«Экспертиза ценности документов и последующее хранение документов»

Экспертиза ценности документов – процедура определения
исторической, научной, культурной или иной значимости документа на
основании установленных критериев. Её проводят, когда нужно установить
срок хранения того или иного документа.
Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое
организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический
процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом
оформленный документ, со всеми реквизитами, установленными для него
типовым формуляром или ГОСТ Р 7.0.97-2016, – подтверждение
юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании
календарного года все документы в организации формируют в дела, согласно
утвержденной номенклатуре, и хранятся в архиве предприятия.
Каждый документ вносят во внутреннюю опись, которую вклеивают в
дело, с обязательным указанием сроков хранения. Этот срок определяют
назначением документа, его содержанием, ценностью информации, которая в
нем представлена, её практическим значением.
В зависимости от этого, по срокам хранения документы бывают:
- краткосрочного хранения (менее 10 лет);
- долгосрочного хранения (более 10 лет);
- постоянного хранения (вечно).
Сроки хранения разных видов документов устанавливает «Перечень
типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом
Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень).
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится
несколько раз. Изначально их ценность определяют при составлении
номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года.
Также экспертную оценку нужно провести и после того, как документы
изымут из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при
подготовке их к передаче в архив предприятия.
Экспертизу ценности документов проводят сначала для того, чтобы
установить, как долго необходимо хранить ту или иную деловую бумагу.
Оценку производят на основании типовых или отраслевых перечней
документов, которые устанавливают срок хранения.

Таблица 1
Четыре категории документов, которые нужно выделить при проведении

экспертизы ценности документов
Типовые перечни – это регламенты межотраслевого значения, их
положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые
перечни используют предприятия одного ведомственного подчинения. Так,
например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и
пр. Но такие регламенты – это не догма и, как правило, решение о
продолжении хранения или уничтожении того или иного документа
принимают в индивидуальном порядке – при проведении экспертизы
ценности документов.
Когда сроки хранения документов истекают, до того, как направить их
на утилизацию, проводят экспертизу ценности документов в архиве. Эта
процедура – обязательна и призвана гарантировать, что безвозвратно
уничтожат именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни
практической, ни исторической, ни научной, ни какой-либо иной ценности. 

Основные задачи и этапы экспертизы ценности документов

Задачи экспертизы ценности документов две:
1. Сортировать и отобрать документы, которые представляют
определенную ценность или подлежат хранению по срокам,
2. Выделить к уничтожению бумаги, которые не представляют
ценности и сроки хранения которых истекли.
Очень важно, чтобы при экспертизе сохранили все документы, которые
имеют ценность и потенциально могут быть востребованы. Поэтому
процедуру отбора и сортировки нужно проводить поэтапно.
Этапы экспертизы ценности документов:
1. Отобрать на утилизацию документы, срок хранения которых
истек;
2. Просмотреть подлежащие к уничтожению документы, чтобы
установить их ценности и решить вопрос о целесообразности передачи их на
хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной
специализированный архив;
3. Отобрать документы, которые не имеют ни хозяйственной, ни
политической, ни исторической ценности которые будут еще хранится на
временной основе;
4. Отобрать документы, которые подлежат утилизации и передаче
специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья
организации-подрядчику;
5. Оценить оставшиеся на хранении документы, чтобы установить и
скорректировать установленные ранее сроки их хранения.

Порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Экспертизу ценности документов в делопроизводстве проводят: когда
составляют номенклатуру дел; документы формируют в дела по окончании
календарного года; дела готовят к передаче в архив и необходимо перед этим
проверить, насколько правильно документы отнесли к тому или иному делу.
Те документы, которые постоянно или временно хранят в структурных
подразделениях организации, экспертизу проходят ежегодно, по окончании
календарного года. После оценки и определения сроков хранения каждого
документа их сшивают в дела. Занимаются экспертизой ценности документов
в подразделениях сотрудники, которых назначили ответственными за
делопроизводство. В оценке принимает участие экспертная комиссия,
созданная на предприятии, а методическое руководство осуществляют
работники архива предприятия.

