Система планирования личного времени руководителя, пути её совершенствования

Введение

Время – невосполнимый ресурс. В энциклопедическом словаре время определяется как фундаментальное понятие человеческого мышления, отображаемое изменчивость мира, процессуальный характер его существования, наличие в мире не только «вещей», т.е. объектов, предметов, но и событий. Важнейшие свойства времени: необратимость; изменчивость; способность отражать факт существования вещей и событий, их взаимную определенность в пространстве определяют особый статус данного вида ресурса как уникального, требующего особой методологии изучения, осознания, использования.
Тайм-менеджмент в большинстве случаев рассматривается как наука управления временем, которая предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие распределить его более рационально и, благодаря этому, быстрее достигать поставленных целей.Современному человеку, в особенности – руководителю, приходится строить свою систему особых отношений с фактором времени, что требует владение определенным кругом компетенций. Этим можно обусловить актуальность работы.
Цель работы – изучить систему планирования личного времени руководителя и пути её совершенствования.Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1. Освоить теоретические основ тайм-менеджмента;
2. Рассмотреть планирование времени руководителя;
3. Изучить пути совершенствования системы планирования личного времени руководителя.

1. Теоретические основ тайм-менеджмента
В области повышения эффективности, скорости и качества работы персонала наиболее широкое распространение получили работы, исследования и подходы отечественных авторов Г.Х. Попова, А.К. Гастева и П.М. Керженцева и зарубежных специалистов – Л. Зайверта (Германия), Ст. Кови, П. Дойля (США), Б. Санто (Венгрия). Благодаря работам этих и других авторов, тайм-менеджмент к концу 60-х гг. ХХ века оформился в самостоятельную дисциплину, которая включает в себя набор систем и технологий по планированию и организации времени.     
В научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоорганизации в работе персонала, поэтому руководство организаций централизованно не внедряло использование технологий тайм-менеджмента. Классики теории менеджмента (напр., Ф.У. Тейлор, К. Макхэм, М.Х. Мескон) впервые поставили вопрос о внедрении технологий персональной организации труда. Тайм-менеджмент как практическая дисциплина изначально разрабатывалась консультантами по менеджменту и психологии. Ряд отечественных и зарубежных специалистов по управлению, психологии и организационной культуре разрабатывали методологию планирования личного и рабочего времени в форме книг, статей и учебных курсов.
Теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г.А. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы», первое издание которой вышло в 2003 г. Естественно, в столь молодом направлении тайм-менеджмента существует масса интересных возможностей для исследователя.Одно из ключевых таких направлений — оценка экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.

1. Отделы продаж.
При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличении — на непосредственное общение с потенциальными клиентами можно прогнозировать практически прямо пропорциональное увеличение объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и сравнение ее с аналогичными параметрами работы конкурентов, как одного из ключевых факторов конкурентоспособности.

2. Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.

3. Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть проведена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность, меньшее количество стрессов и «переработок» повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда).Отдельного исследования заслуживает тайм-менеджмент в работе топ-менеджеров и ключевых специалистов.

