Ответить на вопросы

ОТВЕТИТЬ НА ВОПРОСЫ В СООТВЕТСВИИ УКАЗАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

---

СПИСОК ВОПРОСОВ К ЭКЗАМЕНУ по дисциплине

«Документоведение» часть 1

 

1.    Документоведение как наука. Предмет, задачи, законы документоведения.

2.    Становление и развитие документоведения в досоветское время.

3.    Развитие документоведения в XX веке.

4.    Место документоведения в системе наук. Методы исследований в документоведении.

5.    Понятие и происхождение документа.

6.    Эволюция понятия «документ» в научной литературе.

7.    Определение документа в законодательных и нормативных актах.

8.    Социальная сущность и функции документа.

9.    Понятия «документирование», «кодирование информации», знаки и знаковые системы.

10.Письмо как важнейший способ текстового документирования.

11.Изобразительное документирование.

12.Документирование на формальных (искусственных языках).

13.Стенография и шифрование информации как особые виды систем записи.

14.Свойства документированной информации.

15.Информационные уровни документа.

16.Понятие «реквизиты документа» и их историческое развитие. Метаданные.

17.Формуляр документа, юридическая сила и юридическая значимость документа.

18.Организационно-правовые документы учреждения (предприятия), цели и задачи их создания, общие требования к оформлению.

19.Организационные документы, регламентирующие деятельность организации и структурного подразделения.

20.Организационные документы, регламентирующие деятельность работников.

21.Понятие и назначение распорядительных документов, общие требования к их оформлению.

22.Распорядительные документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решений.

23.Распорядительные документы, издаваемые на основе единоличного принятия решений.

24.Понятие, назначение и общая характеристика видового состава информационно-справочных документов.

25.Протокол как вид документа.

26.Внутренняя переписка в организации (докладные, служебные, объяснительные, пояснительные записки, заявления и др.).

27.Деловое письмо как основной документ для обеспечения информационного взаимодействия между организациями.

28.Телеграммы, телефонограммы и электронная переписка в современном информационном обмене.

29.Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к составу и оформлению реквизитов управленческих документов (реквизиты 1-15).

30.Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к составу и оформлению реквизитов управленческих документов (реквизиты 16-30).

31.Бланк документа. Виды бланков, применяемых в современной управленческой практике.

  

Литература:

Ларьков Н.С. Документоведение. М., 2006. (М., 2016) Главы 1 – 3, 6.

ГЛАВЫ:

1- file:///C:/Users/1/Downloads/%D0%9B%D0%B0%D1%80%D1%8C%D0%BA%D0%BE%D0%B2%20%D0%93%D0%BB%D0%B0%D0%B2%D0%B0%201.pdf

2-file:///C:/Users/1/Downloads/Ларьков%20Глава%202.pdf

3- (ttps://drive.google.com/file/d/1T9TxD30oJNoDDoDjBPsNlfKyqOiXtjyJ/view)

6- (ttps://drive.google.com/file/d/1r8z7dIXtxNWuvCIaNcNOWQIcfBljeB-9/view)

 

 

Доронина Л.А. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата. М., 2016.

Лекция

5.1. Организационно-правовые документы учреждения, их цели и задачи создания

Организация системы и процессов управления — одна из главных управленческих функций. Организационно-правовая документация является системообразующим комплексом ввиду того, что она регулирует деятельность управляемой структуры в целом по всем направлениям, но с учетом ее специфики и особенностей. Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и введении в действие комплекса организационно-правовых документов.

Организационно-правовые документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе выбор его организационно-правовой формы, компетенции, структуры, штатной численности, состава должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирования совещательных органов

управления: установления режима работы и системы охраны; организации и опенки труда; порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций содержат положения, обязательные для исполнения.

Цель разработки организационно-правовой документации — рациональная регламентация функционирования структурных подразделений И сотрудников учреждения (предприятия, организации).

Данная деятельность традиционно включает следующие этапы:

— создание учреждения и определение его организационно-правовой формы;

— установление структуры учреждения;

— определение штатного состава, численности должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация, т.е. уста¬новление должностных окладов;

— регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников;

— формирование совещательных органов управления;

— регламентация деятельности аппарата управления учреждения:

— лицензирование деятельности учреждения (в случае необходимости);

— установление режима работы и системы охраны;

— организация труда работников и оценка их труда;

— реорганизация учреждения;

— ликвидация учреждения.

При создании учреждения или организации, прежде всего, разрабатываются и оформляются Учредительный договор и Устав (Положение об организации). В них фиксируются организационно-правовая форма данной структуры, ее статус, профиль и другие основные положения. Названные документы призваны подтвердить факт легализации юридического лица на определенной территории (административно-территориальной единице).

Определение структуры и штатной численности учреждения отражают в таком документе как Структура и штатная численность. Он не является обязательным, но с его помощью можно рационально выстроить структуру учреждения и определить оптимальный численный состав персонала.

Штатное расписание оформляется с целью тарифицировать должностных лиц и сотрудников и установить надбавки в соответствии с занимаемой должностью, опытом работы, образованием и т.д.

Регламентация деятельности должностных лиц (руководства учреждения) фиксируются в таких документах как Положение об организации (Учреждении), Положение о структурном подразделении. Инструкции по делопроизводству и др. Должностные инструкции, Инструкции по отдельным видам деятельности, например, охране труда,

по делопроизводству и др.

Правила и требования, зафиксированные в организационно-право-документах, основаны на нормах административного и гражданского пРава и являются локальной нормативной базой деятельности учреждения ^Предприятия, организации). Организационно-правовые документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением Квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения в целом, так и по отдельным направлениям.

Текст организационно-правовых документов состоит традиционно из разделов (подразделов), имеющих заголовки, которые печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру. Фиксирование раздела включает напечатанное с прописной буквы слово «Раздел» и порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами; знак «№» не ставится. Независимо от композиции текста все разделы (подразделы) имеют единую сквозную нумерацию. После номера раздела ставится точка. Наименование раздела печатается с прописной буквы, а точка в конце заголовка не ставится

В зависимости от сложности композиции текст может быть рубрицирован на пункты и подпункты, при этом система их идентификации, как правило, следующая:

— пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой;

— подпункты раздела также заголовков не имеют и нумеруются в пре¬делах одного пункта, печатаются с абзацного отступа и обозначаются араб¬скими цифрами с точкой.

Названные документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов в соответствии с действующими нормативными актами, регламентирующими составление и оформление подобного рода документации.

В ходе составления организационно-правовые документы обязательно про¬ходят процедуру согласования (внешнего или внутреннего) со всеми заинтересованными учреждениями (организациями, предприятиями) или должностными лицами, что сопровождается оформлением грифа или визы согласования.

В обязательном порядке все организационно-правовые документы проходят процедуры утверждения и регистрации. Алгоритмы этих процедур зависят от вида документов, статуса, профиля учреждения, его организационно-правовой формы:

— устав (положение об организации) утверждается и регистрируется, в зависимости от организационно-правовой формы, либо Министерством юстиции РФ (или его территориальным подразделением), либо решением учредителей (владельцев) организации (предприятия) и регистрируется соответствующим органом по месту фактического расположения образующегося юридического лица;

— штатное расписание учреждения утверждается и регистрируется либо

руководством государственного учреждения (предприятия), либо общим решением владельцев организации;

— регламенты (положения) работы совещательных и коллегиальных органов аппарата управления, как правило, утверждаются и регистрируются руководством государственного учреждения или общим решением владельцев негосударственной организации (предприятия);

— положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ или секретарем;

— инструкции по определенным видам деятельности утверждаются руководителем учреждения или коллегиальным органом управлений (например, советом директоров акционерного общества) и регистрируются службой ДОУ или секретарем;

— инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасно и др., как правило, утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ.

Датой организационно-правовых документов является дата их утверждения, т.е. дата вступления в силу и начала реализации.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит Ох вида организационно-правовых документов. Например, изменения , и дополнения в устав учреждения вносятся по мере их возникновения р соответствии с установленной законом процедурой — по решению выше¬стоящего органа управления учреждением или самой организацией с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию учреждений (организаций). Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Организационно-правовые документы являются бессрочными с точки Зрения срока их действия, т.е. действуют до их отмены или принятия до¬кумента в новой редакции, например, в результате реорганизации или прекращения деятельности (ликвидации) учреждения. При реорганизации, как правило, наступает необходимость корректировки практически всего комплекса организационно-правовых документов учреждения; при прекращении деятельности все эти документы в обязательном порядке подлежат передаче на государственное хранение.

В стабильно функционирующем учреждении необходимость пересмотра, измене¬ния или дополнения организационно-правовых документов может возникать в сред¬нем один раз в 3—5 лет. В зависимости от характера и серьезности изменений в дея¬тельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом, распоряжением или другим актом вышестоящего руко¬водства). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и порядок их утверждения.

5.2. Документы, регулирующие деятельность организации и

структурного подразделения

Устав — локальный нормативный правовой акт, в котором зафиксирован свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, Предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, "X взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности, например: Устав МГУПС (МИИТ), Устав Государственного архива Российской Федерации и др. Уставы государственных учреждений (органов власти и управления)

Утверждаются высшими органами государственной власти и управления.

тавы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации и др.). Устав негосударственной коммерческой организации (предприятия) утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке; это обязательный учредитель¬ный документ. Устав негосударственной некоммерческой (общественной) организации (партии, ассоциации и др.) принимается и утверждается ее съездом (собранием, заседанием и др.).

Общие требования к порядку разработки и содержанию устава юридического лица зафиксированы в ч. 1 ГК РФ. К обязательным реквизитам в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 относятся:

— наименование организации;

— наименование документа;

— место составления или издания документа;

— дата документа;

— регистрационный номер;

— гриф согласования и/или виза согласования;

— оттиск печати;

— текст.

Текст устава подразделяется на разделы и подразделы с применением цифровой и буквенно-цифровой рубрикации.

Структура текста устава зависит от его разновидности.

Устав государственного учреждения, как правило, включает разделы:

— общие положения;

— цели и задачи;

— права;

— имущество;

— управление;

— реорганизация и ликвидация.

Структура устава негосударственной организации (например, акционерного общества) будет совершенно другой:

— общие положения;

— акционерный капитал;

— порядок деятельности;

— права;

— управление;

— учет и отчетность;

— распределение прибыли и прочие накопления;

— прекращение деятельности.

Информация, которая должна быть отражена в уставе негосударственной коммерческой организации, определена соответствующими федеральными законами: ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «Об обществах с ограни¬ченной ответственностью» и др. нормативными правовыми актами.

Образец устава организации представлен в приложении 1.

1 Федеральный закон от 26 декабря 2005 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»1 Федеральный закон от 8 февраля 1998 г, № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной

Положение — нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер. Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения (комиссии, группы). Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Пример: ^Положение о постоянно действующей экспертной комиссии». Некоторые разновидности положений разрабатываются при создании новых предприятий (организаций), структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. Пример; «Положение о кафедре».

