"Организация офиса проекта"

Введение
Во всем мире сейчас стремительно развивается IT-индустрия, но зарплаты IT-специалистов растут уже не так быстро, между тем потребность в новом, постоянно меняющемся, программном обеспечении не исчезает. Миру требуются новые технологии, новые программные продукты, при этом конкуренция на рынке растет. Правильная организация офиса проекта способна существенно увеличить конкурентоспособность компаний на этом рынке. Также существует множество услуг, например таких как колл-центры, которые можно предоставлять, не выходя из дома. Если правильно организовать работу, то возможно существенно сократить издержки.Кроме того, многие работники предпочитают работать на дому или участвовать во множестве различных проектах сразу. Кто-то предпочитает максимальную мобильность, рост зарплаты стабильности и потенциальному карьерному росту. Увеличивая мобильность работников, компания получает возможность привлечь на свою сторону лучших. Также серьезное влияние в развитии организации офиса проекта сказала еще скажет пандемия. Самоизоляция, карантин заставили искать компании новые возможности удаленной работы и все активнее развивать последние, встраивать их в свои цепочки организации труда.Правильная организация офиса проекта способна сделать их достаточно адаптивными и эффективными в новой, постоянно меняющейся и развивающейся среде. 1. Понятие офиса проектаВ отличие от небольших проектов, управление крупным требует специфической инфраструктуры, которая формирует определенным образом территориально организованное пространство для наиболее эффективной деятельности команды проекта. Последняя в подобных проектах тоже достаточно велика и разнообразна, и состоит из следующих категорий:-381023494Состав команды проекта00Состав команды проекта112966523495Руководитель00Руководитель862965130175Состав команды проектаСостав команды проектаРуководительРуководитель112014017145Менеджеры00Менеджеры8724909906000МенеджерыМенеджеры112010299695Специалисты00Специалисты862965163195СпециалистыСпециалисты1129665191135Функциональные работники00Функциональные работники86296524574500Функциональные работникиФункциональные работникиРис 1.1Данная команда обладает определенной спецификой:left8255Специфика команды проекта00Специфика команды проектаright11430Состав команды меняется на разных этапах проекта00Состав команды меняется на разных этапах проекта862965130175Специфика команды проектаСпецифика команды проектаСостав команды меняется на разных этапах проектаСостав команды меняется на разных этапах проекта1129665181610Специалисты работают над проектом лишь часть времени наряду со своей основной деятельностью00Специалисты работают над проектом лишь часть времени наряду со своей основной деятельностьюСпециалисты работают над проектом лишь часть времени наряду со своей основной деятельностьюСпециалисты работают над проектом лишь часть времени наряду со своей основной деятельностью862965251460001120140243205Часть персонала привлекается лишь на определенные периоды00Часть персонала привлекается лишь на определенные периодыЧасть персонала привлекается лишь на определенные периодыЧасть персонала привлекается лишь на определенные периоды8629651123950087249029908500112014090805Часть команды имеет возможность работать одновременно на несколько организаций00Часть команды имеет возможность работать одновременно на несколько организацийЧасть команды имеет возможность работать одновременно на несколько организацийЧасть команды имеет возможность работать одновременно на несколько организаций1110615300355Часть команды способна функционировать территориально отдаленно друг от друга00Часть команды способна функционировать территориально отдаленно друг от другаЧасть команды способна функционировать территориально отдаленно друг от другаЧасть команды способна функционировать территориально отдаленно друг от друга872490200025Рис 1.2При организации офиса каждое из этих требований важно, фактически этим обусловлено создание определенной специфической инфраструктуры, позволяющей реализовать все перечисленные возможности. Из данных требований вытекают и определенные преимущества организации такой командной работы.left8255Преимущества команды при эффективной организации офиса00Преимущества команды при эффективной организации офисаright11430Децентрализация00Децентрализация862965130175Преимущества команды при эффективной организации офисаПреимущества команды при эффективной организации офисаДецентрализацияДецентрализация86296521336000112966539370Свободный график00Свободный графикСвободный графикСвободный график1139190157480Конфиденциальность00КонфиденциальностьКонфиденциальностьКонфиденциальность862965742950086296521907500113919048260Удаленность00УдаленностьУдаленностьУдаленность1148715122555Оперативность00Оперативность87249026860500ОперативностьОперативность1148715206375Комбинативность00КомбинативностьКомбинативностьКомбинативность87249085725872490206375114871533020Эффективность00ЭффективностьЭффективностьЭффективностьРис 1.3Подобная инфраструктура способна реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции, обеспечивать защиту коммерческой тайны проекта, конфиденциальность последнего. Собственно, такой инфраструктурой и является организация офиса команды проекта. В развитых странах трактовка офиса проекта несколько отличается. Она предполагает не только само оборудованное с оргтехникой и компьютерной техникой, помещение или же помещения. Подразумевается, что основной частью организации офиса проекта – является инфраструктура, обеспечивающая все процессы управления данным оборудованием.