Эссе на тему: "Управление организационными знаниями в компании"

В быстрых переменах нет ничего нового, каждый день происходят новые открытия, обстановка неспокойная, и перемены - единственная константа. Эти почти “клише” используются во всем мире для описания сегодняшней ситуации. Организации приходится иметь дело с этой динамичной и неопределенной средой. Чтобы добиться успеха, организация должна отразить эту ситуацию в своем руководстве. Организация должна понимать, как эти изменения влияют на ее положение в конкурентной среде, и реагировать соответствующими изменениями в управлении бизнесом. Быстрый рост объема информации приводит к важности управления знаниями в организациях. Организации должны признавать ценность знаний и опыта своих отдельных сотрудников, они должны собирать, систематизировать и хранить знания внутри организации и делать их доступными для других сотрудников организации [1]. Управление знаниями имеет дело с процессом наилучшего использования знаний в организации.

В организации может существовать культура обучения, поощряющая приобретение и закрепление знаний, или же эта культура может нуждаться в разработке специально назначенной командой по управлению знаниями. В любой организации происходит процесс пассивного организационного обучения, в ходе которого предприятие реагирует и адаптируется к ежедневным изменениям в бизнес-среде. Эти изменения могут быть вызваны изменениями в потребностях клиентов, развитием технологий, новым государственным регулированием или инициативами конкурентов. Функция управления знаниями может способствовать более активному обучению организации за счет повышения осведомленности о создании новых знаний, расширения сотрудничества с клиентами, внимания к обратной связи и расширения внешних связей [2].

Это включает в себя использование соответствующего программного обеспечения для поощрения и обеспечения соблюдения процесса сбора знаний. Подходящее программное обеспечение может способствовать выявлению новых знаний и гарантировать, что они надлежащим образом классифицированы для удобства доступа и доступности для использования в будущих проектах. Использование соответствующего программного обеспечения для управления знаниями может позволить интегрировать сбор и хранение знаний в повседневные процедуры, а напоминания персоналу могут быть встроены в программное обеспечение.

Среда, создаваемая эффективным управлением знаниями в организации, может стимулировать приобретение и использование знаний внутри организации, а также стимулировать инновации и рост бизнеса. Интеграция знаний, возникающих в рамках бизнеса, путем приобретения знаний из внешних сетей может обеспечить более раннее распознавание отраслевых тенденций и более быстрое внедрение инновационных технологий и процессов [3]. Расширение внешнего сотрудничества может привести к большей чувствительности к отзывам клиентов, что приведет к улучшению культуры обслуживания клиентов. Продукты и процессы могут быть более точно согласованы с требованиями клиентов, а маркетинговые усилия - с потребностями потенциальных покупателей. Цикл обратной связи может быть улучшен, и большая часть извлеченных уроков может быть обработана и внедрена в рамках усовершенствованной политики.

При обсуждении управления знаниями полезно рассмотреть различные типы знаний и то, как ими можно делиться внутри организации.

Области управления информацией и знаниями, как правило, можно разделить на три основных типа:

1. Явные знания - это знания и информация, которые можно легко систематизировать и преподавать, например, как менять тонер в принтере и математические уравнения.

2. Неявное знание - это знание, которое объясняет, как наилучшим образом реализовать явное знание. Например, подумайте о том, чтобы обсудить задачу с опытным коллегой. Они могут содержать четкие шаги, подробно описывающие, как выполнить задание. Но они также могут использовать свое понимание ситуации, чтобы рассмотреть различные варианты и выбрать наилучший подход для ваших конкретных обстоятельств. Опытный сотрудник использует свои неявные знания и делится ими с другими, чтобы улучшить работу команды.

3. Неявное знание - это знание, полученное на основе опыта. Таким образом, он более интуитивно понятен и им не так легко поделиться с другими. Примерами неявного знания являются “ноу-хау”, инновационное мышление и понимание языка тела.

Хотя управление знаниями для неявных и неявно выраженных знаний может быть сложнее внедрить, при наличии правильных процедур вы можете обеспечить распространение всей соответствующей информации по всей компании и сохранение ее по мере выхода сотрудников на пенсию или перехода на другую работу.

Использование всего опыта вашей компании приносит пользу бизнесу в целом, создавая лучшие практики для решения повседневных задач, повышая ситуационную осведомленность, развивая интуицию сотрудников для корректировки курса и укрепляя организационный потенциал.

Управление знаниями важно, поскольку оно повышает эффективность способности организации принимать решения.

Обеспечивая доступ всех сотрудников к общему опыту, накопленному в организации, мы формируем более умную рабочую силу, способную принимать быстрые, обоснованные решения на благо всей компании.

Управление знаниями позволяет внедрять инновации внутри организации, клиенты получают выгоду от расширения доступа к передовым практикам, а текучесть кадров снижается.

Важность управления знаниями растет с каждым годом. Поскольку конкуренция на рынке становится все более высокой, один из лучших способов оставаться на шаг впереди - это строить свою организацию разумно и гибко. Вы должны обладать способностью выявлять проблемы на расстоянии и быстро реагировать на новую информацию и инновации.

Компании начинают процесс управления знаниями по многим разным причинам.

1. Слияние или поглощение может стимулировать потребность в систематизации знаний и поощрении команд к обмену своим опытом.

2. Предстоящий уход на пенсию ключевых сотрудников может продемонстрировать необходимость закрепления их знаний.

3. Предстоящая кампания по набору персонала показывает мудрость использования управления знаниями для оказания помощи в обучении новых сотрудников.

Какой бы ни была причина, внедрение процессов управления знаниями дает ощутимые преимущества, которые повышают ценность. Это подтверждается исследованиями, показывающими, что управление знаниями положительно влияет на динамические возможности и эффективность работы организации [4].

Внедрение эффективного управления знаниями требует проактивных стратегий и внедрения множества новых процессов.

Компании должны раскрыть имеющиеся у них знания, понять, как распространять эту информацию для создания дополнительной ценности, и спланировать, как это выглядит в действии.

1. Открытие

У каждой организации есть множество источников знаний, от сотрудников до данных и записей.

Это может быть образование и набор навыков, которые сотрудники привносят в работу, опыт и уникальные экспертные знания, которые они приобретают на рабочем месте, или жесткие диски с данными, которые могут положительно повлиять на бизнес при надлежащем анализе.

В процессе обнаружения организации должны идентифицировать все доступные источники знаний, уделяя особое внимание информации, которая может быть легко потеряна.

Этот процесс упрощается благодаря глубокому пониманию того, где и как знания распространяются по организации.

2. Сбор

Сбор всех имеющихся знаний и данных создает фундамент, на котором строятся будущие процессы.

Небрежный или неправильный сбор знаний приводит к принятию решений без полного понимания организации и ее возможностей.

Компании должны провести аудит имеющихся у них знаний персонала, документации и внешних источников знаний. Для оказания помощи доступен целый ряд инструментов, включая автоматизированные опросы, сканирование документов и метаданные.