Эссе на тему: "Влияние новейших информационных технологий на проведение переговоров"

Переговоры – один из старейших видов человеческой деятельности, который направлен на решение проблем при организации сотрудничества или урегулирования конфликтных ситуаций. Он имеет такую же давнюю историю, как конфликты и войны, и использовался на практике задолго до появления правовых процедур.
Переговоры представляют собой сложный динамический процесс взаимодействия людей, на ход которого оказывают влияние множество сторонних факторов, таких как экономические, культурологические, социологические и прочие.
Тема заключения договоров актуальна на сегодняшний момент, особенно активно изучаются информационные технологии, которые внедряются в данный процесс.
В российской экономике активное использование и продвижение информационных технологий приобретает особое значение для большого ряда предприятий и отраслей.
Данная тема интересна для меня тем, что сегодня широкое распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров, в реальном режиме времени.
Информационная технология представляет собой процесс, в котором применяются
механизмы и методы сбора, передачи и обработки данных, необходимых для получения информации нового уровня об информационном продукте, которым может быть процесс, объект или явление. Основной целью информационной технологии является предоставление информации для ее анализа и выработка соответствующих решений.
Использование цифровых технологий существенно влияет на конкурентоспособность компаний, существенно уменьшает транзакционные издержки, доля которых в структуре всех затрат компаний развитых стран составляет более 50 %, в России этот показатель еще выше.
В зависимости от возможностей линий связи такое совещание может быть обменом текстовой и графической информацией, может быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга – телеконференция.
Телеконференции — это процесс использования электронных каналов связи для организации общения между двумя и более группами участников. В процессе телеконференции передается звук, изображение и (или) компьютерные данные.
Сообщение, отправляемое на телеконференцию, становится доступно всем ее участникам, тем самым процесс напоминает общение за «круглым столом». У конференции, как правило, есть координатор (модератор), который следит за тем, чтобы не нарушалась тематика конференции, этикет и т. п.
Телеконференция – мероприятие, в котором групповая коммуникация осуществляется между территориально распределенными участниками с помощью соответствующей технологии. Ее участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать.
Телеконференции различаются по следующим типам:
-аудиоконференции (audioconferencing);
- видеоконференции (videoconferencing) и компьютерные конференции (computerconferencing).
Аудиоконференции — это разновидность телеконференций, при которых происходит голосовая коммутация участников конференции. Аудиоконференции можно организовать как на цифровых, так и на аналоговых линиях связи.
Они широко используются в комбинации с односторонним видео (one-way video), спутниковым ТВ, а также для проведения селекторных совещаний. Фактически аудиоконференции можно представить, как аналог телефонного разговора, в котором участвуют сразу несколько абонентов.
Поскольку при проведении аудиоконференции другие каналы передачи информации, кроме голосового, отсутствуют, особое значение приобретает качество аудиосвязи и навыки участников в области речевой коммуникации.
Необходимым условием для эффективного взаимодействия при проведении аудиоконференции является внятная дикция и грамотная речь участников, умение четко формулировать мысль.
Следует также отметить, что проведение аудиоконференции существенно отличается от обычного телефонного разговора, поскольку в аудиоконференции, как правило, участвует группа людей.
Аудиоконференции представляют собой весьма удобный способ организации групповых совещаний на расстоянии, однако современные средства связи позволяют дополнить голосовую информацию передачей видеоизображения. Организация групповой коммуникации при помощи видеосвязи называется видеоконференцией.
Видеоконференция — это способ обмена видеоизображениями, звуком и данными между двумя или более точками, оборудованными соответствующими аппаратно-программными комплексами.
Ее участники могут видеть и слышать друг друга в реальном времени, а также обмениваться данными и совместно их обрабатывать.
В настоящее время, когда многие компании имеют отделения не только в разных регионах страны, но и по всему миру, проведение видеоконференций может оказаться полезным для более эффективного ведения дел.
Организовать видеоконференцию можно таким образом, чтобы у каждой камеры собралось по два-три ее участника либо более значительное их число, причем камера будет сфокусирована только на лице выступающего в данный момент.
При этом компания использует оборудование с учетом своих возможностей и предназначения системы проведения видеоконференций.
Между видеоконференциями и личными встречами существуют определенные различия, которые легли в основу следующих общих рекомендаций.
Прежде всего в ходе видеоконференции следует воздержаться от разговоров, не имеющих непосредственного отношения к теме обсуждения, поскольку они могут быть транслированы другим участникам вашей встречи на расстоянии. Старайтесь время от времени поглядывать на экран — это усилит впечатление непосредственного общения с теми, кто, находясь в других помещениях, участвует в проведении видеоконференции.
