Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архиве (обработанные, неописанные, непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда).

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом.

Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы.

Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

Цель работы: рассмотреть систему основных принципов обеспечения сохранности архивных документов.

Задачи:

1.Исследовать нормативно-правовую основу работы ведомственных архивов.

2. Исследовать понятие и правовые основы учета документов.

3. Выделить организацию учета документов в архиве.

4. Определить общие требования к ведению основных учетных документов.

5. Обосновать ведомственный архив и его виды.

Объект исследования – общественные отношения, связанные с работой ведомственных архивов.

Предмет исследования – нормы, регулирующие работу ведомственных архивов.

Методы исследования – общенаучный, частно – научный, сравнительно – правовой, формально – юридический.

Структура работы – введение, две главы, разделенные на параграфы, заключение и список литературы.

Список литературы

Нормативно – правовые акты (в действующей редакции)

1. Конституция Российской Федерации, принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).

2. Федеральный конституционный закон от 07.02.2011 N 1-ФКЗ «о судах общей юрисдикции в Российской Федерации» (ред. от 06.03.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2019)

3. Федеральный конституционный закон от 31.12.1996 N 1-ФКЗ «о судебной системе Российской Федерации» (ред. от 30.10.2018)

4. Федеральный конституционный закон РФ от 21.07.1994 г. № 1-ФКЗ «о Конституционном Суде Российской Федерации» (ред. от 27.07.2018)

5. Федеральный конституционный закон от 28.04.1995 г. № 1-ФКЗ «об арбитражных судах в Российской Федерации» (ред. от 18.07.2018)

6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 28.12.2017)

7.Федеральный закон от 14.06.1994 №5-ФЗ «о порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (ред. от 01.05.2019)

8. Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «о порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (ред. от 27.12.2018)

Основные источники

1.Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. Пособие для сред. Проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П., Е.М. Бурова. – М.: ПрофОбрИздат, 2010.- 325 с.

2. Раскин, Д. И. Архивоведение: учебник для академического бакалавриата / Д. И. Раскин А. Р. Соколов. - Москва: Издательство Юрайт, 2018. - 383 с. - (Бакалавр. Академический курс).

Дополнительные источники

1.Бурова Е.М., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. Теория и методика Учебник для ВУЗов. - Под ред. Е.М. Буровой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2012. — 483 с.: ил.

2.Кузина И. Л. Архивное право : учеб. пособие / И. Л. Кузина. – Комсомольскна-Амуре : ГОУВПО «КнАГТУ», 2011. – 136 с.

3. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c.

4.Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - С.: Саратовского университета, 2012. - 248 c.

5. Фридман, А. C/C. Архив программ / А. Фридман, Л. Кландер, М. Михаэлис, и др.. - М.: ЗАО Издательство БИНОМ, 2013. - 640 c.

Ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет

1. Юридический словарь http://dic.academic.ru/dic.nsf/lower/18988

2. Официальный сайт Российской газеты (ttps://rg.ru)

3. Официальный сайт Верховного суда Российской Федерации (ttp://www.vsrf.ru)

4. Официальный сайт Правительства Российской Федерации - (ttp://government.ru/)

5. Официальный сайт Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (ttps://sudrf.ru)