Электронный документооборот в нотариате: правовое регулирование и проблемы практики

Введение
Справедливо отметить, что с развитием информационных технологий любая отрасль так или иначе внедряет ее в свою деятельность. Безусловно, подобная неизбежность постигла и такую сферу, как нотариат. Особенно это отразилось на развитии и распространении электронного документооборота в нотариальной деятельности.Действительно, сложно представить современную жизнь без нотариата, ответственно защищающего права и законные интересы граждан. Последние несколько лет ознаменовали начало беспрецедентного этапа цифровой трансформации, когда нотариус решает задачи нового масштаба для обеспечения стабильности цифровой экономики. В этой связи, огромный вес имеет цифровизация нотариата, развитие и распространение электронного документооборота в нотариате.Особый интерес представляют вопросы, и обуславливают актуальность темы реферата вопросы, направленные на оптимизацию нотариальной деятельности, повышение уровня нотариальной защиты прав граждан и организаций в условиях информатизации и цифроматизации систем документооборота. Нотариат успешно завершил первый этап цифрового развития с 2014 по 2020 г., когда его электронные технологии способствовали решению некоторых неотложных задач. Основополагающими нововведениями стали: возможность заверить электронный документ, создать уникальную систему публичных реестров и придать им юридическую силу. Это в свою очередь способствовало решению многих социально значимых задач и проблем.Еще в 2018 году Правительство установило меры государственной политики по достижению национальных целей, одним из ожидаемых результатов определив обеспечение формирования правовых условий в сфере нотариата в связи с развитием цифровой экономики.Полноправное участие нотариусов в межведомственном электронном взаимодействии позволяетприменить в своей работе принцип «одного окна». Термин «электронный нотариат» прочно вошел в повседневную жизнь, а сам электронный нотариус стал незаменим для россиян, что подтверждается статистически. Несмотря на снижение спроса в условиях пандемии на некоторые виды нотариальных действий (такие как согласие на выезд детей за границу), количество предоставленных цифровых услуг в стране значительно увеличилось. Передовые технологии, которые были внедрены в этой области, помогли быстрому решению новых потребностей бизнеса и физических лиц.Во время пандемии цифровые нотариальные действия стали в четыре раза популярнее. А в 2019 г. брачные контракты и соглашения об алиментах стали заверяться чаще. В 2020 г. количество запросов на сертификацию сделок с землей выросло рекордно.В числе перспективных направлений совершенствования конституционно-правового статуса нотариата, повышения эффективности его деятельности по защите прав и свобод человека как приоритетной конституционной ценности можно выделить предложения ученых и практиков-нотариусов, в числе которых рекомендации и соображения общего характера, которые связываются с развитием систем электронного правосудия и в целом электронного документооборота. Так, например, исследователи указывают на необходимость формирования новых электронных технологий взаимодействия с лицами, обратившимися за нотариальными услугами, базирующимися на интернет-технологиях.Вместе с тем, нужно отметить, что цифровизация и повышение роли электронного документооборота может породить ряд проблем, часть из которых рассмотрены в настоящем реферате.Основная частьПравовую основу функционирования электронного документооборота в сфере нотариата составляют «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (далее – Основы), где в статье 42 установлено, что по просьбе лица, обратившегося за совершением нотариального действия, нотариус может совершить нотариальное действие путем изготовления нотариального документа в электронной форме.Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом в электронной форме, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. В соответствии со ст. 11 Основ для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в Единую информационную систему нотариата нотариус использует усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – ФЗ №63). Это означает, что сертификат ключа проверки такой подписи должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.Используемая нотариусом электронная подпись обеспечивает создание электронного документа, который в соответствии со ст. 6 ФЗ № 63 признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми на их основе нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.В соответствии с пунктом 197 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 г. № 78 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 23 апреля 2014 г., регистрационный № 32095), «нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:- исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;- полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях».В соответствии со ст. 103.8 Основ требования к формату электронного документа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в сфере нотариата, совместно с Федеральной нотариальной палатой".Согласно ст. 103.9 Основ, удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, должна быть проверена и подтверждена ее принадлежность заявителю в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».При получении электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, нотариус проверяет ее принадлежность лицу, от которого исходит документ. Это делается либо специальным программным обеспечением, либо через специальные интернет-ресурсы. Если проверка показывает, что подпись подлинная, нотариус распечатывает электронный документ и проставляет на нем удостоверительную надпись.Некоторые нотариальные действия могут совершаться без личного присутствия у нотариуса, а через подачу заявления через Единую информационную систему нотариуса (далее - ЕИС), включая портал «Госуслуги».Усиленная электронная подпись заявителя поможет подписать заполненное заявление, после чего приложить необходимые документы в электронном виде. Через Федеральную нотариальную палату принятое заявление и прилагаемые к нему документы попадут к нотариусу, который автоматически заявил о своей готовности совершить соответствующее нотариальное действие удаленно. Нотариус должен проинформировать заявителя о стоимости выполнения данного действия и указать реквизиты для оплаты.Нотариус в течение пяти рабочих дней после получения информации о произведенной оплате направляет заявителю нотариальный документ или мотивированное решение об отказе. Если заявитель пожелает, он может получить документ на бумажном носителе.После 29 декабря 2020 г. у нотариуса также появилась возможность установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица, используя доступ к Единой биометрической системе. Это необходимо при возникновении сомнений в личности гражданина или представленных им документах.Центральный банк создал единую биометрическую систему, чтобы обрабатывать биометрические персональные данные, а также собирать, хранить, проверять и передавать информацию о степени их соответствия предоставленным биометрическим персональным данным гражданина.Все большее распространение получают юридически значимые документы в электронном формате. Поэтому с 29 декабря 2020 г. нотариусы начали принимать электронные документы для хранения в ЕИС нотариуса. Электронный документ, переданный на хранение, можно будет получить у любого нотариуса на территории Российской Федерации.Уже сейчас проводится нотариальное действие, чтобы удостоверить эквивалентность бумажного документа его электронному аналогу с сохранением юридической силы.Электронная версия документа может быть отправлена в любую точку страны за считаные минуты или при необходимости передана через нотариуса во многие государственные службы и ведомства, поскольку нотариус относится к активным участникам системы межведомственного электронного взаимодействия.Также, нотариусы имеют возможность совершать нотариальное действие по заверению эквивалентности электронного документа, который нотариус изготовил в другом формате, электронному документу, представленному нотариусу.Переводить электронный документ из одного формата в другой будет ЕИС нотариус. Эквивалентный документ будет составлен нотариусом путем изменения формата представленного электронного документа с сохранением той же юридической силы, что и электронный документ, который был представлен нотариусу.Удостоверяя эквивалентность документа, полученного в результате преобразования, нотариус подтверждает идентичность содержания этого электронного документа содержанию электронного документа, представленного нотариусу. Конечно, только один тип документов (текст, аудио, видео, графика) может быть преобразован таким образом.Полагаю, что при характеристике перспектив совершенствования нотариальной деятельности по защите прав и свобод человека и гражданина, которые многие нотариусы связывают с развитием систем электронного документооборота, необходимо обратиться к вопросам повышения эффективности взаимодействия нотариата, министерств, ведомств и иных государственных органов.В последнее время, а особенно на фоне пандемии новой коронавирусной инфекции COVID-19, государство активно реализует принцип "одного окна", когда от обратившихся за государственной или муниципальной услугой лиц не требуется предоставление тех сведений и документов, которые орган либо организация могут получить самостоятельно по электронным каналам связи, тем самым проводя политику внедрения электронного документооборота.