Электронный документооборот образовательной организации

СОДЕРЖАНИЕ
Введение……………………………………….………………….….....................31.

Теоретическая сущность электронного документооборота и его правовое регулирование……………...……………….………………………...5
2. Принципы работы с электронным документооборотом в образовательной организации…………………………………….…………...8
3. Основные проблемы внедрения системы электронного документооборота образовательной организации и пути их решения…………………………………………………………………...……….12
Заключение……………………………………….………………………………17
Список литературы……………………………….……………………………..19

Введение
В последнее время  в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.
Электронный документ — это документ, созданный при помощи компьютерных технологий, который может быть подписан электронной подписью  и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата или храниться в виде файла на компьютере либо в сети (локальной или на просторах Интернета).
Электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Современные информационные технологии предоставляют огромные возможности образовательным учреждениям в области повышения эффективности организации учебного процесса и оптимизации работы его административных подразделений. Использование средств автоматизации учебного процесса дает возможность выполнить работу быстро и без ошибок, которые неизбежны при «ручной» обработке больших массивов информации.
Использование автоматизированной системы управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорять процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.
Образовательные учреждения уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом и некоторые из них даже самостоятельно разработали и внедрили подобные системы.
Актуальность выбранной темы состоит в том, что внедрение систем электронного документооборота является распространенным явлением на данный момент времени. Многие организации переходят на электронный документооборот, поэтому необходимо разобрать вопрос того, как внедряют системы электронного документооборота, в чем состоят проблемы и преимущества от внедрения.
Объект исследования: электронный документооборот.
Предмет исследования: теоретические аспекты электронного документооборота и внедрения его в образовательную организацию.
Главные цели:
определение сущности электронного документооборота и его правовое регулирование;
описание принципов работы электронного документооборота;
выявление проблем внедрения системы электронного документооборота в образовательную организацию;
найти пути решения проблем в работе системы электронного документооборота.
1. Теоретическая сущность электронного документооборота и его правовое регулирование
Обеспечение деятельности образовательной организации в условиях рыночной деятельности и договорных отношений невозможно без осуществления работы с документацией. Правильно организованный документооборот в образовательной организации позволяет обеспечить слаженное управление образовательным процессом, финансово-хозяйственными операциями, упрощает составление отчетности. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. Благодаря внедрению электронного документооборота, в организациях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.
Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. [9, с. 21]
В документообороте организации различают следующие потоки документов:
электронные документы,
электронные сообщения.
Электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме с использованием электронных вычислительных машин, а также передача по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [3, п. 11.1 ст.2] Обязательный признак электронного документа - наличие электронной подписи. Ведь информация в виде электронного документа признается равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
Электронная подпись - электронный аналог обычной подписи, реализованный с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки электронной подписи, обеспечивают практическую невозможность ее подделки, поэтому электронная подпись гарантирует неопровержимость авторства. [4, ч. 1 ст. 6  с. 21]
Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети [3, п. 10 ст.2]
Такие сообщения, если они не подписаны электронной подписью, не имеют статуса электронного документа и по общему правилу к собственноручно подписанным не приравниваются.
В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, унифицировать пути движения и сам порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении. Такой документ называется такой документ «Положение об электронном документообороте».
Область электронного документооборота активно развивается, в связи с этим появляется необходимость в постоянном дополнении и усовершенствовании законодательства относительно данной деятельности.
Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации. Электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а когда электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы. [11, с. 62]
Сфера образовательной организации электронного документооборота регламентируется следующими законодательными актами:
«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 01.04.2020);
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 16.12.2019, с изм. от 12.05.2020);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 03.04.2020); HYPERLINK "http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_220806/"
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 23.06.2016)(с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017); HYPERLINK "http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_220806/"
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». HYPERLINK "http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_220806/"
Таким образом, электронный документооборот не только упрощает составление отчетности и HYPERLINK "http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_220806/" решает вопрос экономии трудозатрат руководящего звена организации, но и повышает контроль исполнения работ по документам и продуктивность работы сотрудников.
