Разработка базы данных «Администратор гостиницы»

Тема: Разработка базы данных «Администратор гостиницы». Система должна обеспечивать хранение списка гостиничных номеров (класс номера, число мест, этаж) и списка гостей (паспортные данные, даты приезда и отъезда, занимаемый номер), поиск гостя по произвольному признаку. При поселении гостя система должна обеспечивать выбор подходящего по условиям номера (при наличии свободных мест), регистрацию гостя, оформление счета на оплату, а при отъезде гостей – формирование списка гостей, отъезжающих сегодня; оформление освобождения места или оформление продления проживания с выпиской дополнительного счета на оплату; возможность досрочного отъезда с перерасчетом оплаты.
ВведениеРассматривая общий смысл понятия баз данных (БД) необходимо отметить, что изначально с истоков развития вычислительной техники существовало два основных направления использования БД.
Первое - использование вычислительной техники с целью проведения различных трудоемких численных расчетов. Развитие этого направления привело к интенсификации методов численного решения сложных математических задач, в результате чего были разработан такой класс языков программирования, который ориентирован на удобную запись численных алгоритмов. Появилась обратная связь с разработчиками новых архитектур ЭВМ.
Второе - использование средств вычислительной техники в автоматизированных информационных системах (ИС). Объемы информации в ИС достаточно велики, а информация обладает довольно сложной структурой.
Системой управления БД (СУБД) является программный комплекс, предназначенный для хранения в упорядоченном виде и обработки генерируемых БД данных. Использование БД невозможно без СУБД.
СУБД разрабатывались из-за потребности в выделении и обобщении информационной системы (ИС) В настоящее время современные компьютерные технологии получили широкое распространение, они являются непрерывным процессом обработки, хранения, передачи информации с целью эффективного использования информационных ресурсов, средств вычислительной техники, для передачи данных в процессе управлении системами различного класса и назначения.
БД является обязательным компонентом любой технологии, она включает данные о производственной системе предприятия, в нее также поступает информация с внешнего окружения предприятия, а на специалистов возлагается обязанность владения основными технологическими операциями для работы в среде БД.
Первая БД была создана в 1965 году на базе недорогих жестких дисков. Уже в 80-х годах были созданы мощные инструментальные средства для разработки различных ИС широкого применения, а в 90-х годах были сформированы первые требования к обработке и представлению данных в СУБД.
Сейчас теория БД имеет и свои серьезные достижения, и проблемы. По-прежнему актуальна задача разработки гибких высокоскоростных решений на основе СУБД.
Объект исследования данной работы – понятие СУБД, а предмет исследования – СУБД MS Access. Цель курсовой работы – получение концептуального представления о процессе разработки БД.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
выполнить концептуальное и инфологическое проектирование БД;
выполнить физическое проектирование БД;
разработать интерфейс БД;
изучить возможности, предоставляемые СУБД Microsoft Access.
Методика исследования данной курсовой работы подразумевает использование эмпирического метода исследования – моделирования рассматриваемой предметной области.
1 Анализ предметной области1.1 Описание предметной области и функции решаемых задачПредметная область является частью реального мира, которая изучается для последующего управления и автоматизации. Она представлена совокупностью отдельных фрагментов, обладающих своими наборами  объектов, процессов и пользователей.
Предметная область «Администратор гостиницы» представлена совокупностью сведений о: гостях гостиницы, гостиничных номерах и проживании гостей в гостиничных номерах.
Подразумевается, что на каждом этаже гостинице имеются номера разных классов и различной размерности. В каждом номере имеется место, которое закрепляется за гостем. Таким образом, возможна сдача места в номере гостю при условии свободности или занятости остальных мест. Это правило касается и номеров 1 класса, которые с целью разделения мест снабжены дополнительными комнатами с удобствами.
В течение одного дня гость может снять не более одного номера/места. Гостю не возбраняется съем еще одного номера/места, но в другой день.
При оформлении гостя проставляются данные о датах его проживания и формируется счет на оплату. В случае изменения даты отъезда формируются архивные данные, текущие данные корректируются и создается дополнительный счет на доплату или возврат средств.
В случае заселения нескольких членов семьи, каждый из них регистрируется отдельно и имеет свое закрепленное номер/место.
1.2 Перечень входных данныхВходную информацию делят на условно-постоянную, сохраняющую свои значения на длительный период времени, и на постоянно-меняющуюся оперативно-учетную. В результате обследования предметной области определены входные данные, необходимые для решения комплекса задач: Гости и Гостиничные номера. Поэтому при разработке БД, необходимо создать формы для ввода этой информации.
Входная информация может быть представлена следующими документами:
Гости
Таблица 1 – Входные данные по гостю
Паспорт Фамилия Имя Отчество
… … … …
Гостиничные номера
Таблица 2 – Входные данные по гостиничным номерам
№ Класс Число мест Этаж Фото Описание Стоимость
… … … … … 1.3 Перечень выходных данныхВыходная информация представляется в виде отчетов: Заполнение номеров (обычный и перекрестный), Отъезжающие сегодня гости, Прибыль по месяцам, Счет на оплату, Счет на оплату-возврат. Выходную информацию представим в виде отчетных форм (рис. 1).
1.4 Ограничения предметной областиПо рассматриваемой предметной области введём некоторые ограничения:
В таблице Гостиничные номера значение поля Стоимость должно быть больше нуля.