Сведения, необходимые для совершения нотариального действия, чаще всего должны быть представлены государственными органами или организацией с долей участия России, в которых введена реализация принципа «одного окна». Если по общему правилу, в силу ст. 15 Основ запрос таких сведений у них является правом нотариуса, то в отдельных случаях законодатель возлагает на нотариуса обязанность самостоятельно запрашивать необходимые данные (ст. 42, 47.1, 94.1 Основ).В целом механизм такого запроса можно описать следующим образом: нотариус отправляет адресату подписанный электронной подписью запрос на предоставление определенных сведений и спустя какое-то время (в разных случаях речь может идти о нескольких часах или днях) в электронной форме приходит ответ, подписанный квалифицированной подписью должностного лица, отправившего электронный документ. Нотариусу достаточно распечатать его и приобщить к соответствующим материалам нотариального делопроизводства в качестве подтверждения законности проведенного нотариального действия.В рамках межведомственного взаимодействия заключен ряд соглашений, регламентирующих электронный документооборот, между Федеральной нотариальной палатой (ФНП) и Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (далее - РФ) , Федеральной налоговой службой (далее, также - ФНС), Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии (далее, также - Росреестр). Кроме того, существуют особые предписания по взаимодействию участников электронного документооборота в нотариальной сфере, исходящие как от Федеральной нотариальной палаты , так и от Федеральной налоговой службы, Центрального банка РФ . Во всех случаях взаимодействия нотариусов и государственных органов и организаций действует принцип обеспечения защиты информации и контроля доступа к информации. Выявим проблемные аспекты такого взаимодействия.Для совершения отдельных нотариальных действий, будь то сделка с недвижимым имуществом, сделка по отчуждению долей уставного капитала юридических лиц, исполнительная надпись об обращении взыскания на заложенное имущество и т.п., требуется детальная проверка законности осуществляемого действия, для чего у обратившихся лиц нотариусом истребуются необходимые данные и документы. Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий установлены обязательные требования для всех нотариусов, в том числе касающиеся запрашиваемых ими сведений и документов, подтверждающих ту или иную информацию.Для совершения любых нотариальных действий, связанных с юридическими лицами (реже с деятельностью индивидуальных предпринимателей), требуются сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) или Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП). Без проверки данной информации (выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП) совершение нотариального действия невозможно. В соответствии со ст. 7 Федерального закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» взаимодействие в форме электронного документооборота осуществляется бесплатно.В свою очередь, нотариусы обязаны сообщать в Федеральную налоговую службу о выданных свидетельствах о праве на наследство на недвижимое имущество, на транспортные средства (не прицепы) и об удостоверенных договорах дарения не позднее пяти дней со дня соответствующего нотариального удостоверения (п. 6 ст. 85 Налогового кодекса РФ). Как правило, уведомления отправляются в тот же день, когда было совершено нотариальное действие, путем заполнения формы в разделе Единой информационной системы нотариата (ЕИСН) и отправки ее за электронной подписью нотариуса.Установление срока в один рабочий день, безусловно, направлено на ускорение процесса регистрации, но не учитывает возможные перебои связи и иные технические сложности, форс-мажорные обстоятельства в работе нотариальной конторы. Вышеприведенные примеры направления сведений в ФНС нотариусами предусматривают более длительные сроки (пять дней и два рабочих дня), что само по себе исключает большинство проблем со своевременным направлением заявлений, что подтверждается на практике. Например, в случае удостоверения сделки в пятницу вечером при отправке заявления о внесении изменений в сведения о юридическом лице можно столкнуться с тем, что сервис недоступен из-за технических работ, и срок в два рабочих дня в таком случае является оптимальным, так как исключает просрочку со стороны нотариуса и заинтересованных лиц. Поэтому, представляется целесообразным законодателю изменить сроки представления нотариусом электронного заявления и других сопутствующих документов о государственной регистрации хозяйствующего субъекта в регистрирующий орган по аналогии с нормами Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», установив его в два рабочих дня со дня свидетельствования подлинности подписи на указанном заявлении.