Таким образом, можно выделить три основных вида организационно-0равового документа «Положение»:

— положение об учреждении;

— положение о структурном подразделении;

— положение, регламентирующее определенное направление деятельности.

В государственных учреждениях конкретные положения, как правило, разрабатываются на основе типовых, составляются и утверждаются вышестоящими органами управления или должностными лицами. В негосударственных организациях при разработке положения нередко используют Типовое положение по данному направлению деятельности с целью адаптации его к специфике и особенностям конкретной негосударственной ком¬мерческой или некоммерческой организации.

Положения разрабатываются автором (из числа руководящего состава) и утверждаются вышестоящим органом управления предприятия (напри¬мер, общим собранием акционеров) или должностным лицом (например, директором).

Положение относится к организационно-распорядительной документации и имеет типовую структуру текста, представленную в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке учреждения. Формуляр положения в зависимо¬сти от статуса и ранга юридического лица, его компетенции, целей создания Документа должен иметь следующий состав необходимых реквизитов:

— Государственный герб РФ; ~ герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— гриф утверждения документа; ~- наименование вида документа; ~- место составления или издания документа; ~~ текст документа; ~- подпись; ~~ оттиск печати;

 ~~ визы согласования документа; "- идентификатор электронной копии документа.

Кроме того, Положение об учреждении имеет еще один реквизит отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции РФ).

Текст положения включает следующие разделы:

— общие положения;

— цели и задачи;

— функции;

— права и ответственность;

— руководство;

— взаимоотношения с другими структурными подразделениями (для положения о структурном подразделении) и др.

В разделе «Общие положения» формулируется точное название учреждения, структурного подразделения или коллегиального органа; определяется его ранг и статус; приводится перечень законодательных и норматив¬ных актов, методических материалов, на основе которых осуществляется их деятельность.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируются основ¬ные цели деятельности и основные его задачи.

«Функции» является основным разделом положения и включает все¬стороннюю характеристику деятельности учреждения (структурного под¬разделения или коллегиального органа) и подробный перечень всех функций, посредством выполнения которых реализуется решение задач для достижения основной цели.

В разделе «Права и ответственность» указываются права, которыми учреждение (структурное подразделение или коллегиальный орган) наделяются для реализации поставленных задач. При этом права должны соответствовать действующим законодательным и нормативным правовым актам, регламентирующим их деятельность. Прописывается также ответственность, которую они несут в случае невыполнения своих функций.

Раздел «Руководство» включает наименование должности руководи¬теля, требования к уровню образования, стажу практической работы, его компетенцию и обязанности.

С целью дифференциации компетенции руководителя и компетенции сотрудников, устанавливаются персональные права и ответственность руководства, В их числе: право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные виды документов, издавать распорядительные документы по определенному кругу вопросов, осуществлять руководство кадровой политикой учреждения (структурного подразделе¬ния), применять меры поощрения или взыскания и т.д. В данном раздел также должно содержаться указание основных направлений деятельности, по которым руководитель несет персональную ответственность, например' за выполнение задач учреждения (структурного подразделения или коллегиального органа); за состояние документации, ее соответствие требованиям законодательных актов и нормативно-правовых документов, достоверность информации, зафиксированной в ней, и ее утечку; за организацию работы учреждения (структурного подразделения, коллегиального органа)-за работу с кадрами.

В разделе «Взаимосвязи с другими структурными подразделениям^ регламентируются взаимосвязи, возникающие, например, в результат осуществления производственной, хозяйственной, управленческой деятельности. Здесь же фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их издания, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых струк¬турным подразделением совместно с другими структурными подразделе¬ниями, сроки их представления, периодичность обмена информацией.

Помимо основных разделов, рекомендованных УСОРД, в структуру текста положений при необходимости допускается включение дополни¬тельных разделов, например, «Порядок пересмотра положения». В этом разделе может быть установлена периодичность пересмотра положения (ежегодно или по мере необходимости), «/или в нем перечисляются усло¬вия, при которых пересмотр необходим (так, положение о службе ДОУ пересматривается при изменении структуры подразделения, изменении его задач и функций).

Рассмотрим подробнее правила создания трех вышеназванных видов положений:

Положение об учреждении — это локальный нормативный акт, на основании которого действует учреждение (организация, предприятие). Он определяет организационно-правовую форму, ранг (федеральный, центральный и др.), наименование, цели создания, задачи, функции, права и обязанности юридического лица, организационную структуру и порядок  функционирования.

В настоящий период нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки данного документа, не существует. Поэтому мы можем основываться только на предыдущем опыте учреждений и рекомендаций ВНИИДАД.

В текст положения об учреждении могут быть включены следующие разделы:

— общие положения (организационно-правовой статус, название учреждения, его месторасположение);

— цели создании юридического лица и виды деятельности;

— права и обязанности создателей организации;

— порядок образования имущества учреждения;

— порядок ответственности создателей по обязательствам учреждения;

— 'принципы и способы организации управления; ~- порядок ведения учета и отчетности;

—• порядок использования активов и средств организации; ~- порядок создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств учреждения;

— порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица. Положения об учреждении оформляются на стандартном листе фор¬мата А4.

Положение о структурном подразделении — это локальный норма-[вный правовой акт, на основании которого функционирует структурное ^разделение учреждения (предприятия, организации). Данный организационно-правовой документ устанавливает место структурного подразделения в иерархии учреждения и его компетенцию.

Положение о структурном подразделении условно можно подразделить

на следующие группы:

— положения о коллегиальных и совещательных органах аппарата управления организации (совет директоров, правление и т.п.);

— положения о постоянно действующих структурных подразделениях;

— положения о специализированных подразделениях (ученый совет,

научно-технический совет и т.п.);

— положения о временных структурных подразделениях (комиссиях.

советах и т.п.).

По своему характеру и назначению положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения о структурных подразделениях разрабатываются руководством учреждений для подведомственных структур или группы однотипных структурных подразделений одной организации (например, цеха промышленного предприятия).

Структура текста может быть представлена типовым набором разделов; общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, служебные связи, организация работы. При необходимости можно добавить раздел (как правило, заключительный) «Порядок пересмотра положения». Данный раздел может установить периодичность пересмотра данного нормативного документа (например, раз в 3—5 лет) либо называет условия, при наступлении которых корректировка текста положения необходима (например, положение о

службе ДОУ, как правило, пересматривается при изменении структуры подразделения или учреждения (предприятия) в целом.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или органом управления (например, советом директоров или общим собранием акционеров). Положение, регламентирующее определенное направление дея¬тельности — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения всеми сотрудниками, подпадающими под его действие. Пример: «Положение о начислении заработной платы профессорско-преподавательскому составу университета», «Положение о дистанционном обучении» и т.п.

Данный нормативный документ, как правило, содержит нормы, регулирующие организационные, финансовые, социальные, технологические и иные специфические направления деятельности учреждения, его струк¬турных подразделений и лиц.

В зависимости от назначения положения этого типа можно разделить

на следующие группы;

— нормативные акты, регламентирующие условия труда и правила и*

соблюдения;

— документы, регулирующие порядок организации и проведения определенных мероприятий (конкурсов, олимпиад, конференций, семинаров и т.п.);

— положения, регулирующие специфические направления деятельно¬сти отраслевых учреждений. Пример; «Положение о порядке присвоения ученых званий».

Из опыта. Сотрудников, подпадающих под действие конкретного положения в обязательном порядке руководство учреждения должно с ним ознакомить и документально зафиксировать этот факт. Чаще всего с этой целью в соответственном структурном подразделении ведется журнал ознакомления, в котором оформляются ознакомительные пизы сотрудников.

Положение оформляется на общем бланке учреждения, подписывается должностным лицом, его разработавшим, утверждается и вводится в действие порядком, предусмотренным в данном учреждении.

Образец положения представлен в приложении 3.

Учредительный договор — документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления дея¬тельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации.

В Европе понятие учредительного договора возникло в XIII—XIV вв. с возник¬новением предпринимательских объединений банкиров. В 1673 г. во Франции был принят торговый регламент, который предусматривал создание юридического лица на договорной основе, В России лишь в 1807 г. императором Александром I был под¬писан манифест, в котором

регламентировалось создание купеческих товариществ на основе договора.

В гражданском кодексе РСФСР 1922 г. термин «учредительный договор» отсутствовал, хотя определял порядок заключения, исполнения и расторжения договоров о создании товариществ.

В повой редакции ГК РСФСР, вступившим в силу в 1964 г., термин «учреди¬тельный договор» так же отсутствовал, однако в начале 80-х гг. XX в. учредитель¬ный договор стали применять в качестве правовой основы при создании и регистра¬ции предприятий с иностранным участием.

В современном российском законодательстве термин «учредительный договор» впервые появился в п. 2 ст. 13 «Основ Гражданского Законодательства Союза ССР» от 31 мая 1991 г.

В настоящее время определение понятия «учредительный договор» и его право¬вой статус содержится в п, 2 ст. 52 ГК РФ, в которой регламентируется, что с вступлением учредительного договора в законную силу его участники обязуются создать Юридическое лицо, определить порядок совместных действий по его созданию, опре¬делить условия, на которых будет передано личное имущество, отрегулировать распределение прибыли между учредителями юридического лица, определить порядок выхода из состава юридического лица, ликвидации компании.

Данный документ должен иметь следующий состав обязательных реквизитов:

—• Государственный герб РФ

— эмблема организации или товарный знак;

— наименование организации;

— гриф утверждения документа;

— наименование вида документа;

— место составления или издания документа;

— текст документа;

— подписи;

— визы согласования документа;

— грифы согласования документа;

— отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметку о регистрации документа налоговым органом (или соответствующим подразделением Министерства юстиции РФ);

— идентификатор электронной копии документа.

Типовой текст учредительного договора организации, как правило, содержит следующие рекомендованные разделы:

— вводную часть;

— цель заключения договора;

— общие положения;

— цели создания юридического лица;

— права и обязанности владельцев;

— порядок образования активов и капитала юридического лица;

— порядок управления доходами организации;

— порядок ответственности владельцев по обязательствам юридического лица;

— порядок ведения учета и отчетности;

— порядок изменения состава владельцев;

— порядок рассмотрения споров;

— порядок изменения и расторжения учредительного договора;

— порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица.

Учредительный договор подписывается всеми участниками — будущими владельцами юридического лица.

В настоящее время в делопроизводстве учреждений (предприятий и организаций) применяется такой документ как договор, который можно отнести к организационным документам.

Образец учредительного договора представлен в приложении 2.

Договор — нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий хозяйственные или иные гражданско-правовые отношения между субъектами (юридическими или физическими лицами). Посредством договора устанавливаются различные экономические, хозяйствен¬ные и другие правоотношения между физическими лицами, физически ми и юридическими лицами и между юридическими лицами. Законом установлено, что договоры создаются при документировании, например' сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поставки товаров или оборудования и др. Отношения работника и работодателя со^ гласно Трудовому кодексу РФ также оформляются договором (трудовой договор)

Договор заключается в письменной форме; составляется один документ необходимом количестве экземпляров (по числу юридических или физических лиц, участвующих в сделке), который подписывается всеми лицами для их представителями по доверенности).

