Документационное обеспечение управления в Австралии.

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЗАРУБЕЖНОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ   5

1.1 Исторические основы зарубежного документоведения и архивоведения   5

1.2 Особенности устройства документоведения и архивоведения за рубежом   8

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ АВСТРАЛИИ  18

2.1 Государственные стандарты управления документацией в Австралии  18

2.2 Оценка опыта Австралии в сфере документоведения применимый для России   26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  31

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК   34

ВВЕДЕНИЕ

Австралия − одна из высокоразвитых и быстро развивающихся стран мира. Она удерживает прочные позиции на мировом рынке, характеризуется быстрым ростом уровня жизни населения.История австралийского хозяйства начинается в середине XIX в. с золотой лихорадки и овцеводства. Экспорт золота и шерсти в Великобританию спровоцировал экономический бум, который в конце 90-х годов XIX в. разрешился тяжелым экономическим кризисом. Перегретая экономика в сочетании со спекулятивной лихорадкой на земельном и денежном рынках и ухудшающимися условиями торговли привела к приостановке экспорта британского капитала в Австралию.Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т. д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.Актуальность работы обусловлена значимостью выбранной темы. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.Объект исследования. Документационное обеспечение управления в Австралии.Предмет исследования. Основы документоведения и архивоведения.Цель работы. Рассмотреть теоретические основы зарубежного документоведения и архивоведения. В частности следует провести анализ документоведения Австралии.Задачи работы:Рассмотреть исторические основы зарубежного документоведения и архивоведения;Изучить особенности устройства документоведения и архивоведения за рубежом;Проанализировать государственные стандарты управления документацией в Австралии;Оценить опыт Австралии в сфере документоведения применимый для России.Структура работы. Работа состоит из введения, теоретической и практической части в виде двух глав, заключения и библиографического списка.ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЗАРУБЕЖНОГО ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ1.1 Исторические основы зарубежного документоведения и архивоведенияОфициальная практика управления документацией имеет удивительно интересную историю. Более века назад отношение и процессы были гораздо менее методичными, а документы хранились бессистемно, если вообще хранились. Меняющиеся законы, технологии и потребности все более взаимосвязанного мира подтолкнули предприятия и правительства к совершенствованию систем управления документацией в последние десятилетия.В этом разделе работы мы рассмотрим краткую историю управления документацией, начиная с конца 19 века. Мы выделим несколько первых моментов: когда предприятия и правительства приняли официальные процедуры управления документацией, когда они передали свои потребности внешнему специалисту и когда документация стала цифровой.Конец 19-го - начало 20-го века. В начале истории управления документацией просто не существовало установленных правил или норм, регулирующих хранение документов. Предприятия и правительства хранили документы в соответствии со своими индивидуальными потребностями. Практические соображения, такие как финансы, пространство и ресурсы, играли огромную роль в определении того, как и как долго хранятся документы.Как только необходимость в документах отпадала, или затраты на их хранение становились слишком дорогими или неудобными, их выбрасывали. Не существовало никаких формальных процессов или правовых норм для их уничтожения. Записи уничтожались практически так же, как и хранились; любым способом, который лучше всего подходил для конкретного предприятия или правительства.Тем не менее, предпринимались усилия по закреплению передовой практики управления записями. В Великобритании в конце 19 века три правительственных органа начали принимать законы, регулирующие хранение конкретных документов.Управление государственных записей было создано в 1838 году для обеспечения сохранности основных государственных документов. В его полномочия входило обеспечение доступности этих документов для исследователей. Королевская комиссия по историческим рукописям была назначена в 1869 году для регулирования хранения частных документов в соответствии с функциями Комиссии по историческим рукописям.Канцелярский офис Ее Величества был основан в 1786 году и с 1889 года является держателем авторских прав Короны и официальным печатником всех Актов Парламента.Середина XX века. Послевоенный экономический бум 1950-х и 1960-х годов оказал положительное влияние на все виды бизнеса. В результате по всей стране был создан ряд специализированных хранилищ документов.Вначале большинство фирм по управлению документацией действовали в определенном регионе и обслуживали только местные предприятия. Однако вскоре все большее число компаний по управлению документацией стали предоставлять услуги, связывающие различные регионы. Эти компании построили склады в лучших местах различных городов и поселков и инвестировали средства в грузовики. Это позволило им забирать и доставлять документы между филиалами и удовлетворять потребности в поиске документов крупных клиентов с большим географическим охватом.Цифровая эпоха. Внедрение компьютеров в деловой мир в 1970-х годах существенно изменило управление документацией. Программное обеспечение для обработки текстов быстро создавало объемы документов. Растущие темпы производства документов и разработка законов о хранении документов стимулировали потребность в еще более сложных уровнях управления документацией. Вскоре вступили в силу новые законы, устанавливающие определенные правила, в частности, для обеспечения того, чтобы предприятия хранили документы в течение определенного периода времени. Примерно в это же время фирмы, занимающиеся управлением документацией, начали оцифровывать файлы и хранить их в электронном виде.1980-е годы характеризовались дальнейшими технологическими прорывами, такими как сканеры штрих-кодов. Это произвело революцию в управлении документами и безопасности; с помощью штрих-кода, нанесенного на каждую коробку или отдельный файл, сканеры теперь могли отслеживать местонахождение документа и обеспечивать его легкую идентификацию. Компакт-диск (CD) также стал широко доступен. Это позволило предприятиям хранить тысячи документов на портативном диске. Внезапно у предприятий появилось больше офисного пространства и сократились расходы, связанные с хранением бумажных документов. В конце 20-го - начале 21-го века изобретение цифровых сканеров позволило автоматически преобразовывать документы в цифровые файлы. Это огромная экономия времени. Заглядывая в будущее, мы видим, что офис становится все более безбумажным и полагается на цифровые решения. В то же время конфиденциальность и безопасность данных занимают прочное место в списке проблем для многих компаний, и теперь они должны обеспечить соответствие Общему положению о защите данных - крупнейшей законодательной перестройке такого рода за последние 20 лет.1.2 Особенности устройства документоведения и архивоведения за рубежомУправление документацией — это "ответственность за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, ведением, использованием и ликвидацией документации, включая процессы сбора и хранения доказательств и информации о деловой деятельности и операциях в форме записей". - ST/SGB/2007/5 Ведение документации и управление архивами Организации Объединенных Наций.