Архивное дело

Содержание:
Введение
Понятие «архивоведение» и «архивное дело», сущность, функции, принципы, методы
Понятия «архивоведение» и «архивное дело»
Функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения
История развития архивного дела в России
Понятие и сущность документоведения
Автоматизация архивного дела
Заключение
Список использованных источников
Введение
Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные.
Документ - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо. С научной точки зрения, документ - это способ закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека. Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом (гриф, исходящий номер и другие) становится документом. Качество информации определяет качество управления.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
В свою очередь архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований. Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества. Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Цель данной работы – изучить теоретические аспекты и сущность архивного дела.
В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи стоящие перед данной работой:
1. Рассмотреть понятия «архивоведение» и «архивное дело»; функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения; понятие и сущность документоведения; процесс автоматизации архивного дела;
2. Сделать соответствующие выводы по прилагаемым вопросам.
1.1 Понятия «архивоведение» и «архивное дело».
Архивное хранение с древнейших времен было одной из задач государственного управления. Сколько-нибудь устойчивая государственность не могла существовать без письменности и документа как основы управления и права. Государственный аппарат для своего нормального функционирования должен был обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация могла быть сохранена.
Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы, а государство стало заниматься организацией хранения и использования документов. Возникали и частные архивы, которые служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Понятие архивное дело можно трактовать как отрасль деятельности общества (государства), которая охватывает научные, правовые и практические аспекты хранения и организации использования документов. Архивоведение как научная дисциплина возникла сравнительно недавно на стыке исторической науки и государственно-правовой практики, частью которой было архивное дело.
Понятие архивоведение было впервые введено в научный оборот немецким архивистом Й.А. Ёггом в работе «Теоретические идеи архивоведения» (1804 г.). Однако впервые мысль о том, что архивоведение представляет собой отдельную научную дисциплину была высказана известным историком Ш. Ланглуа в статье «Наука об архивах», вышедшей в «Международном журнале архивов, музеев и библиотек» (1895). Теоретические и методические принципы архивоведения как науки были сформулированы голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином в «Руководстве к приведению в порядок и описанию архивов» (1898). Архивоведение представляет собой комплексную научную дисциплину, которая разрабатывает теоретические, правовые и методические вопросы архивного дела и объединяет несколько специальных дисциплин: теорию, методику архивного дела, историю и организацию архивного дела, архивное право, научную организацию труда в архиве.
Ключевым понятием в архивоведении является понятие архив (от грэч. аrche – начало, основа, причина, конец; «аrcheion» – организация, которая осуществляет властные полномочия) это полисемичный термин, который может рассматриваться в четырех основных значениях:
1. организация или ее структурное подразделение для хранения документов иорганизации их использования; 2. совокупность документов, которые хранятся в организации или у лица; 3. архивохранилище; 4. периодическое издание или сборник документов, где публикуются исторические документы. Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.
Совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразование ранее актуальной социальной информации в информацию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и использования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение образует собой хранилища социальной памяти общества.
1.2 Функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения
Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации. Они реализуются в процессе таких направлений деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации ее упорядочение, хранение, поиск, организация использования. Можно определить функции архивов в обществе более широко: 1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»; 2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение; 3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры. 4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем. 5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с библиотеками, музеями.
Виды архивов. Исходя из определения понятия «архив», которое является полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть: государственными; негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания («сборы»). Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться: архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций); архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией); архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства); экономические архивы (предприятий, коммерческих компаний); научные архивы (научных организаций, деятелей науки); архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц). В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на: традиционные архивы (документы на бумажных носителях); кино- и видео- архивы; фотоархивы; фоноархивы; архивы электронных документов.
Выделяют следующие принципы архивоведения принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения, органичности создания, генетический принцип, фондовый принцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат. provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединения архивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленной происхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принцип фондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французских архивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось на принципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексов документов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция была сформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в Париже Наталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в пруских архивах. В 1898 г. голандскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принцип провениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практике большинства европейских стран как основополагающий. Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов. Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.).
Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих. В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности.
К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов). Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей системы. Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. В настоящее время широко применяется также информационный метод.
Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать ее значение и изучать явления ее повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен. Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой: 1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения; 2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем копирования сохранившихся в различных фондах документов.
1.3 История развития архивного дела в России
Зарождению архивного дела на Руси способствовало появление на Руси письменности. Начало письменности на Руси относится еще к дохристианским временам. По мере развития государственности и культуры, письменность все больше совершенствовалась. Миссионерская деятельность просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988г. христианства способствовали формированию первых документных сводов, которые легли в основу создания первых архивов Киевской Руси.
До принятия христианства, в Киевской Руси сосредоточением правительственной документации князя был княжий двор. Именно там, в Казне, собирались документы о различных сторонах княжеской деятельности. На местах документы хранили посадники.
С принятием христианства архивы стали возникать в церквях и монастырях и получили название сокровищниц (ризниц), в которых документы хранились вместе с различными принадлежностями культа. Наиболее известными центрами хранения документов стали: Софийский собор и Десятинная церковь в Киеве, Софийский собор в Новгороде. Кроме хранения, в церквях и монастырях также проводилась работа по переписи книг, которая часто велась по заказу, на основе заключенного договора — «ряда».