Можно предложить такое определение. Офис проекта – это обеспечивающая эффективную организацию проекта специфическая инфраструктура в рамках системы компьютерных, информационных и коммуникационных технологий, и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.На основе всего вышеперечисленного можно сделать вывод, что назначение офиса проекта состоит прежде всего в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта при совместном выполнении работ и наращивании этой эффективности в дальнейшем. Это наилучшим образом организованная среда, где члены команды могут вести переговоры, проводить совещания, осуществлять работу с проектом, управление над проектом, хранить различную проектную документацию.В современной российской практике идеология офиса проекта пока еще мало распространена, однако в большинстве развитых стран она входит в определение организации офиса проекта.2. Структура и система организации офиса проектаСистема организации офиса проекта может иметь разные виды:Таблица 2.1Виды системы организации офиса проекта№Виды системы организации офиса проектаКраткая характеристика1.МногопроектнаяВедение ряда проектов одновременно.2.ОднопроектнаяОфис ориентирован на управление конкретным проектом.Как правило, при однопроектной системе, когда офис ориентирован на управлении каким-то конкретным проектом, происходит до 40% экономии затрат на проекты и время реализации последних.Многопроектная же организация представляет собой многоуровневую систему:Таблица 2.2Многоуровневая система многопроектной разновидности организации офиса проектаУровеньОбъектыКраткая характеристика1.Рассматриваются конкретные проекты и принципы мониторинга последних.Работает команда менеджеров, оценивает и сопоставляет затраты, и ориентировочную стоимость всего проекта, обеспечивает планирование работы, подготовку отчетов, а также контроль текущего состояния.2.Рассматриваются непосредственно вопросы формирования портфеля проектов компании.Стратегический менеджмент и инструменты тендеров. Также ведется управление общими ресурсами и контролем за качеством проектов. 3.Рассматриваются задачи развития проектной организации и вопросы корпоративной политики.Ставятся задачи развития организации, обсуждаются вопросы политики с PR-специалистами.Требования к организации офиса проекта:left8255Основные требования к организации офиса проекта00Основные требования к организации офиса проектаright11430Информационная технология УП00Информационная технология УП862965130175Основные требования к организации офиса проектаОсновные требования к организации офиса проектаИнформационная технология УПИнформационная технология УП86296521336000112966539370Управленческий офис00Управленческий офисУправленческий офисУправленческий офис1139190160655Единые внутрифирменные стандарты работы над проектами и сопровождения проектов00Единые внутрифирменные стандарты работы над проектами и сопровождения проектовЕдиные внутрифирменные стандарты работы над проектами и сопровождения проектовЕдиные внутрифирменные стандарты работы над проектами и сопровождения проектов86296574295001139190200660Интернет00ИнтернетИнтернетИнтернет8629657620001129665265430Виртуальный офис00Виртуальный офисВиртуальный офисВиртуальный офис8629658572500862965209550112966571120Шаблоны и база данных типовых решений00Шаблоны и база данных типовых решенийШаблоны и база данных типовых решенийШаблоны и база данных типовых решенийРис 2.1Команде необходим виртуальный офис, который обеспечивает выполнения основных функциональных потребностей последней, что позволяет пользоваться общими базами данных, программным обеспечением, проводить видеоконференции и совещания, отслеживать работу по проекту. Его основа – это распределительная компьютерная система, созданная на базе телекоммуникационных сетей.Организация офиса проекта предполагает следующие составные части:Таблица 2.3Составные части организации офиса проекта№Составные частиТехнические решения1.ПомещениеМебель для работыВнутренняя отделка и интерьерПространственно-планировочные решения2.Средства связи, телекоммуникации, программно-компьютерные комплексыСредства связи (каналы связи, смартфоны, мессенджеры, интернет)Компьютерная техника (компьютеры, серверы, сетевое оборудование)Программное обеспечение3.Оргтехника и другое вспомогательное оборудованиеХозинвентарьСредства для ведения документооборотаСредства безопасностиОргтехника и организационные средства (копиры, планшеты, уничтожители для бумаги, проекторы, оборудование для проведения совещаний)При проектировании организации офиса у компании должно быть строгое понимание бизнес-процессов, которыми они будут заниматься.Проектирование организации офиса проекта состоит из следующих условных шагов:047625Проектирование организационной структуры, а также бизнес-процессов 00Проектирование организационной структуры, а также бизнес-процессов 33337500Определение влияния структур и бизнес-процессов на расходы, и оптимизация последних00Определение влияния структур и бизнес-процессов на расходы, и оптимизация последних181927547625Проектирование территориальной структуры00Проектирование территориальной структуры32861251228725Проектирование пространственно-планировочных решений00Проектирование пространственно-планировочных решений16287751228725Проектирование информационной системы00Проектирование информационной системы01228725Проектирование программного обеспечения00Проектирование программного обеспечения762002114550Проектирование аппаратного обеспечения00Проектирование аппаратного обеспечения16287752114550Проектирование средств и каналов связи обеспечения00Проектирование средств и каналов связи обеспечения30861002114550Проектирование мебели, интерьера00Проектирование мебели, интерьера44862752114550Оценка, определение