Эссе на тему: "Отечественная система электронного документооборота "Дело"

Введение
Актуальность выбранной темы обусловлена тем фактом, что на
сегодняшний день весьма важным является доступ к информационным
ресурсам и сокращение временных затрат на решение задач связанных с
документооборотом. Именно электронный документооборот открывает
возможности для совершенствования, длительного хранения документов,
управления электронным архивом, учитывая процедуры списания и
уничтожения документов. Разработки программ для улучшения
документооборота активно осуществляются как отечественными, так и
зарубежными компаниями, что бесспорно доказывает актуальность
изучаемого вопроса.
Следует заметить, что электронный документооборот в современном
мире стал глобальным и разветвленным, но далеко не все отношения между
его участниками регулируются специальными законами или иными
юридическими документами. Развитие электронного документооборота,
связано не только с развитием технологий, но и с правом, что требует
профессиональных подходов, четкого взаимодействия традиционно далеких
друг от друга областей знаний. Актуальность работы обусловлена также тем,
что использование современных систем управления электронным
документооборотом и поиск эффективного механизма для их дальнейшего
развития позволяет сократить затраты трудовых ресурсов и увеличить
производительность труда.
Анализ исследований и публикаций. Вопросами проблем организации
электронного документооборота, юридической обоснованности электронных
документов, защиты электронных документов занимались такие учении, как
Ларин М.В., Ефимова Ф.Ф., Завгородний В.П., Ивахненков С.В. и др. Не
остаются без внимания проблемные вопросы учетного характера. Так, И.
Солодченко в своих трудах главное место отводит особенностям

отображения электронных документов в налоговом и бухгалтерском учете,
определяет общее место электронного документа в хозяйственной жизни
предприятия. Однако ряд важных проблем, связанных с внедрением и
управлением электронного документооборота, требует дальнейшего
исследования.
Формирование цели. Основной целью является обоснование
использования существующих современных систем управления электронным
документооборотом и поиск эффективного механизма для их дальнейшего
развития, а также рекомендаций по совершенствованию ведения
электронного документооборота.
Изложение основного материала исследования
XXI век - эпоха высоких технологий, что обусловлено процессом
разработки различных передовых приложений, гаджетов и, в том числе,
крупных продуктов для автоматизации делопроизводства и электронного
документооборота в организациях. Одной из важных проблем в
делопроизводстве является наращивание темпов документооборота на
предприятиях, что связано с необходимостью совместной работы над
документами, оформлением различных заявок, сбором необходимых
подписей и согласований, что влечет за собой потерю большого количества
времени. К сожалению, очень часто компьютеры на предприятиях и в
организациях используются неэффективно. Им чаще всего отводится роль
печатных машинок, а сетевая инфраструктура используется только для
тривиального обмена файлами. Коллективная работа для большинства
компаний - это, в лучшем случае, использование электронной почты,
календарного планирования и других подобных приложений [2, c. 36]. Для
того, чтобы обеспечить надежность и эффективность работы с большими
массивами информации, содержащейся в документах, необходимо
осуществить переход от бумажных к электронным документам. Это основная
и необходимая предпосылка для дальнейшего эффективного внедрения
системы электронного документооборота.

Следует заметить, что понятие "система электронного
документооборота" в отечественной научной литературе, европейских
стандартах и ​​англоязычной ИТ документации толкуется по-разному, то есть
не является "нормативным", несмотря на нормативную обеспеченность
функционирования таких понятий, как "электронный документ" и
"электронный документооборот", определяемых соответствующими
Законами РФ. Такие ученые, как Г. Асеев, В.П. Писаренко, М.Н. Цывин и
другие в своих публикациях уделяют внимание определению основных
понятий и анализу терминологии в сфере электронного документооборота.
В рамках данного исследования за основу возьмем такое, на наш
взгляд, удачное определение: "Система электронного документооборота
(СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс
создания, управления доступом и распространения электронных документов
в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоками
документов в организации» [5, c. 81].
В наше время очевидны следующие проблемы предприятий с
традиционным документооборотом:
 документы теряются;
 накапливается множество документов, назначение и источники
которых неясны;
 доступ к информации могут иметь посторонние лица;
 значительные затраты времени на поиск нужных документов и
формирования их в тематические подборки;
 создание нескольких копий одного и того же документа - на
бумагу и копирования расходуются дополнительные средства;
 значительные затраты времени на подготовку и согласование
документов, а также их доставку адресатам и тому подобное. [4,
c. 116]
Удачно внедренная система электронного документооборота позволяет
свести к минимуму данные проблемы. Но электронный документооборот ни

в коем случае не должен внедряться, как дань моде на «прогрессивные
технологии" [9, c. 225]
Руководство предприятия должно серьезно задуматься над
автоматизацией работ с документами и бизнес-процессами, если:
1. Имеется значительный документопоток исходной, входящей и
внутренней документации, обработка которой замедляет процесс
выполнения работ и предоставления услуг предприятием.
2. Наблюдается увеличение количества совещаний среди менеджеров и
руководителей структурных подразделений различных уровней.
3. Отмечается недостаточная скорость принятия управленческих
решений.
4. Выявление нарушений трудовой дисциплины и виновных в нем лиц
усложняется.
5. Наблюдается увеличение количества отчетов различных форм.
6. Выявлены проблемы по разглашению и обнародованию
конфиденциальной информации. [1, c. 74]
Игнорирование вышеназванных ситуаций или попытки решить эти
задачи без помощи автоматизированных программных систем приведет к
еще большему усложнению проблем.
В современных условиях деятельности предприятия предпочтение
отдается автоматизированным системам, которые должны включать
алгоритмы и средства создания документов, правила организации и ведения
электронного архива, принципы функционирования документооборота и
базироваться на программно-технических средствах. Для того, чтобы
обеспечить эффективное использование информации, циркулирующей на
предприятии, необходимо, чтобы все компоненты управления опирались на
систему ведения делопроизводства, только тогда можно будет качественно и
оперативно решать задачи, стоящие перед предприятием. [6, c. 36]
Основные принципы электронного документооборота [3]:

 однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
его идентифицировать в любой подсистеме;
 возможность параллельного выполнения различных операций с
целью сокращения времени движения документов и повышения
оперативности их выполнения;
 непрерывность движения документа;
 единая база дoкументальнoй информации для централизованного
хранения документов и исключения возможности дублирования
документов;
 эффективно организована система поиска документа;
 развита система отчетности по различным статусам и атрибутам
документов, что позволяет контролировать движение документов
по процессам документооборота;
 обеспечение эффективного управления и прозрачности
деятельности организации на всех уровнях;
 поддержка системы контроля качества;
 накопление информации, управление данными и
регламентирование доступа;
 формализация деятельности каждого сотрудника. [3, c. 276]
Автоматизация документооборота должна обеспечивать оперативную
работу всего управленческого и делопроизводственного аппарата,
возможность организации и осуществления быстрого контроля за
выполнением и хранением каждого документа - носителя информации.
Целью автоматизации документооборота является не только ускорение
движения документов, но и максимальное ограничение лиц, участвующих в
создании конкретного документа, обеспечении движения или уничтожении.
На каждом рабочем месте документ должен находиться минимальный срок,
который необходим для его обработки. [8, c. 31]

Основные факторы эффективности автоматизации документооборота
[10]:
1. Экономия oрганизационнo-технических затрат, связанных с
размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.
2. Составление технологии работы с дoкументами. Внедрение единoй
кoмпьютернoй технoлoгии позволяет предприятию перейти на единую
систему делoвoдства и дoкументooборота.
3. Ускорение прохождения документов на предприятии за счет
эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
4. Полный контроль за документами и работой персонала с ними.
Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль
за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку
накапливаемых данных о документах и ​​работу с ними персонала.
Как видим, системы электронного документооборота выполняют
множество функций, необходимых для поддержки документооборота,
обеспечивая эффективное управление предприятием.
Системы электронного документооборота способствуют сохранению и
рациональному использованию человеческих ресурсов и повышению
эффективности управления потоками корпоративных документов и
информации. Практика применения систем автоматизации делопроизводства
и документооборота в РФ показывает, что в основном используются две
технологии, которые в дальнейшем будем называть условно "западная" и
"отечественная" [4].
Традиционное западное делопроизводство базируется на высокой
исполнительной дисциплине работников. Основными особенностями
западной технологии являются:

 характер движения документов преимущественно
горизонтальный, что предусматривает возможность поступления
документа сразу до непосредственного исполнителя, минуя
руководство;

 отсутствие централизованного (в пределах учреждения)
контроля;
 регистрация документов осуществляется непосредственными
исполнителями. [7, c. 53]
Программные системы этого направления ориентированы на
максимально полное использование электронных документов и средств
коллективной работы пользователей с документами, отсутствия
промежуточных звеньев, что, в свою очередь, определяет изменение
существующих деловых процессов в учреждении, их оптимизацию,
разработку новых технологий работы с документами .
Системы характеризуются активным стремлением к отказу от
бумажных носителей информации. Основной особенностью "западной"
технологии является моделирование конкретных реальных процессов
документооборота и направления на эти модели программных систем.
Традиционная "отечественная" технология процессов
делопроизводства имеет следующие особенности:

 как правило, вертикальный характер движения документов
(руководитель-исполнитель-руководитель) в учреждении;
 отслеживание всего комплекса работ с документами в
регистрационных журналах или картотеках, куда заносятся все
сведения о документах, их перемещения, контроль сроков
выполнения, отчеты и тому подобное. [7, c. 66]
Для обеспечения единого порядка обработки документов
предусматривается создание специализированных служб управления делами,
секретариатов и канцелярий.
Основная проблема технологии - централизованное отслеживание
движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта
технология требует как получение оперативной информации, так и ведения
большого количества различных журналов и картотек. При этом
делопроизводство фактически отделено от работы с самыми документами.

