Понятие эффективности коммуникации. Обратная связь

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3
1. Понятие и сущность эффективности коммуникации 5
2. Обратная связь и ее место в коммуникациях 8
Заключение 11
Список использованных источников 12

ВВЕДЕНИЕ
В условиях рыночной экономики первоочередным является совершенствование механизмов управления предприятием, обеспечивающим его эффективное функционирование. Одним из путей решения проблемы является использование маркетинговых коммуникаций как инструмента влияния на внутреннюю и внешнюю среду предприятия.
Однако современная практика деятельности предприятий показывает, что маркетинговые коммуникации воспринимаются обычно как вспомогательная деятельность, часто отождествляются только с продвижением продукции, применяются обособленно, а не в комплексе с другими элементами маркетинга, кое задачи отдельных коммуникационных инструментов противоречат другим. Соответственно это приводит к снижению восприятия маркетинговых коммуникаций, усложнения их интеграции в систему управления предприятием и, как следствие, приводит к неэффективной деятельности.
Но именно использование маркетинговых коммуникаций является одним из путей формирования таких механизмов управления предприятием, которые бы обеспечили его эффективное функционирование в условиях рыночной экономики. При этом внутренние коммуникации играют ведущую роль в развитии предприятия, ведь качество обмена информацией может прямо повлиять на формулировку целей организации и степень их реализации.
В свете последних событий и развитием информационных технологий, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятия и представляют одну из самых сложных проблем менеджмента. Руководители отделов, департаментов, предприятий, работающих на результат с большой отдачей считаются теми начальниками, которые эффективны в коммуникациях.
Менеджеры любого звена должны в совершенстве владеть искусством коммуникаций. При таких условиях от эффективности коммуникационных связей и их взаимодействия зависит будущее развитие не только предприятия, как хозяйствующего субъекта рынка, но также и судьба людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны различных сфер деятельности в целом.
Поскольку управление предприятием с появлением и становлением коммуникаций применяется не так давно (15 лет - это небольшой период), огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта предприятий зарубежных стран и современных предпринимателей.
Анализ последних исследований и публикаций показал, что вопросами управления коммуникационными процессами, определением коммуникаций в системе управления предприятием посвящены труды многих отечественных и зарубежных ученых, таких, как Д. Аакер, Дж. Бернет, Б. Берлесон, Г. Стейнер, Дж. Л. Лейхифф, Б.З. Мильнер, А. Войчак, Т. Примак, Г. Почепцов, А. Фисун, Н. Григорьева, М. Плотников, В. Резун, В. Рева и др. Однако вопрос о применении теории маркетинговых коммуникаций с позиции управления процессами информационной и межличностного взаимодействия на внутреннем уровне предприятия остаются недостаточно исследованными.
Объектом исследования выступает коммуникация. Предметом исследования является эффективная коммуникация в виде обратной связи.
Следовательно, целью этой работы является анализ теоретических основ эффективной коммуникации как составляющей эффективного управления предприятием. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- определить понятие эффективной коммуникации;
- определить значение обратной связи.
1. Понятие и сущность эффективности коммуникации
Исследование теоретических основ внутренних коммуникаций предприятий, прежде всего, требует определения сущности понятия «коммуникация». Трактовок термина «коммуникация» достаточно много и зависят они от подходов, используемых авторами (лингвистический, философский, психологический, социальный, экономический). При этом даже в пределах одного подхода понятием «коммуникация» характеризуют различные процессы.
На основании проведенного анализа в соответствии с маркетингового подхода автором под коммуникацией предлагается понимать многогранный социально обусловленный процесс обмена информацией с помощью коммуникационных инструментов и средств. Анализ взглядов специалистов [3, 4, 5; 7; 8] в области управления коммуникациями позволил уточнить их значение на предприятии как:
1) инструмента интеграции всех видов деятельности;
2) среды и механизма управления;
3) средства обеспечения гибкости и адаптивности предприятия;
4) инструмента развития кадрового и инновационного потенциала;
5) инструмента формирования организационной культуры на основе целостности целей и ценностей.
Все указанное позволяет отнести коммуникации к стратегическим ресурсам, имеющие большое значение для устойчивого функционирования предприятия. Внутренние коммуникации (ВК) на предприятии - это каналы связи, с помощью которых предприятие взаимодействует с внутренними целевыми группами.
Они будут касаться конкретного работника, подразделения или предусматривать информацию для предприятия в целом. В зависимости от средств все ВК разделяют на три группы: печатные, технологические и персональные.
