Уровни управления в фирме. Влияние внешней среды и ее учет при создании информационной системы

Содержание
Введение………………………………………………………………………………...3
1. Уровни управления в фирме………………………………………………………...4
2. Влияние внешней среды и ее учет при создании информационной системы…...6
3. Применение информационных технологий для управления предприятием….…8
Заключение…………………………………………………………………………….16
Библиографический список…………………………………………………………..17
Введение
Высокоразвитое  состояние мира сегодня объясняется  успешным управлением. Управление осуществляется на каждой стадии деятельности современных  организаций. Повышение эффективности работы предприятия в значительной мере определяется организованностью системы управления, зависящей от четкой структуры предприятия и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели.
Необходимость совершенствования системы управления на современном этапе определяется многими факторами. Это и оптимизация  численности аппарата управления, его функций; внедрение автоматизированных систем управления и разработки систем принятия решения.
В современных условиях эффективное  управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.
Бурное  развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.
Цель работа – изучение уровней управления в фирме, информационных технологий для управления предприятием.
Задачи работы:
изучение уровней управления фирмы,
рассмотрение влияния внешней среды и ее учет при создании информационной системы,
рассмотрение применения информационных технологий для управления предприятием.
1. Уровни управления в фирме
947449200505300Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев. Пирамидальная структура управления организацией показана на рисунке 1.
Управление
высшего
звена Институциональный уровень
Управление
среднего Управленческий уровень
звена
Управление
низового Технический уровень
звена
Рисунок 1 – Уровни управления организацией
Несмотря на то, что все руководители организации выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые, в свою очередь, координируют работу менеджеров более низкого уровня, и так до уровня руководителя, который координирует работу неуправленческого персонала – людей, производящих продукцию или оказывающих услуги. Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления. Форма пирамиды указывает на то, что на каждом последующем уровне управления находится меньше людей, чем на предыдущем.
Высший уровень управления – самая малочисленная категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее решений. К руководителям высшего звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.
Руководители среднего уровня управления обеспечивают реализацию политики функционирования организации, разработанной высшим руководством, и отвечают за доведение более детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Специалисты, входящие в эту группу, имеют, как правило, широкий круг обязанностей и обладают большой свободой принятия решений. Это руководители отделений, бюро, директора предприятий, входящих в состав организации, начальники функциональных отделов.
Руководители низового уровня в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий. Руководители этого уровня часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов. Большинство людей начинают свою управленческую карьеру с этого уровня.Исследования показывают, что работа руководителей низового уровня является напряженной и наполненной разнообразными действиями. Она характеризуется частыми переходами от одной задачи к другой. Временной период для реализации решений короткий. Было выявлено, что, например, мастера проводят около половины своего рабочего времени в общении. Они много общаются со своими подчиненными, немного с другими мастерами и совсем мало со своим начальством.
Следует отметить, что на всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительские функции.
Формирование уровней управления осуществляется по производственно-территориальному принципу, сущность которого заключается в том, что весь аппарат управления делится по вертикали уровни управления, а по горизонтали на каждом уровне образуются управленческие звенья.
2. Влияние внешней среды и ее учет при создании информационной системы.
Информационная система относится к классу открытых систем, которые активно взаимодействуют с окружающей средой, то есть со всей совокупностью элементов окружающего ИС мира, не входящих в нее, но оказывающих на нее то или иное воздействие.
Внешняя среда характеризуется тремя видами воздействия на ИС:
энергетическим воздействием, приводящим к изменению физических свойств элементов ИС (разрушение, изменение плотности, температуры и др.),
информационным воздействием, приводящим к искажению или утечки информации,
нагрузочным воздействием, приводящим к взаимному мешанию абонентов из-за конфликтов за право использования коллективных ресурсов обслуживания.
Каждый вид воздействия обладает своими характеристиками, своими механизмами взаимодействия с элементами ИС и циркулирующей в ней информацией.
При построении математических моделей подсистем, взаимодействующих с внешней средой, основные из них необходимо учитывать.Существует ряд основных вопросов, с которыми общество сталкивается постоянно: эффективность, конкуренция, безработица, качество жизни и т.д. Применение ИС – это один из путей решения таких проблем, так как технология радикально меняет и технологический процесс, и окружающую среду. Однако не всегда можно предсказать последствия применения ИС. Ввиду того, что все части организации взаимосвязаны, изменение в одной части неизбежно ведет к изменению в другой, поэтому факторы, влияющие на взаимодействие организации и ИС, включают в себя и политические, и структурные, и культурные, и природные ресурсы и т.д.
