Стандарты описания бизнес-процессов

Аннотация: в статье предствлены основные способы описания бизнес-процессов, которые являются актуальными в настоящее время. Эти способы являются основными и используются в разных видах деятельности.
Ключевые слова: бизнес-процесс, стандарты, описание, DFD, WFD, логические операторы, события начала и окончания процесса, временные задержки.
Необходимость бизнес-процессов обусловлена в основном автоматизацией бизнеса. А в связи с развитием современной индустрии информационных технологий все больше предприятий активно вводит в свою деятельность процессное направление.
Бизнес-процесс ‒ это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в команде. Бизнес-процессы позволяют представить сложную информацию в более простой для понимания форме для последующего изучения и принятия решений.
Также важно дать определение описанию бизнес-процесса. Описание бизнес-процесса ‒ это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графической и текстовой форме с целью упорядочения действий в команде, анализа и оптимизации их последовательности.
В настоящее время существуют три основных способа описания:
Текстовый;
Табличный;
Графический.
На данный момент признано, что графические методы наиболее эффективны, особенно при решении задач описания, анализа и оптимизации деятельности компании.
Чтобы получить описание реальных бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получать информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящего ‒ т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово фиксировать действия, которые требовались.
Для описания бизнес-процессов используется классическая методология, которая заключается в том, что после описания внешнего окружения бизнес-процессов наступает очередь описания его внутренней структуры. Существует вертикальное и горизонтальное описание, при вертикальном видны работы, из которых состоит бизнес-процесс, а при горизонтальном описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.
В настоящее время есть множество подходов (стандартов), описания бизнес-процессов ‒ ARIS, IDEF0 и др.
IDEF и ARIS – это инструменты для накопления и представления в формализованной, простой для понимания и анализа информации, основанной на знаниях сотрудников рассматриваемого предприятия.
При решении одних и тех же проблем IDEF и ARIS используют несколько разные подходы к их решению. Каждый из подходов используется с учетом конкретных целей моделирования, сложности объекта моделирования и некоторых других факторов.
IDEF позволяет создавать следующие модели:
функциональные, отвечающие на вопрос «что делается на предприятии?» (методология IDEF0); эти модели являются основой для создания остальных моделей;
информационные модели, представляющие информационное обеспечение деятельности (методология IDEF1.x);
функциональные модели ценности, показывающие, «сколько это стоит или может стоить в будущем»;
имитационные модели, позволяющие представить «что будет, если ...?», обыграны некоторые альтернативные варианты развития с разными начальными условиями.
Среда ARIS не накладывает жестких ограничений на последовательность проработки различных аспектов деятельности предприятия и предоставляет ряд других возможностей для описания рассматриваемого предприятия, обеспечивая проработку таких вопросов:
какие цели стоят перед предприятием, и какие функции необходимы для достижения этих целей;
какая информационная поддержка доступна;
какая организационная структура присутствует и какие отношения существуют внутри нее;
при каких условиях выполняются определенные функции, кто и в какой степени отвечает за их выполнение и какая информация используется в этом случае;
сколько фактически стоит выполнение этих функций или сколько это может стоить в будущем.
Преимуществом ARIS является возможность начать моделирование с отображения любого из вышеперечисленных аспектов, а также вести их параллельную разработку и в качестве интегрированной среды обеспечивает проверку и взаимосвязанный контроль всех построенных моделей.
Существует также классическая технология описания бизнес-процессов. Она была выработана в процессе изучения технологий управления. В этом процессе были выявлены 2 основных стандарта описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Основная часть остальных инновационных стандартов, являются различными видами данных подходов.
Строя DFD-схемы бизнес-процесса необходимо учитывать то, что эта схема показывает материальные и информационные потоки и не учитывает временную последовательность работ. В основном она совпадает с направлением движения потоков в бизнес-процессе.
Стандарт DFD подходит для описания бизнес-процессов верхнего уровня или макропроцессов, когда нет возможности уточнить временную последовательность работ, ибо все работы осуществляются одновременно и возможны несколько вариантов различных последовательностей.