Каждый из указанных видов имеет свои преимущества и недостатки, а также средства коммуникаций. При этом не существует ни одного универсального средства, которое бы охватывало все целевые группы и решал все задачи, стоящие перед системой ВК. Поэтому необходимо комплексное их применение с учетом наличия различных аспектов восприятия различными целевыми группами.
Удачно определена внутренняя коммуникация в значительной степени предусматривает поощрение персонала более эффективно выполнять свою работу, сплачивая всех вокруг общей цели. Четкая, короткая и последовательная коммуникация учит работников и позволяет им по достоинству оценить видение, программы и проекты их руководства и является весомым фактором концентрации, производительности и преданности работников.
С внесением к механизму предприятия внутренних коммуникаций гораздо больше вероятность того, что сотрудники присоединятся к ценностям и целей предприятия, предлагая обратную связь и новые идеи.
Существуют определенные причины использования внутренней коммуникации. Прежде всего, успешных внешних коммуникаций недостаточно для осуществления эффективных общих коммуникаций. Все служащие должны участвовать в процессе, ведь только 7-10% общих коммуникаций предприятия поступает от информационного отдела, а более 90% доносится из уст персонала других отделов или другими лицами, связанные с предприятием.
Следовательно, на основе проведенного анализа выделены основные цели ВК - формирование за счет повышения уровня лояльности и мотивированности персонала здоровой корпоративной культуры, поддерживающей стратегию развития бизнеса и помогает достичь цели предприятия. Однако на пути эффективных коммуникаций на всех этапах деятельности предприятия существует множество барьеров,
- как межличностного характера (индивидуальное восприятие и интерпретация содержания сообщения;
- ограниченность информационной емкости восприятия (кратковременной памяти) неумение слушать другого человека),
- так и разного рода организационные, технические и т.п. препятствия (искажение смысла сообщения; информационная перегрузка существующей системы коммуникаций и т.п.), и соответственно разной степени сложности для преодоления.
Соответственно для минимизации влияния или преодоления каждого из указанных барьеров существуют определенные меры, применение которых должно быть комплексным, учитывать особенности всех участников данного процесса коммуникации, иметь в основе принцип обратной связи (в частности, при преодолении личностных помех).
Для повышения эффективности межличностных коммуникаций необходимо:
- объяснять свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);
- быть восприимчивыми к возможным семантическим проблем;
- следить за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;
- выражать открытость и готовность понимать;
- добиваться установления обратной связи, используя определенные приемы (задавать вопросы; просить собеседника передать ваши мысли);
- оценивать язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
- контролировать первые результаты работы;
- всегда быть готовым ответить на вопросы.
Пути преодоления организационных коммуникационных барьеров:
- создание системы обратной связи;
- регулирование информационные потоки;
- разработка управленческих действий для облегчения обмена информацией по вертикали и горизонтали;
- разработка системы сбора предложений;
- использование внутриорганизационные информационные системы: корпоративные печатные издания, стенгазеты, стенды;
- применение достижения современных информационных технологий.
Одним из путей преодоления ряда указанных барьеров также является соблюдение принципов формирования системы внутренних коммуникаций на предприятии.
Следовательно, для повышения эффективности коммуникаций необходимо четко объяснять сообщения демонстрировать понимание, открытость в разговоре, следить за своим поведением и реакцией собеседника; координировать информационные потоки в организации, упрощать схемы обмена информацией, обращать внимание на интонацию сообщения и однозначность его интерпретации, использовать современные технологии для точного и быстрого обмена данными, комплексно применять различные средства ВК с учетом наличия различных аспектов восприятия целевыми группами.
Для эффективного построения системы коммуникаций в ее основу должен быть положен принцип обратной связи. Только тогда будет достигнута основная цель применения формирования за счет повышения уровня лояльности и мотивированности персонала здоровой корпоративной культуры, поддерживающей стратегии развития бизнеса и помогает достичь цели предприятия
2.Обратная связь и ее место в коммуникациях
В последнее время коммуникации в управлении предприятием претерпели существенных изменений. Ранее на предприятиях с налаженной коммуникацией преобладали коммуникативные потоки без обратной связи.
Так и сейчас существуют предприятия, где организация руководства и управления процессом на предприятии находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации. Работа таких предприятий, направленная на получение информации любыми способами, характеризуются как плохими коммуникациями (для того, чтобы понимать, как надо управлять предприятием), так и эффективными коммуникациями, налаженными потоками и обратными связи.