Рисунок 1 – Отчетные формы
В таблице Проживание значение поля Оплата должно быть больше нуля, значения полей Дата приезда и Дата отъезда должно быть больше 01.01.2021 (в БД накапливаются данные о расселении гостей в гостинице за текущий год).
1.5 Взаимодействие с другими программамиПредставленная ИС должна экспортировать отчет о заполнении номеров гостиницы в текстовый редактор MS Word – Заполнение номеров.rtf и экспортировать таблицу Гости в файл электронной таблицы MS Excel – Гость.xls.
2 Постановка задачиРазрабатываемая ИС предназначена для структурированного хранения данных и вывода информации о гостиничных номерах, гостях и их проживании в номерах гостиницы.
Разрабатываемая ИС должна выполнять следующие функции:
добавление информации о новом номере;
добавление информации о новом месте в номере и статусе номера;
добавление информации о новом госте;
добавление информации о проживании гостя;
поиск гостя по первым буквам фамилии;
поиск свободных номеров/мест по критериям (этаж, класс, размерность номера);
формирование счета на оплату гостю за проживание;
формирование счета на доплату-возврат гостю в случае продления проживания или досрочного отъезда;
поиск информации о заполнении номеров;
поиск информации об отъезжающих сегодня;
поиск информации о прибыли от гостя;
поиск информации о прибыли гостиницы по месяцам;
поиск информации о прибыли по номерам гостиницы;
поиск информации о стоимости проживания всех гостей;
поиск информации об истории проживания гостя по № паспорта;
изменение № паспорта гостя в архиве;
формирование архива проживания;
формирование архива оплаты для гостя в случае продления проживания или досрочного отъезда;
добавление в архив проживания данных до 01.05.21;
удаление данных о проживании до 01.04.21;
3 Проектирование концептуальной модели3.1 Выделение информационных объектовОдним из первых объектов предметной области можно выделить Гости и Гостиничные номера.
Объект Гости будет содержать персональные данные гостя. Объект Гостиничные номера будет содержать расширенную информацию о номере, его размерности, этаже, классе, стоимости, фото номера, файл-вложение с дополнительной информацией описательного характера о номере.
Далее определяем, что номера имеют свою размерность и состояние, поэтому вводим объект Заполнение номеров, которые будет отражать информацию о каждом номере/месте и его состоянии (свободно/заполнено). Изначально при вводе в эксплуатацию ИС поле Состояние всех номеров будет свободно.
Номера заселяются гостями, поэтому возникает необходимость в объекте Проживание, который будет хранить информацию о клиенте, его номере/месте, датах приезда и отъезда, оплате.
3.2 Определение атрибутов объектовРассмотрим атрибуты перечисленных объектов.
Таблица 3 – Атрибуты объектов
Объект Атрибуты объектов Ключевой атрибут
Гостиничные номера №, Класс, Число мест, Этаж, Фото, Описание, Стоимость №
Гости Паспорт, Фамилия, Имя, Отчество Паспорт
Заполнение номеров Код, №, Место, Состояние №+Место
Проживание Паспорт, Дата приезда, Дата отъезда, №_место, Оплата Паспорт+Дата приезда+№_место
3.3 Определение отношений и мощности отношений между объектамиРассмотрим взаимосвязи между объектами и мощности отношение и построим матрицу отношений.
Гостиничные номера -> Заполнение номеров. Гостиничные номера -главный объект, а Заполнение номеров - подчиненный объект. Тип связи «один ко многим». Так для одного номера может быть несколько заполнений по местам. Связь между этими объектами осуществляет атрибут № (рис. 2).
69967959327Гостиничные номера
Заполнение номеров
1:N
Гостиничные номера
Заполнение номеров
1:N

Рисунок 2 – Связь между объектами Гостиничные номера-Заполнение номеров.
Гости -> Проживание. Гости - главный объект, а Проживание - подчиненный объект. Тип связи «один ко многим». Один гость может проживать в гостинице неограниченное количество раз. Связь между этими объектами осуществляет атрибут Паспорт (рис. 3).
584835123552Гости
Проживание
1:N
Гости
Проживание
1:N

Рисунок 3 – Связь между объектами Гости -> Проживание
Заполнение номеров -> Проживание. Заполнение номеров - главный объект, а Проживание - подчиненный объект. Тип связи «один ко многим». Одно заполнение (номер/место) может быть предоставлено для проживания гостей неограниченное количество раз. Связь между этими объектами осуществляется атрибутами КОД - №_место (рис. 4).
78549513970Заполнение номеров
Проживание
1:N
Заполнение номеров
Проживание
1:N

Рисунок 4 – Связь между объектами Заполнение номеров -> Проживание

Составим матрицу смежности для рассматриваемой предметной области. По строкам и столбцам записываем выделенные объекты предметной области. Если между объектами существуют отношения, то на пересечении строки и столбца ставится мощность отношения. Если объекты не взаимодействуют, то указывается 0.
Таблица 4 – Матрица смежности
Гостиничные номера Гости Заполнение номеров Проживание
Гостиничные номера 0 0 N:1 0
Гости 0 0 0 N:1
Заполнение номеров 1:N 0 0 N:1
Проживание 0 1:N 1:N 0
3.4 Построение схемы концептуальной моделиНа основе полученных объектов, атрибутов объектов и отношений между ними, можно построить концептуальную модель (рис. 5).
217756-243938Паспорт
Фамилия
Отчество
Имя
Паспорт
Фамилия
Отчество
Имя
790809572585007672754-395911Оплата
0Оплата
815379160325№_место
0№_место
6454433725865422802201540Паспорт
Паспорт
67357872247Дата отъезда
Дата отъезда
5540033-290830Дата приезда
Дата приезда

5283200267335∞
00∞
806894512890500666544824652772984941527426327140347345Проживание
00Проживание
30321033195031
001
3874135302895содержит
00содержит
1278890424180Гости
00Гости

5009606221161005402580121285002947035140970005558932232068∞
00∞

1708643712№
Место
Код
Состояние
0№
Место
Код
Состояние
1227716978535Заполнение номеров
00Заполнение номеров

30149804032251
001
5364187286434№
Число мест
Класс
Этаж
№
Число мест
Класс
Этаж
64253211261008Гостиничные номера
00Гостиничные номера
3523282307218содержит
00содержит

289814028702000291401517272000
342836565405∞
00∞
50145951758951
001
3545205243117содержит
00содержит

505904520574000
538026470939Фото
Описание
Стоимость
Фото
Описание
Стоимость

Рисунок 5 – Диаграмма «Сущность-связь» - Концептуальная модель
4 Разработка логической структуры базы данныхЛогическая структура реляционной БД определяется совокупностью логически связанных реляционных таблиц.
Логические связи соответствуют структурным связям между объектами в концептуальной модели, каждый объект в логической модели отображается соответствующей реляционной таблицей.
Связи между таблицами осуществляются посредством общих атрибутов. Логическая структура рассматриваемой реляционной БД имеет вид (рис. 6):

