Характеристика деятельности секретаря

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность исследования. Достижения науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.
Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.
Исходя из вышесказанного, целью данной работы является изучение деятельности секретаря с учетом современных условий.
Для достижения указанной цели необходимо разрешить следующие задачи:
Задачи:
- охарактеризовать роль секретаря в структуре современной организации,
- выявить качества, необходимые секретарю,
-определить необходимые характеристики, которым должно соответствовать рабочее место секретаря,
- рассмотреть технические средства в работе секретаря.
Объектом исследования является профессиональная деятельность секретаря.
Предметом исследования являются пути оптимизации профессиональной деятельности секретаря.
Структуру работы составляют введение, две главы, объединяющие четыре параграфа, заключение и список использованных источников и литературы.
ГЛАВА 1 МЕСТО СЕКРЕТАРЯ В СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ1.1 Роль секретаря в структуре организацииВ классическом понимании секретарь компании должен исполнять ряд функций корпоративного менеджмента. Такова его роль в Англии и США. Такой подход происходит из англосаксонских принципов корпоративного менеджмента, а именно – собственность предприятия разделена между многими владельцами, акции компании представлены на фондовом рынке, а контроль акционеров за управленческим персоналом выполняется посредством совета директоров. Он включает в себя 1-2 руководителей исполнительного уровня (скажем, генеральный и коммерческий директор). Иные участники совета – независимые директоры или внешние совладельцы.
Высший управленческий состав отвечает за обеспечение грамотного менеджмента на предприятии. Он отчитывается лишь совету, а тот, соответственно – акционерам. В обязанности совета входят стратегические задачи и функция наблюдателя. Общее управление данным советом выполняется председателем. В традиционном понимании это внешний руководитель. Секретарь же занимается организацией деятельности совета, сбором и хранением данных, обеспечивает преемственность в совете. Ведь и участники совета, и председатель могут меняться – секретарь же зачастую занимают свою должность годами, а порой и десятилетиями.
Секретарь компании – один из наиболее уважаемых сотрудников высшего ранга в организации, обладающий большим опытом. В структуре предприятия секретарь отвечает перед руководителем и служит единственным представителем власти, на помощь которого он может рассчитывать.
Будучи штатным сотрудником, секретарь выбирается самим руководителем. Возможностью уволить секретаря наделен также лишь руководитель. В организациях, подобных, скажем, British Petroleum, секретарь совмещает свою должность с позицией старшего юриста. В корпоративной структуре такой человек стоит на третьем сверху месте, уступая председателю совета директоров и непосредственному руководителю компании.
В Великобритании много лет действовали законы, согласно которым на предприятии в качестве штатной единицы обязательно должен быть свой Company secretary. Поскольку сейчас нормы английского законодательства стали гибче, данная должность перестала быть обязательной. Однако в крупных организациях Великобритании позиция корпоративного секретаря все равно присутствует, причем она непременно персонифицирована. Такая должность встречается и в компаниях поменьше (акции подобных предприятий, как правило, не присутствуют на фондовом рынке), но роль секретаря в данном случае намного скромнее. Обычно функции такого человека ограничены экспертизой в правовом поле, поэтому нередко должность секретаря совмещена с позицией начальника юридического департамента. В США наблюдается подобная ситуация.
В России роль секретаря немногим отличается от вышеприведенного зарубежного опыта.
Планирование рабочего времени секретаря полностью зависит от стиля работы руководителя. Порядок и технология выполнения секретарем своих должностных обязанностей определяются особенностями работы руководителя и культурными традициями учреждения. Понятно, что профессиональный секретарь в своей работе обязан учитывать личные привычки и предпочтения своего руководителя.
Секретарь — это «лицо организации». Он - одно из первых лиц, с которым сталкиваются посетители, обращающиеся в организацию по различным вопросам. Как известно, первое впечатление складывается в очень короткий временной промежуток, но является весьма устойчивым. От работы, поведения секретаря, его отношения к людям и даже от внешнего вида, улыбки, тембра голоса зависит впечатление об организации в целом. Это впечатление дает себя знать в процессе общения и с другими сотрудниками организации.
