Обеспечение сохранности документов, дел и производств в органах прокуратуры

Введение
Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий несут персональную ответственность за правильное оформление, состав и сохранность документов.Важной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.Значение и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале – постоянно.Работа в органах прокуратуры связана с большим объемом документов. В них фиксируется вся внешнефункциональная деятельность прокуратуры. Значительное количество документов циркулирует внутри системы органов прокуратуры. Для упорядочения работы с документами впрокуратуре осуществляется делопроизводство, регулируемое общероссийскими требованиями, и в большей степени - ведомственными правовыми актами.Объектом исследования данной работы является процесс организации хранения документов в делопроизводстве в органах прокуратуры. Предмет исследования - содержание организации хранения документов в делопроизводстве в органах прокуратуры.Таким образом, цель данной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве органов прокуратуры.Цель работы предопределяет следующие задачи:1. Изучить теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве.2. Охарактеризовать основные требования, предъявляемые к хранению документов в организации.3. Определить способы сохранности документов, дел и производств в органах прокуратуры.Объем и структура курсовой работы определяется поставленными целями и задачами, и которая состоит из введения, параграфов, заключения и списка использованных источников и литературы.§ 1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводствеДокументы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).Оперативное хранение документов проводится в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой указывается первым (сверху), а с более ранней – в конце (снизу).Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Эти дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.Применяются также коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция тумб письменных столов, ящики в которых меняются штангами для обеспечения возможности вертикального хранения папок с документами.Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подачей документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.§ 2. Основные требования, предъявляемые к хранению документов в организацииЖелательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Из числа помещений для хранения документов следует исключить чердачные и цокольные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы (газовые, водопроводные, канализационные и др.). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать.В целях защиты документов от хищения, на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки. Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть.В помещении, где хранят документы, должна быть проложена скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в помещении должны быть закрытого исполнения. Распределительные электрощиты, предохранительные пробки и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилища.В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 сантиметров. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости. Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение. Между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара, составляется план эвакуации документов. В целях пожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.Сроки хранения дел в архивах предприятия устанавливаются в соответствии с Перечнем документальных материалов, номенклатурой дел организации.§ 3. Обеспечение сохранности документов в структурных подразделенияхЗавершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения срока их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».Обработка дел для хранения включает:- проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;- составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения.При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. § 4. Правовые основы делопроизводства в органах прокуратуры и способы сохранности документов, дел и производствВсе работники прокуратуры несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей. От оперативности обработки и четкости достижения документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия прокурорского или следственного решения. Поэтому необходимо уделять большое внимание рациональной организации документооборота, сократив до минимума сроки прохождения документов из канцелярии прокуратуры до конкретного исполнителя.Вся документация делится на три документопотока:1) входящие документы;2) исходящие документы;3) внутренние документы.Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, помощники прокурора, несут ответственность за сохранность документов и уголовных дел. В нерабочее время документы хранятся только а личных сейфах оперативных работников или в специально выделенных для этого помещениях канцелярии, архива, опечатываемых личными печатями.В случае утечки информации, утраты документов, бланков, печатей, штампов проводится служебная проверка, по результатам которой к виновным принимаются меры дисциплинарного или иного характера.С момента заведения и до передачи в архив уголовные дела хранятся у следователя - в сейфах, в запирающихся металлических шкафах, обеспечивающих полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.Выдача уголовных дел другим организациям производится с разрешения прокурора района. На выданное уголовное дело заводится карта. Дела выдаются по актам, письменным распискам. Категорически запрещается во избежание утери «просто» передавать дело, пусть даже на короткое время.Изъятие документов из дел постоянного хранения (уголовных дел, надзорных производств) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения прокурора, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения прокурора.При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию прокурора передаются другому работнику.Учет, хранение и использование бланков, печатейи штампов Гербовые бланки: бланки для писем и общие бланки подлежат обязательному учету. Учет ведется раздельно по видам бланков в книге учета. При этом используются следующие реквизиты при поступлении бланков: наименование вида бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа и наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, серии и номера бланков.При выдаче бланков указываются наименование вида бланка, количество экземпляров, серии и номера бланков, наименование структурного подразделения прокуратуры (фамилия прокурорского работника), расписка в получении.Контроль за изготовлением, использованием, хранением и выдачей гербовых бланков возлагается на материально ответственное лицо, назначаемое руководителем прокуратуры. Бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.Проверки наличия, использования и хранения гербовых бланков проводятся не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя прокуратуры. О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после последней записи. В случае обнаружения нарушений при хранении, учете и использовании гербовых бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.Уничтожение гербовых бланков осуществляется комиссией, состоящей как минимум из трех человек, по акту (приложение N 56) с отметкой в учетной книге.Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам используются печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовые печати) и иные печати.Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнения документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.Гербовая печать с наименованием прокуратуры проставляется на процессуальных документах, на справках о реабилитации, признании пострадавшим от политических репрессий, на банковских поручениях, заявлениях на сдачу валюты и других финансовых документах, на паспорте архива, в иных необходимых случаях, определяемых руководством прокуратуры.В органах прокуратуры простые (негербовые) печати и штампы с действительным наименованием могут иметь главные управления, управления, отделы, отделы на правах управления, пенсионные службы, а также районные и городские прокуратуры. Могут применяться другие печати и штампы, необходимые в практической работе (вспомогательные): «Для пакетов», «Для телеграмм», «Для регистрации входящих документов».Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в вышестоящих прокуратурах возлагается на руководителей структурных подразделений, в районных прокуратурах - на прокуроров. Мастичные гербовые печати хранятся в личных сейфах прокуроров. Передача печатей и штампов на хранение другим лицам запрещается.В Генеральной прокуратуре один из экземпляров гербовой печати постоянно хранится в отделе делопроизводства аппарата Генерального прокурора Российской Федерации Главного организационно-аналитического управления. По окончании рабочего дня данный экземпляр печати в опечатанном виде вместе с книгой регистрации использования гербовой печати сдается дежурному прокурору. При необходимости ее использования дежурный прокурор вскрывает контейнер, ставит печать, о чем делает запись в книге.Контроль за правильностью использования и порядком хранения печатей и штампов осуществляет режимно-секретное подразделение.Проверки наличия печатей, штампов проводятся указанными подразделениями не реже одного раза в год.О проведенных проверках делаются отметки в книге учета после заключительной записи. При обнаружении нарушений в учете, хранении и использовании печатей и штампов проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя прокуратуры.

