Правовые основы электронного документооборота

Введение

Актуальность внедрения системы электронного документооборота продолжает расти в современном бизнес-окружении. Обратим внимание на несколько дополнительных аспектов, подчеркивающих его актуальность. Система электронного документооборота позволяет существенно ускорить процессы обработки и передачи документов. Она автоматизирует множество задач, таких как создание, редактирование, отправка и хранение документов, что значительно сокращает время, затрачиваемое на их выполнение. Кроме того, сокращается потребность в печати, физическом хранении и доставке бумажных документов, что ведет к экономии расходов на бумагу, печать, курьерские услуги и аренду помещений для архивов. Электронная система документооборота обеспечивает централизованное хранение и быстрый доступ к документам для авторизованных пользователей. Это позволяет сотрудникам быстро находить нужную информацию, совместно работать над документами и обмениваться ими без необходимости физического перемещения бумажных копий. Автоматизация процессов документооборота устраняет рутинные задачи, связанные с ручным заполнением, переписыванием и классификацией документов. Это сокращает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, и повышает точность и надежность обработки документов. Многие страны и регионы внедряют нормативные акты и требования, направленные на снижение использования бумажных документов и стимулирование использования электронного документооборота. Внедрение такой системы позволяет организациям быть в соответствии с требованиями законодательства и регулирования. Учитывая эти факторы, исследование процесса внедрения системы электронного документооборота и разработка направлений совершенствования имеют важное значение для организаций, стремящихся повысить эффективность и снизить затраты на управление документами.
Объект исследования. Электронный документооборот.
Предмет исследования. Правовые нормы, регулирующие сферу электронного документооборота.
Цель работы. Проанализировать существующую правовую базу электронного документооборота и выработать рекомендации по ее совершенствованию.
Задачи работы:
    −    исследовать концепцию электронного документооборота;
    −    определить правовые основы электронного документооборота;
    −    изучить организацию электронного документооборота;
    −    оценить возможности электронного документооборота;
    −    обозначить преимущества электронного документооборота;
    −    исследовать юридическую силу электронного документа.
Степень разработанности. Российская цивилистика только недавно стала уделять внимание данному вопросу, хотя проблемы заключения договоров с помощью средств связи рассматривали еще О. С. Иоффе, П. П. Цитович, Г.Ф. Шершеневич. Кроме того, здесь можно использовать фундаментальные труды таких известных правоведов как М.М. Агарков, С. С. Алексеев, М. И. Брагинский, Е. И. Васьковский, А. Б. Венгеров, Н. Г. Вилкова, В. А. Дозорцев, Л. Г. Ефимова, O. A. Красавчиков, М. И. Кулагин, И. Б. Новицкий, О. Н. Садиков.
Научная новизна исследования заключается в выявлении конкретных проблемных аспектов внедрения системы электронного документооборота, а также разработке индивидуальных направлений совершенствования, учитывающих особенности конкретной организации или предприятия. Также исследование может предложить новые методы или подходы к решению этих проблем.
Методологическая основа. Исследование может быть основано на использовании различных методов, таких как анализ литературы и научных публикаций, анкетирование сотрудников, интервью с экспертами, наблюдение за рабочими процессами, сравнительный анализ систем электронного документооборота и другие методы исследования.
Теоретическая основа. Среди современных исследователей в данной области следует отметить И.Л.Бачило, А.А.Косовца, Н.И. Соловяненко, A.A. Тедеева, А.В.Шамраева и др. При написании работы использовались труды зарубежных ученых: Д.Демпси, Т.Смедингоффа, Д.Скоума, Р.Хилла и др.
Теоретическая значимость исследования заключается в расширении научного понимания процесса внедрения системы электронного документооборота и выявлении факторов, влияющих на успешность этого процесса. Практическая значимость исследования состоит в разработке рекомендаций и направлений совершенствования, которые могут быть использованы организациями и предприятиями при внедрении системы электронного документооборота, с целью повышения эффективности работы и улучшения рабочих процессов.
Структура работы. Работа состоит из введения, теоретической и практической части в виде трёх глав, заключения и списка использованных источников.