 В договор включается информация о договаривающихся сторонах: их наименования (или сведения о физических лицах), данные об их учредительных документах, о представителях договаривающихся сторон (фамилий, имена, отчества), сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении или невыполнении в срок взятых на себя обязательств, срок действия договора.

Основной раздел договоре — «Обязательства сторон», где прописываются основные условия и конкретные действия, которые должны выполнить участники договора.

В тексте договора должны быть указаны юридические адреса сторон, их

банковские реквизиты, указания на количество экземпляров данного документа. В случае, когда участник сделки является физическим лицом, должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, данные паспорта, место регистрации и фактического проживания (если оно не совпадает с местом достоянной регистрации), номера телефонов.

 Договор составляется на стандартном листе бумаги формата А4. К обязательным реквизитам договора следует отнести следующие: ,   

— Государственный герб РФ;

— герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— название вида документа; 

— дату документа;

— регистрационный помер документа; 

— текст документа; 

 — место составления документа;

— подпись;

— оттиск печати.

• Два последних реквизита оформляются специфично именно при составлении данного документа, так как число подписей будет соответствовать количеству физических лиц и представителей юридических лиц. А число Печатей будет соответствовать количеству юридических лиц — участников Договора.

Порядок — нормативный правовой акт, регламентирующий определенное направление деятельности отрасли или учреждения. Он издается Целью регулирования правоотношений между гражданами и учрежденной («Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего

профессионального образования»), между юридическими лицами («Поря-передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, виляющих многоквартирным домом, независимо от их организационно-правовых форм»).

Порядок, как организационно-правовой документ, по назначению принципиально отличается от, например, Положения, тем, что не устанавливает ранг и статус учреждения (или структурного подразделения), издающего данный документ, а только определяет алгоритм действий в определенной сфере и закрепляет его юридически. Однако формуляр порядка схож с аналогичными документами, например, с Положением или Регламентом

(см. ниже).

Порядок имеет типовой набор разделов. Например, наименования раз¬делов документа «Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования» содержит следующие разделы:

— общие положения;

— организация приема граждан в вуз;

— организация информирования абитуриентов;

— прием документов от поступающих;

— вступительные испытания;

— особенности проведения вступительных испытаний для граждан с ограниченными возможностями здоровья и др.2

При необходимости в формуляр порядка могут быть добавлены специфические разделы, которые, как правило, не встречаются в текстах рег¬ламента или положения, дающие дополнительные разъяснения по объекту и предмету организационно-правового документа, например, «Термины и определения».

Порядок, как правило, утверждается распорядительным документом, учреждения — автора. Пример: Распоряжение Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы от 29 сентября 2006 г. № 0514—316/6 «Об утверждении порядка передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, управляющих много¬квартирным домом, независимо от их организационно-правовых форм».

Порядок, издаваемый федеральным органом исполнительной вла¬сти после издания приказа об утверждении, должен обязательно пройти процедуру регистрации в Министерстве юстиции РФ. Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 декабря 2011 г. № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования», зарегистрирован в Минюсте РФ 24 января 2012 г., регистрационный № 23011. Только после этого Порядок вводится в действие, т.е. начинает реализовываться,

Структура и штатная численность — документ, устанавливаю¬щий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них.

1 Например, «Порядок обеспечения денежным довольствием сотрудников таможенных органов Российской Федерации» (утв. приказом Федеральной таможенной службы РФ от 7 апреля 2014 г. № 649, зарегистрирован в Минюсте РФ 30 мая 2014 г. Регистрационный №32510).

2 Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 декабря 2011 г. № 28^ «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования».

Состав реквизитов будет зависеть от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура, и может включать:

— Государственный герб РФ;

— герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— гриф утверждения документа;

— оттиск печати;

— наименование вида документа;

— дату создания документа;

— номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— подпись;

— идентификатор электронной копии документа;

— визы согласования документа.

Текст данного документа оформляется в виде таблицы, состоящей из трех граф: номер по порядку, наименование структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц.

Документ этого вида оформляется, как правило, на общем бланке организации (учреждения, предприятия). Допускается также оформление структуры и штатной численности на простом листе формата А4, но с непременным нанесением всех юридически значимых реквизитов.

Структура и штатная численность составляется и подписывается руко¬водителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем.

Штатное расписание — документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления Должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик работника (образование,, стаж работы и т.п.). В случае отсутствия такого документа как «Струк¬тура и штатная численность», данный документ устанавливает и структуру организации.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена По¬становлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Состав реквизитов зависит от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура:

— наименование организации;

— код организации по Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО);

— код формы документа;

— гриф утверждения документа;

— оттиск печати;

— наименование вида документа;

— дату создания документа;

— номер документа;

— текст документа;

— подпись;

— идентификатор электронной копии документа;

— визы согласования;

— грифы согласования.

Штатное расписание составляется и подписывается руководителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем.

 

Лекция

6.1. Цели и задачи издания распорядительных документов

Издание распорядительных документов — это компетенция руководящего состава любого учреждения (предприятия, организации) вне зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, сферы деятельности, структуры и штатной численности. Посредством издания распорядительных документов руководством юридического лица производится регулирование, координация деятельности управляемой им структуры, что позволяет достичь максимального результата при минимальных затратах ресурсов (трудовых, финансовых, хозяйственных и т.д.).

Распорядительные документы издаются с целью решения таких вопросов управления:

— совершенствование организационной структуры предприятия;

— определение форм и методов осуществления основной деятельности учреждения;

— обеспечение юридического лица всеми необходимыми ресурсами;

— организация обеспечения кадрами (формирование штата сотрудников);

— решение вопросов мотивации сотрудников юридического липа;

— обеспечение ротации персонала;

— организация командирования сотрудников;

— организация отпусков сотрудников;

— организация обеспечения соблюдения сотрудниками трудовой дисциплины;

- обеспечение других управленческих решений, необходимых для организации деятельности учреждения.

Распорядительные документы — локальные нормативные акты, в которых фиксируются конкретные, юридически оформленные, властные пред-писания руководства юридического лица.

Эти предписания проявляются в следующем:

— разрешаются проблемы и вопросы в сфере управления учреждением;   

 — исполнителями данных документов, как правило, являются структурные подразделения или конкретные должностные лица;

— распорядительные документы являются юридическими факторами, связывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

    В зависимости от порядка принятия управленческого решения все распорядительные документы делятся па две группы:

  — документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия управленческих решений;

— документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Первая группа представлена решениями и постановлениями, Вторую группу составляют приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы издаются на общем бланке учреждения либо на бланке определенного вида документа. Процедура согласования (визирования) является обязательной для которых видов распорядительных документов и проводится со всеми должностными лицами: руководителями филиалов Щ представительств организации, руководителями структурных подразделений, специалистами предприятия, если в документе затрагиваются вопросы, отнесенные к их компетенции. Согласование (визирование) данных документов может осуществляться профсоюзной организацией (при наличии), если в распорядительном документе затрагиваются проблемы Организации труда в учреждении или вопросы кадрового обеспечения кадровой политики. Согласование (визирование) документа может производиться также с главным бухгалтером при условии, если в распорядительном документе фиксируется управленческое решение финансовых вопросов; с юридической службой или юрисконсультом, при необходимости оценки его соответствия действующим нормативным правовым актам; с заместителями руководителя учреждения.

Распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Последняя может иметь свою специфику, которую будет определятъ вид документа, а также структура и организационно-правовая форма конкретного учреждения.

В случае, когда распорядительный документ составляется по заданию вышестоящего учреждения, он готовится до стадии проекта документа, который оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе А4 и направляется в данное вышестоящее учреждение с сопроводительным письмом и при необходимости — с пояснительной запиской.

На последнем этапе подготовки информацию о принятом и

зафиксированном в распорядительном документе управленческом решении доводят до исполнителя (исполнителей) посредством их тиражирования, последу-тощей рассылки или передаются лично исполнителям.

6.2. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения

Процедура издания распорядительных документов, создаваемых на основе коллегиального принятия решения, осуществляется по следую-щим этапам:

— подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

— вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

— обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

— принятие решения по рассмотренным материалам;

— оформление протокола заседания;

— издание распорядительного документа;

— доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

В данной ситуации, а именно издания распорядительных документов в условиях коллегиальности, в них фиксируются решения, принимаемые совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации, органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, колле¬гии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решение совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель учреждения (например, министр) имеет право принять собственное реше¬ние, вопреки решению совещательного органа.

Решение — документ, издаваемый в условиях коллегиального принятия управленческого решения соответственным органом власти или управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы-советы директоров, правления обществ с ограниченной ответственностью-общие собрания акционеров и др.).

В соответствии с Конституцией РФ Президент имеет право отмены любых решений правительства и иных органов исполнительной право издавать указы, обязательные для исполнения всеми органами власти, возможность подчинить непосредственно себе любые органы исполнительной власти.

Решения, как правило, оформляются на общих бланках учреждения и имеют следующие обязательные реквизиты:

— название организации;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту.

Текст решения, как правило, состоит из двух частей - констатирующей 0 распорядительной. В том случае, когда решение издается по инициативе конкретного органа власти или управления, то в констатирующей части следует указать причины его издания и цели, которые должны быть достигнуты в результате исполнения этого документа. Когда решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа власти, то в констатирующей части дается ссылка на него. Аналогично следует поступить и в ситуации, когда решение издаётся с целью реализации законодательного или нормативного правового акта (федерального уровня, субъекта федерации), локального нормативного акта.

Распорядительная часть решения должна начинаться с названия органа, его принимающего, и слов РЕШИЛ или РЕШИЛИ, которые фиксируются прописными буквами от левого поля документа. Данная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, структурное подразделение или должностное лицо), конкретное действие, которое следует предпринять с целью выполнения поручения или задания руководства. В последнем пункте текста указывают лицо, на которое возлагается контроль по исполнению. .   Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального Органа (например, председателем Совета директоров) и проходит процедуру регистрации. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Только при условии со¬блюдения всех названных необходимых процедур, решение может обрести [Юридическую силу и может использоваться при работе над конкретными Правленческими задачами.

Постановление — распорядительный документ, издаваемый на федеральном уровне, на основе коллегиального принятия управленческого решения, например, Правительства РФ.

правовые акты федеральных органов исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Акты, изданные в ином виде (например, указания), не должны носить нормативный правовой характер,

— наименование вида документа;

— дату создания документа;

— номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения);

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа.

Постановление издается с целью, во-первых, реализации законодатель¬ных актов и нормативных правовых актов Президента РФ, во-вторых, для утверждения и введения в действие документов нормативно-инструктивного характера, например регламента, инструкции, правил и т.п.

Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как включает кратко изложенное содержание документа, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Постановление Правительства РФ от 16 мая 2012 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государствен¬ных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг».

