Делопроизводство в аптечных организациях

Введение

Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.
Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель. Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60%, а в отдельных случаях до 80% их рабочего времени. Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.
Для подготовки документов используют их различные унифицированные формы, которые разрабатывает, утверждает и вводит в действие Госстандарт России. В настоящее время действует Общероссийский классификатор управленческой документации № 299 (последняя редакция от 22.05.2020).
В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:
кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
объемом и характером внешних связей.
Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.
В сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений утвержден состав нормативно-справочной информации, включающий классификаторы, справочники и регистры, а также номенклатуру - систематизированный перечень материалов.
Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.
Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.
Целью данной работы является изучение делопроизводства в аптечных организациях
Объект исследования: специфика делопроизводства в сфере деятельности аптечных организаций.
Предмет исследования: анализ содержания и порядка делопроизводства в аптечных организациях.
Задачи: 
Анализ научной литературы.
Изучить делопроизводство в аптечных организациях.
Методы исследования: анализ и синтез литературных данных.
1. Понятие документа классификация документов их функцииВ основе управленческой деятельности любой организации от министерства до небольшого предприятия лежат следующие процессы:
получение и обработка информации;
принятие управленческих решений;
доведение решений до сведения исполнителей;
исполнение и подведение итогов.
Одним из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит прежде всего из документов.
Носителем информации является документ.
Документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [ REF _Ref54658389 \r \h 7].
Документы выполняют ряд важных функций, главными из которых являются информационная, управленческая, правовая, коммуникативная, учетная, культурная, историческая.
Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.
Документирование может осуществляться на бумажных носителях с использование естественного языка (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). В современном делопроизводстве широко применяются электронные документы.
Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации е них движения документов называется делопроизводством.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
нормативно-методической базы делопроизводства;
установленных руководством предприятия правил работы с документами;
квалификации сотрудников делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами.
К основным функциям документов относятся:
информационная (документирование, хранение и предоставление информации);
управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы):
коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);
правовая (документ может являться письменным доказательством е суде и быть источником права, например, законы);
организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция):
научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие) [ REF _Ref54940631 \r \h 9].
Работа над документами требует умения разбираться в их многообразии, устанавливать связь между ними, давать правильную оценку их практического и научного значения. Для этого все документы должны быть сведены к однородным группам.
Классификация документов
По названию вида документа различают: положения, приказы, распоряжения, акты, инструкции, письма, заявления, справки, договоры и др.
По содержанию документы подразделяются на:
организационные (инструкции, уставы, положения);
распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
финансово-расчетные;
снабженческо-сбытовые.
По происхождению документы бывают:
личные –– это документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;
официальные или служебные документы отражают деятельность учреждений.
Официальный документ — это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой. Это означает, что документ может служить подлинности заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает обязательность его исполнения для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность [ REF _Ref54658389 \r \h \* MERGEFORMAT 7].
По месту возникновения документы делят на:
внешние (поступающие из других организаций);
внутренние (создаются и применяются внутри данного предприятия).
По содержанию документы бывают:
простые - содержат один вопрос;
сложные - содержание которых охватывает два или более вопросов.
По срокам исполнения документы различают:
срочные (требуют исполнения в строго установленные сроки);
несрочные (исполняют б пределах сроков, установленных администрацией).
По степени гласности документы бывают:
обычные;
секретные;
для служебного пользования.
В правом верхнем углу двух последних видов документов делается специальная отметка «Секретно», «Для служебного пользования».
По стадиям создания различают:
оригиналы (подлинники) — это первый экземпляр документа, имеет юридическую силу- только в том случае, если подписан соответствующими должностными лицами;
копии - точное воспроизведение подлинника с пометкой б правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простые и заверенные (нотариальной конторой, ЗАГСом, отделом кадров, ректором, заведующим аптекой и т. д.).
По форме документы делятся на:
индивидуальные, где текст уникален для каждого создаваемого документа и не повторяется в других документах (например, докладные записки);
типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца;
трафаретные –– часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении.
По средствам фиксации информации: письменные, графические, фото- кинодокументы, изобразительные (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи) и т. д.
По срокам хранения документы подразделяются на:
документы постоянного хранения - документы Архивного фонда Российской Федерации без определения срока хранения (бессрочно);
временного хранения - документы, которые уничтожают после истечения сроков хранения, установленных нормативными правовыми актами.
2. Нормативно – методическая база делопроизводстваНормативно-методическая основа делопроизводства –– это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
Нормативно-методическая основа делопроизводства регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами., имеющими гриф ограничения доступа и другие вопросы.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Управленческие документы по наименованию, форме и содержанию реквизитов должны соответствовать требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), унифицированной системе документации (УСД) государственным стандартам на документацию [ REF _Ref54658389 \r \h 7].
Государственная система документационного обеспечения управления устанавливает и закрепляет единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы со всеми документами б целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки информации, повышения эффективности работы аппарата управления.
К основным нормативным документам, регулирующим вопросы делопроизводства, относятся (табл. 1).