696414527576106964145276396024987255105854069641464643900129730534998480129730534983060350492833293960129730545180250120586526893160Рисунок 6 – Логическая структура реляционной базы
5 Реляционная модельРеляционная (табличная) модель способна описать данные, имеющие естественную структуру. Эта модель опирается на математическую основу, которая объединяет выводимость, избыточность и непротиворечивость отношений. Для такой модели характерна независимость данных от их физического представления и связей между ними.
В этой модели данные имеют форму отношений в таблице. Таблица является простейшей графической интерпретацией данных. Столбцом или полем является атрибут, а строкой или записью является кортеж отношений.
Реляционная модель проектируемой базы данных:
Гости (Паспорт, Фамилия, Имя, Отчество). Внешний ключ: Паспорт.
Гостиничные номера (№, Класс, Число мест, Этаж, Фото, Описание, Стоимость). Внешний ключ: №.
Заполнение номеров (Код, №, Место, Состояние). Внешний ключ: Код.
Проживание (Паспорт, Дата приезда, Дата отъезда, №_место, Оплата). Внешний ключ: Паспорт, №_место.
6 Определение типов данных в заданном формате
Таблица Гостиничные номера содержит информацию о номерах гостиницы.
Таблица 5 – Структура таблицы данных Гостиничные номера
Наименование поля Тип поля Размер поля Обязательное поле Ключевое поле
№ Текстовое 2 Да Да
Класс Текстовое 1 Да Нет
Число мест Числовое Целое Да Нет
Этаж Числовое Целое Да Нет
Фото Объект OLE Да Нет
Описание Вложение Да Нет
Стоимость Денежное Да Нет
Таблица Гости содержит персональные данные о гостях.
Таблица 6 – Структура таблицы данных Гости
Наименование поля Тип поля Размер поля Обязательное поле Ключевое поле
Паспорт Текстовое 10 Да Да
Фамилия Текстовое 20 Да Нет
Имя Текстовое 20 Да Нет
Отчество Текстовое 20 Да Нет
Таблица Заполнение номеров содержит информацию о местах номера и их состоянии (заполнено/свободно).
Таблица 7 – Структура таблицы данных Заполнение номеров
Наименование поля Тип поля Размер поля Обязательное поле Ключевое поле
Код Счетчик Да Нет
№ Текстовое 255 Да Да
Место Числовое Целое Да Да
Состояние Текстовое 10 Да Нет
Таблица Проживание содержит информацию о проживании гостей в номерах гостиницы.
Таблица 8 – Структура таблицы данных Проживание
Наименование поля Тип поля Размер поля Обязательное поле Ключевое поле
Паспорт Текстовое 10 Да Да
Дата приезда Дата/время Да Да
Дата отъезда Дата/время Да Нет
№_место Числовое Целое Да Да
Оплата Денежное Да Нет
7 Создание глобальной схемы связей. Поддержка целостности данныхСхема БД — это ее структура, описанная на формальном языке, поддерживаемом СУБД. В реляционных БД схема определяет таблицы, поля в каждой таблице (обычно с указанием их названия, типа, обязательности), и ограничения целостности (первичный, потенциальные и внешние ключи и другие ограничения).
Целостность БД  — это соответствие имеющейся в БД информации ее внутренней логике, структуре и всем явно заданным правилам. Каждое правило, налагающее некоторое ограничение на возможное состояние базы данных, называется ограничением целостности.
Ссылочная целостность — это корректность значений внешних ключей реляционной БД.

Рисунок 7 – Схема данных БД
8 Запросы. Структура и назначение. SQL-запросЗапросы – это специальные структуры, предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц.
С помощью СУБД Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром. Запросы выполняются с помощью Мастера запросов или Конструктора запросов.
Запрос Отъезд сегодня предназначен для поиска гостей, у которых дата отъезда сегодня. Запрос формируется на основании таблиц Гости и Проживание (рис. 8).

Рисунок 8 – Структура запроса Отъезд сегодня
Запрос в режиме SQL:
SELECT Гости.Паспорт, Гости.Фамилия, Гости.Имя, Гости.Отчество, Проживание.[№_место], Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда]
FROM Гости INNER JOIN Проживание ON Гости.Паспорт = Проживание.ПаспортWHERE (((Проживание.[Дата отъезда])=Date()));
Запрос Поиск гостя предназначен для поиска гостей по первым буквам фамилии в форме Гости-проживание. Запрос формируется на основании таблицы Гости (рис. 9).

Рисунок 9 – Структура запроса Поиск гостя
Запрос в режиме SQL:
SELECT Гости.Паспорт, Гости.Фамилия, Гости.Имя, Гости.ОтчествоFROM Гости
WHERE (((Гости.Фамилия) Like [Формы]![Гости-проживание]![Поле34] & '*'));
Запрос Поиск мест предназначен для поиска свободных мест по критериям: этаж, класс, кол-во мест. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера и Проживание (рис. 10).

