Нормативные документы, используемые в документационном обеспечении управления

Нормативные документы, используемые в документационном обеспечении управления

Понятие документа и документации

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.В соответствии с российским законодательством документ определяется как «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Документ содержит сведения, отражающие:состояние системы илипринятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.Документация — это совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию.Классификация документовВсе документы подразделяются на следующие группы:1) по способу документирования:рукописные;электронные;графические;кино-, фотодокументы;2) по сфере использования:организационно-распорядительные;финансовые;научно-технические;отчетно-статистические;3) по содержанию:простые;сложные;4) по месту составления:внутренние;внешние;5)по степени гласности:открытые;с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну);6) по происхождению:официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).7) по юридической силе:оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника;8)по форме изложения (степени унификации):индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации);9)по срокам исполнения:срочные (с указанием срока исполнения);несрочные;10) по срокам хранениявременного хранения (до 10 лет);долговременного хранения (свыше 10 лет);постоянного хранения.3. Перечень нормативных документов, используемые в документационном обеспечении управленияНормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.В общем виде нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя следующее: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;унифицированные системы документации;нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.Для того, чтобы четко представить структуру нормативно-правовой базы делопроизводства в нашей стране, изобразим нормативно-правовую базу и зону ее применения в виде таблицы.Название нормативно-правового документаЗона регулирования / применение в практикеФедеральные законыФедеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»В законе установлены определения значимых для работы с документами понятий: документ, электронный документ, электронное сообщение, конфиденциальная информация и др.Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»Закон устанавливает виды электронных подписей и условия признания их действительнымиФедеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»Рекомендуется соблюдать любой организации, работающей с физическими лицамиФедеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»Закон устанавливает обязанность организации хранить свои архивные документы, а также документы по личному составуПравилаПравила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71Документ обязателен для использования федеральным органам государственной власти, иным федеральным государственным органам, органам государственной власти и иным государственным органам субъектов Российской Федерации, органам местного самоуправления, п. 1.3 Правил. Однако использовать Правила, чтобы создать систему делопроизводства, которая работает, может любая организацияПравила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры от 31.03.2015 № 526Эти правила распространяются на все организации. В них находятся утвержденные формы документов, которые обеспечивают процессы по архивному хранению документов, также здесь установлен состав документов по архивному делу, обязательных для организацииПеречниПеречень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236Перечень устанавливает сроки хранения для документов, которые образуются в деятельности любой организации: организационных, бухгалтерских, юридических, по труду, информационным технологиям и т. д.Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 31.07.2007 № 1182Перечень устанавливает сроки хранения узкоспециальных документов по научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностиИнструкцииПримерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44Обязательна для использования в государственных организациях, а также полезна для всех остальных. Она устанавливает правила выполнения всех делопроизводственных процессов и оформления документов разных видовИнструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 237Описывает структуру перечня, объясняет значение сроков хранения документов и правила их использованияДокументы рекомендательного характераГосударственные стандартыГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определенияВ стандарте содержатся определения основных понятий в сфере делопроизводства и архивного делаГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документовСтандарт устанавливает перечень реквизитов для оформления документов и дает правила их оформления, а также размещения на документеГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципыМеждународный стандарт по управлению документами. Определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документамиПравилаОсновные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002Самый старший из документов в нашей подборке, который действует до сих пор. Если отвечаете за хранение документов в организации, может пользоваться Основными правилами для уточнения Правил от 2015 года: здесь больше утвержденных форм документов по обеспечению архивного дела и более подробные инструкции по выполнению архивных процессов. Но если порядок выполнения процесса, установленный Основными правилами, противоречит порядку из Правил 2015 года, то приоритет за более молодым документомМетодические рекомендацииМетодические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (М., ВНИИДАД, 2019)Уточняют и дополняют положения ГОСТ Р 7.0.97-2016Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Росархивом, 2018Уточняют, дополняют и представляют процессы архивного делопроизводства, описанные в правилах, в виде блок-схемМетодические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2018)Устанавливают порядок оформления на архивное хранение документов по личному составу
Список использованной литературы

Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - 2-е изд., доп. и перераб / Ю.М.Демин. - СПб.: Питер, 2018. - 224 с.Кудряев, В. А. Организация работы с документами / В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2019. – 575 с. Кузнецова, Т. В. Документооборот и его анализ / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2017. – № 3. – 105 с. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документальное обеспечение управления: учебное пособие / под ред. М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2016. - 339 с.Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управления в организации: учеб. пособие / О. Н. Соколова. – 2-е изд., стер. – М.: КНОРУС, 2018. – 156 с.Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 08.06.2020) "Об обязательном экземпляре документов"