Результат административной деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является канцелярия, что делает возможным эффективность и гибкость принятия решений. Офисная работа координирует все этапы работы - от проектирования до фактического внедрения решения.

Процесс управления включает в себя следующие основные типичные документированные операции: сбор и обработка документированной информации; подготовка решений; принятие решений и документирование; представление решений исполнителям; исполнение решений; контроль исполнения; сбор информации о результатах деятельности; передача информации по вертикальным и горизонтальным каналам связи; хранение и извлечение информации.

Административные учреждения в основном выполняют свои функции с помощью общих и утвержденных организационно-распорядительных документов (ORD), которые распространяются во всех подразделениях национальной экономики и государственного управления, независимо от конкретных обстоятельств деятельности.

Деятельность любой организации неотделима от документов, которые определяются национальными стандартами как "запись информации на различные носители в соответствии с установленными правилами" (ГОСТ Р 25541-98 Делопроизводство и архивирование.

Термины и определения) Файлы - это процесс создания и обработки, хранения документов и обеспечения авторизованного доступа к ним и их фрагментам.

Обычно документирование является обязательным процессом, предусмотренным законами или другими нормативными правовыми актами. Федеральный закон от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” определяет понятие документов как “информацию, записанную на материальном носителе, реквизиты которой могут быть идентифицированы”.

ЭССЕ НА ТЕМУ: ВЕРБАЛЬНАЯ КОММУНИКАЦИЯ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Документ - это информация, которую юридическое или физическое лицо записывает, публикует или получает на материальном носителе любым способом для использования в своей деятельности.

Офисная работа - это комплекс работ, который фиксирует управленческую деятельность и организует рабочие процессы. Перемещение файлов - это перемещение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их исполнения [2,c.32].

При создании файлов необходимо соблюдать принципы адекватности и отсутствия избыточности. Культура использования документов определяет уровень организационной культуры предприятия и повышает эффективность управления.

Общие функции этого файла заключаются в следующем：

1) Информационный: любой документ создается для хранения информации；

2) Общество: документы создаются в соответствии с потребностями того или иного общества；

3) Коммуникативный: документы как способ коммуникации между отдельными элементами социальной структуры；

4) Культура: Литература - это средство консолидации и наследования культурных традиций, отражающее этап развития цивилизации.

Специальные функции документа：

1) Управляемость: Документация - это инструмент управления；

2) Закон: Документы являются средством закрепления и изменения социально-правовых норм и правоотношений；

3) Исторические источники: литература служит источником исторической информации о социальном развитии [4,c.76].

Документооборот - это стандартизированная схема, используемая для перемещения документов через пункты обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до момента их исполнения или отправки.