«Рекомендации по совершенствованию организации личного труда менеджера»

Организация труда — это приведение трудовой деятельности людей в
определенную систему, которая обеспечивает достижение максимально
возможного полезного эффекта с учетом конкретных условий этой
деятельности.[2, с. 89] Другими словами, это система мер, направленная на
рациональное сочетание живого труда, трудовой деятельности людей с
предметами и орудиями труда для достижения максимальной
производительности и рационального использования рабочей силы. 
Говоря о менеджере, в первую очередь следует подразумевать личность
менеджера — человека, субъекта управления, работающего в некоторой
организации, профессионального управляющего.
Менеджера от простого работника, как правило, отличает не наличие
подчинённых, а уровень принимаемого решения: насколько принимаемые
решения сказываются на прибыли компании. Если уровень достаточно высок
(сотрудник может влиять на несколько процентов прибыли компании), то его
должность может называться менеджерской независимо от количества
подчинённых. Как крайний случай возможны ситуации, когда должность
называется «менеджером», а подчинённых нет вовсе (менеджер по продажам,
менеджер по маркетингу, менеджер склада или производственной линии).
Менеджер принимает на себя ответственность за максимально эффективное
использование средств, которые находятся у него в распоряжении.
В понятие организации труда менеджера включают: учет и анализ затрат
рабочего и нерабочего времени, планирование работ и затрат времени на их
выполнение, разработку и принятие управленческих решений, подготовку и
проведение служебных совещаний, организацию рабочих мест,
совершенствование условий труда, повышение квалификации.
Результатом плохой организации труда менеджера, как правило,
является постоянное увеличение его рабочего дня до 10, 12 и даже до 14

часов, а также перегрузка его подчиненных. Рациональная организация
труда — это не личное дело каждого менеджера.[3, с. 45]
Успех деятельности менеджера предприятия зависит не только от
материально-технических условий, но и от того, как он распоряжается самым
ценным своим достоянием — временем.
Можно рассмотреть основные правила, выполнение которых поможет
менеджеру добиться экономии времени.[1, с. 251]
1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать
выполнение крупных или сложных по характеру заданий.
Работа с перерывами требует больших затрат времени, чем непрерывная
сосредоточенная работа по выполнению одного и того же задания. Перерывы
в работе требуют дополнительных затрат времени и усилий для
очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединять выполнение
нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ (например,
телефонные разговоры, ответ на письма своих корреспондентов, обсуждение
рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени
будет налицо.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий нужно иметь
возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо,
чтобы двери вашего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме
того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по
телефону, так как время от времени приходится выезжать к клиентам, на
переговоры и т.д.
Исходя из вышеизложенного менеджеру целесообразно при составлении
распорядка своего рабочего дня предусмотреть порядка двух часов в первой
половине рабочего дня на выполнение наиболее сложных (творческих) работ.
Для этого в эти часы следует переключать телефон на секретаря, коллег или
воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем
расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально

сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и
результативности своей деятельности.
3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также
определяйте нужные затраты времени для выполнения определенных
заданий.
Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени
имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на
слишком затяжные и неэффективные переговоры. Обсуждать следует все что
угодно, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того,
чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при
выполнении всех видов работ.
Широко распространенным явлением и проблемой является стремление
сделать сразу очень много дел. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день,
некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи.
Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых
встреч, договоренностей — это четко и однозначно устанавливать
приоритеты по системе дел, ориентируясь на достижение собственных целей
и выполнение действительно важных задач.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела
(принцип Парето).
Вильфредо Парето в ХIХ в. обнаружил, что лишь небольшая часть
какого-либо числа дел представляет собой действительную ценность. К
примеру, 80% оборота достигается усилиями лишь 20% клиентов или лишь в
20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей
информации. Если при чтении, на совещаниях, при занесении данных в
компьютер и т.п. ограничиться тем, что является действительно важным, то,
израсходовав лишь 20% своего рабочего времени, получим 80% результата.
Главная трудность заключается в том, чтобы точно определить те самые 20%,

определяющие успех дела. В данном случае малое решающим образом
определяет многое.
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен
делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя ваши
подчиненные, непременно должны выполнить именно они. Тому, у кого
совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной
квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей
подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала.
7. Крупные задания целесообразно выполнять небольшими частями.
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится
рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно
следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата
людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий
или медлить с их выполнением, иначе говоря, «откладывать выполнение дел
в долгий ящик». Цели и проекты следует также делить на небольшие порции
и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого
следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При
достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные
результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.
8. Главные задачи выполняйте рано утром, что создает ощущение
успеха.
Секрет успеха многих менеджеров в том, что они еще ранним утром
дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня
успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере,
начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
Знание и практическое использование основных правил для правильного
построения рабочего времени менеджера и его подчиненных позволяет в
конкретных производственных условиях повысить эффективность трудовой
деятельности подразделений организаций.

При организации планирования личной работы менеджеру следует
придерживаться такой последовательности:
· Определение затрат времени на постоянные дела.
· Анализ содержания планируемых дел и определение времени,
необходимого для их выполнения.
· Составление перспективного плана.
· Запись текущих дел и составление плана рабочего дня.
Планирование времени менеджера, как правило, имеет две цели:
· употребить имеющееся время для высокоэффективной деятельности;
· достичь поставленных задач с возможно меньшим расходом времени.
Чем грамотнее и тщательнее менеджер спланирует свое время, тем
плодотворнее сможет использовать его в своих личных и профессиональных
интересах. Мировой опыт свидетельствует: увеличение затрат времени на
планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном
счете к экономии времени в целом.
В заключение, можно сделать следующие выводы:
-  на деятельность менеджера оказывает влияние множество факторов, а
значит, все они должны учитываться при организации труда руководителя;
-  не только предприятие ответственно за эффективную организацию
труда менеджера, но и сам руководитель.

Список использованной литературы
1. Азаренко А.В. Организация труда и заработной платы — 2-е изд./
А.В. Азаренко. - Минск: Амалфея, 2017. - 312 с.
2. Глубокий, С.В. Организация и нормирование труда в
современном производственном менеджменте/ С.В. Глубокий, И.В.
Борисевич. - Минск: Издательство Гревцова, 2018. - 320 с.
3. Сухов, В.Д. Основы менеджмента: Практикум / В.Д. Сухов. - М.:
Academia, 2016. - 704 c.