Взаимодействие информационной системы и организации обычно происходит на двух уровнях (кроме того, что оно может быть как положительным, так и отрицательным):
микроуровне, который выражается во влиянии на отдельных индивидуумов и их работу, а также на работу отделов,
макроуровне – на всю организацию, отрасль и общество в целом.
Массовый потребитель не подготовлен в современных экономических условиях к восприятию информационных технологий и информационных систем как средства решения его важнейших проблем в бизнесе. Современные средства используются узкими группами лиц. При этом действуют две тенденции в стоимостном аспекте функционирования информационной системы.
Таким образом, с одной стороны, развитие технологий снижает затраты на создание информационной системы, а с другой – стоимость информационного обслуживания растет в связи с высокой стоимостью квалифицированного труда.
3. Применение информационных технологий для управления предприятием
Новая экономическая ситуация ставит перед предприятиями ряд задач, которые ранее ими не рассматривались. Среди наиболее важных задач выделяют:
 повышение конкурентной борьбы,
 требование выпускать продукцию в соответствии с текущими заказами покупателей, а не с долгосрочными перспективными планами,
 необходимость оперативного принятия решений в сложной экономической ситуации,
 укрепление связей между поставщиками, производителями и покупателями.
В конкурентной борьбе побеждает только тот, кто быстрее других реагирует на изменения в бизнесе и принимает более верные решения. Именно информационные технологии помогают руководителям промышленных предприятий в решении этих сложных задач. Страны рыночной экономики имеют большой опыт создания и развития информационных технологий для промышленных предприятий. Наиболее распространенные методы управления производства формализованы в виде стандартов управления, которые являются основой разработки функциональной структуры ИС:
1.Планирование потребности в материалах (Material Requirement Planning – MRP I).
Метод планирования потребности в материалах (MRP I) предполагает решение следующего комплекса управленческих задач:
формирование календарного плана-графика снабжения сырьем, материалами и комплектующими,
управление складским хозяйством,
учет оборотных средств (запасов материалов).
Для планирования потребности в материалах используют следующие входные данные: о независимом спросе на готовые изделия, полуфабрикаты и запчасти, продаваемые на сторону; запасах товарно-материальных ценностей на складе; конструкторском составе изделий и технологических нормах расхода сырья, материалов и компонентов на единицу готовой продукции; об открытых заказах на поставку материалов, производственных заказах на изготовление изделий.В результате планирования потребности в материалах формируются:
 плановые заказы - в них определены размер заказа, дата запуска и дата выполнения заказа,
 рекомендации - действия, которые необходимы для устранения проблем с запасами. Эти рекомендации придают характер системы поддержки принятия решений (примеры рекомендаций: «перепланировать заказ», «отменить заказ», «запустить заказ»).
Рассчитываемый объем запасов должен покрывать производственные и непроизводственные нужды, поддерживать необходимый уровень страхового запаса, который создается для обеспечения ритмичности производства и сбыта готовой продукции. Система МRP обеспечивает формирование сводных отчетов для реализации функций контроля и анализа поставок материалов и имеет следующие преимущества:
возможность оптимизации (синхронизации) времени поступления материалов и выпуска (сбыта) продукции,
снижение уровня складских запасов,
более точная информация для производственного учета.
Недостатком метода МRP является учет ограниченного перечня производственных факторов. Поскольку при планировании объем производственных ресурсов считается не ограниченным, МRР-системы не гарантируют обязательность выполнения сформированного плана. Кроме того, не производятся вариантные расчеты плановой потребности в материалах, и поэтому анализ типа «Что если?» невозможен в принципе.
2. Планирование потребности в производственных мощностях (Capacity Resource Planning - CRP).
Метод планирования потребности в производственных мощностях нацелен на улучшение использования производственных мощностей рабочих центров. Система выполняет планирование и балансировку загрузки рабочих центров с учетом ресурсных ограничений и планов выпуска готовой продукции. Планирование потребности в производственных мощностях осуществляется по каждому виду продукции, включенного в главный календарный план. При планировании учитывается последовательность выполнения технологических операций изготовления продукции на рабочих центрах.
Для каждого рабочего центра рассчитывается плановая загрузка, учитывается ограничение производственной мощности, выдается сообщение обо всех расхождениях между их плановой потребностью (загрузкой) и имеющейся мощностью. Это позволяет своевременно предпринимать регулирующие действия, направленные на выравнивание загрузки рабочих центров за счет перераспределения потоков операций или, в крайнем случае, за счет изменения производственной программы. При этом системы СRР не обеспечивают оптимизацию загрузки рабочих центров, оставляя эту интеллектуальную процедуру человеку. В результате получается производственная программа, которая соответствует реальным возможностям загрузки рабочих центров – производственным мощностям. Эта производственная программа становится основной для планирования материальных потребностей в МRР-системе.
Для планирования потребности производственных мощностей используют исходные данные: календарного плана производства; о рабочих центрах; о технологических маршрутах изготовления готовой продукции.
Недостатком СRР-систем является учет ограниченного перечня производственных факторов, а также отсутствие средств моделирования и оптимизации загрузки рабочих центров.
3. Замкнутый цикл планирования материальных ресурсов (CL MPR).
В конце 1970-х гг. появился метод замкнутого цикла МRР (СL МPR), являющийся дальнейшим развитием метода планирования потребностей в материальных ресурсах. Основная идея нового метода – налаживание обратных связей, обеспечивающих отслеживание текущего состояния, поддержание мониторинга выполнения плана снабжения и производства. В результате применения нового метода значительно повышен уровень достоверности и точности плановых показателей. Дополнительно к системе MRP новый метод позволил автоматизировать функции управления:
укрупненное технико-экономическое производственное планирование,
разработку главного календарного плана производства,
планирование потребности в производственных ресурсах (мощностях).
После завершения фазы укрупненного планирования система замкнутого цикла MRP поддерживает фазы детального планирования и учета выполнения планов:
формирование подробных графиков выпуска готовой продукции, поставок сырья, материалов и комплектующих для поставщиков,
учет входного/выходного материального потока,
диспетчирование хода производства и поставок,
составление отчетности о предполагаемом отставании от графиков выпуска» графиков поставок и т.д.
4.Планирование ресурсов производства (Manufacturing Resource Planning – MRP II).
Важнейшая установка стандарта MRP II – обеспечение руководящего персонала необходимой информацией для принятия управленческих решений.
Система MRP II обеспечивает поддержку следующих функций управления предприятием:
бизнес-планирование,
планирование продаж и операций,
планирование производства,
формирование главного календарного плана производства,
планирование потребности в материалах; планирование потребности в мощностях,
система поддержки исполнения планов для производственных мощностей и материалов.
Детальные производственные планы и планы снабжения находят свое стоимостное отражение в калькуляции себестоимости продукции, учете реализации, учете снабженческих и производственных операций. Выходные данные интегрируются с финансовыми отчетами и документами.
В МRР II-системе реализуется три базовых принципа:
иерархичность построения ИС – разделение функций планирования на уровни, соответствующие сферам ответственности разных органов управления,
интеграция функций управления ИС – единое информационное пространство для различных сфер деятельности, связанных с материальными и финансовыми потоками в пределах горизонта планирования,
интерактивное взаимодействие управленческого персонала для моделирования управленческих решений в ИС.
Система имеет следующие основные преимущества:
возможность планирования оптимальной потребности в материальных и производственных ресурсах,
достоверный учет движения различных видов материальных ценностей от момента поступления материала на склад до отгрузки продукции потребителю,
предотвращение дефицита или избытка материальных запасов.
К недостаткам MRP II-систем относятся:
отсутствие интеграции с процессами управления финансами и персоналом,
ориентация на существующие заказы,
слабая интеграция с системами проектирования и конструирования.
5. Производство на мировом уровне (World Class Manufacturing - WCM).
Методология управления «Производство на мировом уровне» сформировалась в 1980-х гг. Она включает в себя новые методы управления:
планирование «Точно в срок»,
тотальный контроль качества,
оценка эффективности системы управления,
развитие человеческих ресурсов,
единичное производство,
реинжиниринг бизнес-процессов (BPR),
управление потоком операций (Workflow) и др.
6. Планирование ресурсов предприятия (MRP II  FRP (Finance Resource Planning), Enterprise Resource Planning – ERP I).
