сделать краткий доклад

Содержание

Введение…………………………………………………………………………3
1.История развития систем электронного документооборота……………….5
2.Полнофункциональная ECM-платформа EMC Documentum……………….9
Заключение………………………………………………………………………13
Список литературы……………………………………………………………..14

Введение

Развитие технологий сопровождается увеличением объема
информации. В мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов.
Потоки корпоративной информации разнообразны по источникам и формам
ее представления. Ее можно классифицировать по форме хранения: на
электронные и бумажные документы (на данный момент в электронном виде
хранится около 30% всей информации в корпорации, а вся остальная
информация- в бумажном виде).
Очень важное значение имеют вопросы оптимизации
документооборота и контроля за обработкой информации. Руководителям,
чтобы сдержать натиск конкурирующих предприятий и организаций,
необходимо адаптироваться в имеющимся окружении, поэтому с одной
стороны необходима реструктуризация систем управления и
совершенствование процедур управления и деловых процессов, а с другой,
уменьшить объем бумажной информации, снизить стоимость обработки
информации и повысить эффективность управления ею на пути организации
совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска
документов.
Новые информационные технологии предлагают средства для
достижения этих целей при помощи двух подходов:
1) реинжиниринга бизнес- процессов;
2) перехода к безбумажной технологии управления.
В данной работе рассматривается содержание второго подхода- выбора
и применения методов и средств организации безбумажной технологии
управления, которая основывается на использовании трех основных
концепций: переходу к электронным документам, созданию систем
управления документами и системы электронного документооборота.
Концепция электронного документа оборота появилась в 80-х годах с
появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического
интерфейса пользователя. На данный момент в некоторых областях

деятельности электронным способом обрабатывается до 90% всей
информации.
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими
рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к
динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые
преимущества при создании, совместном использовании, распространении и
хранении информации. Они могут увеличить производительность множества
приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам
накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь или
неверного размещения документов.
Электронные документы могут одновременно использоваться
сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего
предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не часов
или даже дней, что случается при использовании документов на бумажных
носителях.
Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю
очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного
формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также
продуманной организации их хранения, поиска и использования.
Потребность в эффективном управлении электронными документами и
привела к созданию электронного документооборота (СЭД).
Выбранная тема является актуальной, так как современном мире
бумажный документооборот постепенно исчезает, а на смену ему приходит
электронный, наиболее усовершенствованный и удобный способ
документирования информации.

1. История развития систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота, появившись относительно
недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной
структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно
простая автоматизация документооборота, то есть помощь
делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков,
циркулирующих на предприятии.
Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто
копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных
документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в
частности, так и перед всей документооборотом в целом.
Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для
поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более
того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и
по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых
входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и
не оптимизация и поддержка структуры управления.
Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного
документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х
годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период
характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того,
что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость
автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного
инструментария, необходимого для решения задач такого рода [3].
Рассмотрим причины, которые первоначально привели к
необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти
двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не
достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная
разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что

процедуры согласования руководителями различных уровней могли
проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на
таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать
только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его
называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших
временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму
и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.
Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах
власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям,
стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть
кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой
при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы
должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение
должно было занимать значительно меньше времени [1].
Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы,
разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались
силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое
соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным
процессам документооборота, общая интегрированность в информационную
инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним
принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой
организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру
автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило
к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким
образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией,
то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось
вследствие того, что используемая система электронного документооборота
сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность
принятой в организации системы управления начинала быстро падать и
компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать

адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать
развитие компании более эффективным [2].
Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько
компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать
универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды
практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного
решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала
унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение -
подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход
позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно
значительно более функциональным, обеспечивал возможности
организационного и функционального масштабирования системы.
С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал
изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению,
позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так
к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный
подход к управлению. Информационные системы практически сразу
отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow
- потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых
документоориентированных процессов [3].
Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией
процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали
одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным
СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды
быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных
разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для
этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления
информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории
ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение:
сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система

работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной
информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для
исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и
должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об
отправлении и доставке.
Использование workflow позволило уже самим специалистам
компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота,
обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его
максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был
огромный скачок вперед.
Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД
представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение),
то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер
приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом
отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали
указывать именно такое требование к системной архитектуре как
предпочтительное либо обязательное [4].
Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала
бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая
благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений
СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД,
работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

2. Полнофункциональная ECM-платформа EMC Documentum
Documentum – мировой лидер рынка ECM (Enterprise Content
Management) систем. Это – полнофункциональная платформа,
предназначенная для управления неструктурированной информацией
предприятия (различные типы документов, цифровые медиа данные,
содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только
управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и
решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов,
обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных
систем между собой.
Система реализована в классической трехуровневой архитектуре
(рис.1): сервер баз данных, сервер приложений, клиент, позволяющей
оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а
также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и
передачи данных [5].