Мы все полагаемся на информацию, которая помогает нам эффективно работать и накапливать знания для себя и Организации. Управление документацией — это эффективный и систематический контроль за созданием, получением, ведением, использованием и ликвидацией документации. Управление записями — это процесс выявления и защиты доказательств, которые поступают в виде записей.Информация — это "данные, идеи, мысли или воспоминания независимо от носителя". Источники информации считаются "не-документами": они полезны, но не обеспечивают доказательств. Примерами могут служить журналы, газеты, публикации или справочные источники, не созданные ООН. Если данный предмет предоставляет только информацию и не является доказательством деятельности, решения или сделки, связанной с вашей работой в ООН, вы должны уничтожить информацию, когда она вам больше не нужна.Документы — это любая "записанная информация или объекты, которые можно рассматривать как отдельные единицы". Примерами могут служить незавершенные работы, такие как проекты сообщений или списки "дел", а также преходящие записи, такие как электронные письма, подтверждающие встречу или подтверждение получения документа.Если документ заменен другими документами, например, проект отчета, который заменен более новой версией, а первый проект не нужен в качестве доказательства, или если документ содержит информацию, которая нужна вам лишь на короткое время - например, подтверждение о месте проведения встречи - вы должны уничтожить документ, когда он вам больше не нужен.Записи — это "информация, созданная, полученная и сохраненная в качестве доказательств и сведений организацией или лицом во исполнение юридических обязательств или при ведении дел". Примерами могут служить итоговые отчеты, электронные письма, подтверждающие действие или решение, электронные таблицы, показывающие бюджетные решения, фотографии или карты полевых миссий, которые необходимо хранить в качестве доказательств.Если вы создали или получили документ в ходе своей работы и он является доказательством деятельности, решения или операции, вам необходимо хранить его в качестве доказательства в соответствии с установленными графиками хранения документов ООН. Этот документ становится записью и должен храниться надежно, чтобы он оставался доступным.Архивы — это те записи, которые были отобраны для постоянного хранения из-за их административной, информационной, юридической и исторической ценности как свидетельства официальной деятельности ООН. Архивы — это очень небольшое, но важное подмножество официальных документов ООН.Архивная запись, в общем, состоит из шести элементов: поддержка, форма, содержание, идентификатор, структура и контекст.Поддержка. В аналоговом мире мы считаем поддержкой тот физический объект (пергамент, бумага с чернилами, рулон микрофильма и т.д.), который "несет" информацию и делает возможным ее появление. В том мире "носимая" информация может быть прочитана невооруженным глазом. В электронную эпоху концепция носителя радикально изменилась, прежде всего потому, что электронная запись не имеет физического аспекта. Это признание стало очевидным благодаря распространению интернета: электронная запись может храниться в любой точке мира, на любом виде носителя (жесткий диск, CD, pendrive, память компьютера и т.д.), в любом распределении (например, рассредоточенная в нескольких файлах). Более того, самого по себе существования битов, представляющих цифровую информацию, недостаточно для ее визуализации, т.е. "переноса" информации; для этого нам также необходимы технические средства (оборудование, программное обеспечение и ИТ-среда). Это означает, что в широком смысле поддержка электронных записей включает в себя и технические средства, которые частично физические, а частично виртуальные. В отличие от аналогового мира, одинаковость поддержки не является условием издания и сохранения электронных записей, поэтому в цифровом мире роль поддержки значительно снизилась.Форма. Правильно говоря, форма означает, как выглядит запись: в случае письменного документа - какие у нее цвета, размер, символы, цифры, бланк и т.д. В аналоговом мире форма неотделима от поддержки, и мы автоматически замечаем ее. В цифровом мире она определяется заданным аппаратным и программным обеспечением (например, текстовым процессором или системой управления базами данных), а также нашим решением о шрифте, бланке, цветах и т. д. Аппаратное и программное обеспечение отображает документ, который мы читаем, в соответствии с точными спецификациями (метаданными), и если полная совместимость не обеспечена, например, текстовый процессор не имеет соответствующего набора символов, форма меняется.Форма может быть интегрирована с содержанием или находиться в отдельном файле (таблице стилей), поэтому мы можем иметь несколько форм, относящихся к одному содержанию, это может происходить в XML-файлах. Поскольку форма отделена от содержания и сильно зависит от аппаратного и программного обеспечения, которое меняется пользователем и со временем, ее важность в электронном мире уменьшилась; точнее говоря, архивисты часто должны идти на компромисс, когда они не могут сохранить точную форму записей. Например, иногда случается, что при конвертации файлов приходится отказываться от некоторых элементов формы. Кстати, важность формы зависит от типа документа, например, она может быть важна в случае графа, но набор символов списка хитов базы данных обычно не считается существенным.Содержание. Содержание — это имманентная информация, относящаяся к предмету записи. Функция и важность содержания не изменились в цифровом мире, поскольку оно нематериально, и это прекрасно сочетается с сущностью цифрового мира. Следует отметить, что и форма, и контекст (см. ниже) могут иметь коннотацию содержания, но поскольку они не обязательно имманентны или связаны с предметом, мы их здесь не рассматриваем.