Содержание

Введение. 3

1. Язык и стиль официальных писем. 4

2.Языковой стандарт делового письма. 8

Заключение. 12

Список использованных источников. 13

Введение

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата.

Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Важная задача в составлении письма - его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации.

Цель работы- рассмотреть язык и стиль официальных писем, а также языковой стандарт делового письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.Определить особенности языкового стиля официальных писем.

2.Выявить языковые стандарты делового письма.

1. Язык и стиль официальных писем

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией[4,c.19].

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата.

Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность[7,c.165].

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора.

Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. [2,c.109]

Задача языка такой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.[1,c.161]

Важная задача в составлении письма – его информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести представляется не всегда возможным[5,c.59].

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.[3,c.109]

Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектаций. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела[2,c.188].

Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено. [6,c. 152]

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.[1, c.241]

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

2.Языковой стандарт делового письма

Подобный текст, или стандартный текст, и трафаретные буквы стали уникальными результатами стандартизации языков деловой письменности. Появление трафаретных букв было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций на производстве, транспорте и в торговле.

Стандартный текст основан не только на клишированной фразе, но и на клишированном предложении: "я отвечу на ваш запрос и пришлю вам интересующую информацию", "я подтвержду ваше участие в выставке".

В связи с увеличением количества нестандартных ситуаций, которые отражаются в деловой переписке, частота трафаретных текстов сегодня невелика. Однако контракты, письма-заявки и другие типы писем, необходимые для многих компаний, часто являются трафаретным текстом.[2]

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте на основе практических потребностей, определяемых такими понятиями, как речевые ситуации.

Деловая переписка не способна иметь дело с принятыми деловыми, а также письменными речевыми нормами и правилами, которые прочно укоренились в деловой практике, а именно с национальным соглашением, что в целом означает правила и манеры этикета речи.

Тексты коммерческих писем составляются в соответствии с официально принятой формой и должны быть изложены официально-деловым слогом с соблюдением определенных устойчивых речевых стереотипов — языковых стандартов-клише, присущих тому или иному типу коммерческого письма.

Необходимыми качествами коммерческого письма являются формально-логический способ изложения материала, полнота и своевременность информации, точность и лаконизм формулировок, доказательность, корректность[7,c.299].

Коммерческое письмо — особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов.

Это могут быть инструктирующие письма, рекомендации, письма декларативного характера, письма-объяснения и проч. Мощный поток рекламной деловой корреспонденции (письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление, информационные письма рекламного характера), так же как и нерекламные письма, о которых сказано выше, носят нерегламентированный характер.[1]

Но в отличие от деловых регламентированных писем язык рекламных писем сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи языковой стандарт, шаблонность, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Речевая выразительность часто достигается при помощи эффекта новизны, необычности, свежести подачи материала, отсутствия повторений, образного богатства, богатства интонационного рисунка речи.

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.

На деле в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками). [4,c.69]

Особенно бросается в глаза нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях.

Например:

Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости.

Элемент — компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы. Менделеева, элемент общества. Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. [5, c.200]

Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин; во-вторых, слово «элемент» использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон.

Однако договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения. Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.

Постоянное «общение» со словарями отличает культурного и грамотного человека. Представителю низких типов речевых культур кажется, что он все знает и без словаря.

Отсюда «приблизительное» знание значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа. Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер – это управленец или хозяйственный руководитель предприятия. Точно так же размывается лексическое значение слов «презентация» и «бизнес-план». [6, c.217]

Слово «презентация» часто заменяет слово «открытие», а «бизнес-план» – план хозяйственной деятельности или план мероприятий.

Между тем, презентация – это 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж: 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация) [2].

А бизнес-план – это план, программа осуществления бизнес-операции, действий фирмы, содержащая сведения о фирме, рынках сбыта, маркетинге, организации операций и их эффективности и т.д. Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность.

В языке документов слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.

Образно говоря, каждое слово в языке имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где оно используется, какова сфера его употребления. Яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и процедурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, исполнитель, ходатайство и т.п.

Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-письменную окраску. А разговорная лексика проникает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые. [2,c.388].

Заключение

Таким образом, можно сделать вывод о том, что общепринято составлять письма на формальном языке. Из-за того, что деловое письмо предполагает письменную форму общения, и в нем зафиксировано каждое слово. Поэтому официально деловые письма — это документы, имеющие юридическую силу. К ним применяются унифицированные требования по составлению документов (международные и в рамках отдельного государства). Эти требования касаются оформления писем и соблюдения этики делового общения. Они ограничивают всех участников деловой переписки в выражении эмоций, в грамматических, синтаксических и лексических ошибках, в применении неформальных речевых конструкций, которые обычно используются в разговоре.

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Грамотность необходима в деловой речи, она обуславливает эффективность деловых отношений. В деловой переписке необходимо не только знание элементарной грамматики, но и умение строить специфические словосочетания и предложения. Так как письмо официально делового стиля излагается в кодифицированной письменной речи, то есть в речи, характерной только для деловых писем. Соблюдение такой речи предполагает точность передачи информации.

Лексическая составляющая деловых писем — это точность словоупотребления, то есть использование слов только по их значению. Это значит, что слово в деловом письме не должно быть двусмысленным и употребляться в одном значении.

Список использованных источников

1. Боброва, С.В., Русский язык и культура речи : учебное пособие / С.В. Боброва, М.А. Мищерина. — Москва : КноРус, 2022. — 363 с. — ISBN 978-5-406-09279-8. — URL:https://book.ru/942827 (дата обращения: 1641915064). — Текст : электронный.
2. Введенская, Л.А., Русский язык. Культура речи. Деловое общение : учебник / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. — Москва : КноРус, 2021. — 424 с.
3. Воителева, Т.М., Русский язык: орфография, пунктуация, культура речи : учебно-практическое пособие / Т.М. Воителева, В.В. Тихонова. — Москва : КноРус, 2019. — 219 с.
4. Культура деловой речи : учебное пособие / А. В. Ланских. — Екатеринбург : УрФУ, 2016 — 87 с.
5. Перепелицына, Ю.Р. Практикум по культуре русской устной и письменной речи (нормативный аспект русского языка) Бакалавриат : учебное пособие / Перепелицына Ю.Р. — Ставрополь : Северо-Кавказский федеральный университет, 2016. — 243 с.
6. Русский язык и культура речи: курс лекций [Электронный ресурс]: учебное пособие / А. А. Евтюгина. 2-е изд., перераб. и доп. Екатеринбург: Изд-во Рос. гос. проф.-пед. ун-та, 2019 269 с.
7. Самыгин, С.И., Деловое общение. Культура речи : учебное пособие / С.И. Самыгин, А.М. Руденко. — Москва : КноРус, 2021. — 472 с.

Интернет-ресурсы

1. Особенности языка деловых писем-[Электронный ресурс]- (ttps://delovoe-pismo.com/osobennosti-yazyka-delovyh-pisem/) (дата обращения 11.01.2022)
2. Требования, предъявляемые к тексту делового письма- [Электронный ресурс]- (ttps://unec.edu.az/application/uploads/2015/02/Lektsiya-3.pdf) (дата обращения 11.01.2022)