Похожая проблема присутствует и при взаимодействии нотариусов с органами регистрации прав. В соответствии с Протоколом к Соглашению от 20 марта 2014 г. № 28, взаимодействие между Федеральной нотариальной палатой и Росреестром осуществляется безвозмездно. Выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН) содержит всю необходимую для нотариуса информацию об объекте недвижимости. Кроме того, нотариус вправе запросить сведения о его кадастровой стоимости, содержании правоустанавливающих документов, а также копии документов, на основании которых произошла регистрации права. Срок предоставления указанных сведений - пять рабочих дней, хотя на практике бывает и более оперативная работа сервиса (от нескольких часов до суток).В 2019 году на нотариусов также была возложена обязанность направлять документы на регистрацию права собственности и перехода права собственности в случае удостоверения сделки с недвижимым имуществом или выдачи свидетельства на недвижимое имущество. Ст. 55 Основ предусматривает, что нотариус должен направить заявление в регистрирующий орган в день удостоверения сделки, если иной срок не установлен сторонами. И, конечно же, по просьбе нотариуса стороны определяют этот срок: как минимум два рабочих дня на случай, если возникнут технические трудности или иные форс-мажорные обстоятельства, ведь сервис подачи заявлений проходит стадию своего становления, и технические работы являются не редкостью, что объективно понимают заявители.В связи с изложенным будет иметь важное практическое значение, если законодатель, повсеместно внедряя электронный документооборот, сможет учесть объективные обстоятельства, влияющие на сроки реализации межведомственного взаимодействия его участниками.В последние годы высоко оценивается установленное электронное взаимодействие с банками. Например, на сегодняшний день посредством электронного документооборота нотариусам предоставляются сведения о счетах и вкладах наследодателей.Однако даже налаженный сервис дает сбои. Примером из практики может служить ситуация, с которой столкнулись при оформлении наследственных прав: по запросу ведущего наследственное дело нотариуса один из банков прислал данные о счетах и вкладах не наследодателя, а другого, здравствующего гражданина, хотя и с таким же именем (полный тезка), из-за чего оформление прав на наследство затянулось.Иногда банк требует предоставления сведений и о ранее выданных паспортах наследодателя для идентификации счетов, и не всегда наследникам удается найти хоть какой-то документ, в котором бы были указаны старые паспортные данные умершего.Данные о ранее выданных паспортах можно получить посредством запроса в Министерство внутренних дел России (МВД) и его структурные подразделения, но для нотариусов не установлена обязанность самостоятельно запрашивать такую информацию, а только по заявлению наследника и при оплате установленного нотариального тарифа. На нотариусов возложена обязанность бесплатно делать такие запросы только в те организации, с которыми установлен электронный документооборот. Поэтому при нежелании наследника оплачивать тариф денежные вклады фактически остаются без оформления в такой ситуации.Рассматриваемой проблемы можно было бы избежать, если бы был налажен электронный документооборот с МВД и подведомственными ему организациями, ведь при ведении наследственного дела требуется запрашивать не только сведения о паспортах наследодателя, но и данные о транспортных средствах, о месте жительства наследников, о которых умышленно не сообщают другие наследники. На сегодняшний день взаимодействие нотариусов с подразделениями МВД осуществляется преимущественно по переписке, хотя пандемия 2020 г. внесла свои коррективы: часть ответов на запросы возвращалась в виде электронных писем, что гораздо быстрее, чем если бы они были направлены по почте.В рамках ведения наследственного производства нотариусу требуется запрашивать сведения также в Пенсионном фонде России о размере недополученных наследодателем пенсии и иных выплат, в органах социальной защиты - о размере недополученных социальных выплат. Как показывает практика, со временем станут необходимы запросы определенных сведений в Федеральной налоговой службой в рамках оформления наследственных прав на юридические лица (доли в уставном капитале обществ), корпоративных выплат, на которые наследодатель имел право, и другое имущество.Таким образом, назревает острая необходимость заключения соглашений об установлении электронного взаимодействия между Федеральной нотариальной палатой и указанными государственными/муниципальными органами и организациями. Электронный документооборот между нотариусами и ФНС, МВД, Пенсионным фондом России, органами социальной защиты следует организовать подобно взаимодействию банками и Росреестром - посредством формирования запросов на специальном сервисе.