Заключение
Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая совокупность работ по документированию и осуществлению документооборота в прокуратуре.В связи со спецификой деятельности органам прокуратуры приходится иметь дело с довольно большим количеством документов. Каждое действие или решение, прокурорского работника, связанное с выполнением его должностных обязанностей, должно оформляться в специально предусмотренном для этого порядке.Оперативное хранение документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов.Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.Порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях предотвращает несанкционированный доступ пользователей к документам.Основные требования к хранению документов в организации обеспечивают технология хранения и защиты информации от преждевременных разрушений.Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже 1 раза в 5 лет.При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов - старение. Цель хранения - снизить воздействие неблагоприятных  факторов и увеличить долговечность  документов. Для этого все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, жестко контролируются и выполняются согласно условиям хранения.Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).Таким образом, если прокуратура полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

Список использованных источников и литературы

Нормативные правовые акты1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (принята всенародным голосованием 12.12.1993 с изменениями, одобренными в ходе общероссийского голосования 01.07.2020) Поправки, внесенные Законом РФ о поправке к Конституции РФ от 14.03.2020 N 1-ФКЗ, вступили в силу 4 июля 2020 года (Указ Президента РФ от 03.07.2020 N 445).2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Российская газета, N 237, 27.10.2004 / (ред. от 11.06.2021).Литература1. Абрамова, Н. А. Юридическое делопроизводство: учебное пособие для бакалавров / Н.А. Абрамова. - М.: Проспект, 2021. - 224 с.2. Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения. Секретарское дело: учебное пособие / Е.В. Алексеева. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»», 2018 - 156 с.3. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Для СПО и НПО. Учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: КноРус, 2018. - 596 c.4. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). Учебное пособие / М.И. Басаков. - М.: КноРус, 2016. - 216 c.5. Бурова, Е. М. Архивоведение. Теория и методика: чебник / Е.М. Бурова. - Москва: Машиностроение, 2016. - 521 c.6. Иванова, А.Ю. Основы делопроизводства: чебник и практикум / А.Ю. Иванова, Н.Н. Шувалова. - М.: Юрайт, 2017. - 376 с.7. Книжникова, А. Н. Делопроизводство и режим секретности. (СПО): учебник / А.Н. Книжникова. - М.: Юстиция, 2021. - 162 с.8. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. 10-е изд. / И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и Ко, 2021. - 405 с.9. Ловчева, М. В. Делопроизводство в кадровой службе: учебное пособие / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. - М.: Проспект, 2019. - 80 с.10. Павловская, О. Ю. Правовое обеспечение кадрового делопроизводства: учебное пособие / О.Ю. Павловская. - М.: Юрайт, 2020. - 214 с.11. Раскин, Д. И. Архивоведение: учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2018. - 384 c.12. Санкина, Л.В. Делопроизводство: учебник / Л.В. Санкина. - М.: Инфра-М, 2016. - 180 c.13. Чернова, О. А. Делопроизводство и режим секретности: учебник / О.А. Чернова. - М.: КноРус, 2021. – 364 с.14. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник / Н.Н. Шувалова. - М.: Юрайт, 2020. - 429 с.15. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник / Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. - М.: Юрайт, 2018. - 376 с.