Коммуникация - это функция управления, которая позволяет при правильной передачи информации, обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие. Все большую востребованность коммуникативных знаний и навыков обусловил «коммуникативный бум», который привел к тому, что проблемы коммуникации сегодня беспокоят ученых разных направлений, а сам термин «коммуникация» уже прочно вошел в понятийный аппарат социально-гуманитарного знания.
Трансформация индустриального общества в информационное сопровождается не только количественными сдвигами, но и качественными изменениями [1, с. 6]. В результате появления новых технологий, падение цен на технику и телекоммуникационное оборудование, постоянного расширения возможностей офисного оборудования и простоты его использования открылась масса новых возможностей.
В то же время прогресс в этой области делает возможным появление новых способов организации труда: сотрудникам, для того чтобы работать эффективно, уже не нужно находиться в традиционном корпоративной среде. Среди таких работников - мобильные специалисты, которые проводят большую часть своего времени за пределами офиса и пользователи телекоммуникационных систем, работающих на дому.
К этой же категории относятся работники небольших или домашних офисов, которые сегодня могут себе позволить то новейшее офисное оборудование, которое не так давно было доступно лишь крупным предприятиям [5]. Организационные заходил управлении предприятием с помощью правильно поставленных коммуникаций призваны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначного понимания глобальной цели и связанной с ней специфических целей, и тем самым определять место каждого работника в общем процессе.
Очень важно, чтобы все исполнители таких управленческих процессов осознали, что связи необходимы для протекания процесса и включились в поиск структуры этих связей. Такие меры с помощью коммуникаций обеспечивают каждом управленцу процесса получения более полной информации о тех новые знания или навыки, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в управлении предприятием. Сегодня появление новых информационно-коммуникационных систем свидетельствует о росте значения информации в функционировании предприятий различных сфер деятельности и в жизни каждого предпринимателя.
С развитием науки и техники коммуникации в управлении предприятием начали рассматривать в зависимости от конкретного содержания с выделением их разновидностей, которые касаются различных областей человеческой деятельности.
Коммуникативное предприятий опирается на устоявшиеся коммуникативные схемы. Закон коммуникативных технологий следует признать тенденцию опоры при выдаче своих сообщений на уже имеющиеся в обществе коммуникативные потоки.
Коммуникация лежит в их основе, поскольку путем внесения изменения в коммуникацию пытаются достичь изменений в поведении за счет сделанных изменений в модели мира человека. Эти переходы можно проиллюстрировать таким способом: изменения в коммуникации - изменения в модели мира - изменения в поведении.
Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует принимать меры, которые положены обеспечить воплощение в жизнь принятого управленческого решения на предприятии. Одной из важных характеристик нашего времени является разделения труда работников и стремительное развитие средств распространения электронной коммуникации в управлении предприятием.
С появлением новейших технологий и прохождением их всех этапов развития, происходит улучшение коммуникаций в управлении и управлении предприятием, а именно в сборе, передаче, обработке, хранении, представлении и использовании информации. Важно помнить, что препятствием в эффективности коммуникационного процесса на предприятиях может выступать и неудовлетворительная структура этого же предприятия.
Для обеспечения достижения поставленных целей является логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов. Но структуры создают люди, а логика у людей разная. Как мы можем увидеть, если взаимосвязь структурных элементов продуманный плохо, то уменьшается возможность эффективного управления коммуникациями предприятий.
Можно, из выше сказанного сделать вывод, что без взаимодействия и кооперации руководства и персонала, невозможно наладить эффективное взаимодействие коммуникаций на предприятии. Техника повышает эффективность коммуникаций.
Однако основным условием эффективности обмена информацией является ответственность работника и задача, которая стоит перед нами, - это задача интеграции человеческих навыков и электронных технологий в управлении коммуникациями предприятий.
На предприятиях всегда существуют препятствия и нерешенные проблемы, такие как удаленность отделов предприятия, но это можно компенсировать возможностью оперативного решения путем электронного документооборота. Главное, что вопросу коммуникаций руководство отводит большую роль, безусловно, приводит к эффективному рабочему процессу на предприятии. Среди положительных черт коммуникационных процессов на предприятии можно отметить своевременное получение необходимой для выполнения информации, принимать более взвешенные решения путем всестороннего обсуждения проблем.
На современном этапе научно-технического прогресса коммуникации превращаются в продукт промышленного производства, благодаря чему удельный вес этой же информации, особенно научной, резко возрастает, объемы ее растут. Информационные технологии становятся важнейшим фактором экономического развития в управлении предприятием.