С ростом монастырского хозяйства и имущества, расширением земельных владений увеличиваются собрания книг и документов; им требуется индивидуальное место для хранения — отдельно от остальных сокровищ. Таким местом становятся особые лари, стоявшие в сенях соборов. Заведовал ларём — ларник. В этот период также зарождается учёт и описание документов. Первой архивной описью считается Ипатьевская летопись, которая датируется концом XIII века.
С первой половины XIV века центром объединения русских земель становится Москва. Это способствовало концентрации удельных архивов в единый архив Московской Руси, получившего название Государевой казны. Он сочетал в себе сразу несколько функций: казны, архива и канцелярии. С конца 90-х годов XV века, после окончательного оформления централизованного государства, начинается отделение документов от казны и формирование Государева архива, положившего начало формированию первоначальной сети архивов Московской Руси. Постепенно, с увеличением и усложнением функций государственного аппарата, возникает потребность в создании новой системы исполнительных органов управления, которые ведали бы отдельными отраслями государственного регулирования или регионами России. Так появляются приказы. Это приводит к формированию сети центральных приказных архивов.
Работа в приказах велась следующим образом: обслуживали приказные архивы дьяки и подьячие, в обязанности которых входило хранение, систематизация и составление описей документов. Хранение осуществлялось в специально защищенных помещениях — казёнках. Их предписывалось оборудовать железными дверями с засовами и железными решётками на окнах. Каждый документ хранился в «мешочке», в «сафьяновом меху», и потом уже складывался в пронумерованные и оборудованные ярлыками ящики, сундуки или коробки. Чтобы упорядочить процедуру поиска, каждый приказной архивист заводил собственную систему систематизации и учета документов. На особо ценные дела приказные архивисты заводили копии, которые и использовались в делопроизводстве; подлинники дел лежали в архиве — их запрещалось выносить из хранилищ.
Характерной особенностью работы архивов этого периода было то, что потерявшие практическое значение документы, как правило, хранились в канцелярии вместе с текущим делопроизводством, т. е. хранилища документов ещё не стали самостоятельными структурными подразделениями учреждений.
С первой четверти XVIII века Пётр Первый проводит ряд реформ во всех сферах общественной жизни, которые также коснулись и архивного дела: в соответствии с Генеральным регламентом 1720 года, впервые официально было введено понятие «архивы», произошло их отделение от канцелярий в самостоятельные структурные части учреждений, которым передавались не нужные для повседневной оперативной деятельности, но необходимые для справок, бумаги из делопроизводственных подразделений. Лица, заведующие ими, были названы «архивариусами». Их должность в штате была единственная.
Также, в 1720 году правительством утверждаются инструкции по ведению архивов и режимах хранения документов. Согласно им, хранение осуществлялось в сухом, охраняемом противопожарном месте, документы должны были располагаться по происхождению, тематике, хронологии, с указанием номера дела, года, названия, места хранения, под присмотром архивариуса. Архивариус выполнял текущую работу: вёл записные книги, алфавиты, реестры дел. Не обошли преобразования и приказную систему, которая в этот период изрядно устарела, вследствие чего произошла замена приказов коллегиями.
В начале XIX века в России снова начинается период административных реформ, которые приводят к реорганизации государственных структур, например, произошла замена коллегий министерствами. При каждом министерстве и департаменте создавался свой архив, что в итоге повлекло за собой образование дробной сети архивов и децентрализацию архивного дела в общем. Такая система показала свою непригодность, так как очень затрудняла обеспечение сохранности и использование архивных документов, и, уже во второй четверти XIX века, департаментские и министерские архивы начинают концентрироваться в общие.
Переломным периодом в развитии архивного дела стал 1812 год, когда Москва была захвачена Наполеоном. Правительство не приняло должных мер по спасению ценных исторических источников и, в итоге, много документов было сожжено, разорвано, истоптано и похищено французскими солдатами.
В первой четверти XIX века начинаются теоретические разработки архивоведения, так как для нормальной работы государственного аппарата были необходимы архивные материалы. Также большой прогресс был достигнут архивистами в разработке справочного аппарата: появился новый вид архивных справочников — обзор и изменена структура основного — описи.
Во второй половине XIX века в России вновь началась эпоха реформаторской деятельности, которая затронула все сферы развития русского общества. Главной проблемой архивного дела становится преодоление бумажного вала, необходимость реставрации многих древних документов и упорядочивания дел. Но, для воплощения планов в жизнь, архивам требовались образованные кадры, которых в этот период было очень мало, так как архивная служба, даже в столичных архивах, не считалась престижной. Чтобы заинтересовать молодых сотрудников с высшим образованием, руководство архивов разрешало им разрабатывать и публиковать в изданиях архива собственные исследования. Также в архиве умышленно не заполнялись полностью штаты, чтобы из сэкономленных средств (у управляющего архивом было такое право) выдавать дополнительное вознаграждение архивистам. Благодаря этому состав сотрудников в 60—80-е годы изменился в лучшую сторону.