Здесь возможна двоякая оценка:
1. Непосредственная оценка стоимости сэкономленного времени через размер компенсации топ-менеджера. 
2. Оценка скорости продвижения ключевых проектов через установление связи увеличения еженедельного бюджета времени, которое топ-менеджер может уделять руководимому им проекту, со снижением сроков реализации этого проекта.
Скорость реализации проектов, направленных на развитие компании (внедрение новых систем управления, запуск новых продуктов и т. п.), как правило, допускает прямое либо косвенное связывание с финансовыми показателями работы компании.
Решение обозначенных задач оценки экономической эффективности внедрения корпоративного тайм-менеджмента является одним из приоритетных направлений развития российской научной школы тайм-менеджмента. Их решение будет существенным вкладом как в развитие научной дисциплины тайм-менеджмента, так и в практику управленческого консультирования, и соответственно, в повышение эффективности и конкурентоспособности российских предприятий.
Большинству из нас известно, что между стремлением много запланировать и результатом «много успеть», как правило, лежит большая пропасть. И пропасть эта создана потерянным временем, которое вполне можно было бы использовать довольно продуктивно. Управлять собственным временем помогает знание основ тайм – менеджмента, – технологии, позволяющей организовать время и существенно повысить эффективность его применения. Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире. Как социальная практика и одно из важнейших направлений бизнес-консультирования, тайм-менеджмент гораздо больше развит на Западе, чем в России.
Существуют не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, специализирующиеся на тайм-менеджменте. В качестве примера использования тайм-менеджмента в современном западном бизнес-консультировании, можно привести бестселлер Стивена Кови «7 привычек высокоэффективных людей». Кови предлагает в своей книге целостную концепцию достижения личностной зрелости (maturity), которая достигается как бы в два этапа: от зависимости к независимости («личная победа»), от независимости – к сознательной взаимозависимости («общественная победа»). Привычка (habit) определяется как единство знаний, навыков и стремлений, способствующее достижению личностной зрелости и высокой эффективности человека.Рассматривая  «матрицу Эйзенхауэра» (см. приложение 1), стандартный инструмент для выделения приоритетов, Кови считает, что главной индивидуальной задачей тайм-менеджмента должна стать «борьба за второй квадрат» матрицы (второй квадрат: «дела важные, но не срочные»). Именно характерные для «второго квадрата» виды активности «делают человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты») Активность, локализованная в других квадратах, приводит либо к тому, что человек вечно занят» чужими делами», либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.). Постоянное давление срочности и/или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.Система тайм-менеджмента по Кови состоит из двух разделов: стратегическое долгосрочное планирование и недельное краткосрочное планирование. Долгосрочное планирование разворачивается в следующую цепочку: индивидуальная «миссия» личности – роли – цели. Краткосрочное планирование представлено таким образом: актуальные роли – задачи – недельный план – ежедневное выполнение плана и делегирование.
Помимо Стивена Кови в конце ХХ и начале ХХI века существенный вклад в развитие западного тайм-менеджмента внесли такие авторы, как Б. Трейси, Р.Э. Диттмер, А. Лайкен, Дж. Смит, Дж. Ягер, С. Прентис и ряд других консультантов и исследователей в области личной организации времени. Можно определить, что для современного зарубежного тайм-менеджмента характерны три тенденции:
1) «гуманизация»;
2) дифференциация;
3) компьютеризация.
«Гуманизация» означает приоритетность именно индивидуального тайм-менеджмента, связанного с личностным ростом и самосовершенствованием, и в определенной мере отторжение ролевого и социального тайм-менеджмента. Если ролевой и социальный тайм-менеджмент являются средством адаптировать человека к внешнему времени (времени организационных и технологических процессов), то индивидуальный тайм-менеджмент нацелен на постижение и овладение своим внутренним временем.
Главным аспектом внутреннего времени является личностное самоопределение: четкое понимание своих жизненных ценностей и сознательный выбор достойных и масштабных жизненных целей. Таким образом, гуманизация тайм-менеджмента означает его психологизацию – серьезное сближение с психологией личностного самопознания, развития и самосовершенствования, с различными духовными практиками.
Эффективный тайм – менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить время.

2. Планирование времени руководителя

Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда. Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Любая работа должна начинаться с постановки целей. Процесс постановки цели состоит из III этапов:
- нахождение цели (чего я хочу?);- ситуационного анализа (что я могу?);
- формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?).
Постановка цели - начальный этап планирования.
План - это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок. Существуют правила планирования личного времени, согласно которым необходимо: устанавливать соотношение (60: 40), т.е. составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%). Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:
а) 60% - запланированное время (запланированная активность);
б) 40% - рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время. В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться: анализировать виды деятельности и расход времени, а также «помехи». Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время; составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне - и краткосрочные;осуществлять реалистичное планирование, т.е. планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;восполнять по возможности допущенные потери времени; составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие; включать невыполненные задачи в план следующего периода; фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей; устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требуетустанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине; устанавливать приоритеты, т.е. точно определять, какое задание является приоритетным; избавляться от «тирании» спешности.
Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени; делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую - перепоручить; оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел; постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя; планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например, для проработки материалов, размышлений и т.д.; оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы); резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации; планировать выполнение рутинных дел, например, чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.; следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым; при планировании мыслить альтернативно по принципу «всегда есть другой, лучший путь»; вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;согласовывать свои временные планы с планами других людей.
Таким образом, в процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью специалист лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате специалист познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