Текст постановления, как правило, состоит из распорядительной части и начинается словами «Правительство Российской Федерации постановляет». Далее, в первом случае, фиксируются пункты с конкретными циркулярными формулировками, предписывающими выполнение исполнителями, указанными в тексте, определенных управленческих действий. Во втором случае, сначала указываются названия нормативных правовых актов, которые утверждаются данным постановлением. Затем, идут пункты, в которых указываются названия, номера и даты нормативных правовых актов, действие которых отменяется или утрачивает силу.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего до-кумент, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия); указывается дата подписания. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля. Постановление подписывает первое лицо учреждения.

При наличии приложений к постановлению, в первом случае, они вклю¬чают дополнительные информационные материалы (например, образцы документов, бланки, перечни, списки и т.п.); во втором варианте в при" ложение помещают полные тексты утверждаемых нормативных правовых актов.

Юридическую силу постановление обретает после его подписания и утверждения. Датой постановления является дата проведения заседания (например, заседания Правительства РФ), которое оформляется протоколом.

6.3. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения имеет следующие этапы:

— инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа;

— сбор и анализ информации по вопросу;

— подготовка проекта распорядительного документа;

— согласование проекта документа;

— вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

— принятие решения (подписание документа);

— доведение распорядительного документа до исполнителя.

В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные Министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и т.п.).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутрен¬ней деятельности организации, т.е. ее кадрового состава, материального и иного обеспечения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (предприятия, организации) с целью разрешения управленческих вопросов и задач по основной деятельности, по организационным вопросам (по административно-хозяйственной деятельности), по кадровым вопросам (по личному составу). Компетенция издания распорядительных документов тем или иным органом или должностным лицом должна быть закреплена в учредительных документах компании или в ином нормативно-правовом документе.

Приказ в XVI -XVII вв. — центральное государственное учреждение. Прика.ч как документ появился в государственном делопроизводстве России в XX в.

Приказ оформляется на общем бланке учреждения или бланке приказа и может иметь следующие реквизиты (в зависимости от вида юридического лица, издающего документ):

— Государственный герб РФ;

— герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дату создания документа;

— номер документа;

— место составления или издания документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если

к приказу составлены приложения);

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— отметку об исполнении документа и направлении его в дело;

— идентификатор электронной копии документа.

Дата приказа может быть оформлена цифровым или буквенно-цифР0" вым способами. Регистрационный номер должен состоять из знака «№* и порядкового номера документа.

Заголовок должен лаконично, но при этом точно отражать содержа¬ние текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок следует печатать полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Поскольку приказ, как правило, издается на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок, соответственно должен выравнивать по центру.

Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левого поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

По характеру содержания и методам оформления приказы дифференцируются на приказы по основной деятельности учреждения и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: констатирующей и собственно распорядительной. Приказы по личному составу издаются службой кадров.

Приказы издаются в двух основных ситуациях:

— по инициативе руководителя, с целью разрешения определенных управленческих ситуаций;

— с целью исполнения распорядительных и нормативных правовых актов вышестоящих учреждений.

Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2014 г. № 569 «Об установлении соответствия научных специальностей, указанных в документах об ученых степенях, полученных на территории Украины, научным специальностям, указанным в номенклатуре научных специальностей, утвержденной Министерством образования и науки Рос¬сийской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июня 2014 г.; регистрационный № 32707), был издан во исполнение ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 5 мая 2014 г. № 84-ФЗ «Об особенностях правового регу¬лирования отношений в сфере образования в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в

составе Российской Федерации новых субъектов — Республики Крым и города федерального значения Севастополя и о внесении изменений в Федеральный закон "Об образовании в Российской Федерации"».

В инициативных приказах в констатирующей части формулируются цели и ставятся задачи, которые следует решить для совершения определенных управленческих действий. В приказах, издаваемых во второй ситуации, в констатирующей части, как правило, указывают вид документа, его Дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в приказе содержится действие, которое нет необходимости разъяснять, то констатирую¬щая часть может не составляться.

Вторая часть приказа — распорядительная, должна начинаться с гла-гола в повелительном наклонении «Приказываю», которое рекомендуется Писать прописными буквами с новой строки.

Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые необходимо нумеровать арабскими цифрами. Каждый отдельный пункт подразумевает Различные по своему характеру управленческие действия и поручения, что означает необходимость в начале каждого из них обозначать исполнителя организация в целом, структурное подразделение, отдельное должностное лицо 

Пример:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.   Начальнику отдела продаж Сорокину А.В. подготовить отчет о работе за 2013 год до 15.02.2014.

2.   Начальнику отдела маркетинга Воронову 11.11. подготовить презентацию н до¬клад об итогах продаж за 2013 гол к 10.02.2014.

При формулировании поручения или управленческого действия необходимо применять глагол в неопределенной форме (подготовить, отгрузить, обеспечить, осуществить, создать и т.д.)- Срок исполнения указывается (в зависимости от текста) в каждом пункте приказа или выделяется в один обобщенный пункт для всех действий. В отдельном пункте приказа могут быть названы должностные лица, на которых будет возложен конт¬роль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность и ФИО)».

В ситуации, когда издаваемый документ отменяет ранее изданный распорядительный документ, в последнем пункте формулируется: «Приказ от ... № ... считать недействительным». Если приказ отменяет один или несколько пунктов, то указываются только соответствующие пункты.

В большинстве случаев проект приказа должен проходить процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями, например, с юридической службой, которая проверяет его соответствие действующим нормативным правовым актам и локальным актам данного юридического лица.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Структурные подразделения или должностные лица, до сведения которых должен быть доведен приказ, перечисляются в указателе

рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее рас-шифровку и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего доку¬мент, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля. Приказы подписывает первое лицо учреждения, а в случае его отсутствия — лицо, временно исполняющее его обязанности (на основании приказа).

Служба ДОУ организации должна обеспечить правильность оформления приказа.

В случае, когда к приказу имеются приложения справочного характера, в тексте, в соответствующих пунктах следует делать ссылки на него. например, «Согласно приложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д-На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к котором} оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения, как правило, имеет следующий набор реквизитов: заголовок к тексту;

— текст;

— подписи (в зависимости от характера приложения);

— визы согласования;

— идентификатор электронной копии.

Приложения распорядительного характера, как правило, являются копиями распорядительного документа вышестоящей организации или органа управления.

Приложения к приказу составляют на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги. Листы приложения нумеруют самостоятельно, начиная со второго листа. Возможна и нумерация самих приложений, например, «Приложение № 1».

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект данного документа. В целом, в зависимости от конкретного приложения к приказу, его формуляр (приложения) может содержать следующие реквизиты:

— Государственный герб РФ;

— герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— наименование вида прилагаемого документа;

— дату подписания прилагаемого документа;

— номер прилагаемого документа;

— место составления прилагаемого документа;

— заголовок к тексту прилагаемого документа;

— текст прилагаемого документа;

— подпись;

— идентификатор электронной копии прилагаемого документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Регистрация приказов должна проводиться отдельно от других документов. Регистрационный индекс присваивается приказу в пределах календарного года, и, как правило, состоит из порядковых номеров. Иногда в регистрационный индекс дополнительно включают буквенные обозначения, что является индивидуальным отличием для каждого учреждения и отражает его специфику с точки зрения структуры, сферы деятельности, компетенции и статуса службы документационного обеспечения управления в иерархии конкретного юридического лица.

Внесение изменений в подписанный приказ не допускается. -    Сотрудников, указанных в тексте приказа, как исполнителей, следует ознакомить с ним под личную роспись. Для этого оформляется ознакомительная виза:

С приказом ознакомлен личная подпись расшифровка подписи дата ознакомления

Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4, При оформлении совместного приказа наименования учреждений располагаются на одном уровне. Наименование вида документа — приказ — центрируется. Дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец приказа представлен в приложении 9.

Выписка из приказа — это организационно-правовой документ, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие Выписка включает часть пунктов (или один пункт) приказа и создается руководителем учреждения с целью информирования сотрудников о при¬нятых управленческих решениях, касающихся конкретного структурного подразделения или конкретного сотрудника.

Выписка из приказа оформляется на общем бланке учреждения. Допускается создание выписки на простом листе, но при условии оформления всех необходимых реквизитов для обеспечения юридической силы данного документа. В данном случае требуется обязательное заверение печатью учреждения.

Формуляр выписки из приказа может содержать следующие реквизиты:

— Государственный герб РФ;

— герб субъекта РФ;

— эмблему организации или товарный знак;

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дату документа;

— номер документа;

— место составления документа;

— заголовок к тексту документа;

— текст документа;

— отметку о наличии приложения;

— подпись;

— оттиск печати, при направлении выписки в другие организации;

— отметку о заверении копии;

— идентификатор электронной копии документа.

В случае наличия приложения к выписке из приказа под текстом оформляется соответствующий реквизит — «Отметка о наличии приложения».

При справочном характере приложения на первом листе в правом верх¬нем углу печатается слово «Приложение», указывается его порядковый номер, который должен совпадать с номерами приложений к приказу. из которого делается выписка. Если к приказу прилагались подлинник!!' то с них, с целью приложения к выписке, изготавливаются копии. Если к приказу были приложены копии, то для выписки, соответственно, дела¬ются копии с копии.

Приложение к выписке, имеющее распорядительный характер, оформляется аналогично, как и приложение к выписке из приказа справочной характера.

Образец выписки из приказа представлен в приложении 10.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных группы распоряжений:

— правовые акты, издаваемые единолично руководителями законодательных и исполнительных органов власти, судебных органов, органов местного самоуправления в пределах их компетенции, которая установлена законами и нормативно-правовыми актами. В таких распоряжениях фиксируется подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и влекущее определенные юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, подпадающими под их действие. Распоряжения, регламентирующие законные интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Они вступают в силу со дня их опубликования;

— распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа, или единоначально (например, руководителем структурного подразделе¬ния учреждения) для оперативного решения определенных управленческих вопросов. Распоряжения первой и второй групп

являются основными распорядительными документами соответствующих учреждений, органи¬заций и предприятий, их коллегиальных органов или определенных долж¬ностных лиц и имеют постоянный срок хранения;

— документы, издаваемые органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других локальных нормативных актов или актов вышестоящего органа управления. Распоряжения этой группы могут также издаваться с целью решения производственных, хозяйственных и административных вопросов. Такие распоряжения являются Вспомогательными распорядительными документами, имеют, как правило, Ограниченный срок действия, распространяются на узкий круг исполнителей (должностных лиц или структурных подразделений). Эти факторы

Определяют срок их хранения — обычно пять лет.

На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации.

Порядок оформления распоряжения в целом не отличается от приказа И имеет такой же формуляр как по составу» так и по расположению реквизитов. Распоряжение издается на общем бланке учреждения или конкрет¬ного вида документа и имеет реквизиты те же, что и приказ. Исключение вставляет реквизит «заголовок к тексту», которого распоряжения, как правило, не имеют.

Текст распоряжения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной.

При издании распоряжения с целью реализации или исполнения нормативных правовых актов органов власти и управления, решений вышестоящих организаций, локальных нормативных актов, то в констатирующей части текста распоряжения приводится соответствующая ссылка на эти документы. В ней необходимо указать дату, номер и наименование документа, во исполнение которого издается настоящее распоряжение.