На развитие архивного дела начала ХX века сильно повлияло вступление России в Первую мировую войну: многие архивисты были призваны на военную службу, вследствие чего происходит накопление огромного количества необработанных дел военного характера. Многие документы оставались без надзора или размещались в сырых подвалах, гибли лот артиллерийских обстрелов, пожаров, оставались без надзора и даже захватывались врагами.
К концу 1920 – началу 1930-х годов в СССР формируется тоталитарный режим и начинается «политизация» архивного дела. Это положило начало макулатурным компаниям, рассчитанным на чистку архивов от «идеологически чуждых» документов, орабочиванию и коммунизации архивных служащих. В итоге это приводит к нехватке профессиональных кадров, и, как следствие, к ухудшению работы архивов.
Огромное влияние на сохранность документов оказала Великая Отечественная война. Перед архивистами становится тяжёлая задача — эвакуировать архивы из зоны военных действий и собирать текущие военные документы в действующие архивы. Несмотря на все старания архивных работников, многие документы спасти не удалось, так как эвакуация на первом этапе велась хаотично и многие архивы оказались захвачены фашистами.
В период 1945 - 1956-х годов в архивном деле продолжалась довоенная политика, и, лишь с началом «оттепели» тоталитарный режим был ослаблен: с принятием новых правил работы архивов учреждений, организаций и предприятий, исследователи наконец-то получили доступ к документам. Архивариусам поручено было обратить особое внимание на кино- фото- и фонодокументы, а также научно-техническую документацию, чтобы разрабатывать научно-справочный аппарат архивов.
С 1956 по 1964 годы в архивном деле происходят значительные усовершенствования: расширяется использование архивных документов, публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архивам, вводятся механографические документы, сотрудники архивов получают возможность на договорной основе участвовать в разработке и совершенствовании методов делопроизводства в различных организациях.
Новый виток развития архивного дела произошёл после распада СССР: система архивов стала самостоятельной, произошло открытие доступа ко всем документам по истории советского общества, государство провело ряд архивных реформ по централизации и демократизации архивного дела. В результате указанных преобразований была сформирована система управления и сеть центральных архивов, архивное дело становится областью культуры и входит в культурное наследие РФ, разработана система хранения и использования архивных документов. На сегодняшний день архивы представляют собой сложную организованную систему хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, а сотрудники этих учреждений — люди с высшим образованием, в обязанности которых входит: организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в фонд архива; прием и регистрация новых документов; отбор, упорядочение, комплектование архивных документов; систематизация и формирование дел; подготовка сводной описи единиц постоянного и временного сроков хранения; участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.Понятие и сущность документоведения
Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определённым закономерностям и правилам. Первоначально это понимание находило закрепление в делопроизводственной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приёмы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах.
Таким образом, практическая деятельность стимулировала теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение. Документоведение – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением.
Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документоведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической и 2) прикладной. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг проблем, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.
Объектом документоведения является вся совокупность документов в обществе, т.е. все виды, жанры и формы документов, а также все системы и подсистемы документации. Однако при этом основное внимание уделяется документам и системам документации, связанным со сферой управления, с оперативной средой. Фактически любая наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования обязательно подвергается анализу в исторической ретроспективе, в динамике, позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов во всём их многообразии. Таким образом, исторический аспект является одним из важнейших в документоведения.
Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины: теоретическое обоснование документационных процессов в обществе; обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования; формирование высокоорганизованной информационной среды, т.е. обеспечение общества полноценной и оперативной документированной информацией; развитие, совершенствование информационной культуры человека. Свои задачи документоведение решает совместно с другими, преимущественно прикладными, дисциплинами документоведческого цикла, для которых оно является теоретической базой.
К их числу относятся: организация и технология документационного обеспечения управления (делопроизводство), изучающая непосредственно организацию работы с документами: приём, распределение, регистрацию, справочную работу, поиск необходимых документов . (К сожалению, многие ставят знак равенства между документоведением и делопроизводством, ошибочно смешивая эти две дисциплины); документная лингвистика; организация секретарского обслуживания и некоторые другие.
Автоматизация архивного дела.
Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.
В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России. Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией.
Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения в виде комплекса взаимосвязанных баз данных, его внедрения, практического использования. В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.
Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива. Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются: 1. разработка основных направлений развития информационно-поисковых систем; 2. использование автоматизированных архивных технологий; 3. создание баз и банков данных, выполнение оформительских и печатных работ.
Заключение
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Вопросами комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов занимается наука архивоведение. Основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается информацией, не актуальной в настоящий момент времени. Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности; организация архивных фондов и архивных документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации; организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения. Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений и физических лиц. Подводя итог вышесказанному стоит отметить, что «архивное дело», благодаря своей значимости во все времена будет являться неотъемлемой частью правового государства в цивилизованном обществе.
Список использованных источников
Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004. - 272с.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2000. - №3.
3. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования – М.: ТЕРМИКА, 2004.
4. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.
5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведнические аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской федерации // Секретарское дело. – 2009. - №3.
6. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2012 - 272с.
7. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
8. Алексеева Е.В. и др. Архивоведение – М.: ПрофОбрИздат, 2004 - 272с.