Цели и задачи ECM-систем

Введение
Ежедневно каждая организация в процессе своей деятельности создаёт десятки, сотни, а порой и тысячи документов. Среди них и стратегические договоры, и приказы, и протоколы совещаний. На первых порах организациям достаточно неформального подхода к управлению, однако, когда со временем он перестаёт быть эффективным и в управлении предприятием вводится определённый формализм, хотя бы часть бизнес-процессов переводится на документационную основу.При этом если документооборотом не управлять, повышается риск возникновения различных проблем: потери нужных документов, возникновения ошибок в их содержании, отсутствия одной из необходимых для согласования документа виз и пр. К тому же, количество документов непрерывно возрастает, а значит, увеличивается и риск возникновения проблем.Исторически для управления потоком документов использовали каталоги бумажных документов с карточками, хранящимися в ящиках, сшивали документы в дела и составляли гигантские библиотеки. Однако, мир изменился с возникновением вычислительной техники, и теперь бумажный документооборот уже считается пережитком прошлого, ведь, очевидно, что машинная память куда надёжнее человеческой, компьютер способен отыскать то, что вам нужно, в считанные секунды, а крохотная флешка-токен защищает информацию лучше самого крепкого сейфа.Как правило, для работы с документами, теперь уже в электронном виде, сначала организации вырабатывают разумные схемы хранения файлов на серверах, а для их передачи, обсуждения и согласования используют электронную почту. Однако, эти меры только частично закрывают потребность в эффективном управлении потоком документов, и поэтому с ростом организации появляется потребность использования специализированных решений. В этом случае на помощь приходят ECM-системы, которые не только используют самые современные технологии, но обладают методологической основой, способствующей максимально эффективному управлению. 1. Цели и задачи ECM-систем1.1. Понятие ECM-системыEnterprise content management (ECM) – управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией, это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться самостоятельно.Под термином ECM подразумеваются технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем пользователям организации. Более широкое понятие, нежели то, что заложено в концепции СЭД (системы электронного документооборота).Далее рассмотрим, чем отличается СЭД от ECM-систем.Основная единица, с которой работает СЭД, – это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде [3].1.2. Цели ECM-системНедостаточно «управлять» контентом. Важное значение имеет возможность доступа к правильной версии документа или записи. Контентом необходимо управлять так, чтобы он использовался для достижения бизнес-целей.Управление корпоративным контентом (ECM) – это систематический сбор и организация информации, которая должна использоваться определенной аудиторией – руководителями предприятий, клиентами и т. д. Это не отдельная технология, не методология и не процесс, а динамическое сочетание стратегий, методов и инструменты, используемые для сбора, управления, хранения и доставки информации, поддерживающей ключевые организационные процессы на протяжении всего их жизненного цикла.Сбор сводится к вводу информации в систему.Управление – экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов.Понятие хранения означает нахождение подходящего места в инфраструктуре, будь то официальная система управления контентом или другое информационное решение. Долгосрочное хранение – архивирование, защита данных, чтобы их можно было использовать в будущем, когда организации потребуется, чтобы документы были доступны.Доставка – это передача информации пользователям именно тогда, когда она им нужна.Управление документами в конечном итоге было включено в управление контентом в немалой степени, потому что сегодня нам доступно больше информации, чем когда-либо прежде, и большая ее часть создается не нами. Благодаря распространению целого ряда источников, таких как Интернет, флэш-накопители, смартфоны, облачные сервисы и т.д., потребность в обработке информации всех видов ускорилась: не только с точки зрения большего количества типов медиа, таких как текст, изображения, звуковые файлы, но также и с точки зрения того, насколько все это структурировано и, следовательно, легко управляется.Структурированная информация – это информация, которая строго определена и не только предназначена для обработки компьютерной программой, но и легко может быть обработана, как и большая часть информации, хранящейся в реляционных базах данных и используемой бизнес-решениями.Неструктурированная информация – это информация, которая не имеет полностью определенной структуры и, скорее всего, будет прочитана и использована пользователями. Примером служит информация, создаваемая обычными офисными приложениями (текстовыми процессорами, программами для презентаций и т.