Рисунок 10 – Структура запроса Поиск мест
Запрос в режиме SQL:
SELECT [Гостиничные номера].Этаж, [Гостиничные номера].Класс, [Гостиничные номера].[Число мест], [Заполнение номеров].Состояние, [Заполнение номеров].[№], [Заполнение номеров].Место, [Гостиничные номера].Стоимость
FROM [Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]
WHERE ((([Гостиничные номера].Этаж)=[Введите этаж]) AND (([Гостиничные номера].Класс)=[Введите класс]) AND (([Гостиничные номера].[Число мест])=[Введите кол-во мест]) AND (([Заполнение номеров].Состояние)="свободно")) OR ((([Гостиничные номера].Этаж) Like "*") AND (([Гостиничные номера].Класс) Like "*") AND (([Гостиничные номера].[Число мест])=[Введите кол-во мест]) AND (([Заполнение номеров].Состояние)="свободно")) OR ((([Гостиничные номера].Этаж) Like "*") AND (([Гостиничные номера].Класс)=[Введите класс]) AND (([Гостиничные номера].[Число мест])=[Введите кол-во мест]) AND (([Заполнение номеров].Состояние)="свободно"));
Запрос Прибыль по № предназначен для определения прибыли в разрезе номеров гостиницы. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Проживание и Заполнение номеров (рис. 11).

Рисунок 11 – Прибыль по №
Запрос в режиме SQL:
SELECT [Гостиничные номера].[№], Sum(([Проживание]![Дата отъезда]-[Проживание]![Дата приезда]+1)*[Гостиничные номера]![Стоимость]) AS [Итого за номер]
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
GROUP BY [Гостиничные номера].[№];
Запрос Прибыль по гостю предназначен для определения прибыли в разрезе гостей. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Проживание и Заполнение номеров (рис. 12).

Рисунок 12 – Прибыль по гостю
Запрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.Паспорт, Sum(([Проживание]![Дата отъезда]-[Проживание]![Дата приезда]+1)*[Гостиничные номера]![Стоимость]) AS [Общая сумма]
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
GROUP BY Проживание.Паспорт;
Запрос Прибыль по месяцам предназначен для определения прибыли в разрезе месяцев. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Проживание и Заполнение номеров (рис. 13).

Рисунок 13 – Прибыль по месяцам
Запрос в режиме SQL:
SELECT Month([Дата отъезда]) AS [Месяц отъезда], Sum(([Проживание]![Дата отъезда]-[Проживание]![Дата приезда]+1)*[Гостиничные номера]![Стоимость]) AS Итого
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
GROUP BY Month([Дата отъезда]);
Запрос Проверка данных предназначен для проверки корректности данных о состоянии номеров. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Проживание и Заполнение номеров (рис. 14).

Рисунок 14 – Проверка данных
Запрос в режиме SQL:
SELECT [Гостиничные номера].[№], [Заполнение номеров].Код, Проживание.[№_место], Last(Проживание.[Дата отъезда]) AS [Last-Дата отъезда], [Заполнение номеров].Состояние
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
GROUP BY [Гостиничные номера].[№], [Заполнение номеров].Код, Проживание.[№_место], [Заполнение номеров].Состояние
HAVING (((Last(Проживание.[Дата отъезда]))<Date()) AND (([Заполнение номеров].Состояние)="занято")) OR (((Last(Проживание.[Дата отъезда]))>=Date()) AND (([Заполнение номеров].Состояние)="свободно"));
Запрос Проживание гостя предназначен поиска всех проживаний гостя по паспорту в форме Гости-Проживание. Запрос формируется на основании таблиц Гости и Проживание (рис. 15).

Рисунок 15 – Проживание гостя
Запрос в режиме SQL:
SELECT Гости.Паспорт, Проживание.[№_место], Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда]
FROM Гости INNER JOIN Проживание ON Гости.Паспорт = Проживание.ПаспортWHERE (((Гости.Паспорт)=[Формы]![Гости-проживание]![Паспорт]));
Запрос Стоим прож предназначен поиска стоимости всех проживаний. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Заполнение номеров и Проживание (рис. 16).

