Разработка систем электронного документооборота организации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ 6

1.1 Понятие и особенности электронного документооборота 6

1.2 Основные функции, задачи и принципы организации электронного документооборота10

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС»)17

2.1 Краткая характеристика компании ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС»17

2.2 Организация системы электронного документооборота ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС»22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ32

ВВЕДЕНИЕ

Экономическую деятельность можно представить как совокупность различных действий на разных уровнях функционирования предприятия, в рамках которых осуществляется производство либо обмен между субъектами хозяйствования услугами и иными материальными благами. При этом данный вид деятельности нуждается в хорошо выстроенном систематическом процессе контроля, что становится возможным в случае, если компания имеет эффективную и хорошо развитую систему документооборота, призванную упорядочить ее учетно-планирующую деятельность. На сегодняшний день, в мире происходят значительные изменения во всех сферах жизни, прежде всего они, касаются массовой информатизации общества, стремительного продвижения цифровых технологий, его перехода в электронный формат. Электронный документооборот позволяет решить множество характерных вопросов, в той или иной мере возникающих в ходе ведения хозяйствующей деятельности. Прежде всего, его можно рассматривать как определенную систему приема, регистрации, продвижения документа в электронном формате с помощью информационной системы наиболее традиционной и подходящей для человеческого восприятия форме. В настоящее время практически все отечественные компании в своей деятельности используют определенные системы электронного документооборота, что позволяет им сохранять свои конкурентные возможности и при этом оптимизирует действующие в компании бизнес-процессы. Вместе с тем говорить о полном переходе документооборота исключительно в электронную плоскость преждевременно, так как, несмотря на преобладание данной формы документооборота, его всегда сопровождает бумажная версия. Актуальность темы курсовой работы заключается в неизбежности и растущем значении перехода действующей системы документооборота в электронную плоскость. Более глубокое рассмотрение данного вопроса позволяет с одной стороны расширить имеющиеся исследования особенностей электронного документооборота, с другой стороны использовать данные теоретические положения в практической деятельности хозяйствующих объектов. В связи с этим, с каждым годом роль электронного документооборота стремительно возрастает, что актуализирует исследования на данную тематику. Степень научной разработанности проблемы. Особенности внедрения и функционирования электронного документооборота рассмотрены в работах следующих отечественных исследователей: И.Л. Бачило, М.П. Бобылева, И.К. Корнеев, А.В. Барихин, М.Ю. Рогожин, Т.В. Науменко, Е.С. Калужина, С.Л. Кузнецова, А.Ю. Платко, В.И. Тихонова, и т.д.Объектом исследования в курсовой работе является – ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС». Предметом исследования – система электронного документооборота на предприятии ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС». Целью курсовой работы является проведение анализа системы электронного документооборота на примере деятельности ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС» и разработать рекомендации по совершенствованию автоматизации документооборота на предприятии. На основании цели, в курсовой работе поставлены следующие задачи: Раскрыть понятие и особенности электронного документооборота;Рассмотреть преимущества и проблемы электронного документооборота;Рассмотреть основные функции и принципы организации электронного документооборота;Провести анализ организации системы электронного документооборота компании ООО «ПК «СТРОЙЭКСПРЕСС»;Методологической и информационной базой явились теоретические источники, законодательные и нормативные акты, материалы периодической печати. Основными методами исследования при написании работы являются: методы обобщения, анализ и синтез, экспертно-аналитический, нормативный. Теоретическая значимость работы заключается в определении места и роли СЭД в системе управления предприятием. Практическая значимость проявляется в разработке предложений по совершенствованию системы электронного документооборота предприятия, реализация которых позволяет повысить эффективность управления всех сфер производства и сократить бумажный объем документации, что даст возможность предприятию снизить затраты и время.Курсовая работа состоит из введения, раздела теоретической части, раздела практической части, а также заключения, списка использованных источников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативно-правовые акты

Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета. Об электронной подписи: Федеральный закон РФ от 06.04.2011 №63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Москва: Стандартинформ, 2014. – С. 8.

Основная и специальная литература, электронные источникиБобылева М.П. Некоторые вопросы применения смешанного электронно-бумажного документооборота // Делопроизводство. – 2014. – № 1. – С. 5-8.

Бобылева М.П. Некоторые вопросы эволюции аналоговых и электронных документов // Делопроизводство. – 2018. – № 1. – С. 11-28.

Веретехина, С.В. Дистанционный труд. Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве. Монография / С.В. Веретехина. – М.: Русайнс, 2017. – 213 c

Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. – М.: Вершина; Издание 2-е, перераб. и доп., 2019. – 111 c.

Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; ИНФРА-М – М., 2020. – 288 c.

Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство. М.: Юрайт, 2020. – 164 с.

Кузнецов С.Л. Требования к системам электронного документооборота // Делопроизводство. – 2014. - № 3. – С. 5-9.

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – Москва: Научная книга, 2001. – С. 137.

Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. – 2-е издание. – Москва: ВНИИДАД, 2008. – 208 с.

Милостивая Ю.С. Проблемы развития электронного документооборота в России / Милостивая Ю.С., Гаглоева И.Э. // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки. – 2016. – № 9(45). – С. 59-65.

Парамонова М.Г. Системы электронного документооборота // Ученые записки Тамбовского отделения РоСМУ. 2018. №12. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-1

Разинков С.Л. К вопросу о понятии «электронный документооборот» // Документ. Архив. История. Современность: материалы VI Международной научно-практической конференции, Екатеринбург, 2-3 декабря 2016 г. – Екатеринбург: Издательство Уральского университета, 2016. – С. 62-66.

Романов, Д. А. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов. – М.: ДМК Пресс, 2019. – 199 c.

Рыжкова К. Ю. Капитальный ремонт общего имущества многоквартирных домов: проблемы правового и экономического характера [Текст] / К.Ю. Рыжкова // Проблемы современной экономики: материалы VII Междунар. науч. конф. (г. Казань, март 2018 г.). — Казань: Молодой ученый, 2018. – С. 83-85.

Сафарова, А. И. Проблемы использования электронного документооборота в администрации Барнаула / А. И. Сафарова ; рук. работы Ю. А. Дягилева // Молодежь – Барнаулу : материалы XII городской на-уч.-практ. конф. молодых ученых (15–22 ноября 2010 г.). – Барнаул, 2011. – Т. 2. – С. 47–49.

Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Круг идей: алгоритмы и технологии исторической информатики. – 2005. – Москва. – С. 394-435.

Чорна О.И. Могут ли электронные документы служить доказательством надлежаще выполненных обязательств // Делопроизводство. – 2015. – № 1. – С. 54-59.

Формирование информационной системы управления бизнес-процессами компании / Зинина Л.И., Русанова М.О. URL: http://journal.mrsu.ru/arts/formirovanie-informacionnoj-sistemy-upravleniya-biznes-processami-kompanii