Идентификатор. Идентификатор играет двоякую роль: 1) он однозначно идентифицирует запись, желательно таким образом, чтобы не менять его в будущем; 2) эта уникальная идентификация позволяет определить точное положение записи в системе и показать совокупность записей, т.е. как записи связаны друг с другом. Уникальный и постоянный идентификатор является важным требованием для сохранения подлинности и аутентичности записи.Важность идентификаторов возросла в цифровом мире. С одной стороны, соединение баз данных, например, интеграция оцифрованных записей в архивный портал, является повседневной практикой, и в таких случаях отсутствие соответствующих идентификаторов может привести к серьезным проблемам. Именно поэтому существуют межнациональные проекты по определению правил стандартных и уникальных идентификаторов2. С другой стороны, как мы увидим ниже, структура электронных записей гораздо сложнее, чем аналоговых, поэтому они могут содержать такие идентификаторы, которые невидимы для пользователей, и которые были неизвестны в аналоговом мире. Записи большой базы данных могут быть распределены в сотне таблиц данных, и программное обеспечение базы данных может "поддерживать порядок", если все данные снабжены соответствующими идентификаторами. Наличие этих невидимых идентификаторов является обязательным условием для преобразования записей. Кроме того, существуют и технические идентификаторы, которые описывают ИТ-среду записей (файлов), например, ее формат. (Такие идентификаторы являются контекстами в другом подходе).В основном мы рассматриваем идентификаторы как метаданные, и они могут быть объединены с содержанием и формой в файл, иногда в имя файла, но также могут быть собраны в отдельную таблицу.Структура. Поскольку записи являются сложными с нескольких (содержательного, формального, логического и ИТ) аспектов, они имеют структуры. Дипломатическая, архивная и информационная науки различают различные структуры записей, сейчас мы говорим об архивной, которая является "носителем" связности и целостности записи, и что необходимо для долгосрочного сохранения. Запись имеет внутреннюю и внешнюю структуры, и благодаря последней собираются агрегаты записей.Внутренняя структура. Структура информации и данных в документе/записи: достаточно взглянуть на традиционное письмо, чтобы увидеть и понять адресата, предмет, данные и подписанта, т.е. внутреннюю структуру. В случае с электронным письмом, когда мы заполняем поле адресата или темы, программное обеспечение автоматически генерирует эту структуру метаданных, с помощью которых компьютер читателя сможет отобразить тот же макет. В бумажном мире мы можем визуализировать структуру документа или совокупности записей, выделяя заголовки и подзаголовки; в случае веб-страницы мы должны указать это компьютеру с помощью тегов.В случае электронных записей вышеупомянутые структурные данные могут дополнять технические данные, которых не существовало в аналоговом мире или они не считались значимыми, например, информация о пути передачи и точном времени получения электронного письма.Внутренняя структура электронных записей подвергается опасности, особенно при конвертации: потеря значимых метаданных может привести к сильному снижению ценности записи.Внешняя структура. Архивные записи связаны друг с другом по содержанию, процедуре, функции или форме, поэтому документы, относящиеся к одному делу, образуют дело; совокупность дел одного типа называется подсерией; подсерии образуют серию и т.д. В соответствии с этим можно выделить уровень записей, файлов, подсерий, серий, субфондов и фондов (ISADg). Отношения между единицами (агрегатами) обычно соответствуют плану картотеки создателя записи, который в большей или меньшей степени отражает его функционирование.Внешняя структура не ограничивается уровнем фонда. Архивное учреждение получает документы от многих учреждений, а это значит, что оно должно объединить многие фонды в большую структуру, иначе оно не сможет построить и управлять целостной системой регистрации и поиска. Такая система на уровне фонда может быть названа макроструктурой. Однако отдельные записи также могут быть связаны с записями, принадлежащими к различным агрегатам. Лучшим примером для этого является веб-страница, которая может быть связана со многими другими веб-страницами с помощью ссылок.Во внешней структуре направление связей может быть вертикальным или горизонтальным. Прилагательное вертикальный относится к иерархическим связям между агрегатами (например, субфонды, фонды, группы фондов). Прилагательное горизонтальный относится к "равноправным" связям, например, какая серия образует субфонд, или электронное письмо является ответом на более раннее сообщение, или оно находится в связи с парой бумажных записей. Чтобы сохранить информационную ценность записей, нам необходимо сохранить внешнюю структуру. Например, если мы рассеиваем записи серии и не указываем, что они связаны между собой, их информационная ценность значительно снижается, несмотря на их физическую целостность, потому что мы не можем привязать их к причине создания и бизнесу, которому они принадлежат, а также к создателю записи. Вот почему важно выявить, задокументировать и сохранить структуру, в аналоговом мире этой цели служат каталоги, памятки и другие описания.Цифровой мир сложнее, поскольку электронные записи, как правило, имеют гораздо больше внешних связей: веб-страницы полны ссылок, электронные письма имеют множество вложений. С другой стороны, тот простой факт, что аналоговый, трехмерный мир сведен к двум измерениям, является значительным препятствием, которое должно быть компенсировано структурными метаданными. Когда мы работаем с традиционными бумажными записями, мы автоматически распознаем коробки и файлы в папках - части внешней структуры - потому что они отделены от других коробок и папок, и мы можем перелистывать и располагать страницы, например, в логическом порядке. Отображаемые электронные записи выравниваются в последовательном порядке, и работать с ними гораздо сложнее. Чтобы компенсировать этот недостаток, к электронным записям часто прилагается база данных (т.е. совокупность метаданных), которая показывает связи и разделения, а также помогает работать с записями, просматривать и искать их.Контекст. В профессиональной литературе контекстом называют данные и информацию, касающиеся создателя записи (история, деятельность, функции, организационная структура, отношения с другими учреждениями или лицами, правовая и политическая информация об обществе), а также относящиеся к самой записи. Эта информация и данные часто неявно присутствуют в документах, поэтому архивисты должны раскрыть их; иногда их приходится дополнять данными из других источников. Архивный контекст обычно указывается в виде метаданных при описании записей.