Диаграмма WFD описывает бизнес-процессы нижнего уровня. На схемах возникают новые объекты, при помощи которых описываются такие процессы как логические операторы, события начала и окончания процесса и элементы, показывающие временные задержки.
Логический оператор может показать в каких ситуациях процессы происходят по определённой технологии, а в каких ‒ по другой.
События начала и окончания процесса показывают время начала и окончания процесса. Для бизнес-процессов, которые имеют жесткие рамки в качестве событий может выступать время.
Временные задержки используются для оптимизации времени, они описывают места, в которых между последовательно выполняемыми работами существует временной разрыв. В данном случае следующая работа выполняется только через определённое время после окончания предшествующей.
Уникальной чертой WFD-диаграммы являются его стрелки между операциями бизнес-процесса, которые означают не потоки объектов (информационные и материальные), а потоки или временную последовательность выполнения работ.
Итак, используя две классические схемы ‒ DFD и WFD ‒ возможно описать подробно все бизнес-процессы компании.
Вдобавок, описание бизнес-процессов предприятия возможно осуществить с помощью сил своих работников и внешних консультантов. В обоях ситуациях, в начале описывается графическое отображение бизнес-процессов по принципу «как есть» (as is).
Но из-за того, что нет одного универсального стандарта описания бизнес-процессов, его правильный выбор довольно значительный.
Главное помнить, что стандарты описания бизнес-процессов окажут влияние на окончательный выбор ПО и его стоимость. Но применение определённых программ, в которых возможно отображать бизнес-процессы, могут и не потребовать от компании каких-либо дополнительных затрат.
Рекомендуемая последовательность действий для описания бизнес-процесса:
1. Сбор участников процесса (сотрудников);
2. Сбор поступающей информации, необходимую и достаточную для запуска процесса;
3. Сбор использованных систем. Это может быть бухгалтерская система, CRM, электронная почта, электронные таблицы Excel и т.д. Все, что фактически используется в работе, должно быть записано.
4. Определение ожидаемого результата ‒ что будет в конце процесса.
5. Составление последовательности действий, которые выполняет человек.
6. Выделение условий. Действия могут отличаться в зависимости от входящих данных и промежуточных результатов.
7. Описание всей собранной информации в графическом виде в удобной нотации (IDEF3, BPMN 2.0 и др.).
Итак, стандарты описания бизнес-процессов – могут дать не только возможности, но и значительно их ограничить.
Также наиболее распространенными стандартами описания бизнес-процессов являются: IDEF, DFD, BPMN, VAD, eEPC, блок-схема бизнес-процесса, межфункциональная блок-схема бизнес-процесса. Они легко воспринимаются сотрудниками нанимателя.
• VAD (диаграмма цепочки процесса, добавляющего стоимость, Value added chain diagram);
• eEPC (расширеннаяцепочка, управляемаясобытиями, extended Event-driven Process Chain);
• блок-схема (Work Flow Diagram, WFD);
• межфункциональнаяблок-схема (Cross Functional Flowchart, CFFC).
Но одновременно, у этих стандартов есть ряд ограничений, не дающих полноценно отразить все основные нюансы происходящих в компании действий.
Таким образом, все выше перечисленные стандарты используются сейчас и будут примениться в будущем, имеют свои плюсы и минусы, которые влияют на их выбор. Компании основываются на них и делают выбор на более выгодных для них условиях. В условия входят такие факторы, как время, стоимость, лёгкость понимания и усваивания, ПО, форма реализации, вид деятельности, масштаб работы и т.д. В будущем эти стандарты будут усовершенствоваться и станут более приспосабливаемые к разным видам деятельности компаний.
Список используемых источников:
https://plansys.ru/process/business-process-definitionhttps://gree-conditions.ru/varianty-opisaniya-processov-biznes-processy-primery-i-opisanie/http://becmology.ru/blog/business/bp04.htmhttps://www.profiz.ru/se/11_2006/businessprocess/https://www.quality.eup.ru/DOCUM4/obp_kvm.htmlhttps://studopedia.ru/11_203223_metodologii-opisaniya-biznes-protsessov-organizatsii.htmlhttps://infopedia.su/13x759a.htmlhttp://bigc.ru/publications/other/idef_aris.php