Оценка эффективности систем бизнес-аналитики

Содержание
Введение…………..………………………..……………………….……………………...… 3
1. Внедрение систем бизнес – аналитики: подводные камни.………………….… 4
2. Проблемы оценки эффективности бизнес - аналитических решений...…...….. 7
3. Подходы к оценке эффективности бизнес - аналитических систем на
сегодняшний день…………………………….………………………………………......…. 8
4. Примеры удачных практик оценки эффективности бизнес – аналитики….… 12
Заключение………………………………….………………………..….............................. 14
Список литературы…………………………….……………………………………….….. 15

Введение
В нашем быстро меняющемся мире, эффективность чего-либо является крайне важным аспектом. Поскольку именно благодаря большой эффективности можно добиться большего результата за меньший промежуток времени. И чем больше данных и переменных, тем большую эффективность хотелось бы иметь. Именно для подобной цели было придумано эффективность оценивать. В данном реферате пойдет речь об оценке эффективности в системах бизнес – аналитики.
Для того, чтобы понять, как оценивают эффективность в системах бизнес - аналитики, необходимо сначала кратко сказать, чем эта самая система является. Bisuness Iintelligence-системы, также называемые системами бизнес – аналитики, представляют из себя аналитические системы, которые объединяют данные из различных источников информации, обрабатывают их и предоставляют удобный интерфейс для всестороннего изучения и оценки полученных сведений. Данные полученные в результате такого анализа помогают достигать поставленных бизнес – целей с помощью оптимального использования имеющихся данных.
Действительно, в той или иной форме отчетность требуется как для всего бизнеса так и для различных слагающих его частей – будь то корпоративное транзакционное приложение, база данных или же процесс, исполняемый на регулярной основе.
Надо также отметить, что такая важная роль систем бизнес – аналитики была не всегда, а важность её увеличилась не так давно за счёт увеличения роли IT в бизнесе современных компаний. На сегодняшний день у каждой пятой российской организации IT используются в качестве основного средства для получения конкурентных преимуществ, выхода на новые рынки, создания новых продуктов и услуг. У 37% российских компаний IT участвуют в обеспечении основной бизнес – деятельности предприятия. Т.е. более чем у половины компаний задачи IT выходят за рамки типовой обработки транзакций или предоставления технологических решений по запросу бизнеса, а значит эти компании являются пользователями или потенциальными потребителями решений для управления эффективностью бизнеса.
1. Внедрение систем бизнес – аналитики: подводные камни
Мы же придерживаемся мнения, что при принятии решения всегда следует руководствоваться логикой, здравым смыслом и потребностями бизнеса. В данном парагрофе мы бы хотели обозначить несколько ключевых моментов, на которые следует обращать внимание, начиная проект внедрения. Учет этих факторов поможет создать оптимальное решение для конкретного бизнеса в конкретный момент времени с учетом перспективы будущего развития компании. 
Рисунок 1 – Внедрение систем бизнес - аналитики
Согласно, исследованию, проведенному аналитиками компании HYPERLINK "http://www.gartner.com/newsroom/id/1891515"Gartner, около 70-80% реализованных проектов внедрения систем класса Business Intelligence являются провальными. Связано это в первую очередь с тем, что «умная система» дает общую картину, основанную на цифрах. Принятие решения по-прежнему остается прерогативой человека. Еще один фактор, влияющий на успех всего проекта, зависит от качества исходных данных, а также от качества их обработки на каждом из этапов процесса. Как правило, функционал имеющихся систем с их стандартным набором отчетов (ERP, CRM и другие) исчерпывает себя и становится недостаточным для качественного анализа данных по мере роста количества данных, увеличения количества источников данных, а также наличия специалистов, работающих с большими массивами данных для подготовки аналитической отчетности, создания презентаций и пр. Поэтому наравне с вопросом внедрения систем класса BI, стоит вопрос организации процесса таким образом, чтобы он не давал сбоев. 
Исходя из опыта работы на различных по своей специфике проектах внедрения Business Intelligence, мы можем назвать ряд факторов, непосредственно оказывающих влияние на успешность\провал задачи.
1) Инициатива внедрения системы должна исходить от топ-менеджмента компании. Именно эти люди владеют достаточным количеством знаний и опыта для формулировки целей и задач проекта внедрения. Также важно мнение сотрудников, которые станут непосредственными пользователями данных, сгенерированных системой. Как правило, именно конечный пользователь наиболее полно понимает все выгоды и преимущества внедрения системы корпоративной отчетности.
