Документооборот как основа информационного обеспечения проекта

Введение

Четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и
качественное исполнение принятых решений — залог высокой эффективности
управленческой деятельности, а вслед за этим высокого авторитета властных структур,
доверия к ним со стороны граждан.
Ведь делопроизводство — это не просто техническая работа по учету,
своевременному доведению документов до руководства и их хранению. Это своеобразный
процесс производства, система организационного, информационно- аналитического,
правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда.
Трудно представить себе руководство любым, даже самым маленьким трудовым
коллективом, без получения, хранения и обработки информации, без подготовки
постановлений, приказов и распоряжений, без архива и библиотеки. Делопроизводство
представляет собой своеобразную нервную систему управленческого организма, оно
интегрирует и превращает в единое органичное целое процесс разработки, оформления в
соответствии с установленными стандартами, учета, прохождения документов и контроля
за исполнением намеченных мероприятий, хранения и уничтожения в соответствующие
сроки бумаг, а также поисково-справочные, информационно-аналитические работы и
отчетные процедуры.
Государственные и муниципальные служащие проявляют всевозрастающий
интерес к проблемам документационного обеспечения аппарата управления,
закономерностям, принципам и правилам его организации. Эта сторона управленческого
процесса большинством людей воспринимается не как что-то бюрократическое, не
заслуживающее особого внимания. Наоборот, люди осознают важность организационной
управленческой, информационной, коммуникативной, духовно-культурной и
исторической функций делопроизводства.
Государственные и муниципальные служащие проявляют интерес к вопросам
документооборота, т.е. движения документов в аппарате с момента их получения или
создания до исполнения и отправки на хранение или уничтожение; стандартизации и
типологизации документов; особенностей ведения переписки с хозяйственными
структурами, оформления дипломатической и международной переписки; обеспечения
конфиденциальности информации; внедрения новых компьютерных технологий в деле
сбора, обработки, накопления, хранения и поиска необходимой информации в
управленческой деятельности.

2. Основные принципы организации документооборота

Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые
решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с
минимальными затратами труда и времени. 
Соблюдайте принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу
системы и исключить утрату бумаг:
Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы
движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в
нужном направлении.
Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для
обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между
ними.
Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания
или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это
позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая
выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов. 
Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке
поступающих официальных документов независимо от способов их пересылки
(получения) и видов носителей, а также - производстве документной информации и
официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самой
организации, так и для внешнего.