Для того чтобы мероприятие оказалось эффективным, необходимо заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня. Если в последнюю минуту перед началом видеоконференции будут внесены какие-либо коррективы, не забудьте сразу же оповестить об этом заинтересованных лиц или разошлите им по факсу новую повестку дня встречи. До начала мероприятия каждый из них, в свою очередь, должен прислать вам подтверждение того, что ваша информация получена.
Перед открытием видеоконференции следует проверить четкость изображения и громкость звука. Если замечены какие-то неполадки, надо сообщить о них остальным участникам встречи с тем, чтобы обслуживающие ее специалисты на местах могли соответствующим образом наладить оборудование.
Настройте уровень звука с таким расчетом, чтобы все хорошо слышали каждого из выступающих, и его слова не искажались при включении обратной связи. Возможно, что при прохождении сигнала видеоконференции в какие-то моменты будут возникать помехи, заглушая звук и (или) изображение.
Заранее определите, как вы в этом случае поступите: продолжите встречу, пока сигнал не восстановится, а суть сказанного передадите тем, с кем временно был прерван контакт другими способами, или будет объявлен перерыв до восстановления связи. Никаких правил на этот счет не существует. Ваше решение определяется многими факторами: временными параметрами, возможностью партнеров вскоре снова собраться вместе, а также скоростью, с которой может быть восстановлена прерванная связь.
Можно ли будет одновременно видеть всех собравшихся на видеоконференцию или нет, зависит от установленного трансляционного оборудования, а также от числа участников встречи. Это имеет особенно большое значение, когда видеокамера укреплена стационарно.
Всем присутствующим следует помнить о том, что говорить надо четко и достаточно громко, особенно в том случае, когда вы находитесь не перед самым микрофоном и (или) за пределами зоны действия стационарной видеокамеры. Поскольку микрофоны в студии устроены так же, как в телефонной трубке, в данный момент времени говорить может только один человек.
Участников встречи, стремящихся что-то сказать в одной студии, никто не сможет услышать до тех пор, пока оратор, находящийся в другой студии, не закончит свое выступление. Если вы приглашены не в главную, а в одну из дополнительных студий, иногда случается так, что для того, чтобы получить слово, надо привлечь к себе внимание жестами.
Учитывая возможность передачи практически любых видов информации, простоту и быстроту общения, естественность процесса общения видеоконференции можно считать наиболее эффективной технологией организации системы дистанционного делового общения.
Компьютерные телеконференции — это сравнительно недорогой, оперативный и удобный способ обмена информацией между большим количеством географически удаленных друг от друга участников. В компьютерных телеконференциях могут участвовать сотни и тысячи пользователей Интернета.
С помощью компьютерных телеконференций можно получить информацию и принять участие в обсуждениях, использующих электронные «доски объявлений», которые могут иметь выделенные области (ниши) для групп по интересам. Такие конференции обеспечивают также доступ к архивированным файлам и участие в синхронной коммуникации (обычно очень ограниченной по времени).
Чтобы принять участие в конференции, надо подключиться к ней, набрав ее адрес. На экране компьютеров участников отображаются высказывания и отклики всех участников конференции. Хотя сообщения и отклики появляются очень быстро, телеконференции не вполне можно отнести к синхронным средствам.
Скорее, они напоминают гигантские доски объявлений, на которых пишут все участники. Как и на досках объявлений, в компьютерных телеконференциях информация сохраняется некоторое время. Так что всегда можно вернуться и просмотреть ее, даже когда участники физически не участвуют. Таким образом, возможен просмотр информации телеконференции за некоторый отрезок времени.
Все компьютерные конференции можно разделить на синхронные (обмен данными между участниками в режиме реального времени) и асинхронные (участники обращаются к материалам конференции независимо от времени). Преимущество синхронных конференций состоит в возможности дискуссии в реальном масштабе времени и организации «мозгового штурма».
Асинхронная конференция дает пользователю возможность обратиться к данным в любое удобное для него время и самостоятельно регулировать темп работы с информацией.
Все типы компьютерных конференций обладают неоспоримым психологическим достоинством — для людей, испытывающих затруднения при непосредственной коммуникации, значительно легче начать общение при помощи компьютера, поскольку существует возможность обдумать мысль, прежде чем ее высказать, а кроме того, общение при помощи компьютера позволяет снизить воздействие определенных социальных барьеров, способных затруднить коммуникацию.
