Государственные стандарты (ГОСТ) по оформлению организационно-распорядительных документов

Содержание

Введение…………………………………………………………………….3
Глава 1. Теоретические аспекты ГОСТ по оформлению
организационно-распорядительных документов
1.1 Организационно-распорядительная документация…………….…….4
1.2 Государственные стандарты………………………..………………….6
1.3 Общие требования к документам………………………..…………….8
2. Практические примеры использования ГОСТ при оформлении
организационно-распорядительных документов
2.1 Пример практического использования ГОСТ…………………….…11
Заключение………………………………………………………………..13
Список литературы………………………………………………………..14

Введение

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов
унификации. В практике совершенствования документационного
обеспечения управленческой деятельности разрабатываются
государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного
дела и на требования к составлению и оформлению управленческих
документов. 
Деятельность учреждения, предприятия, организации отражается в
различных системах документации, но наиболее общими и
многочисленными являются организационно-распорядительные документы,
которые используются при оформлении распорядительной и исполнительной
работы органов государственной власти и управления предприятий,
организаций и т.д.
В настоящее время действуют два стандарта:
 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-
распорядительной документации, требования к оформлению документов;
 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система Стандартов по информационному,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

Глава 1. Теоретические аспекты ГОСТ по оформлению организационно-

распорядительных документов

1.1 Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация (ОРД) — это
определенный ряд документов, который фиксирует права и обязанности
работников и работодателей, а также их задачи, цели и функции. Такая
документация оформляется по определенным требованиям, которые сведены
в ГОСТ 7.0.97-2016. Несоблюдение этих правил влечет недействительность
организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительная документация должна быть
выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных
суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация,
содержащаяся в документах, должна быть:
 краткой, емкой;
 однозначной, единообразной;
 последовательной.
Все организационно-распорядительные документы можно разбить
условно на три группы:
  организационная;
 распорядительная;
 справочно-информационная.

Организационная документация нужна для регламентирования
деятельности юридических лиц. Именно с её помощью фиксируются права и
обязанности работников и работодателей, а также их взаимная
ответственность перед друг другом. К примерам организационных
документов можно отнести: уставы, штатные расписания, трудовые
договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы,
создаваемые внутри предприятия на основании актуального
законодательства.
Распорядительные документы создаются с целью выполнения каких-
либо конкретных задач внутри юридического лица. В эту категорию входят:
распоряжения, решения, приказы, постановления и др.
Справочно-информационные документы создаются для оповещения
работников и работодателей о новых правилах, случившихся событиях,
итогах принятых изменений и др. В эту категорию входят служебные письма,
докладные записки, справки, прочие подобные документы.
К распространённым видам организационно-распорядительной
документации относятся:
 приказы о назначении и увольнении;
 положения о конфиденциальности;
 руководства по информационной безопасности;
 правила замены вычислительной техники;
 должностные инструкции персонала;
 регламенты разграничения доступа к информации;
 описания технологических процессов;
 трудовые договоры и дополнения к ним;
 инструкции по обеспечению охраны помещений;
 объяснительные записки;
 приказы о премировании и депремировании;
 распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-
процессов;

 расписания несения дежурства на объектах.
Это — далеко не весь список. На практике юридические лица, помимо
перечисленных, издают многие другие документы.

1.2 Государственные стандарты

Государственные стандарты (ГОСТ) по оформлению организационно-
распорядительных документов определены национальным стандартом РФ
ГОСТ Р 7.0.97-2016, дата введения 01.08.2016. В ГОСТ даются нормативные
ссылки на следующие стандарты:
-  ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»;
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяется на организационно-
распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции,
регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,
договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе
включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД), класс 0200000.
Национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 нельзя рассматривать как
документ рекомендательного характера. Если предприятие решило принять
стандарт, то он становится для неё обязательным к соблюдению.
Изложение стандарта сопровождается выверенными образцами и
макетами всех видов документации. Настоящий стандарт определяет состав

реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением
информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков,
схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила
создания документов. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на
документы на бумажном и электронном носителях.
В разработке унифицированных систем документации имеется
внушительный опыт. Очень долго в стране действовал ГОСТ 6.38-72 для по
оформления организационно-распорядительной документации. В 1990 году
стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней
практики его использования (ГОСТ 6.38-90). И следующая редакция
стандарта произошла только в 2013 году и был принят ГОСТ Р 6.30-2003.
Отличия ГОСТ Р 6.30-2003 от ГОСТ Р 7.0.97-2016:
1. В реквизитах появляется "ограничительный гриф" и "отметка об
электронной подписи".
2.  Ранее было разрешено оформление на языке субъекта Федерации, в
ГОСТ Р 7.0.97-2016 — на языке республик РФ.
3. Введена"- заключительная этикетное словосочетание: с уважением,
..."
4. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появились четыре абсолютно новых
реквизита: наименование структурного подразделения – автора документа,
наименование должности лица – автора документа, гриф ограничения
доступа к документу, отметка об электронной подписи.
5. Изменился состав реквизитов.  В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появились
четыре абсолютно новых реквизита: наименование структурного
подразделения – автора документа, наименование должности лица – автора
документа, гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной
подписи. Десять реквизитов оформляются по-новому.

