Актуальность темы теоретического исследования, проведенного в формате эссе, обусловлена тем, что на современном этапе развития объемы и количество документации с каждым днем увеличивается, что вызывает потребность в переходе предприятия на электронный документооборот, что позволяет сократить сроки обработки документов, путем быстрого обмена между организацией, другими фирмами и государственными органами.

Целью данного теоретического исследования является рассмотрение преимуществ и недостатков электронного документооборота. Поставленная цель будет достигнута путем решения соответствующих задач.

Основная часть

В начале теоретического исследования целесообразно разобрать ключевое понятие. Электронный документооборот (ЭДО) - это система обмена электронной документацией внутри фирмы, между другими организациями, с органами государственной власти.

Проанализировав и обобщив научные и учебные источники, освящающие данную тему, можно сделать вывод, что электронный документооборот включает в себя формирование, заверение, отправление, получение, архивирование и повторное применение информации.

С нашей точки зрения, организации переходят с бумажного на электронный оборот из-за полезных функций этой системы, которые включают в себя:

Оптимизация бизнес-процессов. У любой компании сформировались свои бизнес-процессы с применением бумажной документации.

Мы считаем, что с переходом на новую систему управлять всеми процессами становится легче. Аргументируем свое мнение следующим.

Документация больше не утрачивается, становится легче искать и исправлять ошибки, в любой момент можно найти нужную информацию для проверки или копирования.

Ко второй функции или преимуществу можно отнести - сокращение денежных затрат. В качестве аргумента приведем следующее.

Ведение бумажной документации — это затраты на бумагу, картриджи, обслуживание принтеров, оплату труда работников, которые печатают, систематизируют и хранят информацию, а также на уплату услуг служб доставки. По подсчетам экспертов с переходом на электронный документооборот финансовые расходы в среднем сокращаются на 80%.

К следующему преимуществу можно отнести экономию времени. При бумажном документообороте много времени уходит на распечатку бумаг, передачу их разным руководителям для согласования или подписи. Если бумаги нужно отправить в другой филиал или город, согласование занимает уже не дни, а недели. При применении электронного документооборота пересылка занимает несколько секунд.

Еще одним функциональным преимуществом является безопасность. Документы подписываются электронной подписью и перемещаются по зашифрованным каналам связи, поэтому вся информация защищена от перехвата извне.

По нашему мнению, одним из преимуществ электронного документооборота является упрощение коммуникации с органами контроля. Аргументируем свое мнение следующим.

Контролирующим органам выгодно пользоваться электронным документооборотом внутри своих организаций, а также принимать подобную документацию от подконтрольных организаций. Последним проще отправлять отчёты, потому что каждый электронный документ без труда можно найти, проверить, переслать.

На наш взгляд, также с помощью электронного документооборота появляется возможность контролировать движение документации. Аргументируем свое мнение следующим.

Если один и тот же документ должны подписать разные адресаты, то отследить его перемещение при бумажном документообороте сложно. При применении системы электронного документооборота всегда видно, где в данный момент необходимый файл, когда поступил, в каком статусе находится.

Еще одним важным функциональным преимуществом, на наш взгляд, является улучшение сервиса для клиентов, что сказывается на рентабельности и конкурентоспособности фирмы. В качестве аргумента приведем следующее.

Если компания внедрила электронный документооборот, то её клиентам не приходится долго ждать решения своих вопросов. Организация улучшает свою репутацию, привлекает больше клиентов и партнёров, выигрывает в конкурентной борьбе. Если компания занимается продажами, она стремительнее получает оплату от клиентов, снижая дебиторскую задолженность, а, следовательно, упрочивает свою финансовую состоятельность.

Необходимо отметить, что несмотря на ряд преимущества, электронный документ имеет также ряд несовершенств. Какие недостатки у электронного документооборота? Чтобы ответить на это вопрос, рассмотрим ряд его недостатков, выделяемых специалистами в данной сфере. К ним можно отнести: