Основные подходы в автоматизации бюджетирования предприятия

Бюджетирование - это производственно-финансовое планирование
деятельности предприятия путем составления общего бюджета предприятия,
а также бюджетов отдельных подразделений с целью определения их
финансовых затрат и результатов.
Среди основных целей и задач: Повышение управляемости компании,
Увеличение финансового результата, Создание базы данных для принятия
управленческих решений, Повышение эффективности расходов и
капиталовложений – в разрезе их влияния на производительность труда,
снижение себестоимости продукции, увеличение объема продаж и т.д.,
Возможность эффективно управлять ресурсами компании.
Существует два основных подхода к автоматизации бюджетирования, в
частности финансовой модели, с помощью которой рассчитываются
бюджеты. Согласно первому, наиболее распространенному варианту,
постановку бюджетирования нужно начинать с автоматизации, т. е. с выбора
программного продукта, который можно будет настроить в соответствии с
нуждами конкретного предприятия. Причем, как заверяют некоторые ИТ-
компании, это можно сделать достаточно быстро и автоматизированная
система бюджетирования заработает буквально через несколько месяцев.
Второй подход предполагает в качестве первого этапа разработку
методологии и регламентов бюджетирования, которые затем в течение
определенного времени будут отрабатываться на предприятии. При этом
финансовая модель планирования может быть отражена в электронных
таблицах. И только после того как она будет опробована на практике,
компания переходит к решению задачи автоматизации. Кстати, оформленная
методика бюджетирования может использоваться при подготовке
технического задания (ТЗ) для автоматизации. Далее компании предстоит
сделать выбор: либо искать готовую, максимально удобную
информационную систему, либо разрабатывать ее собственными силами или
через стороннюю организацию.

Второй метод автоматизации бюджетирования используется гораздо реже,
чем первый. Причем основной причиной его выбора становится не наличие
четкой стратегии и плана реализации проекта по постановке
бюджетирования — просто компания не смогла найти свою «чудо-
программу» за приемлемую цену.
Второй подход, конечно же, требует больших усилий на этапе постановки
бюджетирования, поскольку предполагает «ручной» сбор информации при
планировании бюджетов и формировании отчетов об их исполнении. Хотя
при этом для подготовки бюджетов могут использоваться электронные
таблицы, а для фактических отчетов — имеющаяся учетная система. Но,
поскольку все эти элементы не объединены в информационную систему,
один только сбор данных отнимет уйму времени, которое, между прочим,
крайне необходимо для анализа.
Когда требуется автоматизация бюджетного процесса?
Планирование и контроль эффективности деятельности и ликвидности
компании основывается на систематическом составлении бюджетов. Весь
процесс состоит из следующих этапов:
Подготовка и согласование прогнозов деятельности ЦФУ.
Консолидация бюджетов и утверждение KPI организации на бюджетный
период.
Контроль исполнения бюджетов по ЦФУ и достижения общих KPI.
Анализ отклонений, составление отчетов о выполнении бюджетов.
Для повышения эффективности составления и контроля выполнения
бюджетов используется комплексная автоматизация бюджетирования,
которая позволяет сформировать взаимосвязанную финансовую модель
предприятия

Основные проблемы при постановке процесса бюджетирования на
предприятии
1. Низкая вовлеченность ЦФО в планировании и оценке бюджета
2. Отсутствие роли владельца процесса бюджетирования (бюджетного
контроллера)
3. Отсутствие четкого регламента бюджетирования
4. Попытка объединить несколько форм бюджета в одну
5. Чрезмерная детализация бюджетов
6. Игнорирование скользящего метода при планировании бюджета
7. Отсутствие регулярного контроля исполнения бюджетов.
Внедрение бюджетирования
Внедрение бюджетирования – это серьезный трудоемкий процесс разработки
механизмов планирования и прогнозирования работы компании и средств
контроля, а также масштабная реализация этих планов. В данном процессе
должны участвовать не только топ-менеджеры, которых интересует
компания и ее результаты в целом, но и те, кто непосредственно будет
строить эти планы в разрезе отдельных статей бюджетов, для конкретных
отделов и филиалов или по конкретным проектам.
Для каждого предприятия построение бизнес-процессов финансового
планирования и выполнения планов, а также мер, которые принимаются для
обеспечения их выполнения и повышения эффективности работы, являются
уникальными.
Нередко при внедрении бюджетирования предприятие не только получает
новые схемы взаимодействия между подразделениями, отделами и
филиалами, но и четко распределяет права и обязанности между
подразделениями, получив важную и полезную дополнительную
информацию на основе проведенного обследования.
Этапы внедрения

На первом этапе формируется финансовая структура предприятия.
На втором этапе формируется структура бюджетов предприятия, с учетом
всех нюансов и аналитик по которым в дальнейшем будет проводиться
планирование, лимитирование и производиться анализ исполнения планов.
На третьем этапе формируется учетно-финансовая политика организации, т.е.
правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и
оперативного учета в соответствии с ограничениями, принятыми при
составлении и контроле выполнения бюджетов.
На четвертом этапе производится разработка регламентов планирования,
определяющих процедуры планирования, мониторинга и анализа причин
невыполнения бюджетов, а также текущей корректировки бюджетов.
На пятом этапе выполняются работы по составлению операционного и
финансового бюджетов на планируемый период, проведению сценарного
анализа, корректировке системы бюджетирования по результатам анализа ее
соответствия потребностям.\
Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения
В основном используется один из двух вариантов проведения автоматизации
бюджетирования на базе программ, созданных на платформе
«1С:Предприятие».
Первый заключается в том, что постановку бюджетирования нужно сразу
начинать с автоматизации, т.е. компания сначала выбирает программный
продукт, который настраивается под конкретное предприятие. Данная модель
используется чаще, потому что она выглядит проще и быстрее, но в
некоторых случаях внедренную программу не получается приспособить под
работу определенного предприятия, несмотря на потраченные средства и
время.

Второй подход предполагает сначала разработку методологии и регламентов
бюджетирования, которые отрабатывают какое-то время на предприятии,
планирование ведут в электронных таблицах и только после этого переходят
к автоматизации. На основе методологии создается техническое задание (ТЗ)
для автоматизации, затем по ТЗ подбирается наиболее подходящая
программа, и осуществляются доработки.

Надо отметить, что во втором подходе значительных усилий требует
подготовительный этап – первоначальный даже при использовании
электронных таблиц Excel для подготовки фактических данных, как правило,
отнимает значительное время, поскольку эти данные не находятся в единой
информационной системе, что затрудняет их обработку и анализ
Вывод: Бюджетирование представляет собой работу по управлению
бюджетом. Это составной элемент финансового планирования.
Бюджетирование способствует грамотному распределению ресурсов.
Занимаются им специальные отделы в компании. Бюджетирование
осуществляется по специальной модели. Она не может быть типовой. Для
каждого предприятия разрабатывается индивидуальная модель,
соответствующая особенностям деятельности и финансовым возможностям.
Без ПО управление бюджетом будет занимать значительно больше времени.
Автоматизация позволяет уменьшить количество ошибок. Если
бюджетирование утрачивает эффективность, имеет смысл обратиться в

консалтинговую фирму. Это позволит выявить ошибки, слабые места,
разработать методы коррекции системы. Составление грамотного
бюджетирования недостаточно для увеличения эффективности деятельности
предприятия. Идеи должны быть правильно реализованы, а это уже задача
менеджеров. Мотивация сотрудников позволит ускорить внедрение системы.