дополнительных потребностей00Оценка, определение дополнительных потребностей42481503190875План привлечения инвестиций00План привлечения инвестиций952503133725Расчет бюджета текущих расходов00Расчет бюджета текущих расходов16383004000503190875400050417195010477502981325154305013049251543050685800191452513811252447925293370024479254391025244792550387252990850163830034385250Проектирование организационной структуры, а также бизнес-процессов Проектирование организационной структуры, а также бизнес-процессов Определение влияния структур и бизнес-процессов на расходы, и оптимизация последнихОпределение влияния структур и бизнес-процессов на расходы, и оптимизация последнихПроектирование территориальной структурыПроектирование территориальной структурыПроектирование пространственно-планировочных решенийПроектирование пространственно-планировочных решенийПроектирование информационной системыПроектирование информационной системыПроектирование программного обеспеченияПроектирование программного обеспеченияПроектирование аппаратного обеспеченияПроектирование аппаратного обеспеченияПроектирование средств и каналов связи обеспеченияПроектирование средств и каналов связи обеспеченияПроектирование мебели, интерьераПроектирование мебели, интерьераОценка, определение дополнительных потребностейОценка, определение дополнительных потребностейПлан привлечения инвестицийПлан привлечения инвестицийРасчет бюджета текущих расходовРасчет бюджета текущих расходовРис 2.2Организационную структуру команды проекта и реализуемые последней бизнес-процессы в рамках управления последними крайне целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных, а также экономических решений. С точки зрения организации работы офиса наиболее важными решениями будут являться организация средств связи и программное обеспечение – это основные средства производства предприятия. Программно-телекоммуникационная среда офиса должна позволять интегрированную обработку всех видов информации, предоставлять информационное обеспечение проекта для всех членов команды.На данный момент технология виртуального офиса, особенно в условиях пандемии, приобретает все большее значение и становится все более распространена. Она позволяет сократить издержки и почти также результативно организовать работу. Виртуальный офис не привязан к определенному месту, основан на современных коммуникативных технологиях, представляет собой определенную программно-телекоммуникационную среду, что обеспечивает команде возможность коммуникации по единым стандартам.В целом организация офиса проекта позволяет создать новые условия для ведения бизнеса - наиболее современные, предельно адаптивные и максимально гибкие условия для реализации потенциала компании, что делает предприятие более конкурентноспособным, маневренным и клиентоориентированным.

Заключение

Правильная организация офиса проекта способна существенно увеличить конкурентоспособность компаний и сократить издержки, а кампании сделать более адаптивными и эффективными.Управление крупным проектом требует довольно специфической инфраструктуры, что формирует определенным образом территориально организованное пространство для более эффективной деятельности команды проекта, ее называют организацией офиса проекта. Последняя способна реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции, обеспечивать защиту коммерческой тайны проекта, конфиденциальность последнего. В развитых странах трактовка организации офиса проекта подразумевает еще и процессы управления данным оборудованием, а также определенную идеологическую составляющую. Офис проекта – это обеспечивающая эффективную организацию проекта специфическая инфраструктура в рамках системы компьютерных, информационных и коммуникационных технологий, и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.Назначение офиса проекта состоит прежде всего в обеспечении эффективной коммуникации членов команды проекта при совместном выполнении работ и наращивании этой эффективности в дальнейшем. Это наилучшим образом организованная среда, где члены команды могут вести переговоры, проводить совещания, осуществлять работу с проектом, управление над последним, хранить различную проектную документацию.Как правило, при однопроектной системе, когда офис ориентирован на управлении каким-то конкретным проектом, происходит до 40% экономии затрат на проекты и время реализации последних. Многопроектная же организация представляет собой многоуровневую систему.При проектировании организации офиса у компании должно быть строгое понимание бизнес-процессов, которыми они будут заниматься.Организационную структуру команды проекта и реализуемые ей бизнес-процессы в рамках управления последними крайне целесообразно рассматривать в комплексе для оптимизации офиса и системного анализа технических, организационных, а также экономических решений. С точки зрения организации работы офиса наиболее важными решениями будут являться организация средств связи и программное обеспечение – это основные средства производства предприятия. Программно-телекоммуникационная среда офиса должна позволять интегрированную обработку всех видов информации, предоставлять информационное обеспечение проекта для всех членов команды.На данный момент технология виртуального офиса, особенно в условиях пандемии, приобретает все большее значение и становится все более распространена. Организация офиса проекта позволяет создать новые условия для ведения бизнеса - наиболее современные, предельно адаптивные и максимально гибкие условия для реализации потенциала компании, что делает предприятие более конкурентноспособным, маневренным и клиентоориентированным.