Таблица SEQ Таблица \* ARABIC 1. Основные нормативные документы регулирующие вопросы делопроизводства
Наименование документа
Функции документа
Федеральный закон от 27.07.2006 К149-Ф3(ред. от 31.12.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Регулирует отношения, возникающие при:
осуществлении права на по нею получение. передачу, производство и распространение информации;
применении информационных технологий;
обеспечении защиты информации.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» Устанавливает:
состав реквизитов документов;
требования к оформлению реквизитов документов;
требования к бланкам документов
Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 «Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Конкретизируют и дополняют
ГОСТ Р 6.30-2003
Федеральный закон от 22.10.2004 Ле 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.2001 Ns 197-ФЗ) Содержит нормы права и положения по документам в сфере трудовых правоотношений
Унификация и стандартизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, единых правил их оформления.
Для того чтобы документ отвечал своему назначению и имел юридическую силу, он должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности, отражает его форму - формуляр
Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документа. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документа зависит их доказательная (юридическая) сила.
ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает 30 реквизитов. В отдельном конкретном документе часть указанных реквизитов может отсутствовать. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительной документации [ REF _Ref54940739 \r \h 2].
Требования к составлению документов:
документ должен исходить от должностного лица, которое имеет на это право;
должен быть юридически грамотно оформлен;
быть предельно кратким;
составляться на специальных бланках.
Документы изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Бланки документов должны иметь поля: левое, нижнее и верхнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм.
Для каждого формата документа установлены дез варианта расположения постоянных реквизитов - угловой и продольный. Предпочтение отдают угловому. Продольное расположение реквизитов применяется в случае, когда наименование организации и вышестоящего органа содержит большое количество печатных знаков.
3. Документирование организационно – распорядительной деятельностиОрганизационно-распорядительная документация включает 3 группы документов: организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные.1. Организационно-правовые документыС разработки организационно-правовых документов (ОПД) начинается жизнедеятельность организации. Организационно- правовые документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить численность штатных единиц, функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между- работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации [ REF _Ref54658389 \r \h 7].
К организационно-правовым документам относятся учредительные документы организации: устав, учредительный договор, положение о структурном подразделении организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников.
Устав –– устав организации –– это правовой акт: определяющий порядок образования; компетенцию; структуру, права предприятия. В уставе аптечной организации изложены правила, регулирующие ее деятельность., взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере обеспечения населения и медицинских организаций лекарственными средствами, медицинскими изделиями и другими товарами аптечного ассортимента. Устав закрепляет организационно-правовую форму аптечной организаций, ее название, адрес, органы управления и контроля, порядок распределения прибыли и образования фондов, условия реорганизации и ликвидации.
Учредительный договор –– правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, функционированию, реорганизации и ликвидации. Учредительный договор заключается, а устав утверждается учредителями (участниками) организации.
Штатное расписание –– представляет собой организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной месячной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.
Штатное расписание разрабатывается ежегодно по состоянию на 1 января. В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год документ визируется заместителями руководителя организации (по производству. управлению, персоналу), а также руководителями финансового и юридического отделов (бухгалтером и юристом). Уточненный, согласованный и полностью откорректированный документ после проверки подписывается ответственным разработчиком и утверждается руководителем.
Правила внутреннего трудового распорядка –– организационно-распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Документ этот жестко структурирован и состоит из следующих разделов.
Раздел «Общие положения»
Раздел «Порядок приема и увольнения персонала»
Раздел «Общие обязанности сотрудников»
Раздел «Общие обязанности администрации»
Раздел «Рабочее время и порядок его использования»
Раздел «Ответственность за нарушения. Порядок поощрения сотрудников»
Раздел «Заключительные положения»
Должностная инструкция –– организационно-правовой документ, устанавливающий конкретные трудовые обязанности сотрудника (категории сотрудников) в соответствии с занимаемой должностью.
Должностные инструкции играют организационною, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и права между работниками, исключить повторяемость в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь е работе сотрудников, занимающих различные должности.
Должностные инструкции на медицинских и фармацевтических работников разрабатываются на основе квалификационных требований к медицинским и фармацевтическим работникам.
Распорядительные документы
Руководство любой организации, независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов, наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительною деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Распорядительная документация - одна из наиболее многочисленных групп документов. К ним относятся: постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Распорядительные документы являются средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или конкретным исполнителям. В них оформляется распорядительная деятельность коллегиальных органов и руководителей.
Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности н по личному составу. В приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования (Приказ об учетной политике предприятия, о проведении инвентаризации). В приказах по личному составу рассматриваются вопросы, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия (Приказ о приеме на работу), о предоставлении отпуска, об увольнении).
3. Информационно-справочные
Процесс принятая управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, сводки, докладные записки, протоколы, служебные письма и др.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу верх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую организацию.