В случае, если распоряжение издается как инициативный документ, то в констатирующей части текста распоряжения формулируется обоснование, во-первых, целей и задач, зафиксированных в распоряжении. во-вторых, управленческих решений и действий.

На практике допускается издание распоряжений без констатирующей части В данной ситуации текст распоряжения должен начинаться непосредственно с пун¬ктов, содержащих распорядительные действия. Если необходимость объяснения из¬дания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части должен начинаться после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются про¬писными

буквами.

Каждое поручение, зафиксированное в распоряжении, оформляется в виде отдельного пункта, нумеруемого арабскими цифрами с точкой в конце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце.

Пункт, содержащий конкретное поручение, должен включать ФИО исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения. При дифференциации одного сложного поручения на отдельные задания они должны оформляться как отдельные подпункты. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Последний пункт текста распоряжения, как правило, должен содержать указание по контролю за выполнением данного распорядительного документа, например, ФИО и должность или наименование структурного подразделения, компетентного выполнять названную функцию.

При наличии приложения справочного характера к распоряжению. в соответствующих пунктах текста должны делаться ссылки на него. например, «Согласно приложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к распоряжению, как правило, имеет следующий набор реквизитов:

— заголовок к тексту приложения;

— текст приложения;

— подписи (в зависимости от характера приложения);

— визы согласования приложения;

— идентификатор электронной копии приложения.

Приложения к распоряжению составляются отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Распоряжение и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотных сторонах их последних листов. Должностные лица и сотрудники, включенные в распоряжение в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу. Образец распоряжения представлен в приложении 11. Указание — распорядительный документ, издаваемый должностными лицами учреждений (организаций, предприятий) с целью реализации законодательных и иных нормативно-правовых актов, а также внесения изменений в действующие нормативные документы. Указание может носить инструктивно-методический характер, быть издано по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов дан¬ного органа и вышестоящих органов

управления.

Указание оформляется на бланках формата А4 и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

— Государственный герб Российской Федерации (включается в форму¬ляр документа только при условии издания его па бланке учреждения);

— герб субъекта Российской Федерации (включается в формуляр до¬кумента только при условии издания его на бланке учреждения);

— эмблему организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения);

— наименование организации;

— наименование вида документа;

— дату создания документа;

— номер документа;

— место составления или издания документа;

— текст документа;

— отметку о наличии приложений (присутствует только в случае, если К распоряжению составлены приложения);

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— идентификатор электронной копии документа.

Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию до¬кумента присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как содержит краткий, лаконичный ответ на вопрос о чем документ, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Указание Банка России от 21 января 2014 г. № 3179-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа 2004 года № 262-;. "  Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма"». Текст указания носит распорядительный характер и разделяется на пун-ры, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст, как правило, не содержит преамбулы, за исключением случаев, когда данный документ издается во исполнение какого-либо закона или подзаконного акта, где делается ссылка на название конкретного документа, его дату и номер.

В случае наличия приложения к указанию, в тексте, в соответствующих пунктах, должны быть сделаны ссылки на него, например, «Согласно при¬ложению» или «Смотреть приложение 1» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение» наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается.

В данной ситуации формуляр приложения к указанию, как правило,

имеет следующий набор реквизитов:

— заголовок к тексту приложения;

— текст приложения;

— подписи (в зависимости от характера приложения);

— визы согласования приложения;

— идентификатор электронной копии приложения.

Если приложение к указанию представляют собой собственно текст документа, то оно составляется отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа.

Указание и приложения к нему, как правило, визируются всеми заин-тересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотной стороне их последних листов.

Должностные лица и сотрудники, включенные в указание в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу.

Начало формы

Конец формы

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

 — записки, являющиеся приложением к основному документу, дополняющие и поясняющие его; чаще всего они сопровождают планы и отчеты оформляются на общем бланке организации; подписываются такие объяснительные записки руководителями организации;

— записки, составляемые отдельными работниками или структурными подразделениями для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

- в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее Доставлению;

- во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Таким образом, текст объяснительной записки формируется по схеме причинно-следственной связи.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Объяснительная записка такого типа может быть составлена от руки на чистом листе бумаги формата А4.

Основные реквизиты объяснительной записки:

— наименование структурного подразделения;

— наименование вида документа;

— дата составления;

— номер (если автор — руководитель структурного подразделения);

— заголовок к тексту (если текст документа более одной фразы);

— текст;

— подпись составителя — автора документа;

— адресат;

— резолюция.

Директору Н.В. Дорохову

ООО «Контракт; Служба управления персоналом

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

02.07.2014 №2

О непредставлении уточненной сметы кадровых расходов

Б соответствии с приказом директора от 24.12,2013 № 421-Ф служба управления персоналом должна была предоставить 30.06.2014 в финансовую службу уточненную смету кадровых расходов на второй квартал 2014 года. Смета не представлена в срок в связи с болезнью специалиста по кадрам Тарасовой А.И.

Проклов

Т.В. Проклей

Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации.

По некоторым исследовательским данным 80% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. В крупных организациях внутренние коммуникации чрезвычайно нужны Организации развиваются, штатная численность растет, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают всем подразделениям организации поддерживать связь.

Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного структурного подразделения в другое, поддерживают связь между филиалами. Такие документы могут быть подшиты в архиР для обращения к ним при необходимости.

 

 

Ид практического опыта

В связи с тем, что служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, может показаться, что легче просто переговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества:

— служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной бе-седы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ;

— служебная записка удобна для передачи сложной информации в случаях, когда устное сообщение содержит много специфических деталей, его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание;

— служебные записки могут быть доступны сразу нескольким адресатам одновременно, Если автор хочет передать сообщение нескольким работникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно.

При подготовке служебной записки необходимо помнить, какое значение она может иметь как для организации в целом, так и лично для работника. Автор документа производит впечатление не только на тех сослуживцев, С кем он непосредственно общается; определенное впечатление об авторе документа создается у всех, кто читает его служебные записки. Можно воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения об авторе. Иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию всей организации, однако не может быть поводом для отказа от применения служебных записок.

Служебную записку, как и любой другой служебный документ, необходимо начинать с ее планирования, независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка. Прежде всего, определить цели, затем про-анализировать предполагаемую аудиторию (кому пишется служебная Записка) и, наконец, выбрать основные идеи, подумав, что конкретно автор Хочет донести до адресата.

Служебная записка как документ появилась для того, чтобы упростить Коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву Четкости. Обычно работники, которым приходится часто писать, при под-^товке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как пра¬вило, менее формальна и более конкретна, чем письмо.

Тем не менее, при подготовке служебных записок следует руководство-приемами написания эффективных деловых писем. В служебных как и в письмах, информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, будет лучше, если ее основные идеи будут

располагаться в обратном порядке.

Стандартными целями подготовки служебных записок являются:

— запрос информации;

— выдача инструкций;

— сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

— объявление (извещение).

Служебная записка с запросом информации — это часть внутренней документации любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос работнику требуются часы работы, в других случаях работник может написать ответ прямо на подлиннике и вернуть отправителю. Этапы подготовки служебной записки с запросом информации включают:

— обозначение основной мысли — запрос;

— изложение необходимых деталей;

— напоминание адресату основной мысли и предоставление уточняю¬щей информации.

Эффективность служебной записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели.

При передаче с помощью служебной записки инструкций автор должен попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса пред-полагаемого адресата не осталось без ответа.

Сопроводительная служебная записка представляет собой более развернутое сообщение. При этом автор может выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его адресату, или, по крайней мере, описать его основные положения.

Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещение персонала, встречи или изменения в деловой политике организации. Служебные записки-извещения могут рас¬пространяться по всей организации или предназначаться только для конкретного круга лиц, иногда их вывешивают для всеобщего ознакомлении на доске объявлений организации.

Формат служебной записки предназначен для ускорения и упрощения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя:

— наименование автора;

— название вида документа;

— дату;

— номер документа;

— адресат;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись.

Используя этот формат, организация обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем сократит время на подготовку и обработку данного документ. Например, служебная записка о графике отпусков позволит организовать бесперебойную работу всех структурных подразделений в течение календарного года и оформить в короткие сроки график отпусков в соответствии со всеми требованиями, установленными для данного вида документов.

Директору М.В. Котину

ООО «СИГМА» Отдел маркетинга

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

17.06.2014 № 18/М

Москва

Об организации рекламной кампании

По результатам исследования рынка сообщаю Вам о необходимости проведения дополнительной рекламной кампании нашей организации в средствах массовой информации для поддержания имиджа и увеличения доли продаж услуг, предлагаемых ООО «СИГМА*.

Прошу дать указание бухгалтеру предусмотреть в смете организации на 3-й квартал 2014 года денежные средства в размере 650 000 рублей. Предварительное устное согласование с бухгалтерией произведено.

Симонов

О.Л. Симонов

Начальник отдела

Служебные записки могут быть разными по объему: краткие не превышают нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая после-дующая должна содержать номер страницы, так же как и все многостраничные служебные документы.

Руководителям отделов

ООО «СИГМА» Служба управления персоналом

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

23.11.2014 № 28/К

Москва

О графике отпусков

В связи с необходимостью планирования бюджета организации по расходам на от¬пуска работников в 2015 году прошу Вас представить в Службу управления персона¬лом графики планируемых отпусков работников Ваших подразделений не позднее 30 ноября 2014 г.

Начальник

Сидоров

Любые корректировки графика отпусков после его утверждения руководством .Необходимо представлять в службу управления персонала не позднее, чем за месяц : До предполагаемых изменений.

Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок использоваться специальные регистрационные формы, например регистрации докладных, служебных и объяснительных записок.

В.Е. Сидоров

 

Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500—600 документов в год или 15—20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница кото¬рой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой БИЧ служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуни-кации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации.

Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации.

Электронная служебная записка должна содержать:

— краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них;

— электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например. «Уважаемый...»), обязательные для деловых писем;

— некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ста¬вить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик, Программные пакеты электрон-ной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи;

— если содержание записки считается конфиденциальным, необходимо сделать об этом отметку в заголовке записки или сообщения по электрон¬ной почте. Для обеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима система входных номеров и паролей

(1о§т) для ограничения доступа к личному почтовому ящику.

В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сооо-щении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа. объяснив причину. Пример: «В целях успешной подготовки рабочего сове¬щания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля». Следует избегать неопределенных значений типа «...в нужное время...». Полу¬чатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой «СРОЧНА остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто.

Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа.

Обзор — краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени.

Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.)' а также о проведении конкретных мероприятий. Основные прин¬ципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последний месяц»). Многие отчеты Предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать.

Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми ж результатами; вес они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Все отчеты можно условно разбить на три группы: — информационные отчеты (представляют данные без какого-либо их пояснения и используются постоянно); — аналитические отчеты (содержат анализ ситуации, например, описание явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых те или иные показатели выше, а также причин);

—информационно-аналитические отчеты (в таких отчетах не только представлены данные и разъяснена их суть, но также проведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации). Информационно-аналитические отчеты являются

наиболее сложными, так как, по сути, они содержат в себе два других типа отчетов. Отчеты в форме служебной записки применяют для обмена информацией внутри организации. Документ должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки очень близки. К числу документов, которые часто | оформляются как отчет в форме служебной записки, относятся промежуточные, пояснительные, периодические отчеты, которые необходимы для «спешного функционирования организации.

Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко ^пользуются в организациях. 

 

Как по расположению, так и по степени важности, основная часть Отчета должна занимать центральное положение в нем. Объем основной может составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% тек-распределяют между введением и заключением. Периодически необходимо подводить итоги, делать выводы, например, в конце каждого важного либо входить в комплект отчетов. Если предполагается написание нескольких промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всех, чтобы отчеты было удобно обрабатывать. Промежуточные отчеты (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) обычно направляются вышестоящему руководству. Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет.

Пояснительный отчет применяется, когда необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо, например, изменение правил выполнения прсцедуры, причины изменения бюджета и т.п. Большинство организации широко используют короткие, функционального типа отчеты, например. отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции или услуг. Наиболее часто используемые виды коротких отчетов — это информационные отчеты, представляемые работниками на регулярной основе. Например, в конце каждой недели все страховые агенты, как правило, должны представить руководителю отчет о контактах с клиентами. Поскольку этот стандарт¬ный отчет представляется очень часто, многие организации разрабатывают для этой цели унифицированный бланк, который нужно заполнить. С точки зрения организации использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, и, следовательно, удобной для обработки, С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить.

Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так и из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей. Они могут быть как пери-одическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе). Стили подачи информации отличаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете. Отчеты, над которыми работала группа авторов, отличаются по стилю от индивидуально подготовленных и могут содержать разделы,

написан¬ные разными авторами.

Структура отчета всегда логична. Используют три способа расположения введения, основной части и выводов (см. табл. 7.1).

Таблица 7.1

Способы последовательности изложения материала в отчете

Последовательность наложения материала

Введение Основная часть Выводы

Введение Выводы Основная часть

Особенности

Рекомендуется использовать в том случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с заключениями автора или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет

Любой вариант приемлем, если:

— в отчете содержатся только положительные сведения;

Выводы Введение Основная часть

—- адресат достаточно осведомлен для того, чтобы по¬нять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета;

— выводы включают основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части;

— читающему нужно сначала прочесть выводы.

 

При написании отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые автор использовал в процессе исследования. В официальных отчетах ссылка на источник обязательно располагается в сносках, помещенных либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте.

Во введении, как правило, разъясняется важность темы, которой посвящен отчет, может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Здесь же помещают параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся воз¬можностям ее решения и целям отчета.

В разделе «Заключение» проводится обобщение сказанного в основной части отчета и подведение итогов. В этом разделе уделяют внимание наиболее важной информации, и делаются необходимые акценты.

При наличии приложения к отчету, оно имеет титульный лист, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография в отчете представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались отрывки из них в отчете или нет. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на которой упоминалось то или иное понятие. Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные

части, к числу которых относятся титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, анно¬тация. Содержание является обязательной частью любого отчета. В нем перечислены все разделы, входящие в отчет (например, список таблиц. приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти. В аннотации дается изложение содержания отчета в краткой форме, в объеме обычно одной страницы.

Перечень — систематизированный список документов, объектов, предметов, составляемый в случае распространения определенных норм или требований на этих лиц или предметы.

Перечень оформляется на общем бланке; его форма, как правило. табличная. В ряде случаев его составляют и не в табличной форме (тогда он состоит из разделов).

Перечни подписывают составившие их должностные лица. Конкретные разновидности перечней могут требовать проставления грифа утверждения.

Датой перечня является дата его составления, если он не подлежит утверждению, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются:

— наименование организации;

— наименование вида документа;

- дата и номер документа;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— подпись.

Подготовка перечня начинается с разработки классификатора, который представляет собой систематизацию обособленных вопросов деятельности всех структурных подразделений организации. Разделы классификатора могут содержать названия структурных подразделений организации, либо основные направления работы и функции при отсутствии четко выражен¬ной структуры (например, в малых организациях с количеством штатных единиц до десяти человек). Внутри разделов вопросы систематизируются по степени их значимости, трудоемкости и взаимосвязи. Обязательным элементом такого классификатора должны являться комплексы документов, необходимых и достаточных для документирования работы по каждому вопросу. Такой классификатор позволит, в дальнейшем, провести унификацию документов и руководству организации осуществлять контроль по реализации функций, выполняемых в каждом из подразделений.

Список — документ, составляемый для регистрации предметов и лиц & определенном порядке или для информирования. Списки оформляются по единым правилам с перечнями.

Стенограмма — дословная запись всех выступлений. Стенограммы Используют при записи официальных встреч, конференций, заседаний коллегиальных органов управления. Стенограмма обязательно содержит дату Проведения заседания, место проведения, состав присутствующих, текст И может являться официальным приложением к протоколу заседания. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается принимающей стороной). Телефонограммы применяют для оперативной передачи информации служебного характера, составляются в одном Экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполни¬телем. Рассмотрим макет телефонограммы.

Адресат № телефона

Наименование организации

Телефонограмма

00.00.0000 №00

Время передачи

Место составления

Текст телефонограммы (до 50 слов)

И.О. Фамилия № телефона М° телефона

Наименование должности лица, Подписавшего телефонограмму

И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Передала: секретарь Приняла: секретарь

 

 

Обязательные реквизиты телефонограммы:

— наименование организации;

— вид документа;

— дата;

— исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (при наличии);

— адресат;

— текст;

— подпись лица, принявшего телефонограмму;

— входящий регистрационный номер;

— отметки о времени передачи и приема с указанием должностей, фамилий, инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Начальнику отдела кадров А.И. Ковровой (495)522-22-55

В случае отсутствия специальных бланков для телефонограмм при-

меняют листы формата А5. Текст телефонограммы не должен содержать более пятидесяти слов. Пример:

ООО «Принт»

ТЕЛЕФОНОГРАММА

22.06.2014 №36/0

Время— 15.10

Москва

27.12.2014 в 11.00 в конференц-зале состоится совещание по вопросу оптимизации организационной структуры и штатной численности.

(495)522-21-21 (495)522-12-12

В.11. Трухина И.О. Фурсина

Присутствие начальника и заместителей начальника отдела кадров обязательно.

Заместитель директора по развитию ООО «Грань» П.А. Зацешш

Передала: секретарь Приняла: секретарь

Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список организаций, структурных подразделений и номеров телефонов.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержании просьбу работника. Заявление оформляется, как правило, по кадровым вопросам (прием на работу, предоставление отпуска, увольнение и т.п.) и адресуется руководителю организации или его заместителю; оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами заявления являются:

— наименование подразделения;

— название вида документа;

— дата;

— текст;

— адресат;

— подпись (включает наименование должности, роспись и расшиф¬ровку подписи заявителя);

— визы согласования.

Текст заявления всегда начинается с обращения «Прошу...». Заявление 4, подписывает автор документа. Пример:

Директору М.В. Гудкову

Отдел снабжения

ЗАЯВЛЕНИЕ 28.07.2014

О повышении квалификации

Прошу направить меня па повышение квалификация без отрыва от основной рабо¬ты для получения сертификата «1С: Предприятие» с целью доработки действующей автоматизированной системы управления

складом нашей организации. Стоимость обучения составляет 10 000 рублей. Денежные средства в смете отдела предусмотрены.

Программист Градов                                           Б.Ф. Градов

Не возражаю

П.Л. Остриков

Нач. отдела снабжения Остриков

28.07.2014

Без виз согласования данный документ не будет иметь юридической силы.

Акт — документ коллегиального характера, в котором, в отличие от про-токола, подтверждается определенный факт или событие, что фиксируется в документе группой лиц, принимавших участие в актировании. Акты (Составляют по результатам проверок, ревизий, при приеме-передаче дел, Сдаче-приеме материальных ценностей, проведении испытаний (технологий, систем) или обследований (условий труда, состояния техники безопасности), приемке закопченных объектов, ликвидации организации и т.д. Акты оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (АКТ), если в организации предусмотрена уни¬фицированная форма такого документа с трафаретным текстом. Основные реквизиты акта: 

— наименование вида документа (акт); 

— место составления;

— дата;

— номер документа;

— заголовок к тексту;

— подписи;

— гриф утверждения.

 

Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого События, а заголовок к тексту акта в краткой форме отражает содержание Актируемого события или факта.

Текст акта может состоять из двух частей; вводной и констатирующей (основной). Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ или устное предписание. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Ели акт готовился комиссией. то первой указывается фамилия председателя, а фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части указываются цели и задачи составления акта. характер проделанной работы, установленные факты и выводы с заключением. В конце текста акта перед реквизитом «подписи»

необходимо указать сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Пример:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. — Мосэнергосбыту;

2-й экз. — Управляющей компании;

3-й экз. — и дело.

 

Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга и рекламы имеются серьезные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. — в дело 01-05;

2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам;

3-й экз.     нач. отдела маркетинга и рекламы.

Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга и рекламы Л.Д. Львовой на 1 л. в 1 экз.

Королева

Петросян

Свиридова

Корева

Савина

Ковалев Львова

И.А. Королева

Е.Б. Петросян

Г.П. Свиридова

Р.И. Корева

Л.Д. Ковалев Л.Д. Львова

Н.А. Савина

25.11.2014

25.11.2014

С актом ознакомлены: нач. отдела маркетинга и рекламы секретарь отдела маркетинга и рекламы

 

Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон, если другое не определено соответствующими нормативными документами.

Образец акта представлен ниже:

ОАО «Контраст» АКТ

Утверждаю

Директор ОАО «Контраст»

Гудков М.В. Гудков

23.11.2014

23.11.2014

№3

Москва

проверки работы с: документами в отделе маркетинга и рекламы

Основание: приказ директора от 20.11.2014 № 38 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ОАО «Контраст». Составлен комиссией:

Председатель: нач. отдела документационного обеспечения И.А. Королева Члены комиссии: 1. Нач. производственною отдела Е.Б. Петросян.

2. Зам. гл. бухгалтера Г.П. Свиридова.

3. Специалист по кадрам Р.И. Корева.

4. Секретарь руководителя Н.А. Савина.

Присутствовали: секретарь отдела маркетинга и рекламы Л.Д. Львова. 23.11.2014 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга и рекламы.

В результате проведенной проверки установлено:

1.   В отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы.

2.   Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, отраженным в утверждений' номенклатуре дел организации.

Я.   Отсутствует одно дело с перепиской за 2013 год.        _______

 

В дело №02-41 Бурилова 25.11.2014

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении; при оформлении подписи должности не указываются, по фиксируется распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, присутствовали). При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших их следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе.

