Регистрационный формы и особенности использования

СОДЕРЖАНИЕ

Регистрационные формы и особенности использования 3
1.1. Понятие и классификация регистрационных форм 3
1.2. Проблемы правового и технического регулирования использования
регистрационных форм 5
Заключение 11
Список использованной литературы 13

Регистрационные формы и особенности использования1.1. Понятие и классификация регистрационных формРегистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.
Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.
Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Регистрационные формы следуют определенным принципам. Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер. Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция.
Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.
Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.
В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.
Регистрационные и учетные формы, которые ведутся в организации, можно разделить на обязательные и необязательные для ведения. Обязательными являются те, необходимость ведения которых установлена нормативными правовыми актами РФ. Необязательные учетные формы ведутся по усмотрению самой организации и в значительной степени зависят от состава и количества образующейся документации и особенностей ведения кадрового и общего делопроизводства.
Регистрационные и учетные формы заводят в целях:
– регистрации документов и присвоения им порядковых номеров;
– организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
– организации учета документов, которые выдаются работникам и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
– облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.
1.2. Проблемы правового и технического регулирования использования регистрационных форм

Правоотношения субъектов в данной области права урегулированы нормативными актами. Основные признаки правового акта подробно рассмотрены в Постановлении Пленума Верховного суда РФ от 29 ноября 2007 г. № 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части».
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Также применяется ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797».
То есть регистрационные формы регулируются техническими нормами. Один из актуальных вопросов в области данных правоотношений – это аспект взаимодействия правового и технического регулирования. Вопрос является сам по себе актуальным, так как техническое регулирование является профильным и узконаправленным, и регламентирует определенный род деятельности более подробно. В свою очередь, правовое регулирование обладает большей юридической силой, первостепенно к применению, однако зачастую субъекты нормотворчества не могут регламентировать в достаточной степени какие-либо технические стороны жизнедеятельности, так как не обладают достаточными познаниями в регулируемой области.
В этом и заключается главная проблематика этой сферы – какие нормы и в каких ситуациях должны преобладать: более точные технические регламенты, созданные профессионалами-практиками, или нормы правового регулирования, которые устанавливаются в законодательном порядке.
При определении понятия и принципов соотношения технического и правового регулирования следует понимать, что любое техническое регулирование закреплено на каком-либо уровне в форме права. Во многом рассматривая соотношение правового и технического регулирования, мы по большей части подразумеваем уровень юридической силы нормативного правового акта, сравнение нормативных актов федерального уровня – законов и подзаконных актов – и актов локального уровня и местного значения. К таким актам относятся технические регламенты предприятия, внутренние приказы и другие документы.
Под регулированием в узком смысле понимается конкретные нормы и правила, установленные для субъектов, которые участвуют или желают участвовать в определенном правоотношении.
Регулирование подразумевает под собой не статичное ограничение, а установление норм с целью развития. Регулирование, как правовое, так и техническое направлено на динамику правоотношений, но только в определенных рамках. Такие рамки позволяют уравновесить интересы сторон.
Сторонами правоотношений, чьи интересы нужно защищать, могут быть многие субъекты. К примеру, в правоотношениях могут принимать участие физические или юридические лица. С их точки зрения технические регламенты и правовые нормы будут содействовать взаимной защите прав и свобод.
В локальном нормативном правовом акте организации (в инструкции по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам) должны быть указаны структурные подразделения и должностные лица, в обязанности которых входит регистрация тех или иных видов документов. Эту же информацию отражают в номенклатуре дел организации, в разделах которой должны быть указаны соответствующие регистрационные формы (журналы, картотеки): в графе «Примечание» номенклатуры дел могут указываться фамилия, имя, отчество, должность работника, ответственного за ведение той или иной регистрационной формы.
Акты технологического регулирования могут быть индивидуально определенными. Таким образом, мы полагаем, что правовое и техническое регулирование стоит рассматривать как два отдельных вида актов, однако, в любом случае, с учетом правового основания технического регулирования.
Понятие «техническое регулирование» является новеллой для российского законодательства, и впервые оно было закреплено в ст. 2 Федерального закона от 27 декабря 2002 г. «О техническом регулировании».
В первую очередь, техническое регулирование затрагивает экономическую сферу жизни общества. И главной задачей технического регулирования является защита публичных интересов. Упорядочивание отношений между субъектами в рыночной экономике служит целям государственного регулирования, но может быть полезно и для других участников, в особенности потребителей.
1.3. Направления использования регистрационных форм
Можно выделить следующие направления использования регистрационных форм:
1. Обобщение, структурирование информации о процессах, статистическая обработка данных.
2. Комплексная диагностика особенностей системы, оценка её структурных и динамических параметров.
3. Анализ опыта, включая особенности работы со схожей темой системе; с данной темой в динамике сессий и т.п.
4. Управление качеством услуг в за счёт регулярной внутренней и внешней оценки процесса и результатов.5. Развитие навыков системного мышления и обучение анализу случаев с системной точки зрения; формирование компетенции стратегического ведения случая в рамках системного подхода.
6. Учёт и оформление рабочей документации, стандартизация ведения как в организации любой формы собственности, в рукописном и электронном видах.
7. Подготовка и оформление случая для очной и заочной супервизии и/или обсуждения с должностным лицом, в т.ч. в полипрофессиональной команде специалистов с различным базовым направлением деятельности.
8. Оформление практики в учебной программе повышения квалификации. (Форма может быть использована как часть учебно-методического комплекса).
9. Оформление первичных материалов для научных и статистических исследований.
10. «Шаблон»/ориентир для начинающих специалистов/учебно-методический материал для самостоятельного и группового использования.
Формы могут быть использованы как в электронном, так и в печатном виде. Имеющиеся электронные версии регистрационных форм могут быть взяты за основу, которая трансформируется (сокращается или удлиняется), в зависимости от потребностей и возможностей специалиста/организации и тех функций, для которых планируется её использование.
Главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится, не интересуясь при этом его содержанием.
Заключение