Руководители и исполнители работают непосредственно с документами, а
делопроизводственный персонал отслеживает их действия.
Системы автоматизации документооборота, которые предлагаются
сейчас на российском рынке, в основном отечественных производителей или
интеграторов зарубежного программного обеспечения, в частности на
платформе Lotus Notes / Domino от компании IBM [9]. Среди известных СЭД
российских поставщиков можно назвать: DocsVision, ДЕЛО, БОСС-
Референт, Парус-Канцелярия, Парус-Документооборот, ЕВФРАТ
Документооборот, Optima-Workflow, DIRECTUM, DOCUMENTUM,
LanDocs, CompanyMedia и тому подобное. Из украинских производителей
следует отметить FossDoc, Атлас ДОК, ДОК ПРОФ, M.E.Doc,
Megapolis.Документообиг, Comarch EDI, АСКОД и т.п.
Сравнительно недавно на российском рынке начали появляться
комплексные решения, полностью учитывающие специфику ведения
отечественного делопроизводства: язык, традиции построения и
организации, нормативные требования, возможность адаптации и
технологию автоматизации [10]. При выборе программного обеспечения
следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность
проекта автоматизации в целом [10, с.43]:

 в первую очередь, необходимо руководствоваться сравнением
начальных функциональных возможностей систем (типовых
конфигураций) с поставленными задачами;
 вторым этапом является приспособление продукта к требованиям
национального законодательства.
Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой
изменений в соответствии с требованиями законодательства, испытанные в
реальной работе на украинских предприятиях; следующим этапом является
соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом
необходимо учитывать такие показатели, как простота использования,
быстродействие, необходимые технические средства, надежность.

СЭД обеспечивают процессы создания, доступа, управления и
распространения большого количества документов через компьютерные
сети, а также контроль над всеми видами документопотоков на предприятии.
Как правило, эти документы хранятся в специальных хранилищах данных
или файловых структурах. Типы файлов, которые чаще всего поддерживают
СЭД - текстовые документы, электронные таблицы, изображения,
аудиоданные, видеоданные и Web-документы. [1] Таким образом, СЭД
должна обеспечивать регистрацию внешних поступающих в основной
документальный пространство. Это могут быть документы, созданные в
различных системах обработки текста или являются исходными документами
других информационных систем или поступили на корпоративную
электронную почту, или отсканированы, распознаны и хранятся в файловой
системе в одном из доступных форматов в виде образа и текста. В свою
очередь СЭД должна обладать инструментарием для экспорта документов из
основного документального пространства в один из доступных форматов для
сохранения, печати, передачи по электронной почте или по факсу, открытие
в других информационных системах и др. В схеме документооборота также
выделяем такие составляющие, как корзина удаленных документов,
электронный архив и средства резервного сохранения документов, которые
являются обязательными.
Анализируя предложенную схему, можно сделать вывод, что
эффективность автоматизации документооборота предприятия, в нашем
случае, зависит от следующих составляющих:

 соответствующего оборудования, совместимого программного
обеспечения,
 подготовленного персонала,
 законодательной поддержки. [2, c. 39]
Только достигнув взаимосвязи четырех составляющих "персонал-
оборудование-программа законодательная база", можно добиться
качественной организации электронного документооборота, а доступ к

актуальной информации и оперативное принятие управленческих решений
окупит средства, которые были потрачены на автоматизацию
делопроизводственных процессов и информатизации управленческой
деятельности на предприятии.
Выводы
Подытоживая вышесказанное, отметим, что рынок электронного
документооборота развивается очень динамично. Жизнь подтвердила
актуальность проблемы: помимо традиционно растущего спроса со стороны
крупных предприятий, все большую потребность в автоматизации
управления документами начинает чувствовать сектор малого и среднего
бизнеса. 
Итак, программные продукты для автоматизации документооборота на
предприятии позволяют:

 быстро получать разнообразную аналитическую информацию и
принимать обоснованные управленческие решения;
 организовать делопроизводственные и бизнес процессов на
предприятии;
 избежать многократного ввода одних и тех же данных в
информационную систему и оптимизировать ежедневную
рутинную работу сотрудников;
 наладить эффективное управление и учет всей информации,
касающейся работы различных подразделений, создавая тем
самым основу для повышения эффективности деятельности
предприятия.

Библиографический список

1. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту
фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа
Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. - 222 c.
2. Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. -
М.: Книжный мир, 2014. - 416 c.
3. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой
организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2016. - 416 c.
4. Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного
документооборота. Технология защиты электронных документов /
А.Ю. Даниленко. - М.: Ленанд, 2015. - 232 c.
5. Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный
электронный документооборот / Н.Н. Куняев, А.С. Демушкин, А.Г.
Фабричнов. - М.: Логос, 2011. - 118 c.
6. Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю.
Логинова. - М.: Книга по Требованию, 2015. - 220 c.
7. Лушников, В. В. 1С: Документооборот. 200 вопросов и ответов / В.В.
Лушников, А.В. Бондарев. - М.: 1С-Паблишинг, 2014. - 298 c.
8. Мраценюк В. А. Электронный документооборот и исполнение
бюджетов // Финансы. – 2018. – № 10. – C. 31.
9. Самойленко С. А. Документирование управленческой деятельности :
учебное пособие. – М. : ИНФРА-М, 2019. – 302 с.
10. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.:
Приор, 2015. - 400 c.