Рисунок 16 – Стоим прожЗапрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.*, [Гостиничные номера].Стоимость
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место];
Запрос Стоимость прож предназначен поиска стоимости проживания конкретного гостя по паспорту и на определенную дату приезда (для формирования счета на оплату). Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Заполнение номеров и Проживание (рис. 17).

Рисунок 17 – Стоимость прожЗапрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.Паспорт, Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда], [Гостиничные номера].Стоимость, [Дата отъезда]-[Дата приезда]+1 AS [Кол-во дней], ([Проживание]![Дата отъезда]-[Проживание]![Дата приезда]+1)*[Гостиничные номера]![Стоимость] AS [Итого за место]
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
WHERE (((Проживание.Паспорт)=[Введите № паспорта]) AND ((Проживание.[Дата приезда])=[Введите дату приезда]));
Запрос Стоимость прож1 предназначен поиска стоимости проживания конкретного гостя по паспорту в форме Гости-Проживание (для формирования счета на оплату). Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера, Заполнение номеров и Проживание (рис. 18).

Рисунок 18 – Стоимость прож1Запрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.Паспорт, Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда], [Гостиничные номера].Стоимость, [Дата отъезда]-[Дата приезда]+1 AS [Кол-во дней], ([Проживание]![Дата отъезда]-[Проживание]![Дата приезда]+1)*[Гостиничные номера]![Стоимость] AS [Итого за место]
FROM ([Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]) INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
WHERE (((Проживание.Паспорт)=[Формы]![Гости-проживание]![Поле36]));
Запрос Архив прож предназначен для создания архивной таблицы проживания до 01.02.2021. Запрос формируется на основании таблицы Проживание (рис. 19).

Рисунок 19 – Архив прожЗапрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.Паспорт, Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда], Проживание.[№_место] INTO [Архив проживания]
FROM Проживание
WHERE (((Проживание.[Дата отъезда])<#2/1/2021#));
Запрос Архив оплаты предназначен для создания архивной таблицы оплаты для конкретного гостя по № паспорта и на дату приезда для создания корректирующего счета. Запрос формируется на основании таблиц Проживание и Заполнение номеров (рис. 20).

Рисунок 20 – Архив оплаты
Запрос в режиме SQL:
SELECT Проживание.Паспорт, Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда], [Заполнение номеров].[№], Проживание.Оплата INTO [Архив оплат]
FROM [Заполнение номеров] INNER JOIN Проживание ON [Заполнение номеров].Код = Проживание.[№_место]
WHERE (((Проживание.Паспорт)=[Введите паспорт]) AND ((Проживание.[Дата приезда])=[Введите дату приезда]));
Запрос Добавление предназначен для добавления в таблицу Архив проживания данных о проживании до 01.05.2021. Запрос формируется на основании таблицы Проживание (рис. 21).

Рисунок 21 – Добавление
Запрос в режиме SQL:
INSERT INTO [Архив проживания] ( Паспорт, [Дата приезда], [Дата отъезда], №_место )
SELECT Проживание.Паспорт, Проживание.[Дата приезда], Проживание.[Дата отъезда], Проживание.[№_место]
FROM Проживание
WHERE (((Проживание.[Дата отъезда])<#5/1/2021#));
Запрос Паспорт предназначен для изменения паспорта гостя в таблице Архив проживания. Запрос формируется на основании таблицы Архив проживания (рис. 22).

Рисунок 22 – Паспорт
Запрос в режиме SQL:
UPDATE [Архив проживания] SET [Архив проживания].Паспорт = [Введите новый номер паспорта]
WHERE ((([Архив проживания].Паспорт)=[вместо]));
Запрос Удаление предназначен удаления данных о проживании с датой отъезда до 01.04.2021. Запрос формируется на основании таблицы Проживание (рис. 23).

Рисунок 23 – Удаление
Запрос в режиме SQL:
DELETE Проживание.*, Проживание.[Дата отъезда]
FROM Проживание
WHERE (((Проживание.[Дата отъезда])<#4/1/2021#));
Запрос Заполнение предназначен для формирования перекрестных данных о заполнении номеров гостиницы. Запрос формируется на основании таблиц Гостиничные номера и Заполнение номеров (рис. 24).