Заключение

Нотариат развивается опережающими темпами и предлагает обществу новые решения для перехода в электронный, безбумажный документооборот. Несомненно, развитие электронного документооборота предоставляет новые возможности для граждан, ускоряя сроки оказания нотариальных услуг и, в том числе, предотвращая или минимизируя расходы, которые приходится нести в отсутствие электронного взаимодействия.Эксперты подчеркивают, что быстрая цифровизация требует особенно внимательного отношения к безопасности электронных операций, когда удобство и упрощение могут привести к массовому мошенничеству и нарушениям прав граждан, потере их ценного имущества. Удостоверяя сделки, в том числе в цифровом формате, нотариус гарантирует их законность, только он несет полную ответственность за весь ущерб, который может возникнуть по его вине. Нотариус проверит, чтобы граждане, подписывающие документы, на бумаге или в цифровом формате, не были введены в заблуждение, объяснит им все последствия. Нотариус проверяет компетентность сторон сделки или заявителей на другие действия, что очень важно для предотвращения мошенничества или последующих юридических споров.Новые форматы цифровой реальности уже породили такое явление, как цифровая дискриминация, когда большинство граждан не могут пользоваться новыми услугами, в том числе государственными услугами в электронных форматах - не у всех есть необходимые гаджеты, не все знают, как ими пользоваться, большинство граждан не до конца понимают механизмы использования электронной подписи. А нотариус просто нивелирует такие риски - например, нет необходимости приобретать личный ключ электронной подписи для одноразовой транзакции, когда нотариус может заверить необходимый документ своей усиленной цифровой электронной подписью, предоставляя при этом все имущественные гарантии удостоверения сделки.Таким образом, недавняя история нотариата и его современность стали концентрированным примером ответственного развития, инициативы и дальновидности, способности применять плоды научно-технического прогресса в правовой системе на благо общества. И в новую эпоху глобальной цифровизации нотариальная профессия выходит на совершенно новый уровень, быстро адаптируясь к изменившимся социально-экономическим форматам.Многократно ускоряющийся гражданский оборот открывает новые степени свободы действий, конкурентных преимуществ и комфорта во взаимодействии людей и учреждений. Цифровые сервисы должны быть не только быстрыми и удобными, но и самое главное, чтобы в них надежно защищались права граждан, существовали правовые гарантии. Это всегда было задачей нотариата, который выполняет функции превентивного правосудия.Наличие выявленных проблем взаимодействия участников электронного документооборота не умаляет его несомненные плюсы, в особенности быстроту обмена информацией. Дальнейшее развитие высоких технологий позволит упростить процесс совершения нотариальных действий и сделает его более оперативным и доступным для граждан. На сегодняшний день следует положительно оценить внедрение дистанционного взаимодействия между участниками электронного документооборота в нотариальной сфере, что является показательным примером реализации государственной политики в области развития информационных технологий и обеспечения устойчивого функционирования информационной инфраструктуры.
Библиографический список
«Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» от 26 ноября 2001 г. № 4462-1 (с посл. изм. и доп. от 29 декабря 2021 г.) // Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 20.01.2021).Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с посл. изм. и доп. от 07 июля 2021 г.) // Официальный интернет-портал правовой информации [Электронный ресурс]. URL: http://www.pravo.gov.ru (дата обращения: 21.01.2021). Приказ Минюста России от 16 апреля 2014 г. № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (с посл. изм. и доп. от 30 сентября 2020 г.). [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».«Соглашение о сотрудничестве между Федеральной службой государственной регистрации, кадастра и картографии и Федеральной нотариальной палатой» (заключено в г. Москве 20.03.2014 № 28). [Электронный ресурс]. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».Антрушина Д.А. Электронный документооборот в нотариате: правовое регулирование и проблемы практики / Д.А. Антрушина // Вопросы российской юстиции. 2020. N 5. С. 336 - 353. Искандерова Я.Ю. Цифровой нотариат // Нотариус. 2021. № 7. С. 3-6.Кириллова Е.А. Проблемы развития электронного документооборота в российском нотариате / Е.А. Кириллова // Нотариус. 2017. № 1. С. 6 - 9.Лакоба А.Д. О проблемах электронного документооборота в контексте взаимодействия нотариата, суда и мировых судей // Мировой судья. 2018. № 10. С. 24-26.