Однако электронная запись — это тоже цифровой объект, поэтому она имеет значительные технические атрибуты, такие как данные, относящиеся к формату файла, которые жизненно важны для будущего использования и сохранения. Технический контекст, описывающий ИТ-среду, должен быть точным, поскольку каждая ошибка может привести к сбою. В связи с техническими требованиями важность контекста в цифровом мире возросла.Подводя итог, можно сказать, что в аналоговом мире существовал консенсус, что поддержка, форма и содержание вместе представляют собой запись, и они неразделимы. Этот подход немного ослаб в связи с распространением аналоговых копий, а именно электростатических (прямых) копий и микрофильмов, когда появились новые опоры. В цифровом мире все радикально изменилось: записи дематериализовались, состоящие из них элементы трансформировались, они были отделены друг от друга и дополнены техническими атрибутами, их роль увеличилась или уменьшилась. Все элементы, которые должны навести порядок в этой сложной системе, такие как идентификатор, структура и контекст, стали более важными, с другой стороны, как мы увидим позже, они необходимы для идентичности, целостности и подлинности записи. Эти изменения сделали записи более сложными и уязвимыми - давайте подумаем, что произойдет, если один из элементов будет утерян из-за повреждения данных, - и именно поэтому их сохранение так сложно.Вывод по первой главе работы. В данной главе работы рассматривались теоретические основы зарубежного документоведения и архивоведения.Таким образом, цифровой мир изменил архивоведение, потому что, как мы видели выше, архивы изменились сами: их структура стала более сложной, их составные элементы разделились и их значение изменилось, метаданные приобрели особую роль, технические аспекты записей вышли на передний план, и - я еще не упомянул - стандартизация стала основным требованием.Новая архивная наука, что логично, многое переняла у информационной науки, и это проявляется в том, что сегодня стандарты (ISADg, EAD, OAIS и т.д.) стали новыми милями новой архивной науки. Стандарты играют важную роль в ИТ, поскольку способность компьютера к абстрагированию крайне ограничена - хотя и быстро развивается - и даже небольшое отклонение от (запрограммированного) стандарта немедленно приводит к ошибке. Вот почему программное обеспечение не принимает "чужие" форматы; вот почему "чужие" программы не сотрудничают. Решение - стандартизация.Записи на экране компьютера отображаются в двух измерениях, и это значительно затрудняет их ориентацию. Если мы находим несколько тысяч неупорядоченных файлов записей в папке нашего компьютера, то мы можем считать их потерянными. Если же мы сталкиваемся с таким количеством неупорядоченных записей в бумажном формате (несколько коробок), то их упорядочивание вовсе не безнадежно. Мы можем поддерживать порядок и ориентироваться в электронных записях, искать их, если каждая из них снабжена метаданными, что не является безусловным требованием в аналоговом мире.Вначале архивисты стремились описать каждый документ. Описание - то, что сегодня мы можем назвать составлением метаданных - служило как доступу, так и регистрации: когда они снабжали записи идентификатором и описывали их, этот факт подтверждал их существование и фиксировал их положение в коллекции (аутентичность), а также делал их доступными для поиска. Такими типичными средневековыми описаниями (finding aids) были средневековые и ранние современные каталоги и описательные списки. Правила научной экспертизы отдельных документов были определены дипломатикой.Развитие грамотности привело к быстрому росту количества записей, что потребовало разработки новых систем регистрации и поиска. Все более разрастающаяся церковная и государственная бюрократия постепенно ушла от описания каждой записи и перешла к описанию групп записей, расположенных в тематическом, хронологическом или формальном порядке - их называли сериями, а позднее "ввели" досье - группу документов, относящихся к конкретному действию или лицу. В XIX веке, когда государственное управление все больше расширялось, а количество документов увеличивалось еще быстрее, вышеупомянутые искусственные серии уже не подходили для поиска информации. Именно поэтому архивисты разработали теорию (и практику) принципа происхождения, который позволил пользователям безопасно находить нужную информацию в большом количестве документов, и с помощью которого можно было также обеспечить их подлинность.ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ АВСТРАЛИИ 2.1 Государственные стандарты управления документацией в АвстралииКлючевым элементом эффективного государственного управления и подотчетности является надлежащее фиксирование или документирование деятельности правительства. Для достижения этой цели агентствам необходимо разработать рамки и системы управления записями, призванные обеспечить надлежащее управление записями. Это начинается с создания и последующего занесения записей в системы управления записями, их ведения и использования, и, в конечном итоге, их передачи в Национальный архив Австралии (Архив) или уничтожения. Для того чтобы управление записями эффективно поддерживало управление деловой деятельностью и рисками, а также удовлетворяло требованиям к управлению записями, необходимо, чтобы управление записями рассматривалось как важная составляющая механизмов управления, обеспечения ресурсами и управления информацией в агентстве.Требования, которые должны соблюдать государственные учреждения Австралии в отношении управления документацией, вытекают из множества источников. Доступ к информации, сохранение и уничтожение информации, созданной и полученной при осуществлении деятельности правительства Австралии, регулируется Законом об архивах 1983 года (Закон об архивах). Основное внимание в Законе об архивах уделяется выдаче разрешений на удаление или уничтожение документов органами, утверждающими архивные документы. Обязательства по управлению документацией также содержатся в других законах, включая Закон о свободе информации 1982 года и Закон о финансовом управлении и подотчетности 1997 года (Закон о ФУП).Архивы также играют ключевую роль в установлении стандартов, предоставлении рекомендаций и помощи учреждениям в выполнении их обязанностей по управлению документацией. Важным документом, изданным Архивом, является Check up 2.0, который устанавливает минимальные требования к управлению информацией и документацией. Эти требования охватывают механизмы и практику управления информацией и записями в учреждениях, включая рамки, создание, получение и уничтожение записей, а также бизнес-системы. Ряд других государственных учреждений Австралии выпустили политику, стандарты и руководства, относящиеся к управлению записями, в том числе электронными. Например, Департамент Генерального прокурора разработал Основы политики защиты безопасности (PSPF), в которых изложены обязательные минимальные требования безопасности для всех учреждений и которые имеют отношение к управлению записями.