Рисунок 24 – Заполнение
Запрос в режиме SQL:
TRANSFORM Last([Заполнение номеров].Состояние) AS [Last-Состояние]
SELECT [Заполнение номеров].[№], Max([Заполнение номеров].Состояние) AS [Итоговое значение Состояние]
FROM [Гостиничные номера] INNER JOIN [Заполнение номеров] ON [Гостиничные номера].[№] = [Заполнение номеров].[№]
GROUP BY [Заполнение номеров].[№]
PIVOT [Заполнение номеров].Место;
Запрос Доплата-возврат предназначен для формирования счета на доплату-возврат. Запрос формируется на основании таблиц Проживание, Архив оплаты и Гости (рис. 25).

Рисунок 25 – Доплата-возврат
Запрос в режиме SQL:
SELECT [Архив оплат].Паспорт, Гости.Фамилия, Гости.Имя, Гости.Отчество, [Проживание]![Оплата]-[Архив оплат]![Оплата] AS Доплата_возврат, [Архив оплат].[№], [Архив оплат].[Дата приезда], [Архив оплат].[Дата отъезда], [Архив оплат].Оплата, Проживание.[Дата отъезда], Проживание.ОплатаFROM Гости INNER JOIN ([Архив оплат] INNER JOIN Проживание ON ([Архив оплат].[Дата приезда] = Проживание.[Дата приезда]) AND ([Архив оплат].Паспорт = Проживание.Паспорт)) ON (Гости.Паспорт = Проживание.Паспорт) AND (Гости.Паспорт = [Архив оплат].Паспорт);
9 Проектирование форм. Структура и назначение существующих формФормы - это объекты БД, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий.
Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с помощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конструктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора.
Форма Гостиничные номера создана для ввода/просмотра/ корректировки данных о гостиничных номерах, их местах и состоянии. С помощью управляющих кнопок можно запустить запрос/отчет/экспорт по интересующей тематике в разрезе данной темы (рис. 26).

Рисунок 26 – Форма Гостиничные номера с подчиненной формой Заполнение номеров в режиме Конструктора и Формы
Форма Гости-Проживание создана для ввода/просмотра/ корректировки данных о гостях, просмотре их проживания. С помощью управляющих кнопок можно запустить запрос/отчет/экспорт по интересующей тематике в разрезе данной темы (рис. 27).

Рисунок 27 – Форма с вкладками Гости-Проживание в режиме Конструктора и Формы
Форма Заполнение номеров создана для ввода/просмотра/ корректировки данных о состоянии номеров и проживании в них. С помощью управляющих кнопок можно запустить запрос/отчет по интересующей тематике в разрезе данной темы (рис. 28).

Рисунок 28 – Форма Заполнение номеров с подчиненной формой Проживание в режиме Конструктора и Формы
10 Структура отчетовОтчет – это объект, предназначенный для вычисления итогов и печати выбранных данных. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Отчет Заполнение создан на основе перекрестного запроса Заполнение. Он отображает информацию о состоянии номеров/мест. Отчёт содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 29).


Рисунок 29 – Отчет Заполнение в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Заполнение номеров создан на основе запроса Заполнение номеров. Он отображает информацию о состоянии номеров/мест с подсчетом общего количества свободных мест. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 30).


Рисунок 30 – Отчет Заполнение номеров в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Отъезжающие сегодня гости создан на основе запроса Отъезд сегодня.. Он отображает информацию о гостях с датой отъезда на сегодняшний день. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 31).

Рисунок 31 – Отчет Отъезжающие сегодня гости в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Прибыль от гостя создан на основе запроса Прибыль по гостю и работает в форме Гости-Проживание по № паспорта. Он отображает информацию о полученной оплате за проживание по гостю. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 32).

Рисунок 32 – Отчет Прибыль от гостя в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Прибыль по месяцам создан на основе запроса Прибыль по месяцам. Он отображает информацию о полученной оплате за проживание по месяцам. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 33).

Рисунок 33 – Отчет Прибыль по месяцам в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Счет на доплату-возврат создан на основе запроса Доплата-возврат. Он отображает информацию необходимой доплате или возврате суммы за проживание в случае изменения срока отъезда. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 34).


Рисунок 34 – Отчет Счет на доплату-возврат в режиме Конструктора и Отчета
Отчет Счет на оплату создан на основе запроса Стоим прож. Он отображает информацию об оплате за проживание в гостинице. Отчет содержит разделы: заголовок отчёта, верхний колонтитул, нижний колонтитул, область данных (рис. 35).