HYPERLINK "http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_220806/"

2. Принципы работы с электронным документооборотом в образовательной организации
Внедрение электронного документооборота позволяет образовательной организации получить следующие преимущества:
однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота. [17]
Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем организации на основе рекомендаций архивных учреждений и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя организации, направлении электронных документов в структурные подразделения организации и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные. [10, с.70]
Документы на бумажном носителе включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в организациях в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Все документы, создаваемые руководством образовательной организации, могут быть классифицированы по группе признаков. Прежде всего, документы можно разделить на группы по времени возникновения. В свою очередь, документация каждого исторического периода делится по происхождению на внешнюю и внутреннюю, служебную и личную. По сложности документы делятся на простые (имеющие один предмет регулирования) и сложные (описывающие несколько предметов регулирования). По воспроизведению – на подлинники и копии. Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид – это понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного названия (приказ, письмо, распоряжение, записка). Разновидность документа детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, документированный данным видом (служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка). [16]
Функции документа:
информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);
коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права);
организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия сотрудников учреждения и участников образовательного процесса). [10, с. 79]
Следовательно, документ может быть носителем информации, средством фиксации и передачи управленческих решений, способом доказательства чего либо, источником фактов. Любое управленческое решение руководителя выносится на основе информации, а правильность принятого решения зависит от полноты, достоверности и своевременности представленной информации. Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации. Таким образом, формы управления тесно связаны с видами документов, например:
учет - с написанием различных отчетов;
планирование – с составлением планов;
инструктирование – с разработкой методик, инструкций;
руководство – с изданием приказов, распоряжений.
В большинстве случаев документы представлены на бумажных носителях, поэтому в СЭД часто используется не сам документ, а его регистрационно-контрольная карточка, в которую заносится кратное содержание документа. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и включить его электронную версию в БД. [17]
Электронные документы заносятся в БД сразу.
В настоящее время наиболее распространенным пакетом компьютерных программ, устанавливаемых в органах управления образованием и образовательных организациях, является «Microsoft Office». В его состав входит система управления базами данных (СУБД) «Microsoft Access». Программа «Microsoft Access» является признанным стандартом хранения и обработки данных, проста в использовании и не требует специальной профессиональной подготовки при ее эксплуатации, а главное – отлично подходит для делопроизводства в организациях.
Вся информация в СУБД «Microsoft Access» хранится в виде таблиц это: электронные журналы, перечень сотрудников, учащихся и их родителей и т. д. Запросы, формы и отчеты являются производными объектами. Поэтому первым этапом при формировании баз данных является создание таблиц. Все другие объекты «Microsoft Access», зависят от данных в таблицах. [17]
По итогам раздела можно отметить повышение уровня работоспособности делопроизводства образовательного учреждения. С разработкой баз данных работать с электронными документами становится проще и их поиск в архиве не занимает много времени. Можно ввести названия необходимого документа в поисковик и изучить его не вставая с места. Следовательно, увеличивается скорость работы, общее количество выполняемых работ, улучшается работа с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства). Появляется возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

3. Основные проблемы внедрения системы электронного документооборота образовательной организации и пути их решения
В наше время все больше образовательных учреждений, таких как: школы, лицеи, колледжи, техникумы, институты, университеты и т. д., внедряют электронные системы различного назначения – автоматизированные системы управления, системы дистанционного обучения, электронные дневники школьника и др. В образовательных организациях уже установлены всевозможные системы электронного документооборота (СЭД).
Как известно, электронные системы работают с документами, представленными в электронном виде – иногда в виде одного файла, иногда в виде нескольких документов, к тому же имеющими дополнительные взаимосвязи, иногда к документу прилагается еще несколько файлов – описания, извещения и т.п. Все это порождает следующие проблемы документооборота в системе образовательного учреждения.
Среди общих проблем внедрения систем документооборота выделяют:
человеческий фактор;
фактор руководства;
технический фактор;
отсутствие документооборота.
К человеческому фактору напрямую, относится консерватизм сотрудников. Особенностью систем электронного документооборота (СЭД) является то, что система должна быть внедрена на всех рабочих местах сотрудников, связанных с созданием, обработкой, редактированием информации, хранением, иначе эффективность от использования системы будет минимальной. Такая особенность и выявляет одну из основных проблем внедрения СЭД. В каждой организации найдутся люди, не стремящиеся к чему-либо новому. Консерватизм сотрудников обычно объясняется нежеланием обучаться новым технологиям. Эта проблема заводит организацию в тупик и тормозит весь процесс внедрения. В частности, это касается организаций с консервативной кадровой политикой, где даже руководитель, не свободен в обновлении кадров. [8, с.68]
Разрешать данную проблему можно по-разному, но в первую очередь необходима работа с людьми. Необходимо учитывать возрастную категорию каждого сотрудника, его профессиональные и личные особенности.Для облегчения перехода к СЭД необходимо сделать его постепенным. Например, внедрить сначала только электронную почту. Затем, разработать простую интернет-систему, учить сотрудников организации пользоваться поиском материалов на внутреннем интернет-сервере.
На подготовительном этапе необходимо найти людей, которые смогут помогать отстающим, освоить новую технологию работы. По этому принципу должны быть организованы курсы обучения сотрудников на добровольной основе, чтоб не возникли дополнительные проблемы. При правильном подходе к организации курсов, у остальных сотрудники появится интерес и будет определенная информация, которую они получат от тех, кто прошел обучение первым. [17]
Фактор руководства является самой важной проблемой внедрения системы. Одной из причин не доверительного отношения руководителя организации к нововведениям является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных. Ещё существует неумение и нежелание самому работать с компьютером, редактировать и просматривать документы. Решением такой проблемы будет - убедить своего руководителя и сделать его сторонником внедрения СЭД.
Если же система электронного документооборота уже внедрена, то она способна значительно упростить реализацию подобных структурных изменений. Существование в организации СЭД помогает избежать сложностей, возникающих при передаче больших объемов информации на бумаге из одного подразделения в другое.
Если в организации совсем отсутствует документооборот, даже бумажный, то существуют свои преимущества. В первую очередь - отсутствие необходимости кого-либо переучивать. В этом случае существует простое решение - запускают пилотный проект. Для начала анализируют деятельность организации и выявляют проблемные участки, которые больше всего страдают от отсутствия формализации в ведении документов. После успешного внедрения пилотного проекта имеется поддержка руководителей подразделений. Когда становится известно, что делать, есть явно довольные работой с системой руководители подразделений и составлена подходящая смета расходов на реализацию СЭД, руководство может смело принимать решение о внедрении системы электронного документооборота. [13]
К проблемам технического характера относятся дополнительные траты на покупку нового оборудования, установку серверов, которые необходимы для внедрения СЭД, а также сложности выбора нужной системы электронного документооборота, при выборе которой следует обращаться за помощью к консультантам. Чтобы решить данную проблему нужно найти проверенную компанию, партнера по внедрению СЭД, которая настроена на долгосрочное сотрудничество, а не на одноразовый контракт с максимальной прибылью. К техническим проблемам внедрения СЭД можно отнести следующее.
Проблема поиска. Проблема заключается в том, что в файловой системе компьютера единственный осмысленный атрибут хранения – имя файла, а для успешной организации хранения, поиска и доступа к документам одного имени файла явно недостаточно.
Проблема выборок. Перед пользователем ежедневно встает задача произвести выборку из существующего множества документов по определенным критериям. Критерии выборок при реальной работе могут включать в себя практически любую комбинацию.
Проблема иерархии. Дистанционные курсы в системе дистанционного обучения состоят из отдельных тем. В свою очередь, темы состоят из лекций, практических заданий, лабораторных работ, домашних заданий, вопросов для самоконтроля, тестов, часто задаваемых вопросов, экзаменов. Система хранения документации должна обеспечивать иерархическое построение структуры, так как при больших объемах базы данных работать в линейных списках невозможно.
Проблема прав доступа. Вполне понятно, что не каждый пользователь должен иметь возможность редактировать, копировать и удалять любой документ, разрабатывать документ. Кто-то должен иметь права на изменение определенных документов, а кто-то – только на просмотр этих документов, другие – права на коррекцию документов другого проекта. Другие пользователи вообще не должны иметь доступ к некоторой информации, в т.ч. конфиденциальной. Без налаженной системы документооборота произвести разграничение прав на структурированном множестве документации весьма проблематично. В то же время без такого разграничения возможны несанкционированное копирование, удаление, исправление документов, т.е. действия, которые могут нанести серьезный урон школе. Крайне важной бывает возможность просмотреть историю жизненного цикла документа – когда и кем редактировался, просматривался, копировался и т.п., а также историю действий пользователя в системе.