Системы и руководство по ведению документации. Для поддержки деятельности агентства и выполнения требований законодательства и политики системы управления информацией должны работать так, чтобы можно было доказать подлинность записей; чтобы они были точными и заслуживали доверия; чтобы они были полными и неизменными; чтобы они были защищены от несанкционированного доступа, изменения и удаления; чтобы их можно было найти и прочитать; и чтобы они были связаны с другими соответствующими записями. В связи с этим ключевым аспектом подхода агентства к управлению записями является определение тех электронных бизнес-систем, которые должны управляться как системы управления записями; и как другие электронные бизнес-системы должны управляться и использоваться для выполнения требований управления записями. Перед принятием решения о приобретении, разработке или модернизации электронной бизнес-системы следует рассмотреть возможности системы по управлению записями в контексте функции, которую должна выполнять система.Еще одним важным аспектом подхода агентства к управлению документацией является разработка соответствующей политики и руководства для персонала. Политика и руководство задают направление деятельности сотрудников и поддерживают применение ими последовательных подходов к управлению документацией. Ключевыми элементами политики и руководства являются: определение информации, которая должна быть создана, получена и сохранена в качестве записи для основных видов деятельности агентства; определение электронных бизнес-систем, которые являются системами управления записями; и как все электронные бизнес-системы, содержащие записи, должны управляться с точки зрения управления записями.Современные тенденции в сфере управления документацией. В 2008-09 годах годовая стоимость хранения бумажных документов на месте для 138 государственных учреждений и органов Австралии оценивалась в $208 млн. Расширение использования информационных технологий (ИТ) учреждениями оказало давление на адекватность систем управления бумажными документами для надлежащей поддержки сбора, ведения, доступа, хранения и уничтожения документов. Государственные учреждения Австралии создают значительное количество электронной информации и записей в рамках своей обычной деятельности. Однако в 2009 году менее 30 процентов этих учреждений и органов управляли большинством своих записей в цифровом формате, хотя более половины из них сообщили о наличии системы управления электронными документами и записями (EDRMS) и использовании других электронных бизнес-систем для управления записями. Создание эффективного управления записями, особенно цифрового управления записями, представляет собой важную деловую проблему для многих учреждений.Чтобы придать импульс и направление цифровому делопроизводству, в июле 2011 года правительство Австралии объявило о политике перехода ведомств на электронное делопроизводство в целях повышения эффективности. Эта политика получила название "Политика перехода на цифровые технологии". Она предполагает, что высшее руководство ведомств будет стимулировать переход на цифровое управление документами, уделяя повышенное внимание потребностям в ресурсах и функциональности управления документами при покупке новых электронных бизнес-систем, а также сокращению бумажных запасов.Цель, критерии и объем аудита. Цель аудита заключалась в оценке того, в какой степени учреждения создают, управляют и утилизируют записи в соответствии с ключевыми требованиями бизнеса, законодательства и политики.Для оценки эффективности механизмов и практики управления документацией в агентствах использовались три критерия высокого уровня. Критерии рассматривали, были ли выбранные агентства:формально проанализировали свои потребности в управлении документацией;разработали и внедрили структуры и системы, которые адекватно поддерживают управление документацией;применяют ли они рациональные методы управления документацией.Для отобранных агентств в ходе аудита оценивались механизмы управления документацией на общеведомственном уровне и в определенных сферах деятельности. В ходе аудита также оценивался прогресс агентств в переходе к управлению цифровыми документами. Это включало изучение внедрения и/или использования учреждениями системы EDRMS и других электронных бизнес-систем для целей управления документацией.В ходе аудита были изучены механизмы и практика управления документацией в: Австралийской таможенной и пограничной службе (Таможня); Департаменте иммиграции и гражданства (DIAC); и Департаменте казначейства (Казначейство). Эти ведомства были выбраны на основании того, что они: хранят значительные архивные документы; имеют подходы к управлению документами на разных уровнях зрелости в отношении полноты полномочий по управлению документами в связи с основной деятельностью и развития цифровой среды управления документами; и не были включены в предыдущие аудиты управления документами Австралийского национального контрольного управления (ANAO).В ходе аудита также был рассмотрен ответ архива на рекомендацию № 1 из аудиторского отчета ANAO № 6 2006-07 "Ведение документации, включая управление электронными записями". В рекомендации содержалась просьба к архивам разъяснить требования правительства Австралии по управлению документацией и предоставить дальнейшее руководство для агентств по выполнению этих требований.Управление документацией в государственных учреждениях Австралии является неотъемлемой частью эффективного управления программами и услугами и должно осуществляться в соответствии с широким спектром правовых, политических и других требований. На уровне агентства механизмы управления документацией включают системы управления документацией для поддержки создания, получения, управления и уничтожения или передачи документов, а также политики и процедуры, применяемые персоналом. В этом отношении среда управления документацией в проверенных агентствах была сложной. Создание, фиксация и/или использование документов агентства является широко распространенной и повседневной обязанностью всех сотрудников агентств. Чтобы помочь сотрудникам выполнять эти функции, каждое агентство поддерживает основную систему управления записями и более 130 других электронных бизнес-систем. Эти системы обычно используются для создания, сбора и/или управления записями о деловой деятельности. Системы управления записями и другие электронные бизнес-системы, используемые для управления записями, должны быть способны поддерживать требования по хранению, уничтожению и передаче в соответствии с Законом об архивах. Это осложняется тем, что различные типы записей должны храниться в течение различных периодов времени в соответствии с утвержденными полномочиями на ведение документации.