Организационно - технические и правовые основы использования в информационных системах электронного документооборота и электронной подписи

ВВЕДЕНИЕ

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:
- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
- подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
При этом электронной документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.
В скором будущем заключение договора будет возможно в электронной форме, который будет иметь такую же юридическую силу, как и письменный документ. Для этого он должен иметь механизм электронной цифровой подписи, подтверждаемый сертификатом. Владелец сертификата ключа подписи владеет закрытым ключом электронной цифровой подписи, что позволяет ему с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы). Для того, чтобы электронный документ могли открыть и другие пользователи, разработана система открытого ключа электронной подписи. 
Для того, чтобы иметь возможность скреплять электронный документ механизмом электронной цифровой подписи, необходимо обратиться в удостоверяющий центр за получением сертификата ключа подписи. Сертификат ключа подписи должен быть внесен удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата ключа подписи. Удостоверяющий центр по закону должен подтверждать подлинность открытого ключа электронной цифровой подписи.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нём организованно управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или ещё хуже, её утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота (СЭД).
Следует отметить, что потоки корпоративной бизнес - информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам её представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время только 30% всей корпоративной информации храниться в электронном виде (как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при её поиске. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие электронных архивов). Вряд ли, конечно, когда- нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения документов будет преобладать.
Проблема использования электронного документа в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методологического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об электронном офисе будущего, но и выявить реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.
В данной работе поставлена цель: проанализировать проблемы организации, перспективы развития, законодательную и нормативно-методическую базу электронного документооборота.
Поставленная цель достигается путём решения следующих задач:
- проанализировать нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота;
- определить, назначение, цели и задачи системы электронного документооборота;
- выявить и проанализировать проблемы внедрения СЭД;
- определить перспективы развития СЭД;
- рассмотреть принципы хранения электронных документов.
Данная тема курсовой работы в достаточной мере обеспечена источниками, литературой и позволяет полностью осветить поставленные проблемы.
 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ);

2. Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ (последняя редакция);

3. Федеральный закон "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 04.05.2011 N 99-ФЗ (последняя редакция);

4. ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

5. ГОСТ Р 34.10-94 Информационная технология (ИТ). Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма (принят в качестве межгосударственного стандарта ГОСТ 34.310-95);

6. Письмо ВАС РФ от 19.08.1994 N С1-7/ОП-587 (ред. от 12.09.1996) "Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике";

7. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение [Текст]: учеб. пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2016 г.;

8. Белов, П.Р. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учеб. пособие / П.Р. Белов. – М.: ЭКСМО, 2015 г.;

9. Елизаветина Т., Денисов Н. Делопроизводство на компьютере. СПб.: ПИТЕР. 2014 г.;

10. Казаринова, Н.Л. Опыт внедрения системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Пермского края [Текст] / Н.Л. Казаринова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015 г.;

11. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие. / М.В. Кирсанова. – 3-е изд., перераб и под. – М.: ИНФРА – М, 2016 г.; 

12. Ковалёва, Н.Н. Информационное право России [Текст]: учеб. пособие / Н.Н. Ковалёва. - Изд.-во «Дашков и К˚», 2014 г.;

13. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцева В.А. Управление документами. М.: ИНФРА-М. 2016 г.;

14. Кузнецов И.Н. Делопроизводство. М.: «Дашков и К˚». 2015 г.; 

15. Ларьков, Н.С. Документоведение [Текст]: учеб. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2015 г.; 

16. Рамцовская, Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота // Секретарское дело. – 2014 г.;

17. Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного // Бизнес консультант. – 2008 г.;

18. Янковская В.Ф. Азбука делопроизводства // Секретарское дело. – 2014 г.