Справка –– это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки бывают двух видов:
с информацией о событиях служебного характера (справка о дооценке и уценке товаров):
справки, выдаваемые работникам для удостоверения того или иного юридического факта (о подтверждении места учебы или работы, о занимаемой должности, о заработной плате и т. д.).
Докладная записка –– документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, информирующий его о сложившейся ситуации или имевшем место факте, событии, выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Акт –– документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: акт сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), акт испытаний (образцов, систем, технологий), акт приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей), акт ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально созданными комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе. Главное в акте –– установление фактического состояния дел. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц, содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Протокол –– это документ, отражающий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протокол отражает коллегиальную деятельность. Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания записывался на магнитофонною ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, полгода). Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или должностном лице, избранным на время заседания.
4. Организация работы с документамиДокументированная информация, требуемая системой менеджмента качества, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потерн целостности).
Организация должна предусматривать следующие действия:
распределение, обеспечение доступности и поиска, а также использование информации;
хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
управление изменениями (например, управление версиями);
соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Основные стадии, которые проходит документ с момента получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело, образуют документооборот организации.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.
Порядок обработки входящих документов
Документы, поступающие в организацию, проходят первичною обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководителем и исполнение (рис. 1). На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 1. Схема работы с входящими документами
Прием и первоначальная обработка документов предусматривает проверку правильности доставки корреспонденции., целостности вложений и подготовку к передаче документа по назначению.
Основная задача предварительного рассмотрения и распределения документов - правильно их рассортировать по структурным подразделениям, непосредственным исполнителям.
Регистрация входящих документов производится в журнале регистрации входящих документов записываются необходимые сведения о документах с проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.
Порядок обработки исходящих документов
Работа с исходящими документами проводится по схеме, представленной на рисунке 2.

Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 2. Схема работы с исходящими документами
Проект документа составляется специалистом (или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах). Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.
Проект документа оформляется по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров. После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации. Документы, отправляемые организацией, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление, регистрируются в журнале регистрации исходящих и внутренних документов и сдаются в отделение связи.
Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю [ REF _Ref54940950 \r \h 9].
5. Хранение документов. Составление номенклатуры делОдной из важнейших задач делопроизводства аптечных организаций является систематизация документов, их группировка и после их исполнения - формирование дел, где документы хранятся.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 оперативное хранение документов –– это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
хранение документов в процессе их исполнения;
хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: «На исполнении», «Срочно», «На отправку», «На согласование», «На подпись» и т. п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол.
Документы, требующие исполнения, подлежат контролю. Это обеспечивает своевременное и качественное решение поставленных в документе вопросов.
Контроль исполнения документов включает в себя следующие этапы:
постановка документа на контроль;
проверку и регулирование хода исполнения;
учет и анализ результатов исполнения документов;
контроль сроков исполнения документов.
Контроль исполнения документов осуществляет руководитель аптеки (структурного подразделения) или лица, которым поручена эта работа. Документы, поступившие в учреждения, подлежат исполнению в течение 10 дней. Жалобы, предложения - в течение 1 месяца. Руководитель предприятия может устанавливать индивидуальные сроки исполнения конкретных документов. На документах, которые подлежат исполнению, на левом поле ставится «К» или штамп «Контроль». Контроль исполнения документов ведется на карточках, которые группируются в картотеки по срокам исполнения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения поставленных в нем задач. На исполненном документе в левом нижнем углу ставится отметка об исполнении, а также в карточке контроля. Исполненные документы подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
В настоящее время наряду с хранением документов на бумаге, сформированных в дела, многие организации применяют электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
Дело представляет собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности аптечного предприятия, помещенных в пашу.
Основные правила формирования дел:
В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов, отметку об исполнении или надпись «В дело»).
Формируют дело из документов одного календарного года. Исключения могут составлять следующие дела:
переходящие дела (дела, не законченные в текущем году переходящие на следующий год);
личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица в данной организации).
Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.
В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме.
Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.
В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от даты их утверждения или составления.
Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов организации.
Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок. Дело, в которое подшиваются документы организации, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается:
название организации;
название структурного подразделения;
номер дела по номенклатуре дел;
заголовки дела по номенклатуре дел;
дата (указание года формирования дела);
количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);
срок хранения документов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения (более 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного хранения (до 10 лет) не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях.
Систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел.
Номенклатура дел является классифицированным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Составляется с целью обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января календарного года. В приложении 1 приведена примерная номенклатура дел аптечной организации.
6. Подготовка и передача дел в архивДела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности, для чего в аптеке создается экспертная комиссия. Комиссия изучает документы с целью их отбора для хранения в архиве или уничтожения, если срок хранения их истек.
Дела, которые сдаются в архив для хранения, должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.
Перед сдачей дел в архив производятся следующие виды работ:
Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).
Документы в деле нумеруются. Нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.
Составляется внутренняя опись документов дела. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.
Оформляется обложка дела. На ней указывают:
наименование организации;
регистрационный номер дела;
заголовок дела;
дата дела (начала, окончания):
количество листов в деле:
срок хранения дела.
Составление и оформлени