Секретарь является связующим звеном между руководителем и коллективом. Поручения и замечания, передаваемые руководителем через своего секретаря, воспринимаются сотрудниками иначе. Это можно объяснить тем, что секретарь занимает достаточно специфичную должностную позицию. С одной стороны, он работает в тесном контакте с руководителем, располагает большим объемом информации, передает поручения от его имени, но не обладает компетенцией и полномочиями начальника. С другой, он является членом коллектива, но его рабочее место находится несколько обособленно, и он не имеет права оставить работу на длительный период. Это позволяет ему избегать мелких производственных конфликтов и держать нейтралитет в сложных ситуациях. Но, работая рядом с руководителем, секретарь не занимает значительной должностной позиции и обязан соблюдать правила субординации не только по отношению к своему руководителю, но и к другим специалистам, занимающим более высокие должности.
1.2 Качества, необходимые секретарюВ современном бизнесе кроме традиционных знаний по обработке документации, секретарь должен владеть иностранным языком, знать в совершенстве офисные программы, хорошо ориентироваться в законодательстве по документоведению и кадровому делопроизводству, знать процессы в управлении бизнесом различного характера. Перечисленные обязанности требуют не только профессиональных качеств, но и личностных, чтобы обеспечивать идеальные отношения не только между системами «секретарь-руководитель», «работник(посетитель)-секретарь», но и представлять собой идеальное промежуточное звено в системе «работник(посетитель) - секретарь - руководитель».
Однако только личностные качества в различных сферах бизнеса без наличия профессиональных качеств не будут способствовать эффективному функционированию системы. Все исследования доказывают, что профессионально важные качества являются универсальными независимо от сферы деятельности.
Подготовка секретарей должна вестись в соответствии с требованиями работодателей соответствующей сферы.
Работа секретаря связана не только с созданием, обработкой и оформлением документов, но и с большим кругом обязанностей, которые требуют наличия определенных качеств. Как известно, личностно важные качества играют большую роль в исполнении многих трудовых обязанностей. Рассмотрим, какие деловые и личные качества секретаря являются необходимыми.
- Аккуратность. Аккуратное отношение к деловой документации станет залогом того, что никакие документы не исчезнут и не потеряются в ходе работы.
- Ответственность и организованность. Именно эти качества помогают секретарю в выполнении многих рабочих обязанностей, таких как: организация деловых встреч, совещаний, заседаний, подготовка различных мероприятий и т.д. Важно понимать, что ответственный сотрудник всегда помнит о предстоящих событиях, серьезно относится к своей работе и хорошо выполняет положенные обязанности.
- Лидерские качества. Лидерские навыки помогают не только в организационной работе, но и при подготовке командировок руководителя и других сотрудников.
- Трудолюбие и усидчивость. Данные качества помогают успешно справляться с большим объемом документной работы.
- Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, - секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.
- Многозадачность. Для любого секретаря многозадачность является важным преимуществом, так как позволяет выполнять большое количество различных поручений без траты времени на переключение внимания. Это очень важно ввиду того, что секретаря от работы с документами в любой момент может отвлечь телефонный звонок или посетитель в приемной. Именно многозадачность позволит в данном случае отвлечься и потом также легко вернуться к работе.
Секретарь должен уметь:
- обеспечивать эффективную работу руководителя, оказать помощь в планировании рабочего дня;
- организовать рабочее место руководителя;
- вести сроковый контроль за поручениями руководства;
- организовывать информационное обслуживание руководителя;
- организовывать прием посетителей, устанавливать контакты;
- организовывать и обеспечить работу совещания;
- составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ;
- использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ);
- оперативно размножать документы;
- вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение;
- вести архив и многое другое.
Секретарь также выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.
Глава 2 Организация работы секретаря2.1 Рабочее место секретаряОрганизация рабочего места секретаря подвергалась значительным изменениям. Если в период становления секретарского дела достаточно было иметь перо и бумагу, то в XIX веке в результате использования печатных машинок труд секретаря стал намного эффективнее. В настоящее время пишущие машины вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, укомплектованные принтерами.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Рабочее место секретаря можно условно разделить на 4 зоны:
— рабочая зона
— основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;
— вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;
— зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.
На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Не следует забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте.
1.2 Технические средства в работе секретаряПервый, кого видят люди, приходящие в организацию – это секретарь. От того, какое впечатление он создаст, зависит впечатление о фирме в целом, и о ее самостоятельности. Кроме того, профессионализм секретаря заключается в умении секретаря работать с компьютером, копировальным аппаратом и т. д.