3. Совершенствование системы планирования личного времени руководителя

Управленец часто совершает типичные ошибки в распределении, как собственного рабочего времени, так и во времени остальных сотрудников. Основные ошибки директора организации:
1. Перенос принятия решений, проблем, которые руководитель откладывает на завтра. Эта ошибка является самой распространённой. Главной причиной таких ситуаций является не собранность, нерешительность вполне даже и неуверенность. Руководителю нужно все проблемы и вопросы решать сразу и по мере поступления их, не откладывая их на потом. При этом рационально распределяя рабочее время;
2. Второй ошибкой руководителя организации является стремление сделать всё самому. Руководитель очень часто тратит свое время на выполнение той работы, которую вполне могли бы выполнить другие сотрудники. Из-за этого затягивается решения более глобальных вопросов и проблем организации, которые требуют участия самого руководителя;
3. Неумение правильно разграничить обязанности между подчинёнными, также является ошибкой руководителя предприятия. Отсутствие чёткого делегирования задач, ответственности. В результате чего не только затрудняется решения многих вопросов и проблем, но и возникает ненужное личное соперничество между подчинёнными.Первым мероприятием по повышению эффективности использования рабочего времени руководителя является повышение уровня организации обслуживания рабочего места. Сократить потери можно путем аккуратности и внимательности к документам и прочим бумагам, обеспечение порядка на своем рабочем месте в течение всего рабочего дня. Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен определить резолюцию.
Хранить документы в кабинете руководителя нет никакой необходимости, и поэтому в обязанности заместителя входит ведение архива. Документы должны, быть разложены по определенным признакам, по которым их без особого труда можно было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документации можно переложить на них. Это сбережет время на их поиск.
Продолжительность деловых переговоров и личных телефонных разговоров, должны осуществляться предельно минимально, при максимальной информированности.
Руководителю нужно тщательней планировать свои затраты рабочего времени, чтобы стремиться к снижению длительности затрат на личные нужды и личные звонки, которые мешают более высокой эффективности использования рабочего времени в течение трудового дня. Следующим путем по повышению эффективности использования рабочего времени будет рациональное распределение обязанностей между подчиненными, так как руководитель выполняет задачи, которые могут за него осуществлять, как коммерческий директор, так и его непосредственный заместитель. Руководителя предприятия, рекомендуются проведение системы мероприятий по делегированию полномочий менеджеров отделов, предоставление больше свободы в определении тактики общения с клиентами. Передать обязанность составление рабочего плана на заместителя, также перепоручить долю формальной переписки.Так же, руководителю следует провести наблюдение и установить время наименее напряженного движения в течение трудового дня и передвинуть выезды на встречи на этот интервал времени. Чтобы организация не выходила из положительного баланса, руководителю нужно за ранее планировать и прогнозировать все риски, связанные с сезонностью продаж, так же, должны, быть спланированы непредвиденные расходы и нужно, осуществить строгий контроль финансовой и результативной деятельности торговой фирмы. Руководителю нужно ответственно подходить к распределению рабочего времени как своего, так и сотрудников. Рационально распределять обязанности подчинённых, при этом, не нагружая собственное управленческое время, работой, которую могут выполнить, например, заместитель руководителя или коммерческий директор.Необходимо способствовать развитию и повышению квалификации сотрудников, ведь обучения и помощь могут способствовать преодолению трудностей, при решении каких-либо задач. Также руководитель может создать для сотрудников возможность повышения фиктивности использования средств обучения, что усилит чувство удовлетворения своим трудом. Это может привести к росту эффективности сотрудников. Необходимо создать сотрудникам условия для достижения какого-либо успеха в деятельности организации, так как использование таких приемов может создать у сотрудников чувство непосредственного участия.
Такие приемы необходимы для всех стадий развития сотрудников, все же особенно это важно для успеха новых сотрудников, так как первые успехи ведут к росту чувства удовлетворённости своей работой. Суд по анализированному времени, генеральному директору, как управленцу стоит пересмотреть свое рабочее время, сравнить фактические затраты с нормативными затратами, и стремится всегда соответствовать нормативным значениям.Руководителю стоит обратить внимание на соблюдения режима работы как коллективного, так и своего, ему необходимо постоянно совершенствовать условия труда и корректно и рационально распределять рабочее врем как личное, так и подчиненных.

Заключение

Управление временем — это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
Для оптимизации тайм-менеджмента можно применить методику контекстного планирования, дополняющую классическое жесткое (календарное) планирование. Гибкие задачи распределяются по контекстам, к которым привязано выполнение этих задач: людям, местам, проектам и т.п. При таком подходе задачи выполняются гораздо быстрее, при этом не нужно загонять себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно приблизительно оценить, как минимум в 10–15%. Прямой финансовый эффект не подсчитать, но для управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превысит затраты на внедрение тайм-менеджмента. Одним словом, тайм-менеджмент помогает многое успеть и многого добиться. У сотрудников появляется время на спорт, путешествия, увлечения, чтение книг, дополнительное обучение. Время – это комфортная среда, которым можно распоряжаться по своему усмотрению.

Библиографический список
Егоршин, А.П. Основы менеджмента: Учебник / А.П. Егоршин. - М.: Инфра-М, 2018. - 288 c.Кузнецов И. Н. Деловое общение. Учебное пособие [Электронный ресурс] / Кузнецов И. Н. Дашков и Ко, 2015.Менеджмент организации: Учеб.пособие для вузов / Г.С. Сеялова, Н.Е. Рябикова Оренбург: Оренбургский филиал ОУП ВПО «АТ и СО», 2017 – 176 с.Персональный менеджмент / Резник С.Д., Бондаренко В.В., Соколов С.Н., Удалов Ф.Е. – М.: ИНФРА – М, 2018. – 558с.Разработка управленческих решений: Учебное пособие [Электронный ресурс] / Е.В. Строева, Е.В. Лаврова. – М, 2017. 128 с.Тайм-менеджмент [Электронный ресурс] : учебное пособие для обучающихся по образовательной программе высшего образования по направлению подготовки 38.03.02 Менеджмент / И. Н. Корабейников, Н. Е. Рябикова; М-во науки и высш. образования Рос. Федерации, Федер. гос. бюджет. образоват. учреждение высш. образования «Оренбург. гос. ун-т». – Оренбург : ОГУ. – 2020. – 121 с.Тайм-менеджмент: полный курс : учебное пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С. Бехтерев ; под ред. Г.А. Архангельского, П. Суворова. М.: Альпина Паблишер, 2018. 312 с