Эссе на тему: Управление качеством и рисками проекта

Каждый из нас регулярно сталкивается с проектами в повседневной жизни, в частности, в процессе трудовой деятельности, во время ремонта, путешествий, поиска работы. Но при этом мало кто задумывается о том, что он имеет дело с областью знаний «Управление проектами».

Проектная деятельность существенно отличается от операционной деятельности:

1. Продолжительность проекта ограничена во времени.
2. Проектная команда создается для одного проекта и расформировывается после

его завершения.

3. Получение уникального продукта (услуга, результат) сопряжено с

неопределенностью многих параметров проекта и ведет к большому количеству рисков (в том числе критических).

4. Неопределенность и значительные риски приводят к необходимости внесения

существенных изменений в проект. Анализируя третий и четвертый пункты, легко заметить, что получается замкнутый круг: чем больше изменений, тем больше рисков, а чем больше рисков, тем больше изменений. Следовательно, рисками необходимо управлять. Риски влияют на основные ограничения проекта («тройное ограничение», «железный треугольник»).

Тройное ограничение говорит о том, что как у треугольника нельзя изменить одну сторону, не изменив еще хотя бы одну, так и в проекте нельзя изменить один параметр, не повлияв на другие. Например, если мы сокращаем продолжительность проекта, то это влечет за собой изменение содержания и стоимости проекта. Риски влияют на все основные ограничения проекта. Следовательно, управление рисками – это управление всеми значимыми параметрами проекта. Метод тройного ограничения относят к самым простым способам оценки успеха проекта. По данным исследования The Standish Group International, к успешным респонденты отнесли 29 % проектов, к неудачным (не достигнута одна из целей проекта) – 53 %, а к провалившимся (проекты вообще не были завершены или были завершены, но их результаты не используются) – 18 %. Одна из основных причин провала проектов – отсутствие управления рисками проектов. Риск проекта – это неопределенное событие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта (например, сроки, стоимость, содержание или качество). Проанализируем приведенное определение риска проекта.

1. В данном определении трактовка риска включает в себя не только негативную сторону, но и позитивную. Дело в том, что в английском языке риск понимается как «шанс».

2. Неопределенное событие – это событие, которое может произойти с какой-то вероятностью. Если мы точно знаем, что событие произойдет, то это не риск. Аналогично, если мы точно знаем, что событие не произойдет, то это тоже не риск.

3. Риск проекта влияет на цели проекта. Если какое-либо событие (например, землетрясение на другом материке) не влияет на цели проекта, то это не риск. У любого риска есть два параметра: влияние и вероятность возникновения.

В общем смысле качественным проектом считается тот, который выполнен в соответствии с требованиями заказчика, завершен в срок и по затратам не превышает заложенный лимит.  Но алгоритмы управления качеством проекта (УКП) направлены не только на результат, но и на само ведение проекта. Когда команда работает слаженно, все задачи выполняются в срок, а ответственность распределена верно, то и результат, как правило, соответствует ожиданиям. В статье расскажем, какие стадии включает схема управления качеством проекта. 

Согласно  (ttps://aspro.cloud/blog/pmbok-upravlenie-proektami-s-umom/), своду знания по управлению проектами, цель проекта — удовлетворение всех его заинтересованных лиц, то есть не только заказчика, но и исполнителя. Эта цель может быть достигнута только посредством использования методов УКП. 

Управление качеством — это система средств, методов и стандартов, которые направлены на выполнение требований участников проекта. Эти инструменты менеджмента должны помочь руководителям с планированием, организацией и контролем за реализацией.

Начало формы

Конец формы

Чтобы понять, какие методы управления качеством проекта нужно использовать, важно определиться с критериями качественности. Говорить, что проект ведется качественно, можно, когда: 

• все совещания проводятся регулярно и без опозданий; 
• вся проектная документация ведется аккуратно, регулярно заполняются отчеты;
• информация по проекту представлена в понятной форме и доступна всем участникам; 
• заказчик остается доволен результатом заказа, его качеством и сроками;
• во время работы было добавлено незначительное количество правок и изменений. Этот критерий актуален не для всех сфер деятельности; 
• продукт, полученный в результате проекта, имеет перспективы использования.

Для достижения этих критериев в компании должна быть организована служба качества, внедрена система по УКП, прописаны стандарты и технологии контроля.

Управление качеством включает в себя ряд процедур, которые должны быть выполнены в рамках каждого проекта. Можно выделить 6 основных стандартных действий: 

1. Установка приоритетов. Приоритизация подразумевает постановку задач по степени их важности.
2. Декомпозиция проекта на конкретные цели и этапы. Выполняется на этапе планирования, значительно упрощает и конкретизирует план работ.
3. Распределение ответственности за разные задачи на сотрудников и отделы. 
4. Оценка результатов каждого этапа работы. Можно рассчитать контрольные показатели, по которым будет оцениваться деятельность сотрудников. 
5. Совещания с привлечением всех ответственных и  (ttps://aspro.cloud/blog/stakeholders-management/). Они нужны для получения отчетов и внесения корректировок в план. 
6. Вынесение принятых решений на согласование с заказчиком. Не только решения по проекту, но и промежуточные результаты каждого этапа, динамику выполнения необходимо согласовывать с заказчиком. Это позволит избежать доработок уже готового проекта. 

Цель управления качеством проекта — это не только высокий итоговый результат, но и налаживание внутренней работы компании. Поэтому даже после завершения проекта работа над ним не заканчивается.

Еще одна стандартная процедура для повышения качества — обсуждение хода проекта и его результатов. Нужно оценить затраченные ресурсы, проблемные места, внести предложения по улучшению командной работы. Для этого, например, в гибких методологиях устраивают ретроспективы — обзор прошедшего периода исполнителями. 

Система управления Total Quality Management (TQM) – японский подход к управлению компаниями, который получил мировую известность. Цель этой философии менеджмента — постоянное улучшение качества всех рабочих процессов. 

Ключевыми принципами этой системы управления бизнеса являются: 

1. Ориентация на потребителя. Только потребитель устанавливает нормы качества, которые его удовлетворят. При этом не имеет значения, какие внутренние усилия предпринимает компания для улучшения качества продукта. Достаточно ли их, в результате определяет потребитель. 
2. Вовлечение персонала в планирование управления качеством проекта. Опытные сотрудники часто имеют немало идей по совершенствованию процессов, поскольку знают, как устроена работа изнутри. Руководителю следует создавать условия труда, при которых подчиненные будут заинтересованы в улучшении качества проекта и результата, а также не испугаются озвучивать свои идеи. 
3. Рассмотрение любой деятельности организации в виде процесса, набора действий, который легче контролировать поэтапно. Действия, как правило, взаимосвязаны, а их выполнение строго регламентировано. 
4. Наличие иерархической системы организации. Компания может иметь вертикальную иерархию руководства, но при этом отделы могут вступать в горизонтальные взаимодействия. Такая структура позволяет отделам выполнять свои задачи, которые затем интегрируются в более крупные процессы. 
5. Наличие стратегии по непрерывному улучшению качества проектной работы. Подход к УКП должен быть систематизирован и заложен в основу менеджмента организации.