Список литературы

Арчибальд, Р. Д. Управление высокотехнологичными программами и проектами: Учебное пособие / Арчибальд Р. Д., - 4-е изд., (эл.) - Москва: МИСИ-МГСУ, 2018. - 466 с. – Библиогр.: с. 447-457. - ISBN 978-5-93700-031-6. - Текст: непосредственный. Бедердинова, О. И. Автоматизированное управление IT-проектами: учебное пособие / О. И. Бедердинова, Ю. А. Водовозова. — Москва: ИНФРА-М, 2021. — 92 с. - Библиогр.: с. 70-71. - ISBN 978-5-16-109404-4. - Текст: непосредственный. Ильин, В. В. Руководство качеством проектов. Практический опыт: Учебное пособие / Ильин В. В., - 3-е изд., (эл.) - Москва: МИСИ-МГСУ, 2018. - 178 с. - Библиогр.: с. 174-175. - ISBN 978-5-91349-051-3. - Текст: непосредственный. Ильин, В. В. По ту сторону проектов. Записки консультанта: практическое руководство/ В. В. Ильин. — 4-е изд. — Москва: Лаборатория знаний, 2020. — 379 с. — (Проекты, программы, портфели). — Библиогр.: с. 378-379. - ISBN 978-5-00101-766-0. - Текст: непосредственный.Ильин, В. В. Проектный менеджмент: практическое пособие: Практическое пособие / Ильин В. В., - 3-е изд., (эл.) - Москва: МИСИ-МГСУ, 2018. - 266 с. - Библиогр.: с. 259-261. - ISBN 978-5-91349-054-4. - Текст: непосредственный. Карминский, А. М. Методология создания информационных систем: учебное пособие / А. М. Карминский, Б. В. Черников. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2021. — 320 с. — (Среднее профессиональное образование). - Библиогр.: с. 302-303. - ISBN 978-5-8199-0898-3. - Текст: непосредственный.Макашова, В.Н. Управление проектами по разработке и внедрению информационных систем: учебное пособие / В. Н. Макашова, Г. Н. Чусавитина. — 3-е изд., стер. — Москва: ФЛИНТА, 2019. — 224 с. - Библиогр.: с. 190-191. - ISBN 978-5-9765-2036-3. - Текст: непосредственный. Меняев, М. Ф. Цифровое управление инновационными проектами: учебное пособие для вузов/ М. Ф. Меняев. - Санкт-Петербург: Питер, 2020. - 304 с. - (Серия «Учебное пособие»). - Библиогр.: с. 293-294. - ISBN 978-5-4461-1615-7. - Текст: непосредственный. Попов, Ю. И. Управление проектами: учебное пособие / Ю. И. Попов, О. В. Яковенко. — Москва: ИНФРА-М, 2021. — 208 с. — (Учебники для программы МВА). - Библиогр.: с. 188-207. - ISBN 978-5-16-002337-3. - Текст: непосредственный. Романова, М. В. Управление проектами: учебное пособие / М. В. Романова. — Москва: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2020. - 256 с.: ил. - (Высшее образование). - Библиогр.: с. 248-256. - ISBN 978-5-8199-0308-7. - Текст: непосредственный. Сысоева, Л. А. Управление проектами информационных систем: учебное пособие / Л. А. Сысоева, А. Е. Сатунина. — Москва: ИНФРА-М, 2021. — 345 с. — (Высшее образование: Бакалавриат). - Библиогр.: с. 330-335. — ISBN 978-5-16-013775-9. - Текст: непосредственный.Цителадзе, Д. Д. Управление проектами: учебник / Д. Д. Цителадзе. — Москва: ИНФРА-М, 2022. — 361 с. — (Высшее образование: Бакалавриат). - Библиогр.: с. 326-327. — ISBN 978-5-16-017166-1. - Текст: непосредственный.