Заключение — документ, содержащий мнение организации, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу или документу. Пишется Яо проектам положений, инструкций, постановлений и других документов, таких как отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа I Или вопроса, по которому оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или

вопроса. |Во второй части следует изложить конкретные замечания по рассматриваемому вопросу или документу. Вторая часть текста заключения может  состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу (йли документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или По проекту ... замечаний нет».

Заключение должно быть оформлено на общем бланке организации, оно подписывается руководителем организации или его заместите-, или на стандартных листах бумаги формата А4, если заключение подписывается работником или группой работников организации. Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются;

— наименование вида документа;

— дата и номер;

— место составления;

— заголовок к тексту;

— подпись;

— оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги).

Извещение — сообщение заинтересованному лицу или организации о предстоящем мероприятии (конференции, совещании и т.п.) с предложением принять участие в нем. Можно применять форму извещения вместо сообщений о повестке дня и других аналогичных документов.

Протокол ~ документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях.

Макет протокола представлен ниже:

Наименование организации

ПРОТОКОЛ 00.00.0000        №00 Место составления заголовок к тексту

Председатель — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: (инициалы, фамилии или прилагается список

присутствующих в алфавитном порядке) Приглашенные; должности, фамилии, инициалы

Повестка дня;

1.   О ...................................... Доклад директора.

2.   О ..................... Сообщение зам. директора

1.   СЛУШАЛИ:

Фамилия И.О.-................................................

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О.-.............................................................................

Фамилия И.О.-..............................................................................

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить......................................

1.2......................................................

2.   СЛУШАЛИ:

(второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый)

Итоги голосования:

личная подпись личная подпись

Председатель Секретарь

И.О.

И.О. Фамилии

 

Протокол занимает особое место в системе управленческих документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе служебных документов справочно-информационного характера.

Протоколы документируют деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов, так и временно образованных. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации организаций с любой организационно-правовой формой и любой формой собственности.

Широко применяется составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов — конференций, собра¬ний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т.д.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная, краткая стенографическая. ! Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, при-нятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, замечания, предложения. Полный протокол позволяет отразить полную информацию о заседании. Рассмотрим образец оформления полного протокола:

Научно-исследовательский институт 

ПРОТОКОЛ 30-31.10.201/1 № 09 

Москва 

Акт      заседания совета института

Председатель — Б.В. Столяров

Секретарь — М.М. Затейникова

Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.   Об организации учебно-научного российско-австрийского центра. Доклад зам. Директора института С.К. Бирюкова.

2.   Об утверждении положения о центре. Доклад секретаря Совета института С.И. Токаревой.

3.   О назначении директора центра. Сообщение Б.В. Столярова. 1.   СЛУШАЛИ:

: Бирюкова С.К.-сообщил об укреплении российско-австрийских отношений и расщирении сотрудничества с университетами Австрии в области образования. Предложил ;создать учебно-научный российско-австрийский центр как структурное подразделение Института. Возможность создания центра и его финансирование обосновываются соглашецием между Институтом и Университетом Вены.

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Создать в структуре института учебно-научный российско-австрийский центр

2.   СЛУШАЛИ:

Токареву С.И,-ознакомила собравшихся с проектом положения о центре, которое определило статус центра как самостоятельного структурного подразделения, его основные задачи и функции в области научных исследований и образовательных программ, порядок отчетности, а также внутренние и внешние взаимосвязи.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Утвердить положение об учебно-научном российско-австрийском центре (при-ложение 1).

3.   СЛУШАЛИ:

Столярова Б.В.-выступил с предложением о кандидатуре директора центра и пред¬ложил руководство центром поручить профессору А.М. Соловьеву, который был инициатором расширения сотрудничества с университетами Австрии и принимал действенное участие в заключение Соглашения о сотрудничестве.

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1. Назначить директором учебно-научного российско-австрийского центра про¬фессора А.М, Соловьева.

Приложение: Положение об учебно-научном российско-австрийском центре на 12л.

в 1 экз.

Столяров Затейникова

Б.В. Столяров М.М. Затейникова

Председатель Секретарь

В дело №01-04 Соколова 05.11.2014

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируемся. доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Рассмотрим образец оформления краткого протокола.

Любой протокол оформляет секретарь заседания; подписывают пред-седатель и секретарь. Подписи отделяют от текста тремя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или стенографистом вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовят матери¬алы к обсуждению.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает весь процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня завершения заседания.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие основные реквизиты:

 

— наименование организации;

— название вида документа;

— дату заседания (крайние даты заседания);

— индекс документа;

— место заседания;

— гриф утверждения (при необходимости);

— заголовок к тексту:

— текст;

— подписи.

Научно-исследовательский институт

ПРОТОКОЛ

30-31.10-2014 №09

Москва

заседания совета института

Председатель — Б.В. Столяров

Секретарь — М.М, Затейникова

Присутствовали: 22 человека (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.   Об организации учебно-научного российско-австрийского центра. Доклад зам. директора института С.К. Бирюкова.

2.   Об утверждении положения о центре. Доклад секретаря Совета института С.И. Токаревой.

3.   О назначении директора центра. Сообщение Б.В. Столярова.

1.   СЛУШАЛИ:

Бирюкова С.К.-обосновал целесообразность создания центра.

ПОСТАНОВИЛИ:

Создать в структуре института учебно-научный российско-австрийский центр.

2.   СЛУШАЛИ:

Токареву С.И.-изложила проект положения о центре.

ПОСТАНОВИЛИ:

Утвердить положение об учебно-научном российско-австрийском центре.

3.   СЛУШАЛИ:

Столярова Б.В.-предложил руководство центром поручить профессору А.М. Соловьеву.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором учебно-научного российско-австрийского центра профессора А.М. Соловьева.

Приложение: Положение об учебно-научном российско-австрийском центре на 12 л. в 1 экз.

Столяров Затейникова

Б.В. Столяров М.М.Затейникова

Председатель „Секретарь

В дело №01-04 Соколова 02.11.2014

 

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например-21-24.01.2015.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например-Протокол (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) заседания

совета директоров; (чего?) совещания руководителей структурных подразделений.

Текст протокола включает две части: вводную и основную.

Во вводной части протокола после заголовка должны быть приведены фамилии и инициалы того, кто руководил проведением протоколируемого мероприятия и кто вел протокол, т.е. председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), присутствовавших на совещании (заседании, собрании). Все фамилии располагают в алфавитном порядке и печатают через один меж¬строчный интервал:

 

Приложение

к протоколу собрания трудового коллектива ОАО «Ветер» от 28.10.2014 №4

СПИСОК

Секретарь

присутствующих на собрании трудового коллектива ОАО «Ветер» от'28.10.2014№4

№ п, п.

Ф.И.О.

—————————————— Структурное подразделение, должность

Личная подпись работника

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

И.О. Фамилия

личная подпись

 

 

 

Присутствовали: Антипоп И.М., Алтуфьев Г.Б., Бродин Л.Д, Дорохова

В.Р., Жар¬ких О.Н., Игнатьев В.М., Настова ОТ., Чернышев Ф.И.

Фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание, как из числа работников организации, так и из других организаций перечисляются следующим образом:

Приглашенные: менеджер финансового отдела Прокофьева Р.И., специалист по кадрам Травкина М.Б., нач. отдела рекламы Троекуров Б.Д., лам. директора ООО «Ветер» Уваров Н.Г.

При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников, фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников по отдельному списку, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретаре собрания, они будут одним из приложений к протоколу.

Необходимо подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам пр°" токола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения данного коллективного мероприятия, В этих разделах отражается наличие кворума собрания, необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (совещания, заседания). При отсутствии норма-

 

Повестку дня также включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения, а также фамилии выступающих (докладчиков).

Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов (из которых основных не более двух), которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».

    По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Текст основной части протокола составляют в соответствии с последовательностью вопросов, определенных повесткой дня. II Основная часть текста протокола содержит количество разделов, соответствующих пунктам, включенным в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), Названия г&стей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения

'Проса и постановляющей части, формулирующей решение собрания). В части «СЛУШАЛИ» дается текст выступления. Каждую фамилию

Инициалы выступавшего печатают с новой строки в именительном

падеже. Изложение текста выступления отделяют от фамилии дефисом, р оформляют от третьего лица единственного числа.  

Выписку из протокола подписывает только секретарь, и он же ее заверяет Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно» указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии Инициалов и даты. Образец оформления выписки из протокола представши ниже-

включения в текст протокол а содержания докладов (выступлений, сообщу ний), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В этом случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, задаваемые докладчику в ходе выступления, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое реше-ние по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. В случае, если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к прото-колу и на нем обязательно оформляется ссылка на номер и дату протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к конкретному вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола.

Выписка включает (повторяет) все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Макет выписки из про¬токола выглядит следующим образом:

Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.0000 № 00 Место составления производственного совещания

Председатель — И.О. Фамилия Секретарь — И.О. Фамилия Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: фамилии, инициалы

ПОВЕСТКА ДНЯ:

3.   О .................................................... Сообщение ...............................

 

 

3.   СЛУШАЛИ: Фамилия И. О. -текст выступления ПОСТАНОВИЛИ: 

3.1. Установить ......................................................................................

3.2. ............................................................................. .................

 

Председатель Секретарь

Верно Секретарь                                     личная подпись 00.00.0000

И.О. Фамилия И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

 

 

Научно-исследовательский институт 

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

30-31.10.2014 Л» 09 

Москва

заседания совета института

Председатель — Б.В. Столяров

Секретарь - М.М, Затейникова

Присутствовали; 22 человека (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ;

3.   О назначении директора центра. Сообщение Б.В. Стошрова.

3.   СЛУШАЛИ:

Соловьеву

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором учебно-А.М. Соловьева.

Председатель Секретарь

Верно

Секретарь

01.11.2014

Столярова Б.В.-предложил руководство  поручить профессору А.М. Со

ссора

научного российско-австрийского центра профе

В.В. Столяров

Затейникова

М.М. Затейникова

ММ. Затейникова

В случае если выписка готовится для представления в другую организацию, то она заверяется печатью организации.

Унификация текстов служебных документов. Оформление любых документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов, а также их последующего использования В справочных и других целях. Каждый из перечисленных

документов состоит из отдельных реквизитов. Состав реквизитов различных видов доку¬ментов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения И способа обработки. Например, электронный документ должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу (иден-:'Тификатор электронной копии документа, специальные коды). При этом в разных документах один и тот же реквизит может занимать различное .Место. Реквизиты в документе располагают с учетом последовательности [Операций по его подготовке, оформлению и использованию. I    Так, в извещениях, заключениях, различных записках обязательно ука-^Ьшается адресат. Дата является непременным реквизитом при оформлении справочно-информационных документов, так как лишенный даты доку-мент в определенной степени теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (все документы справочно-информационно-го характера, кроме акта, который может подлежать утверждению). Дата служит поисковым признаком и применяется при ссылках на данный доку¬мент вместе с его названием и регистрационным индексом (при наличии)1. Подпись также является обязательным реквизитом всех документов справочно-информационного характера. Именно подпись подтверждает ответственность определенного должностного лица или просто работника организации за его содержание.

