Оформление личных карточек работников

ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.
Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по учёту кадров, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.
Документы по учёту кадров создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, личные дела.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ и иные нормативные акты по составлению ( оформлению) кадровых документов.
Целью данной работы является изучение требований к оформлению кадровой документации на примере личных карточек сотрудников по форме Т-2
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие данного обязательного документа по учёту кадров.
2. Рассмотреть требования предъявляемые к оформлению личных карточек .
Оформление личных карточек работников: требования к оформлению
Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных учетных документов. Она имеет типовую межотраслевую форму, утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, осуществляющими свою деятельностью на территории Российской Федерации.Личная карточка заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании трудового договора. ( приложение А). Исключение составляют государственные служащие – для них существует форма Т-2ГС. Кроме этого, при приеме на работу научно-педагогических работников на них дополнительно к форме Т-2 оформляется форма Т-4 ("Учетная карточка научного, научно-педагогического работника")
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму. Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно: премирования; дисциплинарного взыскания; ухода в отпуск; внутреннего перевода; увольнения. Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Данная подпись должна находиться:
на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации. Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
-трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформления; приказ о приеме на работу .
-удостоверение личности работника (паспорт);
-СНИЛС;
-ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
-свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
-военный билет;
-анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
-трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
- справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела. Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел. Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами. Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера. 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки. Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются. Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом. Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
Заполнение личной карточки начинается с шапки или основных реквизитов организации:
вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная» (если срочный трудовой договор).
Графа 1. ФИО работника пишется без сокращений, как в паспорте.
Графа 2. Дата рождения записывается словами, а сбоку приводится цифрами.
Графа 3. Место рождения указывается, как в паспорте, в окошке приводится код по справочнику ОКАТО. Запись не должна быть длиннее 100 знаков. Слова «район», «область», «поселок», «станция» можно сокращать, «село» и «станица» сокращению не подлежат. Графа 4. Гражданство (не сокращать) и код по ОКИН: для граждан РФ – 1; двойное – 2; иной страны – 3; без гражданства – 4.
Графа 5. Информация об уровне владения иностранным языком: нужно обозначить язык словами и цифрой кода и достаточность его освоения по принятой иерархии: «читаю и перевожу со словарем» – цифра 1 в окошке кода; «читаю и могу объясниться» – код 2; «свободно владею» – цифра 3.
Графа 6. Чтобы оставить сведения о полученном образовании, надо записать все оконченные учебные заведения, указать полученную квалификацию с кодом по ОКСО и реквизиты полученных дипломов.
Графа 7. Сюда заносится название профессии, на которую трудоустраивается работник в данной организации (формулировка по штатному расписанию), и ее код по ОКПДТР. Можно указать дополнительную профессию, если она может оказаться важной.
Графа 8. Стаж (по данным трудовой книжки) указывается на дату трудоустройства с точностью до дня с разбивкой на общий и непрерывный.
Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.
Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.
Графы 9-10. Семейное положение и близкие родственники работника (супруг, родители и/или дети, родные братья и сестры), код по ОКИН: не был женат (не была замужем)– код 1; в браке – цифра кода 2; в гражданском браке – цифра 3; вдова или вдовец – 4; в разводе – 5.
Графа 11. Паспортные данные выписываются из документа.
Графа 12. Прописка и фактическое место проживания формулируются по тем же правилам, что и графа 3. Нужен также контактный номер телефона самого сотрудника и его ближайших родичей.
Раздел о воинском учете. Заполнение этого раздела актуально только для военнообязанных, в основном сотрудников мужского пола. Информация вносится на основании военного билета или документа, что был выдан вместо утерянного. Возможно наличие удостоверения военнослужащего запаса или подлежащего призыву.
Раздел «Прием на работу и переводы»
Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
Таблица должна быть заполнена во всех графах, слова следует писать без сокращений: дата трудоустройства или перевода в обычном формате; структурное подразделение, где будет трудиться работник; должность (по штатному расписанию); оклад и надбавка (цифрами, в рублях); номер и дата приказа о принятии на работу (переводе); личная виза работника (роспись).
В шестом столбце работник расписывается. Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Срок внесения записи — одна неделя. Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.
Аттестация. Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются: дату, когда проходила аттестация; ее результат; номер и дата соответствующего протокола; № решения аттестационной комиссии.
Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку.
Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках: ежегодных; учебных; без сохранения заработной платы; дополнительных оплачиваемых и др.
Сначала вносится дата ухода в отпуск, а дата его окончания дописывается только по возвращении сотрудника на работу. Нельзя вписывать планируемую дату выхода, поскольку не исключено, что сотрудник будет отозван из отпуска или же отдых может быть продлен.
