.
Согласно пункту 8.22 1 ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Общие положения по
измерению, анализу и улучшению» организация должна проводить аудиты
через запланированный интервал с целью установления того, что система
менеджмента качества:
- соответствует запланированным мероприятиям и требованиям
разработанным организацией;
- внедрена результативно.
Аудит может быть внешним (проводится при сертификации
деятельности), внутренним (проводится самой организацией в качестве
обязательной процедуры) и аудит второй стороны – проводится
потенциальным партнером.
Аудит позволяет определить что деятельность в области качества и ее
результаты соответствуют запланированным мероприятиям и пригодны для
достижения цели, а так же то, что действия осуществляются.
Аудит проводится в три этапа:
1. Аудит системы менеджмента качества;
2. Аудит процессов;
3. Аудит товаров и услуг.
Согласно ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту
систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»К
принципам проведения аудита относят:
- этичность поведения - основа профессионализма. Существенными
при аудите являются ответственность, неподкупность, умение хранить тайну
и осмотрительность;
- беспристрастность - обязательство представлять правдивые и точные
отчеты. Выводы аудитов, заключения по результатам аудита и записи
отражают правдиво и точно деятельность по аудиту. Неразрешенные
проблемы или разногласия между аудиторской группой и проверяемой
организацией отражают в отчетах (актах);
- профессиональная осмотрительность - прилежание и умение
принимать правильные решения при проведении аудита. Профессиональная
осмотрительность аудиторов соответствует важности выполняемого задания
и доверительности со стороны заказчиков и других заинтересованных
сторон. Важным фактором является необходимая компетентность;
- независимость - основа беспристрастности и объективности
заключений по результатам аудита. Аудиторы независимы в своей
деятельности и свободны от предубеждений и конфликтов интересов.
Аудиторы сохраняют объективное мнение во время всего процесса аудита с
целью обеспечения того, что в основе выводов и заключений находятся
только свидетельства аудита;
- подход, основанный на свидетельстве - разумная основа для
достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе
систематического аудита. Свидетельство аудита основано на выборках
существующей информации, поскольку аудит осуществляется в
ограниченный период времени и с ограниченными ресурсами.
Соответствующее использование выборок тесно связано с доверием, с
которым относятся к заключениям по результатам аудита.
Источниками информации для аудита могут служить документы
организации, опросы сотрудников, результаты обратной связи с
потребителями.
Основными документами аудита являются:
- план и график аудита;
- опросники для сотрудников (так называемые, чек-листы);
- требования к аудиту ГОСТ Р ИСО 19011-2003;
- протоколы аудита;
отчеты о несоответствии системы менеджмента качества требованиям
и стандартам; требованиям к деятельности подразделений;
- планы корректирующих и предупреждающих действий.
Анализ программы аудита должен охватывать:

- результаты мониторинга и установленные тенденции;
- соответствие процедурам;
- выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон;
- записи по программе аудита;
- альтернативные или новые методики в области аудита;
- согласованность действий аудиторских групп в сходных ситуациях.
Результаты анализа программы аудита могут привести к
корректирующим и предупреждающим действиям и улучшению программы
аудита.
Самооценка – это деятельность организации по оценке уровня развития
собственной деятельности. Целью самооценки является выявление слабых и
сильных сторон деятельности и планирование улучшений.
При проведении самооценки могут использоваться модели SWOT-
аналтза, Премии по качеству, Европейская модель менеджмента качества и
другие.
Европейская модель (EFQM) – это оценка организации по двум
направлениям: возможностям и результатам. К возможностям относятся:
лидирующая роль руководства, стратегия и политика организации,
менеджмент персонала, ресурсы предприятия и менеджмент процессов. К
результатам относятся непосредственные результаты деятельности, а также
степень удовлетворенности всех трех групп потребителей.
Специалисты по самопроверке проверяют и утверждают контрольный
перечень вопросов самооценки, поскольку они могут без труда определить
отсутствующие методы управления и дать беспристрастное заключение по
применяемым критериям. Они составляют перечень отклонений, который
позволяет им выяснить хронические проблемы и определить необходимые
корректирующие мероприятия.
Анализ состояния процессов и определение первоочередных
направлений его усовершенствования должен проводиться с учетом затрат,
возможностей внедрения предполагаемых мероприятий и предполагаемого
эффекта.
Методы системотехники основываются на том, что заданная цель -
главное, средства ее достижения стоят на втором месте, но тоже важны.
Используя такой подход, можно разработать эффективную систему,
обеспечивающую достижение главной цели, принимая во внимание цели
второго уровня, которые работают на достижение главной цели. Системность
подхода предполагает четыре этапа:
1.Разработка технических условий процесса. Этот документ определяет
цели, которым дожжен соответствовать процесс.
2.Анализ схемы процесса. На этом этапе анализируются все возможные
организационные подразделения, участвующие в процессе, а также
взаимосвязи между ними с целью выработки компромиссных решений,
обеспечивающих наиболее желаемое состояние всего процесса.
3.Установление каналов передачи данных. Поскольку большинство
процессов включает взаимозависимые процессы, обеспечение обратной связи
по схеме вверх-вниз и по горизонтали должно быть предусмотрено в
подпроцессах.
4.Доументация по процессу. На этом этапе разрабатывается детальная
документация на все операции процесса, информационное обеспечение и
вспомогательные виды деятельности. Проводятся испытания процесса с
целью определения его эффективной взаимосвязи со смежными процессами.
Системный подход предусматривает охват всего процесса, а не
отдельных подпроцессов.
Согласно ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества.
Рекомендации по улучшению деятельности», Высшему руководству
необходимо распространить анализ со стороны руководства за пределы
верификации результативности и эффективности системы менеджмента
качества и превратить этот анализ в процесс, охватывающий всю
организацию, который также оценивает эффективность системы. Анализ со
стороны руководства следует превратить в трибуну по обмену новыми
идеями со стимулированным лидерством высшего руководства, открытой
дискуссией и оценкой входных данных.
Для добавления ценности организации по результатам анализа со
стороны руководства высшему руководству надо управлять осуществлением
процессов жизненного цикла продукции и вспомогательных процессов
посредством систематического анализа, основанного на принципах
менеджмента качества. Частота анализа устанавливается исходя из
потребности организации. Входные данные к процессу анализа необходимо
преобразовать в выходные данные, охватывающие не только
результативность и эффективность системы менеджмента качества.
Результаты анализа предоставляют данные, которые используют при
планировании улучшения деятельности организации.
Входные данные к оценке результативности и эффективности системы
менеджмента качества учитывают интересы потребителей и других
заинтересованных сторон и содержат:
- статус и результаты достижения целей в области качества и
деятельности по улучшению;
- статус пунктов, по которым требовались действия на основе анализа
со стороны руководства;
- результаты аудитов (проверок) и самооценки организации;
- обратную связь об удовлетворенности заинтересованных сторон,
возможно, даже до момента их участия;
- факторы, связанные с рынком (технологии, исследования и
разработки, деятельность конкурентов и т.п.);
- результаты сравнения с лучшими достижениями;
- сведения о работе поставщиков;
- новые возможности улучшения;
- управление несоответствиями процессов и продукции;
- оценку рынка и стратегию;