Рис. 1. Приказ о проведении экспертизы ценности документов

Дела формируют так, чтобы сроки хранения документов, входящих в
них, были одинаковыми. Это позволит в будущем, при отборе документов,
срок хранения которых истек, не расшивать дела и не формировать их снова,
уже без изъятых для утилизации бумаг. В ходе проведения экспертизы
ценности документов из тех дел, которые будут хранить постоянно, изымают
дубликаты, копии и черновики, а также второстепенные документы, которые
хранятся недолго.
Результаты экспертизы ценности документов – это описи,
составленные для каждого сформированного дела и акты о выделении дел,
предназначенных для утилизации. Утилизация может быть произведена
только после того, как экспертная комиссия рассмотрит и утвердит описи
уничтожаемых дел и акты на уничтожение.

Экспертиза ценности документов в архиве

Экспертная оценка ценности документов нужна и после того, как
бумаги уже передали на хранение в архив. В архивах экспертная оценка
значимости единиц хранения производится, например:

- когда некоторые материалы готовятся к публикации;
- при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
- для принятия решения о необходимости микрофильмирования или
перевода документа в электронно-цифровую форму;
- при передаче документов в другие архивы.
Для оценки документов в таких случаях используют критерии
экспертизы ценности документов. Их состав и характеристики зависят от
целей и задач отбора. При этом участие в нём принимают не только
сотрудники архива, но и специалисты, которые работают в других областях.
Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это:
системность, целостность, историческая или культурная значимость.
Состав критериев экспертизы ценности документов зависит:
- от происхождения, в том числе от того, где, когда и кем был создан
документ, его общественно-политическое значение и функционально-
целевое назначение, типовая принадлежность и роль;
- содержания, в том числе вид документа, значимость представленных
в нем сведений, их уникальность и связь с другими источниками
информации;
- внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы
передачи, оформления и заверения подлинности.
При работе с архивами применяют другие принципы экспертизы
ценности документов, например, ценность единиц хранения определяется с
учетом таких факторов:
- юридическая и историческая значимость;
- автобиографичность;
- языковые, культурные и художественные особенности.
Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от её
целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.

Организация экспертизы ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов на
предприятии приказом руководителя создают экспертную комиссию (ЭК),
которая действует на постоянной основе. На крупных предприятиях с
большими объемами документооборота такие комиссии могут быть
сформированы в отдельных структурных подразделениях.
Кроме того, в компании необходимо разработать внутренний
нормативный акт, который регламентирует порядок и методику проведения
экспертной оценки, функции и права экспертной комиссии. Это может быть
положение, утверждаемое руководителем предприятия. Положение надо
согласовать с курирующим работу ЭК на предприятии архивом. В качестве
образца при разработке данного регламента используется Примерное
положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом
Росархива от 11.04.2018 № 43.

Рис. 2. Образец приказа о создании комиссии по проведению экспертизы

ценности документов
Методическое и организационное обеспечение работы ЭК также
возлагают на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) того архивного
учреждения, которое курирует предприятие.
В задачи комиссии, занимающейся проведением экспертизы ценности
документов на предприятии, входит организация проведения и проведение:
- экспертной оценки документов на стадии делопроизводства –
составления номенклатуры и формирования дел;
- экспертной оценки документов на стадии передачи дел в архив
предприятия;
- отбора документов, срок хранения которых истек, на передачу в
государственный или муниципальный архив и на утилизацию.
Также в функции экспертной комиссии входит:
- ежегодная оценка и отбор архивных дел и документов для
дальнейшего хранения или для утилизации;
- разработка и согласование с ЭПК проектов номенклатур дел
предприятия, внутренних описей сформированных на предприятии дел
долговременного и постоянного хранения, а также актов с перечнем
документов и дел, подготовленных на уничтожение;
- разработка предложений для согласования с ЭПК по изменению
сроков хранения некоторых категорий документов, установленных типовыми
или отраслевыми перечнями, а также тех документов, которые в перечнях не
упоминаются;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов регламентов и
методик по вопросам ведения документооборота на предприятии и работы с
отдельными видами документов.
Таким образом, проведение экспертизы ценности документов – важная
задача, решение которой возложено на специальную комиссию. Экспертиза
позволяет избавиться от ненужных бумаг и сохранить документы, которые
представляют собой практическую, историческую или культурную ценность.