Рисунок 35 – Отчет Счет на оплату в режиме Конструктора и Отчета
11 Макросы. Назначение и алгоритм работыПод макросом следует понимать набор макрокоманд, которые способны автоматизировать самые распространенные задачи. Группа макросов может запустить несколько задач одновременно. Макрос данных выполняется в результате наступлении в таблице некоторого указанного события.
Макросы используются для автоматизации исполнения последовательности рутинных операций с БД, например:
а) автоматическое открытие и/или печать нескольких форм или отчетов;
б) автоматическое экспортирование данных из БД в другой формат.
Макрос AutoExec предназначен для запуска Главной кнопочной формы (рис. 36).

Рисунок 36 – Макрос AutoExecМакросы для открытия запросов c предназначен для запуска запросов в Главной кнопочной формы (рис. 37).
Рисунок 37 – Макросы для открытия запросов
Макрос Прибыль от гостя для открытия одноименного отчета в (рис. 38).

Рисунок 38 – Макросы Прибыль от гостя
Макросы для печати отчетов (рис. 39).

Рисунок 39 – Макросы для печати отчетов
Макрос Гости Excel для экспорта таблицы в Excel (управляющая кнопка формы Гости-Проживание Экспорт таблицы Гости в Excel) (рис. 40).

Рисунок 40 – Макрос Гости Excel
Макрос Заполнение номеров Word для экспорта отчета в Word (управляющая кнопка формы Гостиничные номера Экспорт отчета о заполнении номеров в Word) (рис. 41).

Рисунок 41 – Заполнение номеров Word
12 Структура главной кнопочной формыГлавная кнопочная форма и подчиненные кнопочные формы ИС (рис. 42-46).

Рисунок 42 – Первая страница главной кнопочной формы
Главная кнопочная форма содержит основные разделы ИС: Формы, Запросы, Техзапросы и Отчеты.

Рисунок 43 – Кнопочная форма Формы
Кнопочная форма Формы содержит формы ИС, предназначенные для ввода/просмотра/корректировки данных ИС.

Рисунок 44 – Кнопочная форма Запросы
Кнопочная форма Запросы содержит основные запросы ИС, необходимые пользователю.

Рисунок 45 – Кнопочная форма ТехзапросыКнопочная форма Техзапросы содержит запросы ИС, необходимые для выполнения эксплуатационных операций над БД, которые используются редко.

Рисунок 46 – Кнопочная форма Отчеты
Кнопочная форма Отчеты содержит отчеты ИС, необходимые для пользователю.
13 Руководство пользователяРазработанная ИС «Администратор гостиницы» предназначена для структурированного хранения данных и вывода информации о гостях, гостиничных номерах и проживании в них гостей.
Для работы ИС необходимы следующие технический средства и ПО:
Процессор не ниже Pentium 133 Mhz.
ОС Windows 7,8,10
Microsoft Access 2007,2010,2013.
Автоматизируемые действия и возможности пользователя при работе с ИС описаны в таблице 2.
Таблица 9. Автоматизируемые действия ИС «Администратор гостиницы»
Польз. БД Автоматизируемые функции Требуемые данные Объект БД
Администратор гостиницы Ввод/просмотр/корректировка данных о гостиничных номерах
Ввод/просмотр/корректировка данных о заполнении номеров (ввод места и первоначального состояния места в номере – свободно)
Ввод/просмотр/корректировка данных о гостях
Поиск свободных мест
Ввод/просмотр/корректировка данных о проживании, изменение статуса места номера на занято
Формирование счета на оплату
Проверка корректности данных (статус свободно/занято)
Формирование корректирующего счета на доплату/ возврат
Отчетность:
Поиск данных/просмотр/печать/экспорт отчета о заполнении номеров
Поиск данных /просмотр /печать отчета о прибыли
Экспорт таблицы Гости в Excel
Просмотр истории проживания гостя, последнего проживания
Поиск гостя/гостей по первым буквам фамилии
Создание архива проживаний
Изменение № паспорта гостя в архиве
Добавление в архив данных до 01.05.2021
Удаление данных о проживании до 01.04.2021
Печать списка отъезжающих сегодня Данные о номерах (№, класс, число мест, этаж, описание, фото)
Данные о коли?