Растет количество законодательных актов, политик, стандартов и руководств, изданных рядом государственных учреждений Австралии, которые влияют на управление информацией и документами. Наличие многочисленных источников требований затрудняет для агентств осознание и применение этих требований. Кроме того, эти многочисленные источники не всегда четко указывают, отражают ли требования законодательные обязательства, требования политики или передовую практику, что затрудняет для учреждений понимание относительной важности требований и определение приоритетности действий по их выполнению. Несмотря на то, что архивы пытались определить минимальные требования к управлению информацией и записями после аудита управления записями, проведенного ANAO в 2006-07 годах, предстоит дальнейшая работа по разъяснению различной природы требований и предоставлению практического руководства в таких областях, как управление цифровыми записями.В ходе своей деятельности агентства ежегодно создают значительный объем документов. На общеведомственном уровне агентства разработали общую политику и руководство по управлению документацией, чтобы помочь определить, какие документы необходимо создать, получить или собрать. Однако на уровне хозяйственной деятельности зачастую не было достаточных указаний относительно того, какие записи следует создавать и какую систему управления записями следует использовать для сбора записей, чтобы поддерживать хозяйственную деятельность, выполняя при этом требования законодательства и политики.Подавляющее большинство документов учреждений создавалось, фиксировалось и/или управлялось в системах управления документацией и других системах учреждений. Сюда входят бумажные и электронные системы. Каждое ведомство поддерживало основную систему управления документацией, которая обеспечивала управление и уничтожение или передачу записей, хранящихся в системе, хотя имелись возможности для улучшения использования и производительности этих систем. Многие другие электронные бизнес-системы, которые не были идентифицированы и не функционировали как "системы управления записями", также использовались учреждениями для создания, получения и управления записями. Эти системы, как правило, не отвечали законодательным требованиям, касающимся управления, уничтожения или передачи записей. Использование таких систем также создавало риск того, что неточная или неполная информация может быть доступна и использована при принятии решений и выполнении требований законодательства и политики, например, при ответе на запросы о свободе информации.Все агентства столкнулись с задержками в переходе к цифровой среде управления документацией, которая адекватно поддерживает бизнес, отвечает требованиям законодательства и политики и проста в использовании. Внедрение систем и методов управления цифровыми документами является сложным, ресурсоемким и требует значительных культурных изменений. Тем не менее, необходимость в надежном управлении цифровыми документами становится все более насущной, особенно учитывая стоимость управления бумажными документами, применение новых и изменяющихся технологий для улучшения программ и предоставления услуг, а также выход в июле 2011 года Политики правительства Австралии по переходу на цифровые технологии.В ходе аудита были выявлены проблемы, с которыми сталкиваются агентства при достижении надежных механизмов управления записями в современной цифровой среде, особенно в тех случаях, когда существуют сложные бизнес-требования и используется большое количество электронных бизнес-систем. Для достижения успеха требуется последовательная стратегия и постоянные инвестиции времени и ресурсов для укрепления систем и совершенствования практики. Кроме того, эффективный переход на цифровые механизмы управления записями требует твердой приверженности принятой стратегии и удовлетворения потребностей в управлении записями при выборе, разработке или модернизации электронных бизнес-систем, содержащих записи. Это позволит учреждениям выполнять свои обязательства по управлению документацией, поддерживать эффективную деятельность и обеспечивать своевременный доступ к информации и документам. ANAO сделал три рекомендации, адресованные агентствам: учет потребностей в управлении записями при выборе, разработке и модернизации электронных бизнес-систем; надлежащее управление и использование электронных бизнес-систем для выполнения требований по управлению записями; разработка руководства по управлению записями, которое поможет сотрудникам определить, какие записи необходимо создавать и вести для основных видов деятельности, и где эти записи должны храниться.2.2 Оценка опыта Австралии в сфере документоведения применимый для РоссииЕжегодно на внедрение электронного документооборота в госструктурах выделяются десятки миллионов долларов, которые расходуются на реализацию сотен профильных ИТ-проектов. Российский рынок систем управления электронными документами (СУЭД), по независимым исследованиям компании DSS Consulting и агентства CNews Analytics, демонстрирует в последние годы устойчивый рост. Но результат нулевой: механизм государственного управления не становится более эффективным.Оценивая ситуацию в российской сфере СУЭД, нужно отметить, что только сейчас закончился этап автоматизации бумажного документооборота, и Россия перешла к созданию полноценных систем электронного документооборота. За последние 15 лет отечественные СУЭД прошли путь от переноса в электронную форму регистрационно-учетных журналов до создания систем "сквозного документооборота" в масштабах крупных холдингов. Такие системы "научились" согласовывать документы в электронном виде, использовать электронно-цифровые подписи, коллективно работать над проектами документов, контролировать поручения, реально ускорять информационные потоки в организации. Системы управления электронными документами стали средством поддержки не только сотрудников канцелярии, а значительной части управленческого персонала. Но и задачи автоматизации намного возросли, и сегодня на пути развития отечественных СУЭД возникают серьезные проблемы, требующие изменений в самой концепции их построения, архитектуре, методологии работы с документами.