Список использованных источников и литературы

    1.    «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197—ФЗ (ред. от 19.12.2022, с изм. от 11.04.2023) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
    2.    Приказ Минфина России от 15.04.2021 N 61н (ред. от 07.11.2022) «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (Зарегистрировано в Минюсте России 28.06.2021 N 63995). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_384040/
    3.    Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/
    4.    Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.11.2023) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.12.2023). [Электронный ресурс]. — Режим доступа. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/
    5.    Актуальные вопросы по использованию электронной подписи и электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 8(212). — С. 16—21.
    6.    Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов : С приложением: Возможности применения технологии блокчейн в СЭДО—ЗИ / А. Ю. Даниленко. — Издание стереотипное. — Москва : Ленанд, 2021. — 240 с.
    7.    Даниленко, А. Ю. Безопасность систем электронного документооборота: Технология защиты электронных документов / А. Ю. Даниленко. — 2—е издание, дополненное. — Москва : Ленанд, 2020. — 240 с.
    8.    Итоги и перспективы исследования систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов федеральных органов исполнительной власти / Г. А. Двоеносова, Л. П. Афанасьева, А. Г. Бороздина, В. З. Хаимов // Вестник ВНИИДАД. — 2021. — № 3. — С. 48—58.
    9.    Крягин, Р. В. Система электронного документооборота, защищенный электронный документооборот и преимущества перехода на электронный документооборот / Р. В. Крягин // Студенческий форум. — 2022. — № 41—2(220). — С. 17—19.
    10.    Ксенофонтов, А. Ю. Электронный документ в системе электронного документооборота / А. Ю. Ксенофонтов // Студенческий. — 2022. — № 25—1(195). — С. 27—29.
    11.    Леонова, А. И. Электронная подпись в системе электронного документооборота / А. И. Леонова, Е. С. Вальдер // Правовые основы формирования и развития информационного общества в России : Материалы Международной научной конференции, Ростов—на—Дону, 29 октября 2021 года. — Ростов—на—Дону: Индивидуальный предприниматель Беспамятнов Сергей Владимирович, 2021. — С. 381—384.
    12.    Лукьянова, М. Т. Электронные системы управления документооборотом и методы защиты бумажных и электронных документов / М. Т. Лукьянова // Российский электронный научный журнал. — 2022. — № 4(46). — С. 329—339.
    13.    Лысенко, А. С. Электронный документооборот и правила работы с электронной цифровой подписью / А. С. Лысенко // Студенческий электронный журнал СтРИЖ. — 2021. — № 4(39). — С. 23—25.
    14.    Методика формирования электронных дел системы электронного документооборота / И. Д. Королев, В. С. Назинцев, А. С. Мезенцев, А. П. Махнев // Наукоемкие технологии в космических исследованиях Земли. — 2020. — Т. 12, № 4. — С. 65—75.
    15.    Мишина, А. Г. Специфика и правовой аспект применения электронной подписи в облачных сервисах электронного документооборота / А. Г. Мишина // Академическая публицистика. — 2022. — № 4—1. — С. 53—63.
    16.    Морозова, О. Ю. Подготовка к следующему этапу внедрения межведомственного электронного документооборота в информационной системе «Электронный документооборот уголовно—исполнительной системы» / О. Ю. Морозова // Информационные технологии в УИС. — 2022. — № 3. — С. 35—47.
    17.    Некоторые вопросы электронного документооборота, использования электронной подписи и машиночитаемой доверенности // Налоговая политика и практика. — 2021. — № 11(227). — С. 24—27.
    18.    Перова, М. В. Проблемы законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи / М. В. Перова, В. А. Сазонова, А. М. Рагимова // Тенденции развития науки и образования. — 2022. — № 81—3. — С. 87—90.
    19.    Перова, М. В. Проблемы электронной подписи в системах электронного документооборота / М. В. Перова, Е. М. Яблочкина, А. А. Толкунова // Международный студенческий научный вестник. — 2022. — № 1. — С. 91.
    20.    Перспективы внедрения электронных перевозочных документов, утверждения форматов их представления и другие вопросы развития электронного документооборота // Налоговая политика и практика. — 2020. — № 12(216). — С. 16—20.
    21.    Пигарева, С. П. Системы электронного документооборота как фактор развития электронного правительства / С. П. Пигарева, М. В. Перова // Тенденции развития науки и образования. — 2021. — № 72—1. — С. 95—98.
    22.    Ручкина, Г. Ф. Электронный документооборот: некоторые проблемы правового регулирования хранения электронных документов / Г. Ф. Ручкина // Юридический мир. — 2020. — № 7. — С. 27—30.
    23.    Рязанова, Н. А. Значение электронного документооборота и электронной подписи в муниципальном управлении / Н. А. Рязанова // Молодой ученый. — 2023. — № 16(463). — С. 128—130.
    24.    Суровцева, Н. Г. О типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов / Н. Г. Суровцева // Секретарь—референт. — 2020. — № 9. — С. 20—26.
    25.    Технологии использования сервисов валидации электронной подписи в трансграничном электронном документообороте / В. Н. Кустов, Е. С. Силантьева, С. А. Кирюшкин, М. П. Драло // Мягкие измерения и вычисления. — 2020. — Т. 32, № 7. — С. 54—77.
    26.    Феоктистова, О. Д. Электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот / О. Д. Феоктистова // Современные технологии документооборота в бизнесе, производстве и управлении : Сборник научных статей по материалам XXI Всероссийской научно—практической конференции (с международным участием), Пенза, 22—23 апреля 2021 года / Под редакцией Л.Р. Фионовой, О.И. Семянковой. — Пенза: Пензенский государственный университет, 2021. — С. 95—97.
    27.    Цырендашиева, В. Ц. О некоторых вопросах применения электронной подписи в электронном документообороте / В. Ц. Цырендашиева // Студенческий. — 2022. — № 42—7(212). — С. 47—49.