Особенности бухгалтерского и налогового учета представительских расходов

Аннотация. В статье рассмотрены особенности бухгалтерского и налогового учета представительских расходов, отражены условия отнесения их на себестоимость, описана методика формирования отложенных налоговых активов.
Ключевые слова: представительские расходы, затраты предприятия, отчет о представительских расходах, расходы на продажу, общехозяйственные расходы.
Для формирования партнерских отношений компании часто устраивают деловые приемы. При соблюдении определенных условий представительские расходы могут быть учтены в составе затрат на производство и реализацию продукцию. Неоднозначность состава представительских расходов и законодательные ограничения списания их на затраты актуализирует тему исследования.
Цель работы – рассмотреть особенности бухгалтерского и налогового учета представительских расходов.Определение представительских расходов дано в п.2 ст 264 НК РФ. Согласно НК РФ к представительским расходам относятся:
расходы налогоплательщика на официальный прием и обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для поддержания взаимного сотрудничества;
расходы прибывших участников на заседание совета директоров (правления) [1].
К указанным расходам относят проведение официального приема (завтрака, обеда), транспортное обеспечение, оплата услуг переводчиков. В НК РФ отмечено, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
В нормативных документах не определено, какой прием можно считать официальным. Поэтому для включения расходов в представительские рекомендуется оформлять приказом проведение подобных мероприятий.
В целях бухгалтерского учета расходы на представительские расходы не нормируются и относятся на счет 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций и на счет 26 «Общехозяйственные расходы» для прочих организаций.
Так при отнесении представительских расходов на расходы на продажу составляют проводки:
Дт 44 «Расходы на продажу» - Кт 60,71 – учтены представительские расходы.
Дт 91.2 «Прочие расходы» - Дт 44 «Расходы на продажу» - представительские расходы в составе коммерческих отнесены на себестоимость.
При учете представительских расходов в составе общехозяйственных расходов составляются проводки:
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» - Кт 60,71 – учтены представительские расходы.
Дт 20 «Основное производство» - Дт 26 «Общехозяйственные расходы» - представительские расходы в составе общехозяйственных расходов отнесены на затраты по основному производству.
В свою очередь в целях налогового учета представительские расходы нормируются в размере 4,0% от начисленной (при использовании метода начисления) и выплаченной (при кассовом методе учета затрат) заработной платы [2].
Так как сумма заработной платы с начала года увеличивается, то окончательный размер списания представительских расходов на затраты можно определить только в конце года. Иными словами, если представительские расходы не вписываются в нормативы в первом квартале, то их можно будет отнести на себестоимость во втором квартале. Поэтому по представительским расходам стоит вести специальный налоговый регистр, в котором будет определена максимальная сумма представительских расходов, относимых на себестоимость [4].
В бухгалтерском учете перенос представительских расходов на будущие периоды связан с формированием отложенных налоговых активов. Иными словами, предприятие уменьшает налог на прибыль в последующих периодах за счет переноса представительских расходов. Формирование отложенных налоговых активов сопровождаются следующей записью:
Дт 09 «Отложенные налоговые активы» - Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Стоит рассмотреть конкретную ситуацию по учету представительских расходов. Пусть в январе была принята делегация потенциальных покупателей. Расходы по организации обеда составили 19000 руб. При этом фонд оплаты труда составил 350000 руб.
Согласно нормативу на затраты может быть отнесено не более 4,0% от затрат на оплату труда, или 14000 руб. На сумму разницы с учетом ставки налога на прибыль в размере 20,0% в размере 1000 руб. (0,2×(19000-14000)) будет создан отложенный налоговый актив. В феврале, если общая сумма представительских расходов не превысит норматив, на сумму 1000 руб. будет уменьшен налога на прибыль (Дт 68«Расчеты по налогам и сборам» – Кт 09 Дт 09 «Отложенные налоговые активы»).
При совмещении общей системы налогообложения (ОСНО) и единого налога на вмененный доход (ЕНВД), то к представительским расходам относят только те затраты, которые связаны с деятельностью, подпадающий под общий систем налогообложения.
В случае, если представительские расходы трудно разделить по видам деятельности, то их распределяют пропорционально доле соответствующего дохода к сумме всех доходов компании.
При использовании упрощенной системы налогообложения (УСН) «доходы минус расходы» предприятие вообще не имеет право учитывать представительские расходы [3].
Согласно НК РФ все затраты, относимые на себестоимость, должны быть подтверждены документально. Так в письме Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288 даны следующие рекомендации по подтверждению представительских расходов.
Подтверждением указанных расходов является специальный отчет, который утверждается руководителем предприятия. В данном документе детально расписываются все виды расходов с приложением соответствующих первичных документов. Также налогоплательщику стоит составлять такие документы как:
план представительского мероприятия;
смету расходов;
список лиц, участвующих в переговорах.
Итак, представительские расходы в бухгалтерском учете учитываются без ограничений в коммерческих или общехозяйственных расходах в зависимости от вида основной деятельности.
В налоговом учете на затраты относится объем представительских расходов не выше 4,0% от начисленной заработной платы в течение года.
Библиографический список:
1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) Электронный ресурс. Режим доступа: http://base.garant.ru/5424702/ (дата обращения: 12.04.2018 г.)
2.Гуккаев В.Б. Бухгалтерский учет и налогообложение представительских расходов. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/57549/ (дата обращения: 12.04.2018 г.)
3.Елен А. Учет представительских расходов: как все сделать без ошибокЭлектронный ресурс. Режим доступа: http://www.konbuh.ru/articles/2004/12/1785.html (дата обращения: 12.04.2018 г.)
4.Минаев А.П. Налоговый учет представительских расходов. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.klerk.ru/buh/articles/57549/ (дата обращения: 12.04.2018 г.)