Однако подобной коммуникации присущ и ряд недостатков, среди которых самым важным, по-видимому, является практически полная невозможность использования средств невербальной коммуникации.
Программы групповых компьютерных конференций располагаются в широком диапазоне от простой e-mail рассылки (например, с использованием Listserv — почтового реестра) до сложных систем информационных досок объявлений (например, Usenet News — распределенная пользовательская сеть электронных досок объявлений, упорядоченная по группам новостей), включающих системы управления конференций (например, VAXNotes), поддержки групповых решений и электронные митинг-системы.
Компьютерные конференции могут включать различные программы, общие интерфейсы с другими компьютерными системами, планирование доступа пользователей. Когда все эти вышеперечисленные возможности и характеристики объединяются, формируется мощная среда для совместной работы.
Практически все характеристики и возможности компьютерных конференций полезны для делового общения.
Видеоконференции нашли применение в различных областях деятельности: в медицине (когда в отдаленных районах пациентам требуется срочная консультация городских и областных специалистов), в повышении квалификации и дистанционном обучении сотрудников, в переговорах, презентациях, брифингах, в работе с клиентами, и конечно, при проведении совещаний и заседаний.
Но прежде чем закупать и устанавливать конференц-систему, руководству организации необходимо произвести предварительные расчеты экономической эффективности приобретаемой системы.
Например, при наличии у организации или фирмы территориально удаленных филиалов и достаточно частом проведении оперативных совещаний и других мероприятий установление такой системы оправдано.
При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.
Но и при традиционной форме совещания, когда участники собираются в одном помещении, компьютер используется для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация, и перед совещанием проверить представленные материалы.
Совещание является оригинальным видом организации, которая в своей жизнедеятельности в отличие от известных структур (матричной, проектной) действует в более жестких и более ограниченных временных рамках.
Подготовка и обслуживание совещаний в организациях и крупных фирмах часто поручается службе делопроизводства. В этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, требуется особо тщательная подготовка и четкость в проведении. А это, в свою очередь, требует весьма значительных материальных затрат.
Характерной чертой любого совещания является коллегиальное обсуждение сложных проблем. Результат коллективного решения документируется (протокол совещания).
Но в большинстве организаций, действующих на принципах и правовых основах единоначалия, персональную ответственность за все решения (и коллективные в том числе) несет руководитель организации.
Таким образом, завершая данное рассуждение, хочу сделать вывод о том, новейшие технологии положительно влияют на ведение переговоров, поскольку, на мой взгляд, онлайн-общение – это новые возможности и преимущества:
-экономия времени. Совсем необязательно ехать в командировку для участия в переговорах, достаточно доступа в сеть. А экономия времени, соответственно, это всегда экономия денег;
-видеосвязь позволяет видеть и слышать собеседника, как и при реальной встрече;
-сохранение переписки (протоколирование), что может быть также удобным, если необходимо что-то уточить или доказать свою правоту;
-возможность, не прерывая общения, переслать собеседнику необходимые файлы, соответственно, не нужно диктовать и записывать.
Однако есть и некоторые минусы проведения переговоров онлайн.:
1.Небезопасность.
Одна случайно нажатая или не нажатая участником видеоконференции кнопка может привести к утечке информации и, более того, хакеры из иностранных государств могут взломать пользовательский аккаунт дипломата, получить доступ к государственной тайне, а также выложить все записанные видео-встречи в открытый доступ в Интернет.
Если информация однажды просочилась в сеть, то она останется там навсегда;
2. Технические неполадки.
Работа видеоконференций может быть легко прервана из-за технических неполадок, например, плохого сигнала, который может быть вызван работой хакеров или неподходящими для видеосъемки условиями;
3. Высокая цена.
Цена на оборудование для видеоконференций, хотя и падает, но пока не каждое государство может позволить установить его во всех внешнеполитических ведомствах.
Список литературы:
1. Гребеник В.В. научная статья «Тенденции новых цифровых технологий в развитии современного бизнеса», 2018 год. URL - https://cyberleninka.ru/article/n/tendentsii-novyh-tsifrovyh-tehnologiy-v-razvitii-sovremennogo-biznesa/viewer
2. Иванова Н.В. Искусство ведения бизнес-переговоров. Конспект лекций / Н.В. Иванова; Каз.федер.ун-т. – Казань, 2014. – 171 с.
3. Хачатуров А.Е., Лукутина М.В., Белковский А.Н.: Необходимость новых подходов к стратегическому планированию при переходе к шестому и седьмому технологическим укладам // Менеджмент в России и за рубежом – 2017 – №2, С. 2-6.