Сокращение слов и словосочетаний в текстах служебных документов

Уважаемы присутствующие! Вашему вниманию предлагается доклад,
на тему: "Сокращение слов и словосочетаний в текстах служебных
документов".
К причинам появления сокращений наряду с направлением к созданию
экспрессивных единиц или «требованием к эмоционально-стилистическому
разнообразию» относится установка на экономию. Явление различного рода
сокращений, ведущих только к «упрощению формальной структуры
языковой единицы», часто связывают с тенденцией к экономии языковых
средств, умственных усилий и совершенствованию языковой формы. Суть
«экономного использования языка» заключается в обеспечении передачи
максимального количества информации в единицу времени, то есть в
повышении коммуникативной роли языка.
Официально узаконено множество сокращенных наименований
учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько
утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные
наименования учреждений могут быть образованы:
1. По первым буквам полного наименования - МГУ,ИвГЭУ
2. По слоговому принципу - Минздрав, колхоз
3. Смешанным способом - ВНИИстройдормаш, Гипрохолод
Наименования органов власти, учреждений, организаций приводятся в
документе в полном соответствии с их официальным наименованием.
При необходимости многократного употребления наименования в
рамках одного документа — при первом упоминании приводится его полное
наименование, затем сокращенное.
В официальных документах не допускается употребления сокращения
РФ вместо слов «Российская Федерация».
Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить
максимальное количество информации в минимальном объеме текста.
Существует два вида сокращений: лексические и графические.

Лексические сокращения (аббревиатуры) — это сложносокращенные
слова, которые образуются из слов и словосочетаний путем удаления части
составляющих их букв или частей слов. Лексические сокращения
функционируют в речи как самостоятельные слова и не требуют
расшифровки при чтении.
Типы лексических сокращений:
• инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных
букв или звуков слов: МГУ, СНГ, КБ — произносятся буквы; ГОСТ, вуз,
ВАК — произносятся звуки;
• слоговые сокращения — сокращения, образованные из слогов слов:
Мосжилстрой, совхоз, спецназ, Росспецстрой;
• частичносокращенные — сокращения, образованные из части слова и
полного слова: хозрасчет, Минатом, рембаза, Мосгорком- спорт;
• усечения — сокращения, образованные из начальной части слова:
зам., зав., спец.;
• телескопические сокращения — сокращения, образованные из начала
и конца слов: бионика — биология и электроника; мопед — моторизованный
велосипед;
• смешанные сокращения — сокращения, образованные разными
способами: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ.
Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся
прописными буквами (ООН, МЧС, ООО).
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся:
• прописными буквами, если образованы от имени собственного
(МИДа, ВАКу, ГУМа и др.);
• строчными буквами, если образованы от имени нарицательного
(главбух, завхоз, совхоз, зампред, вуз, загс и др.).
Графические сокращения — сокращенные обозначения слов,
применяемые только на письме. Графические сокращения не функционируют
в речи как самостоятельные слова, они требуют расшифровки при чтении.

Типы графических сокращений:
• точечные: и.о. — исполняющий обязанности; г. — год; гр. —
гражданин; кв. — квартира; проф. — профессор; гл. ред. — главный
редактор; см. — смотри;
• дефисные: ин-т — институт; р-н — район; ф-ка — фабрика;
• косолинейные: п/о — почтовое отделение; в/с — высший сорт; об/мин
— оборотов в минуту;
• нулевые (без точек): врио — временно исполняющий обязанности;
млн — миллион; кг — килограмм; м — метр;
• комбинированные: чл.-корр. — член-корреспондент; с. х-во —
сельское хозяйство; ж.-д. — железнодорожный.
Правила правописания графических сокращений в документах:
1) сокращения не должны оканчиваться на гласную;
2) сокращения, как правило, во множественном числе не удваиваются:
л. — листы, руб. — рубли, с. — страницы, тыс. — тысячи, cm. — статьи,
табл. — таблицы;
3) сокращения в исключительных случаях во множественном числе
удваиваются (между буквами точка не ставится): вв. — века, гг. — годы, тт.
— тома, пп. — пункты;
4) сокращения сохраняют удвоенные согласные: дисс. — диссертация,
илл. — иллюстрация, долл. — доллар, асе. — ассистент;
5) сокращенные единицы измерения пишутся без точки[1]: г — грамм,
га — гектар, м — метр, мм — миллиметр, с — секунда, ч — час, мин —
минута, г — год (в значении сколько, а не когда);
6) сокращения: т.д., т.п., и пр., и др. употребляются только в конце
предложения;
7) сокращаются слова-ссылки, стоящие перед цифрой: т. 2 — том 2,
вып. 1 — выпуск 1, изд. 3 — издание 3, с. 20 — страница 20, рис. 5 —
рисунок 5, гл. 6 — глава 6.

В заключении хотелось бы отметить, что сутью любого документа
является текст. Оттого насколько четко и ясно составлен текст служебного
документа, даны указания к исполнению документа, нередко зависит успех
дела. Текст несет основную нагрузку. Отсюда зачастую и возникают
сложности с его составлением.
Учитывая постоянное увеличение объемов информации, стремительное
развитие и внедрение новых технологий, умение грамотно и емко излагать
мысль приобретает принципиальное значение как залог легкого и
комфортного ее восприятия.