д.).Полуструктурированная информация – это что то среднее между неструктурированной и структурированной информацией. Например, счета-фактуры, заказы на покупку и квитанции, которые содержат данные для компьютерной обработки, но имеют форматы и макеты, которые сначала необходимо идентифицировать и классифицировать – задача, которая часто обрабатывается людьми, но по мере совершенствования инструментов все больше автоматизируется.Все это становится важным, когда вы рассматриваете влияние на ваш бизнес, которое может иметь отсутствие управления этими элементами. Снижение полезности, потеря времени, потеря производительности, возможное несоблюдение правил или корпоративных политик, риск серьезного прерывания бизнеса в случае гибели ключевых хранилищ или стихийных бедствий – ни один из этих результатов не является счастливым!Эффективность, результативность, соответствие требованиям и непрерывность – все это в разных пропорциях определяет экономическое обоснование управления контентом в большинстве организаций.Управление транзакционным контентом нацелено на процессы, направленные на ведение бизнеса или принятие решения или получение конечного результата. Эти процессы направлены не на создание контента, а на его использование для управления действиями и решениями.Примеры включают обработку счетов, обработку заявок, адаптацию сотрудников, кредиторскую задолженность, страховые претензии, карты пациентов и обработку разрешений и кредитов.Здесь мы говорим об управлении транзакционным содержимым, а не об управлении содержимым, потому что оно обычно требует большой конфигурации рабочего процесса и интеграции с другими системами. Тем не менее, будучи ориентированным на контент, он так же легко мог быть указан в разделе управления контентом, как следует из названия. Для целей диаграммы представьте, что он занимает место прямо на границе между дисциплинами процесса и содержания, которые в любом случае довольно тесно связаны друг с другом.ECM – это постоянная и развивающаяся стратегия максимального использования вашего потока информации.1.3. Задачи ECM-системКак правило, ECM-системы решают следующие задачи:управление документами – экспорт, импорт, контроль версий, безопасность и разграничение доступа;управление шаблонами документов – унификация документов, используемых в корпоративном документообороте;управление архивами – долгосрочное архивирование, включающее автоматизацию политик хранения в соответствии с бизнес-задачами, с законодательными и отраслевыми нормами;управление потоками работ (workflow) и потоками документов (docflow) – поддержка бизнес-процессов: передача контента по заданным маршрутам, визирование, назначение задач, смена состояний, протоколирование изменений и создание журналов;управление мультимедиаконтентом – управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, элементами корпоративного стиля и рекламными материалами;управление знаниями (knowledge management) – поддержка систем для накопления, структурирования и доставки релевантной для бизнеса информации;документо-ориентированное взаимодействие и совместная работа (collaboration) – совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд [4].2. Жизненный цикл неструктурированной информации различных типов и форматовВ общем виде жизненный цикл контента можно представить схемой, изображенной на рисунке 1.Рисунок 1 – Жизненный цикл неструктурированной информацииВ течение времени информация проходит разные стадии, что отражает понятие жизненного цикла (ЖЦ): то есть сначала происходит создание информации, она находится в активном использовании определенный период времени, затем она пассивно хранится какое-то время, затем, возможно, архивируется, повторно используется и далее снова хранится в архиве, или происходит ее уничтожение. Для разного типа контента можно рассматривать более детально стадии жизненного цикла. Например, для официальных документов можно выделить стадии: «Создание», «Согласование», «Подписание», «Регистрация» и т.д., для счетов-факутр – будет специфическая стадия «Оплата».Скорость доступа к данным на разных стадиях жизненного цикла, стоимость хранения может быть разной, например, скорость получения и стоимость хранения архивных данных – меньше, что экономит средства компании.Таким образом, управление жизненным циклом можно рассматривать как сопровождение контента при переходе из одной стадии в другую, помощь в присвоении реквизитов, символизирующих переход, и оптимизации расходов на его хранение с учетом ценности, актуальности для бизнеса. Оценить, качественно ли осуществляется управление ЖЦ контента в компании, возможно за счет оценки скорости и эффективности прохождения документов по стадиям ЖЦ. В общем случае за решение таких задач отвечают ILM-решения (Information Lifecycle Management). Но на текущий момент многие информационные системы класса ECM имеют собственные средства для обеспечения качественного управления жизненным циклом хранящегося в них контента.