- статус деятельности по стратегическому партнерству;
- финансовые результаты деятельности, связанной с качеством;
- другие факторы, которые могут воздействовать на организацию,
такие, как финансовые, социальные или экологические условия и
соответствующие изменения законов и регламентов.
При распространении анализа со стороны руководства на вопросы,
выходящие за пределы верификации системы менеджмента качества,
результаты такого анализа могут использоваться высшим руководством в
качестве входных данных для процессов улучшения. Высшее руководство
может применять этот процесс анализа как мощное средство при
определении возможностей улучшения деятельности организации. График
проведения анализов способствует своевременному обеспечению данными
для стратегического планирования в организации. Отобранные выходные
данные следует доводить до сведения работников организации,
демонстрируя им, как процесс анализа со стороны руководства ведет к
постановке новых целей, которые принесут выгоду организации.
Дополнительные выходные данные для повышения эффективности
включают, например:
- цели, касающиеся характеристик продукции и показателей процессов;
- цели улучшения деятельности организации;
- оценку пригодности организационной структуры и ресурсов;
- стратегию и инициативы по маркетингу, продукции и
удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон;
- сокращение потерь и планы снижения идентифицированных рисков;
- информацию по стратегическому планированию будущих
потребностей организации.
Необходимо иметь достаточно записей для обеспечения
прослеживаемости и облегчения оценки самого процесса анализа со стороны
руководства, чтобы убедиться в его постоянной эффективности и в
добавлении ценности организации.

Заключение

Подтверждением того, что в организации система управления
действует эффективно, а отдельные отклонения носят случайный характер
служит следующее:
- Наличие эффективно действующих органов управления;
- Проведения контроля за соблюдением установленных методов
управления;
- Проведение анализа требований, регламентирующих управление в
организации;
- Проведения корректирующих мероприятий в соответствии с планами
и выполнение решений по устранению выявленных недостатков;
- Выявление неудовлетворительных или слишком бюрократических
процедур;
- Координация проведения самооценки, аудита и контроля качества
процессов внутри организации;
- Координация программ, обеспечивающих проведение анализа
деятельности различных отделов;
- Разработка и координация программ обучения персонала,
действующего в рамках различных систем;
- Анализ соответствия систем и органов правления требованиям,
установленным регулирующими ведомствами.

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджментра качества.
Требования»
2. ГОСТ Р ИСО 19011-2003 «Руководящие указания по аудиту систем
менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента»
3. ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества.
Рекомендации по улучшению деятельности»
4. Басовский Л. Е., Протасьев В. Б. Управление качеством: Учебник. –
М.: ИНФРА-М, 2008.-212с.
5. Сергеев, И.В. Экономика предприятия: Учеб. пособие. - 2-е изд.,
перераб. и доп. / И.В.Сергеев. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.
6. Макареня Т.А. Организация и планирование производства. Учебное
пособие / Т.А.Макареня. - Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2007. - 231 с.
7. Широкова Г. В. Управление организационными изменениями: Учеб.
Пособие. – СПб.:Издат. Дом С.-Петерб. гос. ун-та, 2005.-432с.