Эссе на тему: Управление системами и коммуникациями проекта

Управление системами и коммуникациями проекта

Для наибольшей эффективности взаимодействия и решения рабочих задач проекта необходимо заранее определить правила и принципы, по которым члены команды будут осуществлять коммуникацию. Почему так важна коммуникация между исполнителями при управлении проектом? Даже, если документация по проекту составлена идеально, сроки и бюджет высчитаны правильно, провал с коммуникацией может потопить любой проект.

Когда мы говорим про управление коммуникациями проекта, подразумеваем сбор, обработку, подготовку и передачу актуальной информации всем заинтересованным участникам — заказчикам и сотрудникам, привлеченным к проекту. Особенно важно следить за коммуникацией, когда меняется менеджер по проекту.

Под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные. Чтобы быть полезной для принятия решений, информация должна быть предоставлена своевременно, по назначению и в удобной форме.

Средства коммуникаций могут быть разнообразными — можно выбирать наиболее подходящие и сочетать несколько в рамках одного проекта.

Коммуникации - целенаправленный или непреднамеренный обмен информацией. В рамках проекта для обмена информацией используют различные формы коммуникаций:

1. Письменные и устные.
2. Внутренние и внешние.
3. Формальные и неформальные.
4. Вертикальные и горизонтальные.

Каждая из форм имеет свои плюсы и минусы. Так, устные коммуникации быстрее письменных, такая форма обеспечивает моментальную обратную связь, позволяет получателю уточнять информацию в процессе разговора. Письменные коммуникации более детализированы, лучше структурированы. Для подготовки обстоятельного ответа при письменных коммуникациях получатель использует удобное для него время.

На протяжении XX в. общение неоднократно становилось предметом исследования различных дисциплин: психологии, лингвистики, философии, социологии, логики, теории информации и коммуникации, этнографии, социальной работы.

Преимущества, которые дает использование плана управления коммуникациями проекта:

Конкретные сроки. Приведем пример: если участники совещания заблаговременно знают о его времени, они точно успеют подготовить все необходимые сведения, презентации, а также так распределять свои рабочие задачи так, что к моменту встречи у них не будет срочных дел или звонков.

Содержание коммуникации. Если участники совещания знают не только время, но и тему встречи, то они смогут подготовить список вопросов и все данные по проекту. Это значительно экономит время на самом совещании, а также после него: нет потребности собирать какую-то дополнительную информацию, повторно связываться с коллегами.

Принятие решений. При планировании работы необходимо знать, когда и кем будут приняты ключевые решения по проекту. Например, чтобы запланировать на 10 число покупку материалов для строительства, нужно быть уверенным, что 5 числа будет утвержден список используемых производителей. Поэтому в плане УКП должны быть проставлены даты принимаемых решений, несмотря на то, что пока не собраны все нужные сведения. Также важно фиксировать ответственных за каждую задачу.

Дисциплина. Наличие четкого плана дисциплинирует всех участников: от инвесторов до рядовых служащих. Все получают долю ответственности перед командой и наличие определенности.

Экономия времени. Это преимущество вытекает из всех предыдущих пунктов. Повышается продуктивность взаимодействия, а значит, оно проходит в ускоренном темпе без частых заминок.

Значительный вклад в развитие представлений об общении внесли психологи. На основе анализа их представлений выделяют три группы значений этого понятия: объединение, создание общности, целостности («хорошая компания, друзья»); передача сообщений, обмен информацией («разговаривать, беседовать»); встречное движение, взаимопроникновение, нередко носящее тайный или интимный характер («глубоко понимать друг друга»). 

Для лингвистов интерес представляет речевое общение, которое понимается как активность взаимодействующих людей, в ходе которой они, воздействуя друг на друга при помощи знаков (прежде всего, языковых знаков), организуют совместную деятельность. В этой активности целесообразно различать речевую и неречевую активность.  Под речевым общением Н.И. Формановская понимает взаимодействие и обмен посредством языка/речи информацией (текстами), в котором участвуют по крайней мере двое

Описывая речевое общение, Л.П. Якубинский использует термины «обмен монологами» и «монологический диалог».  В характеристике речевого общения В.В. Богданов выделяет «сиюминутность, преходящесть, диалогичность, устность, спонтанность, разговорность, эллиптичность и экзофоричность, т.е. тесную вплетенность в экстралингвистический контекст».

Речевому общению ученый противопоставляет текстовое общение, которое посттемпорально и фиксировано и отличается подготовленностью, развернутостью, эндофоричностью, т.е. меньшей зависимостью от экстралингвистического контекста, следовательно, формальную и содержательную автономность. Поскольку в социальном проекте за участниками (субъекты коммуникации) закреплены определенные социальные роли, реализация которых регламентирована, подчинена определенным задачам для достижения цели социального проекта, то наш интерес сосредоточится на деловой коммуникации.  

Так, А.П. Панфилова предлагает понимать деловую коммуникацию как процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности. Конкретизируя суть деловой коммуникации, педагог отмечает в качестве предмета – деятельность (дело), а партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого.  Деловая коммуникация представляет собой интегративное понятие, включающее: передачу информации (идей, образов, оценок, установок) от одного коммуниканта к другому и наоборот; канал, соединяющий коммуникантов; взаимодействие, с помощью которого информация передается и принимается, процесс передачи и приема информации. 

Данное понимание позволяет при структурном анализе общения выделить три основные стороны этого процесса: коммуникативную, перцептивную и интерактивную. Коммуникативная сторона предполагает использование вербальных и невербальных средств общения. Перцептивная сторона – это процесс восприятия, взаимного познания субъектами социального проекта друг друга. Интерактивная сторона – взаимодействие субъектов, предусматривающее определенную форму организации совместной деятельности в социальном проекте.