Системы, используемые для управления записями, должны быть способны сохранять целостность информации, в том числе посредством процедур контроля качества для обеспечения полноты и достоверности записей; а также системного контроля доступа и безопасности. Многие электронные системы, не являющиеся системами управления записями, такие как общие папки, электронная почта и некоторые электронные бизнес-системы, использовались для хранения и управления записями, несмотря на то, что они не имели подходящей функциональности управления записями. В некоторых из этих систем не было достаточного контроля для обеспечения подлинности и целостности содержащихся в них записей. Задержки с внесением информации из общих папок в основную систему управления записями также подвергали записи изменениям и удалению, что в конечном итоге влияло на целостность и подлинность записей.Важно минимизировать проблемы качества данных в хранилищах информации и записей, чтобы информация и записи могли считаться точными и надежными. DIAC знает о проблемах качества данных, затрагивающих значительные системы обработки миграционных данных, например, о создании множества записей, когда невозможно достоверно установить, что записи клиентов относятся к одному и тому же лицу. В июне 2011 года в результате анализа потенциальных дубликатов записей в одной из систем обработки миграционных данных было выявлено 653 861 множественных записей.19 Эти проблемы с качеством данных потенциально могут увеличить риски, связанные с разрешением идентификации личности, пограничными операциями и репутацией департамента. С точки зрения политики и руководства DIAC анализирует характер и источник проблем с качеством данных и планирует в рамках системы управления информацией внедрить новые механизмы управления данными для решения этих проблем.Значительным риском для государственных учреждений Австралии в отношении управления документацией является их способность получить доступ к полной и всеобъемлющей информации, когда она требуется для деловых или юридических целей, включая своевременное реагирование на запросы о свободе информации (FOI). В трех агентствах доступ к информации и записям был затруднен существующими механизмами управления информацией и записями. Например, информация и документы, касающиеся деловой активности, часто хранились в различных местах и электронных бизнес-системах. Сотрудники не имели доступа ко всем местам и системам и, как правило, имели ограниченное представление о хранилищах информации, не входящих в круг их повседневных обязанностей. Сотрудники часто хранили информацию в разных местах, но не имели последовательных правил относительно того, какие записи должны быть созданы и где они должны быть зафиксированы. Это означает, что информация собирается, управляется и доступна по отдельности. В ведомствах не было широко распространенной культуры последовательного использования утвержденных систем управления записями, включая СЭДО и электронные бизнес-системы, для поддержки эффективного и всестороннего поиска информации.Если электронные бизнес-системы используются для управления записями, то хранение и уничтожение информации должно осуществляться в соответствии с соответствующими полномочиями по ведению записей. За исключением назначенных систем управления записями, ни одна из электронных бизнес-систем, изученных ANAO, в достаточной степени не обеспечивала наказание, уничтожение и передачу в соответствии с полномочиями по ведению записей. В большинстве систем поля могут быть перезаписаны. Если это происходило, имеющиеся контрольные журналы указывали на то, что имело место редактирование, но, как правило, не идентифицировали изменения.Подходы к регистрации документов сводятся фактически к следующему: Регистрация документов должна проводиться в соответствии с едиными принципами и под методическим руководством службы управления документами, независимо от того, какое именно структурное подразделение и в какой именно информационной системе ее осуществляет.Следует стремиться к тому, чтобы:использовались стандартные наборы реквизитов;использовались регистрационные номера унифицированной структуры;обеспечивалось защищенное хранение регистрационных данных, позволяющее доказывать факт регистрации.При принятии решения о регистрации определенных видов документов учитываются следующие факторы:требования законодательства и нормативных актов;судебная практика. В настоящее время регистрационные данные сложно использовать в суде для защиты интересов создавшей эти данные организации, однако довольно часто они могут быть приняты судом в качестве доказательства, если они подтверждают позицию противной стороны;заинтересованность в регистрации самих организаций;результаты анализа рисков.Эти универсальные подходы не противоречат ни российскому законодательству, ни сложившейся отечественной практике работы. Их можно и нужно использовать в российском делопроизводстве.Вывод по второй главе работы. В данной главе работы анализировалось документоведение Австралии.Таким образом, важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение. Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов - предмет делопроизводства. Параллельно с термином “делопроизводство” в 90-е годы используется термин “документационное обеспечение управления” и “информационно-документационное обеспечение управления”. Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.ЗАКЛЮЧЕНИЕДокументоведение - сравнительно молодая научная дисциплина. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины. К сожалению, круг специалистов, занимающихся вопросами документоведения очень мал. В настоящее время документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где наблюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся проблемы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов.Архивист, который следует принципу происхождения, излагает синтетическую информацию, вытекающую из внешней структуры, содержания и контекста записей, и на основании этого делает оценку и описание. Источником происхождения всегда является фонд, продукт создателя записи, чей бизнес, юридический статус, функция и т.д. являются упомянутой синтетической информацией. На основе принципа происхождения архивный анализ проводится от фонда вниз, т.е. от общего к частному, всегда помня о связях записей (агрегатов), их интеллектуальном единстве. Эта концепция и метод были четко сформулированы в ISADg - описательном стандарте МАС. То есть архивоведение, в отличие от дипломатики, отдает предпочтение анализу не единичных записей, а агрегатов записей.Надо сказать, что в середине 20 века в подходе архивистов произошла определенная "реставрация", когда для получения качественных документов в будущем они стали устанавливать тесные отношения с делопроизводителями ведомств. Делопроизводители имеют дело с единичными записями, и их кругозор распространяется только на фонды. После передачи документов в архив одной из важнейших задач архивиста является включение их в комплексную систему архивных документов, созданную из многих фондов, поэтому для него внешняя структура документов важнее внутренней.