1.3 Общие требования к документам

Основные положения этого раздела ГОСТ Р 7.0.97-2016:
  документы действительны как на бумажном носителе, так и в
электронной форме с тем условием, что соблюдены правила оформления;
  Для создания документов необходимо использовать свободно
распространяемые бесплатные шрифты;
 Рекомендуемые размеры шрифтов — 12, 13, 14. При создании
таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров;
 вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер
страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии
не менее 10 мм от верхнего края листа);
 Разрешена печать документов на лицевой и оборотной частях
листа;
 абзацный отступ текста должен составлять 1,25 см;
 текст документа печатается с межстрочным интервалом со
значением — 1–1,5; многострочные реквизиты — через 1 межстрочный
интервал;
 текст документа выравнивается по ширине листа (по границам
левого и правого полей);
 разрешено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к
тексту» или «Подпись» и отдельных частей текста полужирным шрифтом.

Текст стандарта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная
часть включает основания для составления стандарта и список
присутствующих при этом лиц.
В первой главе ГОСТ разъясняет каждый критерий создания:
 Размер шрифта;
 Двустороннюю и одностороннюю печать;
 Нумерация страниц;
 Размер абзацев;
 Интервалы межстрочный, между словами, между буквами;
 Отступ от края страницы;
 Выравнивание по ширине листа;
 Оформление титульного листа (см. Рис1) для документов с
множеством страниц.
Документы могут содержать 30 различных реквизитов, которые
определены ГОСТ Р 7.0.8. Также ГОСТ Р 7.0.97-2016 в пятой главе содержит
разъяснения к каждому реквизиту, например: место расположения, примеры
написания, как определить автора, примеры обращения и т.д.
Шестая глава посвящена общим характеристикам бланков:
 Формат бумаги;
 Ширина полей;
 Цвет бумаги;
 Варианты бланков рис2 и рис3.
В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного
оборота организационно-распорядительной документации. По действующим
стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах
электронного документооборота, при этом они будут обладать юридической
силой. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях
выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и
оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении
их электронных вариантов.

Современный ГОСТ допускает наличие документов, существующих
только в электронном варианте. В их отношении действуют требования,
касающиеся цифровой подписи, а именно:
 все элементы подписи должны хорошо читаться при чтении
электронного документа в его настоящем размере;

 цифровая подпись должна ставиться там же, где ставится
собственноручная;
 Подпись не должна закрывать текст документа.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех
основных частей, на которые можно условно разделить любой документ:
заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения
об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе
(реквизиты 01—16).
Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его
смысл и назначение (реквизиты 17—20).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих
подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений
(реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также
вспомогательные делопроизводственные отметки на документах,
облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е.
текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради
которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и
особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает
юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда
складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста

(работа над содержательной частью) и оформление документа — придание
документу юридической силы.

2. Практические примеры использования ГОСТ при оформлении

организационно-распорядительных документов
2.1 Пример практического использования ГОСТ

В первой главе мы уже описали некоторые особенности и требования
ГОСТ к оформлению организационно-распорядительных документов.
Отметим некоторые требования и отразим их на примерах.
Если человек направляет документ руководителю, то нужно учесть, что
в документе в шапке используется дательный падеж наименования,
должности руководителя и ФИО.

Рис.1. – Форма шапки документа руководителю

Если документ адресуется в организацию, то указывается ее полное
или сокращенное наименование в именительном падеже.

Рис.2. – адресация документа в организацию

Если документ адресован физическому лицу, то следует указать ФИО,
адрес.

Рис.3. – документ физическому лицу
Мы рассмотрели некоторые практические примеры отправки
документации в организацию или физическому лицу. Еще хотелось бы
привести в пример гриф утверждения.
В распорядительно документе гриф утверждения состоит из слова
«утвержден», «утверждено», «утверждены», «утверждена». Указывается
наименование документа в творительном падеже и дата утверждения.

Рис. 4. – утвердительный документ.

Данные практические примеры можно использовать в оформлении
организационно-распорядительных документов согласно ГОСТ.
Заключение

Изучение практики работы современных организаций показывает, что
далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией
можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является
отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В
связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами,
должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р
6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также
способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них
полей.
Список литературы

1. "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от
08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)