2) Единое понимание целей. Отсутствие четко сформулированной цели внедрения можно смело приравнять к провальному проекту. Уже на этапе обсуждения работ по внедрению должны быть сформулированы требования к данным, которые будут получены на выходе. Детальная проработка целей поможет определить оптимальные инструменты для их достижения. На этом этапе также следует учесть количество конечных пользователей системы. Как изменится эта цифра через год, два, пять лет? Зачастую BI система строится из расчета на 10-20 пользователей. Через некоторое время выясняется, что десятки или даже сотни других сотрудников также используют систему или заинтересованы в ее использовании. Огромное количество запросов и непрерывный массив информации в системе ведут к ее сбою и, следовательно, к неэффективной работе. Таким образом, средства и время, потраченные на реализацию проекта оказываются потраченными впустую. Поэтому ответственный подход к оценке масштабируемости системы становится одним из приоритетных направлений на этапе внедрения. Также стоит отметить, что четкое понимание целей и грамотная их формулировка помогут создать не только эффективное решение для аналитики бизнес-данных, но и удобный для конечного пользователя продукт. Именно цели и задачи диктуют то, каким образом будут представлены данные: необходимый реестр отчетов и дашбордов, их приоритетность, источники данных каждого отчета, то, каким образом отчеты и дашборды будут выглядеть.
3) Следующее немаловажное условие успешного BI проекта – это наличие достоверных и качественных транзакционных данных в учетной системе. Так, только при условии успешного опыта использования и отлаженного процесс работы с ERP системой (или иной системы, данными которой будет наполняться BI-система), а также регламентация учетного процесса можно говорить об успешном внедрении системы Business Intelligence. Именно поэтому достаточно легко предсказать «бум» внедрения BI, если за год-два до этого в регионе осуществлялось внедрение, например ERP систем.
4) Хотелось бы отметить, что процесс контроля качества должен производиться как можно ближе к исходным данным и непрерывно проводиться на всех этапах сбора и обработки информации. Выявление ошибок в уже готовом отчете представляет собой очень сложный и затратный с точки зрения времени и ресурсов процесс.
5) Значимую роль играет также понимание каждым ответственным сотрудником его роли в общем процессе. Только грамотная работа и четкое выполнение всех условий на каждом этапе сбора, детализации и конкретизации, очистки являются фундаментальным компонентом BI системы и гарантируют эффективный и качественный результат.
7) Итерационное создание системы
Проект создания рабочего BI-решения, как правило, подразумевает период времени 6-9 месяцев, поэтому именно пошаговое внедрение, начиная от наиболее понятных и очевидных элементов. После этого можно наращивать обороты и захватывать все большее количество исходных данных, формируя более глубокую и широкую аналитику;
В целом следует понимать, что внедрение BI системы это не только наличие нового программного обеспечения. Такого рода изменения подразумевают создание новых рабочих процессов, появление новых рабочих мест или целых служб (бизнес-аналитики, финансовые аналитики и прочее). Поэтому внедрение корпоративной аналитической системы – процесс достаточно длительный не только с точки зрения реализации, но и сточки зрения «принятия» изменений внутри компании.
Однако, бывают случаи, когда у компании просто не остается другого выбора, как запустить всю систему сразу. Если таковы требования бизнеса, то задача руководства заключается в том, чтобы проработать возможные проблемы и организовать процесс максимально эффективно.
2. Проблемы оценки эффективности бизнес - аналитических решений
Главным фактором при рассмотрении бизнес-ценности любого IT-решения является тот факт, что сама по себе, информационная система прибыль не приносит и необходимо сделать множество правильных шагов, дабы начать получать с неё доход. Этими шагами являются:
- Ускорение операций в целом;
- Отказ от части операций, делающих практически ничего, и требующих большое количество ресурсов;
- Создание сферы для воплощения новых возможностей.
После чего, благодаря качественному описанию изменений, присвоению количественной оценки изменениям, или же цифрам в бухгалтерии можно примерно понять Бизнес-ценность IT.
Но, всё же, есть такой вид выгоды, которые нельзя подвести к отчётности, иными словами – качественные эффекты от IT. И, в отличие от иных классов систем в Бизнес-Аналитике, эти эффекты являются основой. Такие эффекты, как:
- Повышение качества управленческих решений;
- Повышение рабочего климата сотрудников;
- Увеличение эффективности принятия решений.