Необходимыми техническими средства в работе секретаря являются:
1) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер);
2) средства обработки бумажных документов (скрепляющие и склеивающие машинки, резательное оборудование, машина для уничтожения документов, штемпелевальное оборудование);
3) средства связи (телефон, радиотелефон, факс);
4) копировальные средства и аппараты.
В средствах составления и изготовления документов, чаще всего используют компьютер. Он помогает придать документам более эстетический и приемлемый вид. Все это благодаря огромному количеству шрифтов и цветовых оформлений.
Следующим необходимым средством является информационный менеджер, созданный компанией Microsoft - Microsoft Outlook. Программа сочетает в себе функции почтового клиента и средства для совместной работы. В программе реализована очень удобная функция для работы с почтой – организация быстрых действий, т. е. выполнение нескольких действий нажатием одной кнопки.
Диктофон – является незаменимым, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации. К примеру, на конференциях или совещаниях.
Сканер является удобным средством для ввода в компьютер огромного количества текстовой и графической информации. Одна из самых важных характеристик любого сканера – разрешение. Чем больше оно, тем более мелкие детали вы сможете отсканировать с приемлемым качеством.
Одним из путей решения защиты информации от несанкционированного использования являются уничтожители бумаги (шредеры). Существуют персональные уничтожители бумаг, предназначенные для индивидуального использования персональные уничтожители бумаг, способные измельчать бумагу со скрепками, пластиковые карты и компакт-диски. Самое главное, что, опираясь на уровень секретности документов, можно выбрать способ нарезки бумаги. Для особо секретных документов можно выбрать очень мелкую нарезку, похожую на стружку.
На сегодняшний день связь внутри офиса может поддерживаться при помощи нескольких телефонов. Среди них: стационарные телефоны для офиса, мобильные телефоны и офисные мини-АТС. Телефон для офиса выступает, в первую очередь, в роли средства связи и помогает решать множество задач, основная из которых – передача голосовых данных. Прежде всего, это касается современных офисных мини-АТС. Мини-АТС для офиса используется почти во всех отечественных компаниях. Они обеспечивают бесперебойную работу офиса, путем налаживания внешней и внутренней связи.
И, конечно, секретарю не обойтись без факса. Факс – это средство (устройство) связи, способное передавать текст, а также различные изображения (рисунок, фотография) по каналам факсимильной связи. Факс сочетает несколько устройств: телефон, принтер и модем.
Технические средства достаточно сложны для освоения. Это касается, в первую очередь, тех секретарей, которые начинали свою деятельность в период не широкого распространения компьютеров, принтеров и т. д. Еще одним сложным моментом является то, что уровень современных технических средств очень высок. С каждым днем появляется все больше новинок и разработок. Но если преодолеть все эти трудности и разобраться во всех необходимых для работы технических средствах, можно значительно сократить затрату своих сил и времени на выполнение рабочих задач.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Важными факторами успеха работы секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер.
Роль секретаря состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит получение, обработка входящей и исходящей почты, ведение телефонных разговоров, организация приемов, ведение дневника руководителя; организация его встреч, организация и участие в работе совещаний и многое другое.
У секретаря должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.
Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Подводя итог, можно сказать, что секретарь - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

Список использованных источников и литературы

Байкова И. Ю. Полное руководство секретаря-референта / И. Ю. Байкова. — М.: Рид Групп, 2012. — 208 с.
Личностно и профессионально важные качества секретаря, офис-менеджера и помощника. - URL: https://www.sekretariat.ru/article/91259-lichnostno-i-professionalno-vajnye-kachestva-sekretarya-ofis-menedjera-i-pomoshchnika (дата обращения 18.11.2020)
Простые 5 шагов для повышения эффективности рабочего места. - URL: http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=1580 (дата обращения 20.11.2020).
Роготнева Е.Н. Вызовы информационного общества как ключевой фактор развития электронного документоведения // Информационные технологии в науке, управлении, социальной сфере и медицине. 29 апреля – 2 мая 2014 // Сборник научных трудов Международной научной конференции. – Национальный исследовательский Томский политехнический универстиет. Томск, 2014. – С. 353–355.
Чубова Е. П. Рабочее место секретаря: рациональные подходы к организации / Е. П. Чубова, К. Ю. Деева. // Молодой ученый. — 2016. — № 7.4 (111.4). — С. 34-36.
Энговатова О.А. 500 Советов секретарю. – М.: Альфа-пресс, 2006. – 224 с.