В разделе «Социальные льготы» - перечисляются получаемые сотрудником льготы и их основания со ссылкой на подтверждающий документ и нормативные акты. Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Дополнительные сведения. Сюда вписываются сведения, не указанные ранее, но могущие иметь важность для работодателя, например, умение и право водить автомобиль, информация о прохождении заочного обучения, наличие инвалидности и др.
Увольнение работника. Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении. Сведения вносятся в той же формулировке, как они записываются в трудовую книжку и приказ об увольнении сотрудника составленного по форме Т-8. Вносится в данный раздел карточки: причина увольнения работника; номер и дата приказа об увольнении; дата ухода сотрудника из компании. После заполнения этого раздела снова необходима сверка кадровиком и самим увольняющимся, подтвержденная их подписями.
Закрытая личная карточка сотрудника подписывается увольняющимся работником с полной расшифровкой оставляемой должности, так же расписывается и заполняющее карточку лицо.
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе). Карточки должны храниться таким образом, чтобы посторонние не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).
Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга. Других требований к хранению не установлено.
ПРИЛОЖЕНИЕ А
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1
Код
Форма по ОКУД 0301002
ООО "Сухие валенки" по ОКПО  
наименование организации    
Дата составления Табель-ный номер Идентификационный номер налогоплательщика Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования Ал-фа-вит Характер работы Виды работы (основная, по совместительству) Пол (мужской, женский)
12.01.2017 24 1,74541E+11 987-745-745-1 А постоянный основная М
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
Трудовой договор номер  
дата  
1. Фамилия Имя Отчество 
2. Дата рождения     
день, месяц, год  Код
3. Место рождения 
4. Гражданство РФ по ОКИН 1
5. Знание иностранного языка немецкий свободно по ОКИН 5
наименование степень знания по ОКИН  
наименование степень знания  
6. Образование высшее профессиональное по ОКИН 14
среднее (полное, общее), начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное    
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний Год окончания
наименование серия номер  
Квалификация по документу об образовании Направление или специальность по документу
по ОКСО  
Послевузовское профессиональное   Код по ОКИН  
образование     аспирантура, адъюнктура, докторантура    
Наименование образовательного учреждения Документ об образовании, номер, дата выдачи Год окончания
Направление или специальность по документу
Код по ОКСО  
Код  
7. Профессия Инженер-технолог   по ОКПДТР    
основная      
по ОКПДТР    
другая      
8. Стаж работы по состоянию на     
Общий     
Непрерывный дней месяцев лет  
Дающий право на надбавку за выслугу лет дней месяцев лет  
9. Состояние в браке
10. Состав семьи:                              
Степень родства (ближайшие родственники) Фамилия, Имя, Отчества Год рождения
1 2 3
Отец 
Мать 
11. Паспорт №: Дата выдачи 
Выдан
наименование органа, выдавшего паспорт
12. Адрес места жительства:                            
По паспорту 
Фактический 
Дата регистрации по месту жительства 
Номер телефона номер телефона сотрудника                          
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
1. Категория запаса  
6. Наименование военного    
2. Воинское звание Рядовой комиссариата по месту жительства  
3. Состав (профиль) Солдат Военный коммисариат города Липецка
4. Полное кодовое обозначение   7. Состоит на воинском учете:  
ВУС № 454 778542УН а) общем (номер команды, партии)  
5. Категория годности к военной      
службе А б) специальном  
8.  
отметка о снятии с воинского учета
Работник кадровой службы кадровый специалист       
должность   личная подпись   расшифровка подписи
Работник                
личная подпись              
"_____" ______________ _________г. <- здесь ставится текущая дата заполнения документа                     
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ                   
Дата Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб. Основание Личная подпись владельца трудовой книжки
1 2 3 4 5 6
IV. АТТЕСТАЦИЯ               
Дата аттестации Решение комиссии Документ (протокол) Основание
номер дата 1 2 3 4 5     
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ                   
Дата Вид повышения квалификации Наименование образовательного учреждения, место его нахождения Документ (удостоверение, свидетельство) Основание
начала обучения окончания обучения наименование серия, номер дата 1 2 3 4 5 6 7 8
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА                  
Дата Специальность (направление, профессия) Документ (удостоверение, свидетельство) Основание
начала перепод-готовкиокончания перепод-готовкинаименование номер дата 1 2 3 4 5 6 7               
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ                 
Наименование награды (поощрения) Документ
наименование номер дата
1 2 3 4    
VIII. ОТПУСК                 
Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.) Период работы Количество календарных дней отпуска Дата Основание
с по начала окончания 1 2 3 4 5 6 7    
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством                 
Наименование льготы Документ Основание
номер дата выдачи 1 2 3 4    
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ           
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)                 
Дата увольнения "   "   200_ года                   
Приказ                
(распоряжение) №   от   200_ года                    
Работник кадровой службы     / /
должность личная подпись расшифровка подписи
Работник          
личная подпись