Эта зависимость от человеческого фактора и является главной причиной проблем с оценкой эффективности систем бизнес-аналитики, ибо сколько бы система не предоставляла информацию, решения и действия предпринимает, всё же, человек, а его эффективность довольно сложно подогнать под цифры в системе. Поэтому, вместо практической возможности увеличения эффективности надо говорить лишь о потенциальной, чтобы хоть как как-то проводить оценку. И использование подобного эффекта целиком и полностью зависит лишь от пользователей.
Но, несмотря на это, для оценки эффекта систем Бизнес-Аналитики пытаются предоставить различные алгоритмы, методики, каждые из которых имеют, как свои плюсы, так и свои минусы.
3. Подходы к оценке эффективности бизнес - аналитических систем на сегодняшний день
Подходы к оценке эффективности бизнес - аналитических систем на сегодняшний день:
1. Метод совокупной стоимости владения от Gartner Group - это методика расчета, созданная чтобы помочь потребителям и руководителям предприятий определить прямые и косвенные затраты и выгоды, связанные с любым компонентом компьютерных систем. Цель ее применения - получить итоговую картину, которая отражала бы реальные затраты, связанные с приобретением определенных средств и технологий, и учитывала все аспекты их последующего использования.
Рисунок 2 – Метод совокупной стоимости владения
Прямые затраты можно получить по данным бухгалтерии, определив общие затраты на заработную плату, закупки оборудования и ПО. Также по данным бухгалтерии определяется сумма начисляемой амортизации на основные фонды, относящиеся к КИС.
Косвенные затраты получить всегда сложнее. Фактически невозможно определить, какую часть рабочего времени пользователи тратят на устранение сбоев или проблем на собственных компьютерах или компьютерах коллег, пока вы не заставите всех в компании вести детализированный лист учета рабочего времени (а его ведение - сама по себе задача затратная по времени!). Для расчета многих статей непрямых затрат используются усредненные показатели по отрасли, которые предоставляют и постоянно обновляют консалтинговые компании.
2. Анализ затраты-выгоды. Представляет собой целое научное направление, имеющее множество методов, тактик, рисков и концепций. Является крайне привлекательным для экономистов из-за своей научно-практической ценности и может быть как простым, так и крайне сложным и комплексным способом анализа проектов, в зависимости от масштабов и трудоёмкости. В нём, преимущественно, сравниваются изначальные и конечные варианты в таймлайне проекта, сравнении вероятностей развития при наличии проекта или же без него. Используются доступные финансовые показатели, срок окупаемости, внутренняя форма рентабельности.
Минусы – слишком большой упор на прогнозирование, неопределенность в будущем и оценка только материальной выгоды.
Рисунок 3 – Затраты – выгода
3. Методы, использующие экспертные оценки. – Подходят для оценки систем Бизнес-Аналитики лишь в теории, поскольку ориентированы на оценку выгод, которые могут предоставить лишь нематериально, и также анализируют стоимость информации, предоставляемой системой.
Рисунок 4 – Экспертные оценки
В эти методы входят:
Метод анализа иерархий, который позволяет некому лицу самостоятельно, без какого-либо давления из вне, принять то решение, которое покажется лицу наиболее верным. Может решаться для использоваться для самых разнообразных задач, таких как анализ возможных сценариев ситуации, составление рейтинга клиентов и многое-многое другое. Недостатком же подобного метода является огромный поток данных, информации и решений, которые необходимо воспринимать и учитывать;
Рисунок 5 – Метод анализа иерархий
Метод Дельфи состоит в том, чтобы при помощи так называемого «мозгового штурма» и множества обсуждений прийти к верному решению. Расчёт идёт с того, что группа независимых экспертов может гораздо лучше оценить и предсказать результат, в отличие от структурированной группы людей.
Рисунок 6 – Метод Дельфи

Минусами же этого способа являются те факты, что коллективное мнение далеко не всегда оказывается верным, большинство будет давить на меньшинство, организаторы будут иметь возможность манипулировать группой и так далее.
4. Вероятностные методы. Применяются для определения успеха в IT-проекте. И, благодаря этому, выясняется вектор развития и необходимости развития в бизнес-процессах компании. Больше подходят для сравнения каких-либо проектов, чем для оценки эффективности. В их число входит метод прикладной информационной экономики, который использует модели классификации клиентской базы на различные группы. Крайне сложен в применении, поскольку необходимо разбираться в опционной стоимости инвестиций в IT
Как можно увидеть выше, подавляющее большинство методов, подходящих для какой-либо количественной оценки нематериальной выгоды являются крайне субъективными, сложными, ресурсозатратными и трудозатратнымиСреди коммерческих методов следует отметить методику TEI (Total Economic Impact) компании Forrester Consulting group и методику быстрого экономического обоснования REJ (Rapid Economic Justification) от Microsoft.