В реферате была рассмотрена тема: «Регистрационные формы и особенности использования».
Была достигнута цель работы – определены и классифицированы основные процессуальные и правовые аспекты использования регистрационных форм.
При исследовании было установлено следующее:
Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.
Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы. К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы.
Очень важно, чтобы регистрационные формы соответствовали установленным стандартам. Стандартизация и контроль качества деятельности посредством технического регулирования является одной из общественно полезных целей государственного контроля. Таким образом, государство, в относительно свободной рыночной экономике, осуществляет своеобразную управленческую деятельность путем технической сертификации, лицензирования и стандартизации.
Как было исследовано в реферате, основой делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.
Таким образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и, следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных систем автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.
Список использованной литературы

Нормативно-правовые акты:
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 30 декабря 2002 г. – N 52 (часть I). – Ст. 5140.
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. N 25 ст. 3060.
2. Учебная литература:
Авакьян С. А. Конституционный лексикон: Государственно-правовой терминологический словарь. — М.: Юстицинформ, 2015. – 348 стр.
Агешкина Н.А., Коржов В.Ю. Комментарий к Федеральному закону от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании». — Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. – 190 с.
Иванчак А.И. Гражданское право Российской Федерации: Общая часть. – М.: Статут, 2014. – 268 стр.
Перекрестов Д.Г., Поварич И.П., Шабашев В.А. Корпоративная социальная ответсвенность: вопросы теории и практики. – М.: Академия Естествознания, 2018. – 489 стр.
3. Специализированная литература:
Красавин А.А. Использование юридического инструментария в социально-техническом правотворчестве // Право и современные государства. – 2015. – № 3. – С. 91-104.
Малиенко Д.В., Баукен А.А. Локальный уровень правого регулирования на примере локальных технико-юридических норм // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Право. – 2014. – № 2 (14). – С. 48-62.
Панова А.С. О форме и содержании технического регулирования отношений в сфере предпринимательской деятельности // Актуальные проблемы экономики и права. – 2010. – № 2. – С. 45-59.
Панова А.С. Техническое регулирование – правовое регулирование отношений в сфере предпринимательской деятельности // Актуальные проблемы экономики и права. – 2009. – № 6. – С. 26-39.
Петров А.В., Баукен А.А. К вопросу о развитии локального технического регулирования в России // Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: Право. – 2014. – № 1 (13). – С. 104-116.
4. Судебная практика:
Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 48 от 29 ноября 2007 г. «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части» // Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации. – 2007. – № 12.