Новейшие технологии учитывают коммуникационные особенности информационного продукта на предприятии (его назначение, условия передачи, характеристики адресата и т.д.). Так глядя в будущее информационные технологии на предприятиях являются технологиями масовокомуникацийного влияния, потому что они в большей степени должны квалифицироваться, как технологии информационного использования на предприятии.
Отечественная практика показывает, что оптимизация коммуникаций и обмен информацией между субъектами взаимодействия и налаживания коммуникации в различных сферах научных исследований приводит к распространению и анализа всех спланированных информационных действий, концептуального приближения реальности в рыночных условиях. Коммуникация является одним из самых сложных и разнообразных процессов в системе управления предприятием, с помощью которого персонал организации обменивается информацией, используя при этом и общепринятый набор символов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время под влиянием интенсивного внедрения новых информацийнокомуникацийних технологий и стремительного развития интернет-технологий, перенос деятельности предприятия в оn-line систему коммуникаций радикально меняет свою структуру. Со временем появляются новые - электронные формы и методы взаимодействия и формируется сетевой пространство коммуникаций в управлении предприятием.
Развитие компьютерных сетей и цифровых технологий позволяет качественно изменить традиционные средства коммуникаций, реализовать новые технологии информационного взаимодействия в управлении предприятием. С развитием информационно-коммуникационного пространства на предприятии в современных условиях возникает, как один из важнейших факторов формирования и совершенствования научного значения в различных сферах управления. На сегодняшнее время на предприятии пока уровень развития информацийнокомуникацийнои инфраструктуры и производства информационных средств, продуктов и услуг недостаточно высок. В государстве отсутствуют средства для модернизации и расширения в этой сфере.
Запланированные и уже действующие рыночные реформы в экономике страны, продвигаются медленно. Российский рынок информационных и телекоммуникационных средств, технологий, продуктов и услуг, наоборот, развивается достаточно быстро.
Средства массовой информации монополизированы, системы формирования общественного сознания слабо подконтрольные настоящем обществу. Те системы связи, которые уже образовались (каналы передачи информации, комплексы коммутации, средства связи и т.д.) и индустрия предоставления информационных услуг на предприятии имеет динамический всплеск не только в нашей стране, но и по сравнению с темпами развития в развитых странах мира.
Эффективному современном коммуникационном предприятию нужен постоянный взгляд сверху вниз на все коммуникационные звена, поэтому общая коммуникационная политика предприятия, то есть программа, должна проектироваться так, чтобы обеспечить максимально возможный доступ к получателю информации теми наладить управление предприятием.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Конушкина А.О., Федорова А.В. Современные коммуникации: организационный подход // Инновационная наука. 2015. №3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sovremennye-kommunikatsii-organizatsionnyy-podhod (дата обращения: 22.06.2020).
Белов А.Б. Проблема обратной связи в общении: обзор психологических исследований // Теоретическая и экспериментальная психология. 2012. №2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/problema-obratnoy-svyazi-v-obschenii-obzor-psihologicheskih-issledovaniy (дата обращения: 22.06.2020).
Лещукова И.В. Эффективность коммуникаций в организации // Инновационная наука. 2016. №12-3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/effektivnost-kommunikatsiy-v-organizatsii (дата обращения: 22.06.2020).
Малюженко Е.В., Фещенко К.В. Преодоление коммуникационных барьеров // Экономика и бизнес: теория и практика. 2017. №3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/preodolenie-kommunikatsionnyh-barierov (дата обращения: 22.06.2020).
Якупов Павел Вячеславович Коммуникация: определение понятия, виды коммуникации и ее барьеры // Вестник ГУУ. 2016. №10. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kommunikatsiya-opredelenie-ponyatiya-vidy-kommunikatsii-i-ee-bariery (дата обращения: 22.06.2020).
Сергеева О. В. Психологические особенности коммуникации в образовательном процессе вуза // Концепт. 2016. №2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/psihologicheskie-osobennosti-kommunikatsii-v-obrazovatelnom-protsesse-vuza (дата обращения: 22.06.2020).
Ветков А. А. Обратная связь как способ повышения эффективности коммуникации // Известия ВУЗов. Правоведение. 2015. №3 (320). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/obratnaya-svyaz-kak-sposob-povysheniya-effektivnosti-kommunikatsii (дата обращения: 22.06.2020).
Белова А.В., Б.З. Зельдович Роль и значение коммуникаций в менеджменте // Вестник МГУП. 2013. №7. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/rol-i-znachenie-kommunikatsiy-v-menedzhmente (дата обращения: 22.06.2020).