Систематизация и хранение документов в организации

Введение

В любой организации со временем накапливается огромное количество различных документов, которые необходимо как-то классифицировать, сгруппировать, объединить. При этом нужно сделать так, чтобы потом легко и быстро можно было бы найти данный документ. Для этого и существует такой процесс как систематизация документов.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации. Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. документ архивный номенклатура каталогизация
Систематизация документов должна обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.
Актуальность изучения систематизации документов обусловлена тем, что она позволяет привести документы в упорядоченный вид, выделяя определенные признаки группировки, что дает возможность вести быстрый поиск нужных документов среди похожих и значительно упрощает работу. Ведь систематизация документов является важным этапом во многих процессах делопроизводства и архивного хранения документов.
Под систематизацией документов мы будем понимать процесс, при котором документы группируются и классифицируются по определенным признакам, составляющим в совокупности схему классификации архивных документов.
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В электронный документооборотафайлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор электронный документооборот хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
Не обязательно быть профессионалом архивистом, чтобы оценить, насколько систематизация и хранение информации в традиционном архиве, отличается от его электронного аналога.
Все процедуры по формированию бумажного архива проводятся вручную, что требует колоссальных трудозатрат от исполнителей. При этом очень высок риск ошибки, обусловленный влиянием человеческого фактора. Электронные документы индексируются и систематизируются на компьютере, и это позволяет в сотни раз сократить время его создания.
Разный формат носителей информации обуславливает различие этих операций в техническом плане. Электронный документооборот получил в последнее время широкое распространение, однако это не означает утрату актуальности бумажных носителей.
На сегодняшний день оптимальным является сочетание бумажного и электронного делопроизводства.
Для организации электронного документооборота важна продуманная система и технические средства. Программное обеспечение, сервера, система защиты, дубляж на случай фатальных неисправностей — необходимо решить эти и другие вопросы.
Внимания требуют и бумажные документы – нужно обеспечить их физическую сохранность и целостность, учесть требования законодательства при организации архива, предусмотреть пути доступа к бумагам при необходимости и т.д.

Список литературы

1. Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота / М.В. Бородин // Актуальные проблемы российского права. 2018. N 2. С. 102 - 109.
2. Дмитриев В.В. Правовые аспекты развития электронного документооборота / В.В. Дмитриев // Арбитражный и гражданский процесс. 2017. N 9. С. 23 - 25.
3. Кирилловых А.А. Законодательство об электронных документах и их архивах: проблемы становления и перспективы развития / А.А. Кирилловых // Законодательство и экономика. 2018. N 11. С. 23 - 36.
4. Кузнецов С.Л. Организация архива электронных документов. Практические аспекты и перспективы / С.Л. Кузнецов // Жилищное право. 2017. N 3. С. 97 - 111.
5. Курныкина О.В. Проблемы организации и контроля электронного документооборота / О.В. Курныкина // Банковское дело. 2010. N 12. С. 71 - 78.
6. Емельяненько, А.П. Документоведение и делопроизводство / А.П. Емельяненко - М.: Издательство МГУ, 2018
7. Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления/ М.В. Кирсанов, Ю.М. Аксенов - М.: ИНФРА-М, 2017
8. Комышев, А. Л. Основы документационного обеспечения управления / А.Л. Комышев - М.: Дело и Сервис, 2017
9. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко - Киев: Знания, 2017
10. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин - М.: Прогресс, 201811. Моисеев, Р. Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев - М.: АСТ, 2017