Проблема версий. Любой документ за время своего жизненного цикла просматривается и корректируется несколькими пользователями, проходит множество стадий разработки и утверждения. Поэтому вполне естественно желание фиксировать версии и даже подверсии документа по мере его создания и редактирования.
Проблема архива. Любая организация, в том числе образовательная, имеет архивную службу. Естественно, самый удобный тип архива – электронный. При этом он должен быть централизованным, надежным и быстро доступным. Помещение документов в архив и их получение должно быть практически мгновенным. В настоящее время встречается методика хранения архива на информационных носителях, что о такой степени надежности хранения архива говорить не приходится.
Проблема управления. Система документооборота должна быть хорошо управляемой, что значит должны обеспечиваться широкие возможности по управлению способами хранения данных, их архивации, заданию прохождения документов и т.п. [17]
Таким образом, управление образовательным учреждением, будет более эффективным, если:
будет проведен анализ существующих систем электронного документооборота для поиска наиболее эффективного;
управление будет основываться на использовании систем электронного документооборота;
уровень подготовки педагогического коллектива будет соответствовать требованиям процесса информации.
Реализация всех преимуществ электронных систем в образовательных организациях возможна лишь при решении проблемы документооборота в этих организациях. Т.е. когда в ее состав будет включена такая организационная структура, в которой любая информация легкодоступна или обеспечена ее автоматическая передача между различными подсистемами, например, системой дистанционного обучения, электронными журналами и дневниками.
Заключение
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что организация может достигнуть успеха не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности. Поэтому имеется необходимость введения электронного документооборота в каждую организацию.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота не только упрощается, но и увеличивается скорость составление отчетности. Повышается контроль исполнения работ с документами и продуктивность работы сотрудников. Также СЭД обеспечивает более эффективное управление за счет автоматического контроля, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. При использовании СЭД производительность труда персонала увеличивается, а стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов уменьшается. Также СЭД обеспечивает более эффективное управление за счет автоматического контроля, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. При использовании СЭД производительность труда персонала увеличивается, а стоимость архивного хранения электронных документов в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов уменьшается.
В современном образовательном учреждении информационные технологии должны использоваться как естественный элемент образовательной среды.  Должно быть создано и доработано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей). Именно к такой структуре организации документооборота должны стремиться все учебные заведения.
В ходе выполнения реферата были достигнуты цели:
определение сущности электронного документооборота и его правовое регулирование;
описание принципов работы электронного документооборота;
выявление проблем внедрения системы электронного документооборота в образовательную организацию;
найти пути решения проблем в работе системы электронного документооборота.
Список литературы
«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 01.04.2020);
«Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 16.12.2019, с изм. от 12.05.2020);
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 03.04.2020); HYPERLINK "about:blank"
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 23.06.2016)(с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017); HYPERLINK "about:blank"
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 16.03.2019) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;«ГОСТ 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018);
Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами. М.: Эксмо, 2018. - 288 стр.; HYPERLINK "about:blank" Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: Москва, 2019. - 224 стр.;
Касьянова Г. Ю. Документооборот. М.: АБАК, 2018. - HYPERLINK "about:blank" 256 стр.;
Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М.: Дашков и К, 2019.- 520 стр.; HYPERLINK "about:blank" Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2020. - №1 - С. 15-30;
Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело - 2020. - №3 - С. 56-62;Справочно правовая система «Консультант плюс». [Электронный ресурс] / http://www.consultant.ru (дата обращения 24.05.2020);
Справочной правовая система «Гарант». [Электронный ресурс] / http://ivo.garant.ru/ (дата обращения 24.05.2020);
Научно технологический центр. Страстенко В.В. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. [Электронный ресурс] / http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html / (дата обращения 23.05.2020); HYPERLINK "about:blank"
Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс] / http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (дата обращения 24.05.2020);
Автоматизированные системы управления предприятием. [Электронный ресурс] / http://www.cmdsoft.ru (дата обращения 24.05.2020).