Задача любых специалистов организации — затруднить возможность фальсификации любых служебных документов организации, не провоцировать мошенника с лег-костью совершать фальсификацию, обеспечить уверенность в данных документографической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры:

1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цвет¬ными чернилами (фиолетовыми, синими).

2. Проставление оттиска печати цветными чернилами на документах, требую¬щих удостоверения печатью.

3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи. Печать не должна затруднять прочтение этих элементов. Это позволит установить их взаимное соответствие в случае необходимости, а, следовательно, добавит и гарантии их подлинности,

4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов (за исключением служебных документов, связанных с решением финансовых вопросов).

5.   Желательно выработать читаемую подпись, хотя бы на первые 3—5 букв.

При оформлении справочно-информационных документов, как и дру-гих видов управленческой документации, реквизиты группируются в пре¬делах трех основных частей документа:

— заголовочной (начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе);

— содержательной (главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение);

— оформляющей (совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений). В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводствен¬ные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Текст документа является основным элементом справочно-информационного документа и располагается в содержательной части документа. Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

1 ГОСТ Р 6,30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицировать* система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлений документов.

 

Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации в усло¬виях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также в связи с широким применением персональных компьютеров и в связи с этим высокими показателями производительности труда.

Унификация текстов — организованная деятельность, направленная на повышение эффективности работы с документами в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на их составление, восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, следовательно, при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить  точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с утим при проведении унификации текстов документов важнейшим условием является учет , состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

Тексты управленческих документов имеют целый ряд особенностей, связанных со спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, [циклично повторяющихся процедур; зависимость лексики управленческих документов от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальными терминами; отсутствие эмоционально окра¬шенных выражений;

однотипность структуры текстов отдельных групп Документов.

Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации.

К основным этапам унификации текстов относятся:

— определение объекта унификации;

— унификация структуры текста — выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, в наибольшей степени отвечающей назначению документа;

— унификация языковых средств изложения содержания в тексте др-§ Кумента;

— разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафа-Црета, анкеты, таблицы или соединения этих структур; ' :;:    — подготовка сборника унифицированных текстов как обобщение [Результатов проведенного анализа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной переменной информации. Постоянная информация составляет основу равленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в управлении организацией, считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год.

Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию организации как минимум за два года.

При анализе текстов с точки зрения содержания выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год. Данные о каждом повторяющемся документе заносятся в спе¬циальную карточку обследования, содержащую наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотацию текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

Далее разработчик унифицированного текста имеет возможность выбора формы языкового выражения для каждого компонента модели тек ста, выделяя при этом постоянную и переменную информацию.

Па этом же этапе определяется форма представления текста. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов; связный текст, трафаретный текст, анкета, таблица.

Форма представления информации в виде связного текста или трафа¬рета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом — изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

Связный текст — это текст, содержание которого повторяется в ряд*1 документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встреча¬ются в управленческой деятельности. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, завися¬щей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки спра¬вок, командировочных удостоверений.

Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Применение трафаретны* бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, Трафаретная часть документов заранее изготавливается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста Д°" полнительно заполняется от руки, или печатается на компьютере. образом, исключаются стадия черновика, пропуск необходимых в постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. В компьютерных программах, пред-назначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов переводятся как «шаблон».

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую зако-номерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных документов широкому кругу адресатов. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомствен¬ных организаций, институтов, служб или однородных организаций. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в нашей Стране, позволяет выявить основные моменты их определения, создания и внедрения.

Методика разработки трафаретных текстов включает:

— выявление типовых управленческих задач;

— сбор информации, необходимой и создаваемой в процессе их решения;

— составление проекта унифицированного текста документа, отражаю¬щего выявленную типовую ситуацию;

— согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними, при этом особое внимание следует об¬ращать на употребление профессиональных терминов;

— окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ.

Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность.

Текст-трафарет справки может выглядеть следующим образом:

СПРАВКА

Выдана

п том,что

Дана для представления

 

Фамилия Имя __

Отчество

Возраст _________ Адрес проживания_____ Последнее место работы ___ Должность _______ __ Стаж работы в должности Дата увольнения ______ Основание

Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст:

СПРАВКА 18.01.2015 № 141

Москва

Выдана Степановой Галине Павловне в том, что она работает в ООО «Стрела» с 2009 года в должности бухгалтера и имеет общий стаж работы в организации 5 лет. Дана для представления по месту жительства.

 

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов документов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксирована и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в случае, если главной является информация об объекте и ею признаках. Анкета и таблица — это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками.

Анкета — способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкет следует

стремиться к выра-жению постоянной информации словосочетаниями, в которых основное слово — существительное, стоящее в именительном падеже. При запол-нении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации.

Анкетирование — один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован. информация расположена в строго зафиксированной последовательности; их легко обрабатывать с помощью ПК. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и однозначно сформулированных вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному. ответы обработать будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да—нет". развернутым ответом, числовыми показателями.

Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией в анкете располагаются вертикально:

Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров-сводки, личные карточки, различные заказы, резюме и т.д.

У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Например-неодинакова синтаксическая организация речи. Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете.

 

 

Фамилия

Имя

:А      В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены '$•• горизонтально:

Отчество

Таблица — способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы:

по горизонтали — общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменная информация) Р цифровом или словесном выражении. Таблица является наиболее крат-]кой и наглядной формой изложения сведений, в том числе в документе справочно-информационного характера,

Фраза в справочно-информационном документе, выполненном в виде .таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия.

 В таблице количественная информация передается словами, цифрами Или смешанным способом.

 Таблицы в зависимости от характера заполнения граф разделяют на следующие виды:

— цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки);

 — текстовые (содержат только текст);

— смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая — числа);

— математические (хотя бы одна колонка содержит формулы);

— таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации).

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выбранные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печа-(Тают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы (И на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек; если линейка обрамления имеется только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой; если обрамляющая линейка только сверху — открытой. При оформлении управленческой документации чаще всего используют закрытые таблицы.

Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь ее часть — клочковой.

Необходимо отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты справочно-информационных документов, определяется характером содержащейся в них информации.

При составлении текстов справочно-информационных документов используется официально-деловой стиль со специфическими признаками:

— нейтральный тон изложения (желательно без эмоциональных окрасок);

— краткость текста, исключение повторов, лишних подробностей, слов. которые в документе не несут никаких смысловых оттенков;

— точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.)' следует употреблять слова, точно выражающие смысл текста и не допускающие различных тол¬кований;

— безличный характер изложения текста;

— исключение из текста архаизмов (устаревших слов, например «сего года»); диалектных, разговорных, а также слов профессионального жар¬гона;

— употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний («сообщаем,

что...», «проверкой установлено, что...», «направляем на рассмотрение и утверждение...»);

— ограниченная сочетаемость слов («вносить предложения», а не «давать предложения»; «предоставить кредит», а не «выдать кредит»; «обладать правом», а не «владеть»);

— использование отглагольных существительных («оказать содей¬ствие», а не «посодействовать»; «оказать поддержку», а не «поддержать»: «произвести ремонт», а не «отремонтировать»);

— употребление специальных терминов;

— использование сокращенных слов;

— использование универсальных слов с неопределенным значением:

— исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке («продлить», а не «пролонгировать»), и др.

При составлении акта придерживаются правил официально-делового стиля, используя такие формулировки: не «настоящий акт», а «акт»; не «при этом направляем», а «направляем»; не «упомянутое на 3 л>, а «на 3 л>; не «настоящим предлагается», а «предлагается» или «предлагаем»; не «развернуть работу по разъяснению, а «разъяснить»; не «практические мероприятия», а «мероприятия»; не «повседневная работа», а «работа»; не «исправить имеющиеся ошибки», а «исправить ошибки»-не «результат проведенных испытаний», а «результат испытаний»,

 

При унификации текстов необходимо учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном надеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает К более наглядным раскрытие информации в тексте при максимально возможной краткости выражения. Пример: «разработка проблем (род. п.) 5 дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов ; (род. п.)»; «освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)>>; «комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)».

В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений, как лексических, так и графических, Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: «разработка унифицированной системы документации (УСД)».

При унификации связных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является грамотный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

I      В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

При унификации сложных предложений следует учитывать, что при-: даточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит ; в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения. Например: «Отдел снабжения сообщает, что в 2015 году службе управления персоналом будет выделено два многофункциональных устройства типа МФУ» (придаточное изъяснительное).

Документы справочно-информационного характера оформляются, 1 как правило, на бланках формата А4 или А5. Документы, оформляемые > на бланке А5, не содержат заголовок к тексту. Для большинства документов справочно-информационного характера используется общий бланк организации, но в ряде документов встречаются и элементы бланка письма (например, в докладных и объяснительных записках, а также в справках присутствует реквизит «адресат»). Тексты служебных документов на формате А4 обычно оформляются через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 12, 13, ф 14 (для оформления табличных материалов рекомендуется использовать $ Размер шрифта № 10—12). Первая строка абзаца печатается на расстоянии |_*>25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

 

Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений:

— нельзя делать переносы более чем в четырех строках подряд;

— исключаются переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста;

— исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов;

— не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (запятой, дефисом, точкой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого условия следующие 3—4 строки не должны содержать переносов.

Готовые проекты унифицированных текстов формируются в сборник.

Результаты разработки унифицированных текстов должны быть обязательно согласованы с руководителями тех структурных подразделений организации, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой организации. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

В целом при подготовке служебных документов необходимо соблюдать десять основных правил работы, которые включают:

— актуальность вопроса;

— достоверность информации;

— краткость в изложении материала;

— качество носителя информации;

— минимизацию затрат на подготовку проекта документа;

— придание юридической силы документу;

— обоснованность тиражирования;

— оперативность обработки;

— своевременность исполнения;

— результативность.

Цель документационной деятельности считается достигнутой, если эти десять условий выполнены, т.е. нужный документ необходимого содержания на соответствующем носителе с заявленным тиражом доставлен опре¬деленному исполнителю в нужное время и место с минимальными затратами и своевременно исполнен с реальным результатом.

7.2. Составление деловых писем

Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации.

Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций.

 

«ПИСЬМО» как вид документа не выделяют и поэтому не указывают заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции:

— являются средством коммуникации:

— являются средством ретрансляции информации;

— являются уведомлением о каком-либо факте.

Первые письма на Руси — берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче; большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов,

Большинство берестяных грамот - это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни — хозяйственным, семейным, денежным, тор¬говым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV—XV вв.) феодалу от крестьян,

Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и

оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников И об организации в целом.

Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам:

— по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации; 

 — по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные;

— по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.;

— по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную струк-

— по месту в документообороте: письма по отношению к организации [[являются входящими или исходящими;

 — по месту в процессе переписки: инициативными, ответными;

- по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо);

— по правому статусу адресантов: деловые письма могут быть от госу-дарственных органов, организаций, граждан и др.;

— по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.;

— по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством Почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки делового письма оформляются на специальных бланках для писем.