Однако с появлением электронных документов ситуация изменилась. Радикальные изменения, описанные выше, такие как изменение структуры записи, разделение и уязвимость составных элементов, тот факт, что коррупция часто скрыта, появление технических (IT) спецификаций вновь высветило внутреннюю структуру, анализ единичных записей. В то же время, поскольку использование количества электронных записей8 сделало абсолютно нереальным ручной анализ или проверку отдельных записей, архивам понадобились такие методы (стандарты) и инструменты (программное обеспечение), которые позволили бы снабдить записи метаданными и проверить их целостность автоматическим способом. Это особенно важно после переноса или преобразования, чтобы проверить потерю данных.Существовавшие до сих пор методы и технологии не подходили для этого, поэтому архивисты частично прибегли к дипломатии, а еще больше - к информатике. Самой большой "отдачей" от сотрудничества с информатикой стало то, что управление данными и процедуры стали автоматизируемыми. Влияние дипломатии очевидно в проекте InterPARES, который подчеркивает этот момент, а OAIS, стандарт для долгосрочного хранения электронных записей и продукт информационной науки, сегодня стал "квази-обязательным" стандартом в архивах.Однако для создания архивной системы, состоящей из множества фондов, необходима такая синтезирующая задача, которая находится вне компетенции дипломатии или информатики. Когда, например, архивист изучает функционирование ведомства через его материалы, проводит параллели с политическими и экологическими условиями того времени и, исходя из этого, интегрирует фонды в макроструктуру архивной системы, он/она выполняет такую синтезирующую работу. Аналогичную работу он делает, когда описывает эту информацию в историю ведомства, предоставляет будущему пользователю важную (и субъективную, правда) информацию. В ближайшем будущем ИТ не смогут сделать такую синтезирующую работу, потому что они негибкие и не способны абстрагироваться так, как это делает творческий человек. С другой стороны, они способны выполнять синтезирующую задачу другого рода, например, фильтровать информацию из океана данных или выделять запрограммированные контексты.В мире электронных записей архивист должен принимать во внимание запись как свидетельство бизнеса и процедуры агентства, но в то же время он/она не должен терять из виду свою задачу оценки и описания (синтеза). Если мы не сможем сохранить этот баланс, то либо доказательная, либо запоминающая функция записей будет нарушена. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: “Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать”.Причина появления любого документа - необходимость зафиксировать информацию. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях: 1) это может быть отдельный документ; 2) система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности); 3) вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.В настоящее время документоведение рассматривается преимущественно как теория документационного обеспечения управления (ДОУ), но все другие системы не должны упускаться из вида. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОКНормативно-правовые актыArchives Act, 1983AS ISO 15489-2002 «Record Managent-General»Australasian Digital Recordkeeping Initiative (Австралазийская инициатива в области управления электронными документами). [Электронный ресурс] http://adri.gov.au/.Council of Australasian Archives and Records Authorities (Совет австралазийских уполномоченных органов в области управления документами и архивного дела). [Электронный ресурс] www.caara.org.au.Electronic Transaction Act, 1999Evidence Act, 1995Freedom of Information Act, 1982IDM Image and Data Manager (Специализированный журнал и веб-сайт по управлению информацией). [Электронный ресурс] http://idm.net.au/.ISO/CD 19005-1 Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF (PDF/A))ISO/DIS 22310, Information and documentation - Requirements for records/documents management in standartsNForum (Сайт конференции inForum). [Электронный ресурс] http://inforum.net.au.Privacy Act, 1988Public Record Office Victoria, PROV (Управление государственных документов австралийского штата Виктория). [Электронный ресурс] http://www.prov.vic.gov.au.Recordkeeping Innovation (Австралийская компания "Инновации в делопроизводстве"). [Электронный ресурс] http://www.records.com.au.State Records of South Australian (Управление государственными документами Южной Австралии). [Электронный ресурс] http://www.archives.sa.gov.au/index.html.Список литературыАбрамова Н. А. Юридическое делопроизводство. Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2021. 224 с.Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2017. 148 с.Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие / Н.С. Беззубенко. – Тула, 2020. – С.211.Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2020. 368 с.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М, 2020. 304 с.Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л. В. Документационное обеспечение управления. Делопроизводство. М.: Инфра-М, 2018. 304 с.Голотник А.С. Государственная система стандартизации Австралийского союза как индикатор процессов мировой глобализации// Делопроизводство 2020.-№4. с. 66-70Голотник А.С. Структурная схема организации архивного фонда Австралийского союза// Делопроизводство 2020.-№1. с. 70-72.Грозова О. С. Делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. 127 с.Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт. 2017. 376 с.Исаев И. А., Мележик И. Н., Филиппова Т. П. Хрестоматия по истории государства и права зарубежных стран и римскому праву. М.: Норма. 2018. 544 с.Исаев М. А. История государства и права зарубежных стран. В 2 томах. Том 2. Средневековье. Новое и новейшее время. Учебник. М.: Юрайт. 2018. 544 с.История государства и права зарубежных стран. Шпаргалка. М.: Окей-книга, Рипол Классик. 2016. 48 с.Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021. – 140 с.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2020. 256 с.Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В. Ларин // Сайт «АКДИ Экономика и жизнь». [Электронный ресурс]. – [25] Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. – 2020. – №6. – С.10-12.Матиенко Т. Л. История государства и права зарубежных стран. Практикум. Учебно-практическое пособие. М.: Юнити-Дана. 2018. 194 с.Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации//Секретарское дело. 2020. № 2.с. 64-66.Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2020. – № 4. – С.48.Шадрин, К.А. Проблемы международного электронного документооборота / К.А. Шадрин // Информационная безопасность. – 2008. – № 1. – С.111.Янковая В.Я. Делопроизводство на Западе// Секретарское дело. 2020.-№36. с. 30-32