Также есть две коммерческих методики: TEI, что расшифровывается, как Абсолютное Экономическое Влияние, созданная компанией Forrester Consulting Group и REJ, что можно перевести лишь как Быстрое Экономическое Обоснование, созданная компанией Microsoft.
В соответствии с ТEI совокупный экономический эффект ориентирован в основном на оценку измеримых выгод и рассчитывается на основании четырех компонентов: выгод, затрат, гибкости решения и рисков. Поскольку TEI является собственностью компании Forrester, в открытом доступе отсутствуют описание процедур измерения используемых в расчете показателей.
Выходом методики REJ также являются финансовые метрики проекта, которые рассчитываются в результате выполнения пошаговой процедуры оценки ИТ. Microsoft не указывает конкретные методы реализации шагов и предлагает выбирать их на каждом конкретном проекте.
4. Примеры удачных практик оценки эффективности бизнес – аналитики
Обосновать ценность систем бизнес - аналитики можно взяв, к примеру, кейсы проектов, которые уже были реализованы. Именно подобный метод используется людьми, пытающимися эту самую систему протолкнуть, хоть, смотря на кейсы, обычно не говорится о прибыли и иных показателях проектов. Так же, для убеждения, используются среднестатистические данными показателями эффекта от внедрения IT, что, само собой, может как заинтересовать, но так и отпугнуть любого инвестора, поскольку подобное работает лишь в общем случае, а, не, как хотелось бы инвесторам, в любом частном случае.Компании, которые уже имеют какой-либо опыт по освоению бизнес - аналитики, могут обладать своими способами оценки эффективности. Они, обычно, дают наилучший результат, поскольку подкреплены опытом. А заказчику нужно лишь, чтобы оценки были прозрачны и обоснованы за счёт объективных показателей оценки.
Преимущественно, большинство затрат при расчёте возврата инвестиции бизнес – аналитических проектов, приходится на приобретение ПО, лицензий и, собственно, внедрение технологией. Главным преимуществом при внедрении технологии для менеджмента всех уровней является наиболее простой доступ к необходимым данным и, соответственно, ускорение скорости работы. Для IT-персонала же главным преимуществом является уменьшение времени, необходимое на подготовку отчета. А для процесса принятия решений главным преимуществом является качество поставляемой информации.
В качестве примера для случаев индукции подобной корпоративной практики можно взять оценку эффективности какого-либо решения в построении хранилищ данных, контроля бюджета, прибыли, предложения клиентам своей оценки проектов бизнес - аналитики при технико-экономическом обосновании проекта или же его составных частей, в случае того, если проект является комплексным.
Главный же инструмент для наполнения методики представляет из себя каталог показателей, который используют при сборе оценок «До» и «После» начала использования технологии. Каталог разрабатывают с учётов составных частей какого-либо продукта и специфики отрасли, в которой он работает. Это позволяет получить намного более точный результат для вычисления материальных эффектов от использования систем бизнес - аналитики.
Заключение
По сей день оценить окупаемости системы бизнес – аналитики крайне и крайне сложно, поскольку не имеется общепризнанного алгоритма решения, с которым можно было бы сравнить. Более того, в начальном периоде проекта посчитать вероятную прибыль представляется практически невозможным, поскольку наблюдаться она сможет лишь в долгосрочной перспективе. По предложению экспертов, для какой-либо оценки потенциальной успешности проекта бизнес – аналитики необходимо следить за такими же внедрениями в других компаниях и пытаться сравнить их результаты со своими целями и задачами.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Абрамович Бизнес по-еврейски-2: Деловая этика мудрых и богатых / Абрамович, Михаил. - М.: Феникс, 2016 год - 160 cтр.;
2. Абчук 12 шагов к собственному бизнесу / Абчук, Владимир. - М.: Эксмо, 2016 год - 400 cтр;
3. Архангельская, М.Д. Бизнес этикет, или игра по правилам / М.Д. Архангельская. - М.: Эксмо, 2017 год - 160 cтр.;
4. Бизнес и учет в России. - М.: СПб: МИНХаудит, 2014 год - 528 cтр.;
5. Бреслав 7 нот бизнеса. Настольная книга руководителя / Бреслав, Голуба Елена; , Ирена. - М.: Эксмо, 2017 год - 576 cтр.