Чтобы раскрыть данный вопрос, давайте разберемся, что такое жизненный цикл контента на примере инициативного письма.Жизненный цикл инициативного письма начинается с момента его создания. Перед исполнителем стоит задача подготовить проект документа. В большинстве случаев подготовка проекта документа начинается с его создания. В ECM-системе можно определить правила создания таких документов, например, создание инициативного письма из готового шаблона. В этот момент у письма появляются такие реквизиты, как дата создания, приложение-редактор и автор.Как только мы подготовили письмо, отправляем его на рецензирование, согласование и утверждение. С помощью ECM-системы на этом этапе так же можно задать свои правила согласования инициативного письма: количество итераций, необходимый список согласующий, возможность создания новых версий и т.д. В случае наличия удаленных подразделений компании ECM-система позволяет обеспечить сквозной процесс согласования инициативного письма с помощью различных механизмов, например – репликации.После утверждения документ попадает на регистрацию, где получает следующий набор реквизитов: регистрационный номер и дату регистрации. Таким образом, на каждом этапе ЖЦ у документа появляется свой уникальный набор реквизитов, который подтверждает переход документа из одной стадии в другую.Получив ответ на инициативное письмо, мы подшиваем документ в дело. Кстати, на этом этапе документу также присваиваются реквизиты: номер дела, если он не был присвоен раньше, и дата списания документа в дело. На данном этапе ЖЦ ECM-система контролирует и помогает организовать процессы передачи документов в архив и уничтожения документов по истечении срока их хранения.Кроме того, на любом этапе работы с документом ECM-система обеспечивает его защиту за счет наличия механизмов разграничения прав доступа, использования электронной подписи, ведения истории работы с документом, возможности восстановления документа в случае сбоя в работе системы.Возможность автоматического переноса (миграции) части документов по определенным правилам (политикам) на более дешевые носители позволяет выстроить экономически оправданную систему хранения электронной информации в зависимости от ее важности для бизнеса.Управлять жизненным циклом контента – это значит выстроить целесообразную политику работы с определенным типом контента и далее иметь возможность оперативно, в любой момент, скорректировать или оптимизировать порядок работы в соответствии с нуждами компании [5].
Заключение
В реферате рассмотрены понятия, цели и задачи ECM-систем, жизненный цикл неструктурированной информации различных типов и форматов.Enterprise content management (ECM) – управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией, это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов. ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться самостоятельно.В течение времени информация проходит разные стадии, что отражает понятие жизненного цикла (ЖЦ): то есть сначала происходит создание информации, она находится в активном использовании определенный период времени, затем она пассивно хранится какое-то время, затем, возможно, архивируется, повторно используется и далее снова хранится в архиве, или происходит ее уничтожение. Для разного типа контента можно рассматривать более детально стадии жизненного цикла.В настоящее время ECM-системы активно вторгаются в соседние области, приобретают функции, исторически ассоциирующиеся с системами BPM. Становится все больше проектов, в которых востребован модуль управления процессами – «Маршрутизация». Пассивное описание процессов в рамках ECM-систем сменяется на активный контроль над ними и возможность оптимизации. При этом автоматизируются многие функции, которые ранее выполнялись вручную.
Список использованной литературы
Грекул В.И. Проектирование информационных систем: учебное пособие / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), Ай Пи Ар Медиа, 2020. – 299 с.Enterprise Content Management [Электронный ресурс]: AIIM. Глоссарий. – Режим доступа: https://www.aiim.org/resources/glossary/enterprise-content-management (дата обращения 18.01.2022).ECM [Электронный ресурс]: Тадвизер. Статьи. – Режим доступа: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:Enterprise_Content_Management_(ECM) (дата обращения 16.01.2022).ECM [Электронный ресурс]: Web-creator. Статьи. – Режим доступа: https://web-creator.ru/articles/ecm (дата обращения 20.01.2022).Что такое управление жизненным циклом контента [Электронный ресурс]: ECM-журнал. Материалы. – Режим доступа: https://ecm-journal.ru/material/Chto-takoe-upravlenie-zhiznennym-ciklom-kontenta (дата обращения 19.01.2022).