Рис.1 Решение EMC Documentum представляет собой платформу для
управления информацией в масштабах предприятия.
Назначение системы:

 Управление документами и бизнес-процессами их обработки;
 Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;
 Управление цифровыми медиа данными;
 Взаимодействие со средствами сканирования/распознавания;
 Управление проектами и коллективной работой;
Функциональные характеристики системы:
 Управление процессом создание документов. Использование
средств сканирования и распознавания или специализированных приложений
(MS Office, CAD/CAM-системы, ERP).
 Реализация совместной работы с документами. Механизм check-
in/check-out. Распределение прав доступа.
 Управления версиями документов.
 Рассылка документов, регламентированное и динамическое
определение маршрутов прохождения документов.
 Утверждение документов. Реализация многоуровневой процедуры
согласования.
 Архивное хранение документов.
 Регистрация входящих и исходящих документов.
 Контроль исполнения документов и распоряжений.
 Формирование регламентированных и аналитических отчетов.
 Поиск по атрибутам.
 Ретроконверсия (специальная промышленная технология
преобразования информации, хранящейся на бумажных носителях, в
электронный вид с созданием электронной базы данных) документов
 Управление проектно-конструкторской документацией.
Система реализована в классической трехуровневой архитектуре
(сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным
образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также
обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи

данных [1].
В основе системы находится реляционная база данных,
обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных
запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В
качестве севера баз данных могут выступать любые промышленные системы,
в том числе Oracle Database или Microsoft SQL Server.
Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum
Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели
обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на
вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к
хранилищу данных [2].
Пользовательский интерфейс реализован в виде дополнения к
программе Windows Explorer и построен таким образом, чтобы работа с
хранилищем для пользователя практически не отличалась от работы с
локальной файловой системой. В рамках пользовательского интерфейса
реализованы папки с документами, диалоги свойств документов, функции
поиска, выписки/сохранения, участия в процессах обработки документов,
просмотра статистики и т.п. Также система обладает полнофункциональным
web-клиентом, позволяющим работать с системой посредством web-браузера.
EMC выпустила версию платформы управления контентом
Documentum 5.3. Одной из главных новинок системы является модуль
Documentum Collaboration Services, который позволяет организовать в
интранете (внутренняя частная сеть организации) рабочие пространства для
коммуникаций и совместной работы. Такое рабочее пространство может
содержать общие папки с документами, заметками и таблицами данных,
календарь и дискуссии. Добавлен также модуль EMC Documentum Business
Process Engine, который предоставляет возможность организации процессов с
автоматизированными распределением заданий, приоритизацией
(присваивание приоритетов) и балансировкой нагрузки сотрудников. Еще
одним новым компонентом платформы стал плагин Documentum Client for

Outlook, позволяющий при помощи Outlook работать с любыми функциями,
доступными через обычный Web-интерфейс Documentum. В частности,
теперь можно сохранять имейлы и вложения в репозиторий Documentum.
Также, в версии 5.3 предусмотрена возможность подписывать документы
электронным ключом [3].
Как сказала META Group, в январе 2004: "Documentum 5 –
исключительно мощная комплексная платформа. Поражает объем ее
функционала – от управления содержанием веб-страниц до управления
цифровыми медиаданными. Documentum имеет четко определенную
концепцию и однозначно обозначил свою приверженность рынку управления
неструктурированной информацией предприятия (ECM). В будущем мы
видим Documentum лидером среди систем управления веб-содержанием
(WCM), а также ведущей платформой для управления любыми
документами".
Заключение

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и
внедрением автоматизированных систем управления вопрос об
эффективности документационного обеспечения управления становится все
более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота
является способом совершенствования документооборота. Электронный
документооборот сокращает информационные потоки до оптимального
минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора,
обработки и передачи информации с помощью новейших технологий
автоматизации этих процессов.
Так же среди способов, направленных на совершенствование
документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии
документооборота и сокращение объема документооборота.
Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных
аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение
расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является,
естественно, первый аспект.
Список литературы

1. https://www.emc.com/enterprise-content
management/documentum/index.htm
2. Ланкин В.Е., Бричеева Н.Н., Макарова И.В. Управление ИТ-сервисами
и контентом. – Таганрог: ЮФУ, 2012.
3. Антон Шмаков. Сравнение крупных поставщиков ECM решений.
Новости и обзоры в мире Oracle Enterprise 2.0 – Управление
контентом, порталы и бизнес-процессы.
4. Кампффмейер, Ульрих. ECM Управление корпоративным контентом.
[перев.] А.С. Деревянко. Кельн: б.н., 09 19 2016 г.
5. www.consultant.ru