Эссе на тему: «Основы современного кадрового делопроизводства»

Определение понятия «кадровое делопроизводство» (либо его аналоги) не закреплено ни в одном нормативно-правовом акте, что, по моему мнению, является упущением. Правильное и единое толкование применяемых терминов в любой теории и практике является важным. Поэтому используется определение термина «делопроизводство», которое дано в государственном стандарте ГОСТ 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: «делопроизводство деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов». Следовательно, кадровое делопроизводство более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами по кадровым вопросам.
Пожалуй, значимые аспекты делопроизводства по кадрам сформулированы В.И. Андреевой, кандидатом исторических наук, профессором кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия: «кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом».
Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых отношений является комплекс документов, именуемый документами по личному составу.
Документы по личному составу это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.
При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться, прежде всего, статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.
При подготовке организационно-распорядительных документов (ОРД) необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации ГОСТ Р 6.30-2003.
Основополагающим требованием для работников кадровых служб является знание нормативной и методической документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства, чтобы грамотно оформить документы и обеспечить их оперативное использование и хранение, предотвратить отрицательные последствия нарушений правил ведения кадровых документов, обеспечить защиту доступа к закрытой информации.
Сегодня ведение кадрового делопроизводства в организациях в условиях экономической нестабильности, постоянных изменений и дополнений законодательства, непредсказуемых распоряжений вышестоящих ведомств является сложной задачей. Чтобы справиться с повседневной работой без ошибок, кадровик должен внимательно следить за вносимыми поправками, поэтому сотрудники кадровых служб должны регулярно повышать свою квалификацию, чтобы грамотно оформлять все без исключения документы.
Важно отметить, что сегодня повсеместно применяется автоматизация хранения и обработки документов, так как их объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным, особенно на крупном предприятии. Поэтому неотъемлемой составляющей в документировании и четкой обработке документов кадровой службы в современных условиях является механизация и автоматизация делопроизводственных процессов, позволяющие эффективнее выполнять функции контроля над формированием фонда оплаты труда, правомерностью установления надбавок и доплат, ведения картотеки сотрудников с обширными данными личных карточек и многое другое.
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства может содействовать эффективно решить задачи управления, а именно:
Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры в конкретной организации.
Построить действенную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления, документально закрепить единые организационные принципы.
Упорядочить трудовые взаимоотношения работника и нанимателя, конкретизируя в соответствующих документах (должностная инструкция, трудовой договор) функционал каждого работника.
Создать взаимовыгодные двусторонние организационно-правовые основы трудовых отношений: для нанимателя ‒ возможность защиты своих интересов, для работника ‒ направлять для недопущения игнорирования требований трудового законодательства.
Разрешить трудовые споры посредством качественно оформленных кадровых документов в случае возникновения конфликтных ситуаций, в том случае, выступает одним из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
Итак, осуществление кадрового делопроизводства является основной обеспечивающей функцией процесса управления персоналом и включает в себя не только документы, но и организацию работы с документами. Мне, как будущему специалисту в области управления персоналом, безусловно, придется сталкиваться с кадровыми документами, и более того, необходимо досконально овладеть правилами работы с такими документами.
Мне очевидно, что сегодня кадровое делопроизводство носит широкое выражение в своем содержании. Бесспорна важность грамотной организации кадрового делопроизводства и ведения его квалифицированными специалистами, постоянно повышающими свой профессиональный уровень, для предупреждения возможных разногласий, возникающих между работником и нанимателем по вопросам, вытекающим из трудовых правоотношений.