В 1990-х гг. МRР II-системы интегрируют с модулем финансового планирования и системой бизнес-планирования. В результате сформировалась система класса предприятия (корпорации) (ЕRР), которая позволяет эффективно планировать коммерческую деятельность предприятия, включая планирование потребностей материальных, трудовых и финансовых ресурсов, ресурсов оборудования, а также осуществлять подготовку инвестиционных проектов. Особенностью систем MRP II и ЕRР является основополагающий принцип системности и функциональной целостности системы управления. Подобные системы могут применяться для управления предприятиями различного масштаба, но в первую очередь – крупными фирмами, ведущими активный бизнес. Системы MRP II и ЕRР позволяют:
оптимизировать бизнес-процессы для снижения издержек на производство и реализацию продукции, работ и услуг,
использовать оптимальные методы планирования и управления запасами материальных ценностей,
обеспечить управление себестоимостью продукции, сократить незавершенное производство,
сократить цикл изготовления продукции (заказов),
вести детализированный учет работы каждой производственнойединицы,
оперативно вносить изменения в производственные планы,
улучшить обслуживание клиентов и заказчиков.
7. Оптимизации управления ресурсами (ERP II).
ЕRР II-системы создаются для отраслей и отдельных направлений бизнеса, модель открытого взаимодействия обеспечивает интеграцию с другими приложениями, поддержку многочисленных стандартов и протоколов межплатформенного взаимодействия (языки Java, ХМL, АSР, технологии Corbа, СОМ, система электронной документации ЕDI и т.д.).
В ЕRР II-системы включены функциональные компоненты электронного бизнеса, реализованные как веб-приложения:
SRМ - система управления взаимоотношениями с поставщиками (снабжение) для закупок ресурсов,
CRM - система управления связями с клиентами (сбыт) для сбыта и реализации продукции,
SCM - система управления виртуальными логистическими цепочками для доставки ресурсов или продукции,
ВI - система бизнес-аналитики для формирования аналитических отчетов и оценки бизнес-процессов,
РLМ - система управления жизненным циклом продукта,
НRМ - система управления человеческими ресурсами,
Financials – система управления финансами со стороны различных участников процесса (финансового директора, менеджера, инвестора, сотрудника),
Моbile Business (мобильный бизнес) – система обеспечения прозрачности местоположения участников бизнеса в мировом масштабе,
КМ - система управления знаниями о бизнесе.
8. Менеджмент как сотрудничество (Customer Relationship Management – CRM, Customer Synchronized Relationship Management – CSRM).
В 1990-х гг. возникло направление в менеджменте под названием «сотрудничество» - Management by Collaboration (МВС), которое базируется на следующих положениях:
 провозглашение совместных целей, которые должны быть достигнуты всеми участниками бизнеса,
 организация динамичных рабочих коллективов для решения проблем, направленных на достижение этих целей,
 поддержание духа сотрудничества на взаимовыгодной основе (на уровне отдельных исполнителей, отделов и даже компаний),
 создание мотивации к труду и росту профессионализма работников.
Традиционные бюрократические структуры, для которых характерны формализм, централизация и функциональная специализация, слишком медлительны и не обеспечивают поддержание конкурентоспособности компании. В ряде успешно работающих компаний формируются динамичные коллективы исполнителей и менеджеров: «сверх-команды», кружки качества и др.
Заключение
Переход народного хозяйства на рыночную экономику, приватизация государственных  предприятий, предпринимательская  деятельность производственных структур различных форм собственности, развитие многосторонних связей между ними, отказ от жесткого регламентирования цен требует существенного совершенствования всей организационной системы управления предприятием.
Этим  в значительной мере обусловлена необходимость повышения уровня и целевой направленности повышения квалификации кадров инженерно-экономической области (в части овладения ими современными приемами и методами организации управления производством).
Повышение квалификации специалистов в области организации тесно связано с деятельностью предприятий в их самостоятельности в выборе и принятии организационно-экономических решений.
Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации. Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в последнее время ИТ стали уделять больше внимания.
Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. 
В заключении можно сделать вывод, что цели, поставленные в работе, достигнуты, задачи выполнены.
Библиографический список
Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: ИНФРА-М Москва, 2017. – 208 с.
Жданов, С.А. Основы теории экономического управления предприятием: Учебник.- М.: Финпресс, 2016. – 384 с.
Маркова, В.Д. Стратегический менеджмент / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М.: Инфра-М, 2017. – 288 с.
Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. – Финансы и статистика, 2018. – 512 с.
Трофимов, В. В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учеб, для студ., обуч, по экон. спец.: рек. УМО вузов по спец. Прикл. информатика (по областям) / С. -Петерб. гос. ун-т экономики и финансов; под ред. В. В. Трофимова. – М.: Высшее образование, 2017. – 430 с.